自動化されたタスク マネージャーを使用してプロジェクト管理の効率を高める 11 の方法 (専門家のヒントとツール)

プロジェクト マネージャーとして、あなたのスキルと効率はさらに向上します。 制限はありません。 したがって、プロジェクト管理の効率を常に向上させる一連のプロセスを採用することは賢明なステップです。 それらに従い、定期的に練習し、進化すれば、時間の経過とともに確実に多くのことを改善できます。

現代のビジネスでは、プロジェクト マネージャーはより賢くなり、自動化によって能力を高めています。 したがって、それは私たちが話しているそのプロセスの不可欠な部分でもあります. お金、時間、労力を節約することで、イノベーションの余地が広がります。自動化により、それが簡単に実現できます。

次のブログでは、全体について説明し、スマートなタスク管理と戦略的プロセスでプロジェクト マネージャーとしての効率を高める方法を紹介します。 読み続けます。

プロジェクト管理をより効率的にする必要がある理由

プロジェクト管理の効率性は、徐々に達成できる品質です。 正確な見積もりで利用可能なリソースと時間を使用し、問題を解決し、プロジェクトを成功させることができるダイナミックなプロジェクト マネージャーになるもの。 効率性は、利害関係者の間での適応性、オープン性、および人気の機能ももたらします。

効率と有効性の概念は、さまざまなプロセスを評価するときに一般的に使用されます。 プロジェクトベースの組織は、時間、コスト、品質のバランスに苦労していることが多く、できるだけ効率的かつ効果的にこれを行うことに関心があります。

エリック・サンドクヴィスト、サイエンス・ダイレクト

計画、予算編成、実行に至るまで、プロジェクト マネージャーは長くて退屈なプロセスを経る必要があります。 そして、リスクはほぼ確実です。 従業員を管理し、タスクを分配し、目標を達成するには、精神的および肉体的に多大な労力が必要です。 それで、あなたの救いの恵みは何でしょうか？

確かに、それはあなたの効率です。 利用可能なすべてのリソースを適切な可能性で活用できれば、成功することができます。 したがって、それを行う方法は？ これは、あなたの仕事がいくつかのステップを踏むことを要求する場所です。

プロジェクト管理の効率を改善するための 11 の実証済みの手順

効率対策のリストには終わりがありません。 おそらく毎週、新しい方法を革新することができます。 しかし、決定的な問題は、どれが最高であり、専門家はそれらが本当に機能すると感じているかということです.

以下に、プロジェクト管理スキルを向上させるための実証済みのベスト プラクティスをいくつか紹介します。 それらをチェックしてください–

1. 計画に集中
2. ナレッジ ベースを作成する
3. 同時通信プロセスを確立する
4. プロジェクト時間の管理と予算編成
5. リスク管理戦略
6. すべてのプロジェクト データにアクセスできるようにする
7. プロセスの追跡
8. パフォーマンス チーム メンバーに報酬を与える
9. 適切なツールを揃える
10. フィードバックと提案のためにオープン
11. 決して妥協せず、継続的な改善を行う

詳細を調べて、これらの方法がプロジェクト マネージャーがプロジェクト管理の効率を高めるのにどのように役立つかを調べてみましょう –

1. 計画に集中する

計画は、すべてのプロジェクト管理活動の柱です。 きちんとした計画と予備の計画があれば、安全にゲームをプレイできます。 また、それはあなたが真剣なビジネスに取り組んでいることを確認するための最初のステップです.

簡単に言えば、実行可能な計画を立てるには、このことを行う必要があります –

• プロジェクトの範囲を定義する
• 作業分解の仕組みづくり
• プロジェクト活動の定義と順序付け
• 予算、期間、その他のリソースを賢明に見積もる
• 緊急時対応計画を準備しておく

上記のタスクはすべて、プロジェクトを合理化するだけです。 骨格がしっかりしていれば、体もきれいに整っていなければなりません。

2.ナレッジベースを作成する

ナレッジ ベースの作成は、プロジェクトにとって不可欠です。 情報が必要なときはいつでも、ナレッジ ベースが役に立ちます。 したがって、一般的なシナリオは次のようになります。誰かが前四半期の売上高を知る必要があるとします。 あなたは彼に知らせました。 その後、別の人が同じ情報を求めてきます。 もう一度答えてくれませんか？

ナレッジ ベースは、相互共有と、組織全体でのデータの同時フローの実行に必要です。 これは、プロジェクト内の人だけでなく、部外者や顧客にも役立ちます。

3. 同時通信プロセスを確立する

利害関係者の間で安定したコミュニケーションが得られなければ、プロジェクトは危険にさらされます。 あなたのプロジェクトに参加している全員が、同じページにいて、同じ目標のために働いていることを確認する必要があります。 しかし、多くのプロジェクトはそれがないために失敗します。 明らかに、「コミュニケーションの断絶」がプロジェクトの失敗の 57% を引き起こしています。

では、定着するコミュニケーション プロセスを確立するにはどうすればよいでしょうか。 最初に、すべての情報を保持し、定期的に更新するフォーマットまたはボードを選択します。

次のフェーズは、コミュニケーションの目標を設定することです。 これは、プロジェクトの利害関係者とのコミュニケーション プロセスを通じて何を達成したいのかについて、別の計画を立てることを意味します。 コミュニケーションの形式と目標が決まったら、利害関係者を特定し、従うべき方法を選択します。

4. プロジェクト時間の管理と予算編成

費やした時間とお金に加えて、プロジェクトの遅れは、最も貴重なもの、つまりクライアントを犠牲にする可能性があります。 したがって、適切な予算編成と時間管理は、解決しなければならない大きな問題です。 したがって、プロジェクトの管理を開始するときは、次のチェックリストにマークを付ける必要があります –

• 投資しているリソースの適切な見積もり、
• あなたが共犯者として選んだ人々
• そのプロジェクトを小さな部分に分割し、適切な人を適切な場所に割り当てます
• 各タスクを完了するための推定時間を設定する

予算編成は負担が大きい。 ですから、業務に応じて最適な方法を選択することが効率化につながります。

5. リスク管理戦略

プロジェクトマネージャーとして、リスクは明らかです。 最終的には、プロジェクトを成功させるための優れたリスク マネージャーになる必要があります。 リスク管理戦略は、差し迫った状況と戦うための非常に賢い武器です。 現代のマーケティング担当者は、問題に直面している間、常にポジティブおよびネガティブなリスク管理戦略を検討します。

リスク管理の問題を解決するために発見された戦略の専門家には、3 つのタイプがあります。 それらは、ポジティブ、ネガティブ、および偶発的なリスク対応です。

たとえば、ポジティブなものを選ぶ場合、リスク管理には 4 つのステップがあります。 活用し、共有し、強化し、受け入れます。 搾取とは、可能性を開始するための意図的なリスクを意味します。 賢明なプロジェクト マネージャーはパートナーを探し、リスクを共有して可能性を実現することがあります。

偶発的な反応は、特別な機会に起こります。 場合によっては、見積もりが正確な結果を得られず、失敗の瀬戸際に追い込まれることがあります。 次に、偶発的なリスク管理対応により、困難から抜け出すことができます。

6. すべてのプロジェクト データにアクセスできるようにする

ナレッジ ベースの重要性については既に説明しました。 ただし、プロジェクトを成功させるには、プロジェクトの利害関係者の間で最高のアクセシビリティが要求されます。

実行中のプロジェクトでは、大量のデータ セットとドキュメントが生成されます。 誰かが何かを必要とするときはいつでも、事前の手間をかけずに簡単に取る方法が必要です。 また、コミュニケーション プロセスの全体像の不可欠な部分でもあります。 それに加えて、あなたがしていることは文書化されるべきです。 アクセス可能なデータベースでは、すべてのプロジェクト データが保存され、追跡可能である必要があります。

7. プロセスの追跡

追跡により、プロジェクトの全体像が得られます。 最も重要なもののいくつかは -

• タスクをどれだけ完了したか、
• 改善点は何ですか、
• 何リーグに行く必要がありますか
• プロセスをさらに改善できる手段はどれですか

賢いプロジェクト マネージャーとしてのあなたの仕事は、プロジェクト管理タスクを効率的に追跡するための最良の方法を見つけることです。 この場合、プロジェクト管理ソフトウェアまたは自動化されたタスク マネージャーには大きな利点があります。

8.パフォーマンスチームメンバーに報酬を与える

チームメンバー全員が同じというわけではありません。 役割、ドメイン、責任感、能力が異なります。 これらのあらかじめ決められた資質とは別に、人々はプロジェクトに取り組んでいる間、異なる反応を示します。 それらすべてがずっと同じように機能することを期待することはできません。 したがって、成功率を上げるにはそれらを組み立てる必要があります。 そのような場合、彼らの内なる力を高めて、より緊密かつ効果的に働くための最善の方法は何でしょうか?

従業員の評価は、従業員の 37% にとって不可欠です。 エンゲージメントの上位 20% で得点したチームは、離職率が 59% 少なくなります。 米国の労働者の約 34% が従事していると感じています。

実績のあるヒントの 1 つは、パフォーマンスが優れている人に報酬を与えることです。 他の人に同じテンポで演奏するように促したり、強制ではなく自然にそうしようとするのを助けることは、古くからの伝統です.

9. 適切なツールを揃える

さて、これはトリッキーな部分です。 自動化は、現代のほとんどのプロジェクト マネージャーが信じたいと思っていることです。しかし、実際にそうしている人はどれくらいいるでしょうか? マッキンゼーの報告によると、企業の 31% が完全に自動化された機能を少なくとも 1 つ備えています。

そのため、Farc Research によると、「専門家が手動でドキュメントを見つけるのに平均 18 分かかり、時間の 20% から 40% を占め、情報の検索に時間の 50% を費やしています。」

これは、自動化を採用することで労力と時間を節約できることを意味し、プロジェクト管理の効率を高めるために他の事項に集中する時間を増やすことができます。

そのため、ビジネス プロセスを拡大するには、自動化ツールの必要性は避けられません。 しかし、どれを選択すればよいのでしょうか?また、適切なツールがどのようにあなたのゲームを向上させるのでしょうか? これをお見せします。

10. フィードバックと提案を受け付けます

優れたプロジェクト マネージャーは、生徒からの意見に対して常にオープンです。 少なくとも、志を同じくする人々に耳を傾け、考えや提案を共有することは悪いことではありませんよね?

新しいアイデアを受け入れないプロジェクト マネージャーが部下に「私はあなたよりも多くのことを知っているので、私があなたのマネージャーである理由です」と言うのは、なんと悪いことでしょう。

彼の名前がブルックス氏だとします。 彼は、チームメンバーがプロジェクトや差し迫った問題に何らかの価値を追加することを考えたことはありませんでした. そのため、問題が発生したときはいつでも、問題を解決するために手にできるものはあまりありません。 彼の計画が失敗に終わったとき、その男は頑固で、新しい提案を受け入れず、チーム メンバーのせいにしました。

プロジェクトはどこにも行きませんでした。 そして、物事はバラバラになり始めました。 十分なドメイン知識を持つ有能な人物であるにもかかわらず、Brook 氏は目標を達成できませんでした。

ここで明確な教訓が 1 つあります。それは、プロジェクト マネージャーとして、チーム メンバー一人ひとりを大切にしなければならないということです。 新しいアイデアや議論に心を開いてください。 誰もがプロジェクトに取り組んでいる間、プロジェクトに入れる何かを持っているからです。

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11. 決して妥協せず、継続的な改善を行う

プロジェクト マネージャーとしての人生は、日々イノベーションを促進する旅です。 したがって、一連のベスト プラクティスとルールに従って成功したとしても、次回または次のプロジェクトも同じようになるとは思わないでください。 それは絶え間なく変化している世界です。 あなたのゲームは順応性があり、ダイナミックであることで、リーダーの地位に就くことができます。

自動化されたタスク マネージャーを利用してプロジェクト管理スキルを向上させる

自動化は、従業員にイノベーションとスピードをもたらします。 したがって、自動化されたタスク マネージャーが手元にあれば、ブログ全体で説明したすべての効率対策を簡単に達成できます。

計画からプロセスの追跡、タスクの配分、時間の予算編成、またはフォローアップまで、このようなツールからすべてを得ることができます。 たとえば、WP Project Manager のような自動化されたタスク マネージャーを使用している場合、すべてのプロジェクト タスクを単純に合理化し、プロジェクト管理の効率を高めることができます。

信頼できるコア機能の一部は次のとおりです。

• リソースと計画の支援
• 複数のプロジェクトをスマートに追跡
• 締め切りとリマインダー/通知システムを設定して、それらを満たすことができます
• 効率的な時間追跡オプション
• カンバン、タスク リスト、ガント チャート、アクセス可能なファイル ストレージ オプションによるチーム コラボレーション
• レポートと分析

WP Project Manager は、チームとプロジェクトを最大限に自動化できる本格的なオープンソース管理ツールです。

プロジェクト管理の効率性に関する最終的な言葉

プロジェクト管理は戦略的なタスクです。 急ぐ必要はありませんが、目標を達成するために段階的な対策が必要です。 頭の良い人になりたければ、管理職としての効率性とテクノロジーへの適応力を核となる武器にする必要があります。

さらに、前述の手順に加えて、いつでも変更を加えることができ、最新の効率対策を革新できます。 では、現在のプロジェクト管理のどの部分を改善する必要がありますか? コメント欄で教えてください。