ソフトウェアユーザーマニュアルの書き方: 究極ガイド (テンプレート付き)

公開: 2023-05-30

製品のソフトウェアユーザーマニュアルの書き方がわからないですか?

ユーザーが最も効率的な方法で製品から最大限の価値を引き出せるようにしたい場合は、高品質のソフトウェアユーザーマニュアルを作成することから始めるのが最適です。

製品の学習やトラブルシューティングを自分で行うために必要なコンテンツをユーザーに提供することで、人間のサポートチャネルに連絡することなくユーザーが成功できるよう支援できます。

これにより、ユーザーの作業が容易になるだけでなく、ビジネスでのサポートリクエストも削減され、時間とコストを節約できます。

では、ユーザーにとって完璧なソフトウェアユーザーマニュアルを作成するにはどうすればよいでしょうか? それがこのガイドの目的です。

立ち上げて実行できるように、この投稿で説明する内容はすべて次のとおりです。

ソフトウェアのユーザーマニュアルとは
ソフトウェアユーザーマニュアルのテンプレートを含む 4 つのステップでソフトウェアユーザーマニュアルを作成する方法
ユーザーマニュアルの高品質コンテンツを作成するためのベストプラクティス

掘り下げてみましょう！

ソフトウェアユーザーマニュアルとは何ですか?

ソフトウェアユーザーマニュアルは、ソフトウェアアプリまたは製品の使用方法と管理方法に関する情報を提供する文書です。

ソフトウェアのユーザーマニュアルには、スタートガイド、手順、用語集、トラブルシューティングのヒント、その他の同様の種類のコンテンツが含まれる場合があります。

基本的に、これにはユーザーがソフトウェアから価値を得るために必要な情報がすべて含まれています。

通常、インストール手順から始まり、インターフェイスの概要とさまざまな機能の使用方法を説明し、必要に応じてトラブルシューティングと FAQ を詳しく説明します。もう一度、より詳細なソフトウェアユーザーマニュアルのテンプレートを以下に共有します。

ソフトウェアのユーザーマニュアルの例を確認するには、Forklift 3 ユーザーマニュアルを参照すると、インターフェイスの説明がすぐに始まります。

別の例として、Slack の Getting Started コンテンツを見ることができます。このコンテンツでは、Slack インターフェイスの説明にすぐに移ります。

ソフトウェアのユーザーマニュアルを作成することがなぜ重要ですか?

製品のソフトウェアユーザーマニュアルを作成する大きな理由は 2 つあります。

ユーザーエクスペリエンスの向上– ユーザーがソフトウェアの使用方法を学びやすくし、ソフトウェアから得られる価値を最大化することで、ユーザーエクスペリエンスが向上します。
サポートの負担の軽減– ユーザーが自分で問題を解決できるようにすることで、人的サポートチャネルの負担を軽減できます。これは、ユーザーマニュアルをナレッジベースやよくある質問 (FAQ) などの他の種類のサポートコンテンツと組み合わせる場合に特に当てはまります。

4 つのステップでソフトウェアユーザーマニュアルを作成する方法

ここで、ソフトウェアのユーザーマニュアルを作成するための一般的なステップバイステップガイドを見てみましょう。次のセクションでは、ユーザーマニュアルの実際の内容に関するベストプラクティスについても説明します。

これらのトピックについてより一般的な内容に興味がある場合は、あらゆるタイプのユーザーマニュアルの作成方法に関するガイドも用意しています。

1. ソフトウェアの構造を計画するユーザーマニュアル

マニュアルのコンテンツの作成を開始する前に、まずマニュアルの構造を適切に計画する必要があります。

マニュアルをできるだけ包括的なものにするために、複数の主要な関係者を集めて協力してもらうとよいでしょう。

たとえば、これにはカスタマーサクセスや販売などが含まれ、ユーザーが製品から可能な限り多くの価値を得るのを支援する方法についての知識を持つ人が含まれます。場合によっては、より高度な詳細を支援するために、より多くの技術スタッフを派遣する必要がある場合もあります。

もちろん、ソロプロジェクトを実行している場合は、これらの帽子をすべて自分でかぶることになります。それが個人創業者の喜びです。

関連する知識保有者を配置したら、ユーザーマニュアルの概要を構築できます。

大まかなソフトウェアユーザーマニュアルのテンプレートについては、次のようなものを参考にしてください。

目次– ユーザーマニュアルのさまざまなセクションをリストして、ユーザーが何を期待すべきかを理解できるようにします。
はじめに– ソフトウェアのユーザーマニュアルの目的を説明します。
システム要件– ハードウェア仕様、オペレーティングシステムなど、ソフトウェアを使用するために必要な特定の要件を詳しく説明します。
インストール手順– ユーザーがソフトウェアをインストールする方法について説明します。
ユーザーインターフェイスの概要– インターフェイスの高レベルの概要を説明します。
特定の機能の使用方法– コア機能ごとに、その機能がどのように機能するかをユーザーに示すセクションを作成します。
よくある質問– ユーザーから寄せられる可能性のあるいくつかの一般的な質問を取り上げます。
トラブルシューティング– トラブルシューティングのアドバイスを共有します。
用語集– ソフトウェアに特定の用語がある場合は、ソフトウェアユーザーマニュアルの終わり近くに用語集を追加するとよいでしょう。
サポートの連絡先の詳細– ユーザーが追加のサポートが必要な場合にサポートに連絡する方法を説明します。ユーザーがサポートに連絡する前に自分で解決できるように、これを最後に残しておく必要があります。

このソフトウェアユーザーマニュアルテンプレートに正確に従う必要はありません。これは、何を含めるべきかを理解するための出発点にすぎません。

2. ソフトウェアのユーザーマニュアルのコンテンツを作成する

概要を作成したら、ソフトウェアのユーザーマニュアルコンテンツの作成を開始する準備が整います。

コンテンツの大部分はテキストですが、関連する画像、GIF、ビデオも忘れずに含めてください。

おそらくこのステップに最も時間がかかりますが、次のセクションでは、チームが効果的なユーザーマニュアルコンテンツを作成するのに役立つソフトウェアユーザーマニュアルのベストプラクティスをいくつか共有するため、現時点ではこのセクションを簡潔にしておきます。

コンテンツを誰が作成するかは、組織の規模と製品の複雑さによって異なります。専任のテクニカルライターがスタッフにいない場合は、ソフトウェアの複雑さに応じて、コンテンツをカスタマーサクセスチームまたはテクニカルチームに割り当てる必要がある場合があります。

あるいは、あなたが個人創業者の場合、マニュアルの内容を最も深く理解しているあなたがマニュアルの内容を書くのに最適な人物となるでしょう。最初の草稿を改善するためにいつでも編集者を雇うことができます。

3. ソフトウェアのユーザーマニュアルを公開する

ソフトウェアのユーザーマニュアルのコンテンツを入手したら、ユーザーが簡単に利用できる方法でマニュアルを公開する必要があります。

ほとんどのナレッジベースまたはドキュメントソフトウェアはソフトウェアのユーザーマニュアルとしては問題なく機能しますが、あまりにも制限があると感じる場合は、いつでも独自のソリューションをコーディングできます。企業によっては、Web 版に加えて PDF 版のユーザーマニュアルも発行している場合があります。

ソフトウェアユーザーマニュアルの Web バージョンを公開するための優れたオプションを確認するには、最高のナレッジベースソフトウェアと最高のドキュメントツールのリストをチェックしてください。

しっかりした機能リスト、コンテンツの完全な所有権、ニーズに合わせて柔軟にカスタマイズできるユーザーマニュアルソフトウェアをお探しの場合は、Heroic Knowledge Base WordPress プラグインを使用できます。

Heroic Knowledge Base は、同様にオープンソースの WordPress コンテンツ管理システム (CMS) を拡張し、ソフトウェアのユーザーマニュアルを公開するために必要なすべての機能を拡張するオープンソースソフトウェアです。

プラットフォームに対する完全な所有権を持ち、必要に応じてあらゆる要素を柔軟に調整できます。しかし同時に、Heroic Knowledge Base には、ソフトウェアのユーザーマニュアルに必要なすべての重要な機能の組み込み機能が含まれています。

記事の整理- カテゴリを使用してソフトウェアマニュアルの記事を整理できます。たとえば、「インストール」、「インターフェイス」、「機能の使用」、「トラブルシューティング」などのさまざまなカテゴリを設定できます。
コンテンツ検出機能– ユーザーが関連コンテンツをできるだけ早く見つけられるように、Heroic Knowledge Base には、リアルタイムの検索提案、自動目次などの便利なコンテンツ検出機能が含まれています。
ユーザーフィードバックシステム– ユーザーは各記事の有用性に関するフィードバックを共有できるため、何がうまくいっているのか (どこを改善する必要があるのか) を知ることができます。
詳細な分析- どの記事が最も多くの閲覧数を獲得しているか、どの記事が最も人間によるサポートリクエストにつながっているか、ユーザーが検索している用語は何か、どの検索で結果が返されないかなどを追跡できます。

4. フィードバックと変更に基づいてソフトウェアユーザーマニュアルを更新する

高品質のソフトウェアユーザーマニュアルの作成は、「一度やったら終わり」というものではありません。マニュアルを公開した後も、必要に応じてマニュアルを更新および改訂するために主要な関係者を割り当てることが重要です。

場合によっては、ソフトウェアの変更によりこれらのアップデートが必要になる場合があります。たとえば、新しい機能を追加したり、ソフトウェアのインターフェイスを変更したりした場合、それらの変更を考慮してユーザーマニュアルを更新する必要があります。

他の場合には、これらの更新はユーザーのフィードバックから発生する可能性があります。たとえば、ユーザーが特定の記事で混乱していることがわかった場合は、その記事を更新してより役立つものにすることができます。

または、ソフトウェアのユーザーマニュアルに存在しないトピックをユーザーが検索していることがわかった場合は、そのトピックをカバーする新しい記事を作成する必要があるかもしれません。

Heroic Knowledge Base などのツールを使用してユーザーマニュアルを公開すると、これらの種類の分析を簡単に追跡できるため、ユーザーマニュアルの内容を監視して改善することができます。

ソフトウェア作成のベストプラクティスユーザーマニュアル

ソフトウェアのユーザーマニュアルを作成する基本的なプロセスを理解したところで、効果的なユーザーマニュアルのコンテンツを作成するためのベストプラクティスをいくつか見てみましょう。

聴衆が誰であるかを理解する

役に立つユーザーマニュアルコンテンツを作成したい場合は、誰に向けて書いているのかを知ることが重要です。

ユーザーの出身地。
彼らがあなたのソフトウェアを使って何を達成しようとしているのか。
彼らがどのような苦痛を感じているのか。
あなたの業界や関連する技術分野に関する一般的な知識レベル。
彼らが働いている会社 (または個人ユーザーかどうか)。
等。

たとえば、ソフトウェアが Salesforce を扱うとします。ターゲットユーザが経験豊富な Salesforce 管理者である場合、コンテンツは、ターゲットユーザが営業担当者自身である場合とは大きく異なります。

おそらく、これまでの取り組みからターゲットユーザーについてはすでに十分に理解しているでしょう。ただし、よくわからない場合は、顧客ペルソナ、アンケート、インタビューを使用して、より深く理解することができます。

論理的な構造と組織を使用する

これについては前のセクションの最初のステップで触れましたが、ユーザーがコンテンツから価値を感じやすくなるように、ユーザーマニュアルを最適な方法で編成することが重要です。

ユーザーマニュアルを整理するにはさまざまな方法があり、さまざまなセクションで複数のアプローチを使用できます。

直線的なエクスペリエンス– ユーザーが物事を体験する方法でマニュアルを編成できます。たとえば、最初のセクションとして「インストール」から開始し、次のセクションでインストール後の最初のアクションに進むことができます。
機能– ソフトウェアのさまざまな機能に基づいてマニュアルのコンテンツを整理できます。
トラブルシューティング– 一般的なトラブルシューティングの手順を 1 か所にまとめます。

繰り返しになりますが、マニュアル内で複数のアプローチを使用することはまったく問題ありません。たとえば、インストールプロセスを直線的に整理することから始めるとよいでしょう。

ただし、インストールについて説明し、ユーザーがさまざまな方法でソフトウェアの適用を開始できるようになると、機能ベースの編成アプローチに切り替えることができます。

文章をシンプルかつ一貫性のあるものに保つ

ソフトウェアのユーザーマニュアルをできるだけアクセスしやすくするには、文章をできるだけシンプルにすることが重要です。

これを実現するには、次の点に留意する必要があります。

専門用語や紛らわしい言葉は使用しないでください。業界や製品の言語に関して、すべてのユーザーが同じ知識を持っているわけではないため、不必要な専門用語や紛らわしい語彙を避けることが重要です。 Flesch Reading Ease テストなどのツールを使用してコンテンツをテストし、問題を見つけることができます。
受動態を避ける- ユーザーマニュアルで受動態を使用すると、特に混乱を招く可能性があります。たとえば、「下書きのコピーを保存するには、下書きの保存ボタンを押してください」のような受動態を使用する代わりに、「下書きのコピーを保存するには、下書きの保存ボタンを押してください」のような能動態を使用することをお勧めします。下書き。"
短い文を使用する– コンテンツを短い文に分割すると、ユーザーがユーザーマニュアルのコンテンツを読みやすく、読みやすくなります。可能な限り、長い段落 (別名「テキストの壁」) を避けてください。
一貫性を保つ– 一貫した文言と書式を使用すると、ユーザーがマニュアルを理解しやすくなります。たとえば、特定のタスクの個々のステップをリストするために常に順序付きリストを使用する場合は、ユーザーマニュアル全体でその書式を維持するようにしてください。
文法に関する問題を回避します– ユーザーがマニュアルを理解しにくくなる可能性のある文法上の間違いがないことを確認してください。これは、Grammarly や Hemingway などのツールを使用して確認できます。

役に立つ画像やビデオを含める

テキストコンテンツがユーザーマニュアルの基礎となりますが、意味のある場合には画像やビデオも含めることが重要です。

「百聞は一見に如かず」という格言は決まり文句かもしれませんが、ユーザーがソフトウェア製品からどのように価値を得ることができるかを説明しようとしているときには、間違いなく真実です。

テキストの概念を説明しやすくするために、話している内容を示す注釈付きの画像または GIF を追加できます。

たとえば、Slack は、インターフェイスの紹介画像に注釈を付けるという点で優れた仕事をしています。

一部のユーザーにとってはビデオコンテンツも役立ちます。ただし、ビデオコンテンツのみに依存することは、ユーザーにとってソフトウェアマニュアルコンテンツを利用する最適な方法とは限らないため、注意する必要があります。

たとえば、ユーザーが特定の詳細のトラブルシューティングを行おうとしているだけの場合、通常はビデオよりもテキストコンテンツの方がその詳細を見つけるのがはるかに簡単です。

ソフトウェアのユーザーマニュアルを今すぐ作成しましょう

これで、ユーザーを成功に導く優れたソフトウェアユーザーマニュアルの作成方法に関するガイドは終わりです。

ソフトウェアのユーザーマニュアルを最も簡単に公開したい場合は、WordPress 用の Heroic Knowledge Base プラグインを使用できます。

Heroic Knowledge Base は、WordPress CMS を活用して、完全に制御できる独自のセルフホストソフトウェアユーザーマニュアルを作成できるオープンソースプラグインです。

同時に、Heroic Knowledge Base には優れたソフトウェアユーザーマニュアルを作成するために必要な機能がすべて提供されているため、機能を犠牲にする必要はありません。これらの機能には、ライブ検索の提案、カテゴリの整理、ユーザーフィードバックの収集、分析などが含まれます。

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