コロナウイルスの流行中の生活と仕事–パート2

公開: 2020-04-01

シリーズ「コロナウイルスの流行中の生活と仕事」のパート2では、リモートチームがファイルを共有し、プロジェクトでより適切に連携する方法を見ていきます。このプロセスをより簡単に、より明確に、そしてストレスを少なくするのに役立つ利用可能なツールを見ていきます！

ファイル共有サービス

かなり長い間、多くの企業はチームメンバー間でファイルを共有するために社内サーバーに依存していました。過去数年間で、クラウドストレージとコラボレーションツールは飛躍的に進歩し、社内サーバーを過去のものにしました。

現在、Dropbox、Box、Googleドライブなどのサービスはすべて、WordドキュメントからPDF、写真などに至るまで、すばやく簡単にアセットを共有できます。これらのサービスは、社内のファイルサーバーと非常によく似ていますが、従業員が世界中のほぼすべてのデバイスからファイルにアクセスできるようにするという最大の「必須」機能を備えた、多数の追加の利点があります。

これは、以前のファイルストレージおよび共有システムに比べて大幅に改善されています。ファイルへのアクセスが非常に簡単になるだけでなく、これらのクラウドベースのシステムは、オフサイトバックアップの形でビジネスファイルのセキュリティをさらに強化します。

使いやすさは、非常に多くの企業がDropboxのようなサードパーティのファイル共有サービスを採用しているもう1つの大きな理由です。学習曲線は低く、利用可能な機能の制御とレベルは高くなっています。たとえば、フォルダ全体のアクセス許可を変更して、指定された従業員へのアクセスを許可（または拒否）するのは、数回クリックするだけの作業です。

ファイルのリビジョンは、これなしでどのように生活していたのか不思議に思うもう1つの優れた機能です。チームが共有ファイルで共同作業をしていると、不幸な状況に陥り、後で変更が必要でないと判断したり、おそらく間違っていると判断したりすることがあります。従来は、ドキュメントの以前のコピーに戻すことは困難でした。 DropboxやBoxのようなものを使用すると、ドキュメントの存続期間中に作成されたファイルバージョンの数を確認し、ボタンをクリックするだけでそれらのいずれかに戻ることができます。時には命の恩人！

このセクターの3つの主要なプレーヤーを簡単に見てみましょう。

ドロップボックス

Dropboxは、ここ数年で何らかの変身を遂げました。それが主に「ホーム」ファイルストレージおよび共有アプリと見なされたのはそれほど昔のことではありません。時代はどのように変わったか。現在、エンタープライズセクターで真剣なプレーヤーであり、LonelyPlanetやExpediaなどの一般的な名前で信頼されています。

Dropboxは、デスクトップアプリをダウンロードするときに最適に機能します。これにより、Dropboxに保存するすべてのファイルをドラッグできる専用のDropboxフォルダーがコンピューター上に作成されます。また、プランによって異なりますが、これは無制限の数であり、ストレージの制限はまったくありません。これらのファイルはデスクトップ上に存在し続けることができるため、インターネットに接続していない場合でも簡単にアクセスできますが、バックグラウンドでDropboxクラウドにシームレスにコピーすることもできます。これにより、これらのファイルまたはフォルダーへのアクセスを他のチームメンバーに許可できます。ファイルのリビジョンは保持され、ボタンをクリックするだけで復元できますが、これらのファイルはDropboxによって安全に保存されるため、コンピューターやラップトップが故障したり盗まれたりした場合でも安心できます。その点で、Dropboxは、盗難が発生した場合にコンピュータをリモートワイプする機能も提供します。

Dropboxは間違いなく試してみる価値があります。ファイルの同期と復元のプロセスは驚くほど高速で信頼性が高く、システム全体が非常によく設計されています。 dropbox.comでチェックしてください

主な長所：保存するファイルの数に関係なく、デスクトップとDropboxクラウド間でファイルを簡単に同期できます。

MicrosoftOneドライブ

One Driveは、Dropboxの競合製品としての地位を確立しており、Microsoft365のお客様にとって主要なファイル共有およびストレージシステムです。電子メールとWordやExcelなどへのアクセスを含むOffice365サブスクリプションをお持ちの場合は、ほぼ確実にOneDrive上の約1TBのストレージにアクセスできます。

システムの背後にある考え方はDropboxと非常に似ています。これにより、ファイルをMicrosoftクラウドに保存できるため、チームと共有および共同作業できるほか、ファイルをリモートの場所にバックアップできるという利点もあります。

Office 365製品の重要な部分を形成しているため、ほとんどすべてのMicrosoft製品（Wordなど）に非常によく統合されており、これらのアプリ内からクラウドにすばやく簡単に保存できます。

Microsoftには、Dropboxのように、フォルダーをOneDriveクラウドとの「ライブ」接続に変えるデスクトップアプリもあります。これにドロップされたファイルはOneDriveと同期され、既に保存されているファイルがコンピューターにダウンロードされ、オフラインで簡単にアクセスできるようになります。

Office 365サブスクリプションに含まれているため、コストパフォーマンスに優れていますが、多数のファイルを同期しようとすると問題が発生するという報告があります。とはいえ、何万ものドキュメントを持たない小規模なチームにとっては、同僚と共有およびコラボレーションするための実行可能な方法を提供します。 office.comをご覧ください

主な利点：Office 365サブスクリプションに無料で含まれているため、支払うべき請求額が1つ少なくなります。

箱

BoxはDropboxの主要な競合相手です（名前が似ているという理由だけではありません！）。 Boxは元々のエンタープライズファイル共有サービスであり、今日まで世界中の企業に優れたファイル共有ツールを提供することに注力しています。

セキュリティとコンプライアンスがビジネスで重要である場合は、Boxで対応する必要があります。彼らは非常に広範なセキュリティツールを提供し、顧客の間でFINRAやGDPRなどの業界標準への準拠を必要とする銀行やその他の金融サービスプロバイダーを数えます。

DropboxやOneDriveと同様に、Boxを使用すると、Webブラウザーを介してファイルにアクセスしたり、Boxアプリを介してデスクトップにファイルを同期したりできます。おそらく当然のことながら、この記事で説明されているすべてのファイル共有サービスには、優れたiOSおよびAndroidアプリが付属しているため、一日中ラップトップに接続し続ける必要はありません。 box.comでの詳細情報

主な長所：優れたセキュリティ機能と規制コンプライアンスにより、セキュリティが最優先事項であるビジネスへの適合性が保証されます。

ファイルコラボレーション

そこで、ファイル共有とストレージの3つの有名人について説明しました。どちらを選択しても、リモートでファイルに簡単にアクセスできることの素晴らしさに驚くことでしょう。自宅で作業したいドキュメントを自分宛てにメールで送信することを忘れないでください。バックアップとファイルのリビジョンの側面も、このようなサービスを使用するための本当に素晴らしい追加のボーナスです。

それで、他に何か利点はありますか？確かにあり、大きなものは楽なコラボレーションです。

これらのサービスによって提供されるファイルリビジョンの側面については、すでに触れました。 3つのシステムすべてで、必要に応じてドキュメントの以前のコピーに戻すことができます。しかし、同じドキュメントで作業している人が何人かいる場合はどうでしょうか。

幸い、Dropbox、One Drive、Boxにはすべて、これを簡単にするのに役立つ一連の機能があります。他の誰かがドキュメントを編集しているという通知から、ファイルを「ロック」して他の人が変更を加えないようにする機能まで、コラボレーションが楽しくなることがわかります。これらのシステムはすべて、ドキュメントにライブで簡単にコメントを付けることができ、さまざまな追跡機能により、時間の経過とともに作業がどのように進化するかを確認できます。すべての人がテーブルの周りに座っていない場合、これらの機能により、一緒に作業するのがとても簡単になります。

キャプチャ＆共有ツール

本日紹介する最後のツールセットは、スクリーンショットまたはビデオとして画面をキャプチャできるツールです。書くよりも話し言葉でコミュニケーションする方が6倍速いことをご存知でしたか（とにかく、私たちの注目のアプリの1つであるLoomによると！）。

リモートで作業している場合、2分ごとに電子メール（または前回の記事を読んだ場合はSlack！）で詳細を説明しようとするとイライラすることがあります。同様に、画面上の何かをすばやく指摘する方法が必要な場合もあります。通常、これには面倒なメールや電話が含まれる場合がありますが、これら3つのアプリのおかげで、これまでになく迅速にポイントを伝えることができます。

CloudApp

CloudAppは、使いやすいエンタープライズレベルのアプリで、画面の記録、スクリーンショット、およびGIFの作成をクラウドにもたらします。おそらく「元の」画面記録/ファイル共有サービスの1つであるCloudAppは、スクリーンショットまたは画面記録されたビデオのいずれかを介してすばやく通信できる非常に洗練された共有エクスペリエンスを提供します。

開始するには、デスクトップアプリをダウンロードしてインストールします。起動して実行したら、キーボードのCtrl / Altキーと6キーを押すだけで、すぐに録音ウィンドウが表示されます。「開始」を押してから、必要なものをデモンストレーションまたは表示します。 CloudAppは、画面と音声をバックグラウンドで録音します。完了したらすぐにレコーダーを終了し、しばらくするとビデオがCloudAppサーバーに自動的にアップロードされます。一意のURLが生成され、メール、Slack、または別のツールにすばやく貼り付けて同僚に送信できます。

ビデオは必要ありませんか？ CloudAppを使用すると、簡単なスクリーンショットを撮り、矢印、テキスト、ボックスなどに注釈を付けることができます。ビデオと同様に、共有可能なURLを取得して、同僚に送信できます。

このようなシステムの使用に慣れるまでには少し時間がかかりますが、ワークフローに統合されると、それなしでどのように管理したのか不思議に思うでしょう。 getcloudapp.comで完全な詳細

Droplr＆Loom

また、このようなツールを使用するというアイデアが気に入った場合は、CloudAppのライバルであるDroplrなど、他のオプションも確認してください。彼らのシステムはWindowsで動作しますが、元々はMacでより快適でした…したがって、Macユーザーであれば、これがあなたのためのシステムである可能性があります。

最後に、Loomは「ブロックの新しい子供」です。 COVIDの発生時には、寛大な無料プランを利用できます。ビデオ録画の機能はCloudAppやDroplrに似ていますが、スクリーンショットを撮りたい場合は、Loomが完全にビデオに焦点を合わせているため、Loomは適していません。

明日はあなたの職場環境を見ていきます。在宅勤務にはいくつかの固有の課題があり、最適な方法でセットアップすることで、生産性と健康の面ですべての違いを生むことができます。

プレシディウムの私たち全員から、元気でいてください！