プロジェクト管理における問題解決の簡単なガイド (専門家のヒント)

優れたプロジェクト マネージャーになるための最も重要なスキルの 1 つは、問題解決です。 プロジェクトを管理していると、問題は避けられません。 私たちは日常生活においても同じような状況に直面しなければなりません。 違いを生むのは、知識と、現在または差し迫った問題を解決するためにその知識をどれだけ効率的に投入できるかです。

問題解決は、環境で何が起こっているかを観察するプロセスです。 変更または改善できるものを特定します。

ケプナー・トリゴー

プロジェクト管理における問題解決は、戦略的なプロセスです。 したがって、一晩でそのスキルを習得することはできません。 それを行うためのフレームワークを採用し、明らかに、いくつかの重要な考慮事項を維持しながら、段階的な学習が必要です。

さて、この短いガイドでは、プロジェクト管理で従うべき実績のある問題解決方法のいくつかを紹介します. 読み終えた後、あなたがしなければならない最も重要なことは何かを理解し、効率的な問題解決者になるためのロードマップを開始することができます.

プロジェクト管理における問題解決の重要性

プロジェクト管理において問題解決のスキルを習得しなければならない理由はたくさんあります。 トップ テクニックやベスト プラクティスに取り掛かる前に、プロジェクト管理における問題解決を真剣なビジネスにする重要なポイントをいくつか見ていきましょう。

プロセスで壊れたものを修正する

問題解決には独特の考え方が必要です。 それを念頭に置いておくと、プロジェクトをより熱心に管理することが容易になります。 ビジネスを行うこととプロジェクトを管理することは同時に行われます。 問題解決の構造が十分に発達していると、壊れていること、改善が必要なこと、または更新が必要なことを指摘するのに役立ちます。

リスクを整理する

リスクを特定することは、プロジェクトにとって非常に重要です。 問題解決フレームワークは、ビジネスの現状を理解するのに役立ちます。 十分なデータがあれば、適切なリソースで処理できるリスクを簡単に分類できます。

パフォーマンスの向上

プロジェクトと従業員は一体であり、成功と発展という 1 つの目標を達成するために互いに補完し合います。 したがって、問題に対する信頼できる解決策をすべて探しているとき、それは従業員にも良い影響を与えます. 最終的には、それが全体的なパフォーマンスの向上につながります。

機会を探す

問題を解決し続けるほど、最新の亀裂、壊れたもの、および更新が必要なものが表示されます。 同じプロセスで、全体像を見て、全体像の性質を理解し、プロジェクト マネージャーとしてそれを伝えることができるようになります。 したがって、リスクと機会を同時に整理できます。

WordPress ダッシュボードから直接すべてのプロジェクト活動を管理したい場合は、WordPress プロジェクト管理の初心者向けガイドに関するこの記事を確認してください。

従うべきプロジェクト管理の問題解決のための 5 つのステップ

ご存知のように、問題解決スキルにはフレームワークが必要です。 プロジェクト マネージャーとして、専門知識とリソースに従って、最も適切な方法を合理化する必要があります。 以下に、プロジェクト管理における問題解決の賢い専門家になることができる、最も実証済みのテクニックをいくつか紹介します。 それらを1つずつ見てみましょう–

1. 問題を定義することが最優先事項

あなたが問題をどのように見ているか、従業員はそうではありません。 なぜなら、彼らは問題を見つけたとき、あなたがプロジェクト マネージャーであるため、あなたにそれを解決してほしいと思っているからです。 したがって、最初に問題を定義することが重要です。 たとえば、あなたのチームは締め切りに間に合わないことが続いているため、チーム側の問題です。 実行可能な解決策にたどり着くには、チームが同じ過ちを犯している理由を理解する必要があります。

プロジェクトで何かが起こっている理由、問題が発生し続ける理由を理解すれば、問題の性質を理解することができます。 それを理解するには、5W1H アプローチに従うことができます。

これは、プロジェクト管理の問題を定義するために、これらの 6 つの質問をすることを意味します。

• WHO   問題は影響しますか？
• 問題の症状は何ですか?
• プロジェクトはどこで/どこで行われましたか?
• それはいつ起こりますか？
• なぜ  問題は起こりますか？
• それはどのように起こりますか？

したがって、この質問をすることは、スマートで非の打ちどころのない方法で問題を解決したいときに、問題を定義するのに間違いなく役立ちます.

続きを読む: WP Project Manager を使用してチームの生産性を向上させる方法。

2. 問題の背後にある理由を見つける

問題の性質を理解したら、次に必要なステップは、その背後にある理由を見つけ出し、それらを核心まで分析することです。 ワークフローのギャップを見つけて、それを次々と埋めて適切なソリューションに到達するのと似ています。 したがって、戦略的なアプローチに従えば、理由を見つけることは難しくありません。

たとえば、フィッシュボーン ダイアグラムを使用できます。 これは、問題の原因を突き止めるための有名で便利なプロセスです。 フィッシュボーン ダイアグラムとは日本の組織論者である石川薫が作成したもので、問題の主な理由を視覚的な形で分類するために使用されます。

写真の上を見てください。 問題は、Web サイトがダウンしていることだとします。 フィッシュボーン ダイアグラムは、Web サイトがダウンする原因として考えられる原因を書き留めるのに役立ちます。 このような視覚的なデモンストレーションを維持することで、プロジェクト管理における問題解決に関して、より効果的かつ効果的になることができます。

ここにいくつかの避けられないことがあります - あなたが書き留める理由は、それらが現実のものであるべきです. 考えられる多くの理由から、あなたの仕事は本当の理由を理解することです。 深く分析すれば可能です。 したがって、これを行うには、根本原因分析 (RCA) が役立ちます。

3. ソリューションのアイデアを生み出す

解決する必要がある問題とその原因がわかったので、適切な解決策のアイデアを生み出すことができます。 これは、プロジェクト管理における問題解決の段階的なステップです。 したがって、このステップでは、より自由にクリエイティブになることができます。 このステップの目標は、一連のソリューションを見つけることです。 明らかに、ソリューションまたは代替ソリューションの予備が必要です。 リスクを軽減するのに役立ちます。 1 つのソリューションが失敗した場合は、別のアプローチを使用できます。

したがって、多くのマインドワークを行い、可能な解決策への方法を調査し、収集する必要があります. アイデアを生み出す最良の方法は、ブレインストーミングとマインド マッピングの 2 つです。

Mindtools は、創造的な問題解決は 4 つのステップで機能すると説明しています。 それらは、明確化、アイデア化、開発、実装です。

明確化の段階では、プロジェクトのビジョンと問題の性質を再確認します。 その後、必要なデータの収集と質問の作成へと導きます。 次の手順はすべて、理解、データ、リソース、および目標をすべて使用してフレームワークを拡張し、アイデアを探求し、ソリューションを策定し、実装のための計画を作成することに関するものです。

4. 最も適したソリューションを選択する

ワードローブに似たような服がたくさんあると、正しい色を選ぶのは簡単ではありません。 しかし、その特定のプログラムのエチケットとドレスコードを知っていると決心したとき、あなたのファッションセンスはあなたに最も適した色を選ぶことができます. プロジェクトを管理し、何かを解決しようとしているときは、常に同じことが起こります。

多くのアイデアを生み出し、さまざまなソリューションをまとめた後は、躊躇は避けられません。 そのため、プロジェクト マネージャーとしての問題解決スキルは、問題を解決するための最も便利で簡単な方法を選択することを要求します。

そのための最善の方法は、すべてのソリューションを測定し、それらを相互に比較して、次の事実を考慮することです。

• あなたの期待と優先事項
• すべてのソリューションを評価して測定する
• リソースを考慮する
• 最初は最もシンプルなものを選びましょう

ただし、質問をやめてはいけません。 自問自答し、プロジェクトに取り組んでいる生徒に質問するよう促します。 質問が多ければ多いほど、解決策はより効果的で完璧になります。

5. 問題を解決するために行動する

何が問題で、どのソリューションを実装する必要があるかがわかったら、最初からやり直してください。 行動を起こす時が来ました。 ソリューションの実装は最後のステップです。 しかし、そのレベルに到達するには、以前のすべてのステップを通過する必要があります。 問題解決者としてのスキルを向上させるための確立されたフレームワークです。

続きを読む: 2022 年にフォローすべき 6 つの興味深いプロジェクト管理のアイデア。

プロジェクト管理ツールが問題解決にどのように役立つか

自動化の時代では、従業員、クライアント、アカウント、プロジェクト全体などのオンライン データベースを作成するのに役立つツールにより、プロジェクト管理が容易になります。PM 自動化ソフトウェアを使用すると、すべてのプロセスをライブで追跡し、より良い決定を下すための努力。

たとえば、 WP Project Managerのような PM 自動化ツールを使用している場合、プロジェクト管理の問題解決はより実行可能でシンプルになります。 方法は次のとおりです–

• リソースと計画を最大限に活用できるようにします
• プロジェクトとタスクを確実に整理して追跡する
• 追跡をより効率的にするための高度な管理ツール
• このツールは、共同作業を強化します
• プロジェクトがどのように進行しているか、不足しているものを確認できるようにレポートを生成します

全体として、WP Project Managerには、ワークフローを合理化できるすべての機能があります. プロジェクト ダッシュボード (カンバン ボード、ガント チャート、タスク リスト、カレンダーなどを含む) のライブ更新とアクティビティを確認すると、すべての問題解決手順をより効率的に簡単に実行できます。 それにもかかわらず、仕事はより簡単になります。

プロジェクト管理における問題解決のクローズアップ

ほとんどの問題は最初は小さいものです。 機知に富んだプロジェクト マネージャーとしてのあなたの仕事は、それらの問題をできるだけ早く解決することです。 遅れれば遅れるほど、問題は大きくなります。 船は長い航海をしていると、エンジンに小さな不具合やひび割れがたくさんあることがよくあります。 賢明な船長は、それらを同時に修正するために常にループにいます。 プロジェクト マネージャーとして、あなたの仕事はそれ以上のものではありません。

戦略的な問題解決フレームワークは、そのループに対処するのに役立ち、完璧なプロジェクト管理自動化ツールを使用すると、問題をより迅速に解決できます (柔軟性、手頃な価格、時間管理、スマートさを追加することを忘れないでください)。

最後に、プロジェクトの問題を解決するための最新の方法を革新し続け、問題が自分よりも大きくならないようにしてください。