Company Wiki とは何か & Wiki の設定方法

公開: 2022-09-10

ビジネスの規模に関係なく、業務を継続するためには非常に多くの情報が必要です。組織が成長するにつれて、この情報は積み重なって、部門、オフィス、さらにはストレージに散らばることがよくあります。これにより、迅速なアクセスと部門間の共有が困難になり、工数が無駄になり、生産性が妨げられます。

実際、従業員は週平均 9.3 時間を情報の検索に費やしており、これはチームメンバーの総時間の 20% を占めています。追跡された生産性も、情報の複雑さが増すにつれて低下傾向を示します。

このすべての情報が一元化された場所にあり、承認されたすべてのチームメンバーが自分のコンピューターまたは電話でボタンをクリックするだけでアクセスできるとしたら? これが社内wikiです。

簡単に言うと、企業 Wiki (ビジネス Wiki、企業 Wiki、または企業 Wiki とも呼ばれます) は、チームメンバーに関連する重要な企業情報を集中管理するリポジトリです。これは、ビジネスプロセス、組織文化、およびその他の関連情報に関する情報を、従業員、マネージャー、従業員、および企業のリーダーに提供するナレッジマネジメントツールです。会社の Wiki は、必要に応じて情報を収集、整理、学習、共同作業、または更新するための場所です。

ビジネスにとってウィキが重要である理由と、最も重要なウィキの設定方法を詳しく理解するために読み進めてください。

企業 Wiki が重要な理由

会社の Wiki を使用すると、従業員は会社に関する関連情報にすばやくアクセスできます。これは、新しいチームメンバーに会社のポリシー、手順、および文化について知らせる優れた方法です。確立された従業員にとっては、運用の成功に貢献するあらゆるものの中央リポジトリ、FAQ、さらにはトラブルシューティングデータベースです。

Wiki は、すべてが最新であることを確認できるため、変更や更新をすばやく追跡できるので便利です。チーム全体に関連する情報があるが、必ずしも顧客に関連するものではない場合、Wiki は、誰もがアクセスできるように配置するのに最適な場所です。

大企業の場合、どちらのチームも相手がどのように機能するか、または特定のタスクを実行する理由を知らない可能性があります。 wiki を使用すると、すべてのメンバーと部門が自分の言葉で自分の役割とプロセスを説明できるため、社内の全員が見て理解することができます。また、共同作業の際には、企業 Wiki を使用するとチームの共同作業が容易になり、メンバーの生産性が向上します。

会社の情報が会社の Wiki に一元化され、関連するグループがアクセスできるようになると、従業員、マネージャー、法務チーム、および会社のリーダーの作業が容易になります。

企業 Wiki に含めるもの

会社の wiki は、会社の内部の百科事典です。これは、チームに関連するほとんどすべてのものを含めることができることを意味します。特に、ビジネスブランド、プロセス、および文化を理解するのに役立つ情報です。会社の Wiki には次のものを含めることができます。

会社沿革
利益相反
連絡先
企業文化
チームメンバーハンドブック/ガイド
企業イベント
財務報告
法律情報
マーケティング戦略レポート
製品の開発、歴史、テスト、使用、設計、機能
危機管理
標準作業手順
ストラテジー
ミッションとビジョン

チームに関連する有用な情報のみを含める必要があることを忘れないでください。そのため、Wiki の作成に従業員を巻き込むことが不可欠です。コンテンツに関連する他の Web サイトからの写真、ビデオ、およびハイパーリンクを含めることもできます。

会社の Wiki を作成できるのは誰ですか?

会社の wiki を作成することにした場合は、評判の良いソフトウェア開発会社から IT 専門家を雇うのが最善です。 IT プロフェッショナルは、十分なストレージ、簡単なアクセス、およびナビゲーションを備えたシステムを作成するスキルを持っています。

ただし、Wiki のコンテンツに関しては、Wiki ページを包括的で有用なリソースにするために、社内の全員が Wiki ページの作成に不可欠な役割を果たします。

会社Wikiの設立方法

必要なものが正確にわかっていれば、会社の Wiki を作成するのは非常に簡単です。社内 Wiki を作成するときは、次の手順に従います。

Wiki の目標を特定する

wiki の中心的な役割は、組織のプロセス内で頻繁に発生する問題を解決することです。チームメンバーは、タスクを簡素化し、実行能力を向上させる情報にアクセスできます。

このため、会社の Wiki を作成するための目標を設定して、アクセスできるすべてのユーザーが意図した目標を達成できるようにする必要があります。あなたの目標は次のとおりです。

新しいチームの募集とオンボーディング
中心的な情報源を持つ
動画や音声など、お客様とのコミュニケーションの準備
将来の参考のために、完了したプロジェクトの記録を保持する
プロセスの最新情報をチームに伝える

最適なソフトウェアを決定する前に、ウィキで達成したいその他の個人的な目標を組み込みます。

適切なソフトウェアを選択する

理想的なソフトウェアを選択するときは、内部 wiki で必要な機能について内部チームと合意する必要があります。次の点を考慮してください。

誰がコンテンツを表示できるかを決定するアクセス許可
ナビゲーションを改善するために、関連性に基づいて Wiki ページを相互リンクします。
会社のシステム内の他の有用なツールとの統合
技術者でなくてもリアルタイムで編集可能
簡単で信頼できるインスタント検索機能

Wiki テンプレートを使用する

ほとんどのウィキソフトウェアには、ページテンプレートが付属しています。ただし、会社のブランドに合わせてテンプレートをカスタマイズできます。 Wiki を書式設定する準備ができたら、既に入力されているコンテンツを削除してテンプレートをカスタマイズし、カスタムコンテンツを追加します。仕様や目的に合わせて、色、背景、フォントを変更できます。

主な貢献者を特定する

オンラインエディタを使用して、必要な情報をすべて追加します。内部ファイルから既存のデータをインポートすることもできます。優れた内部ウィキは、動画、音声、画像、スクリプトなど、あらゆる形式のメディアをサポートします。プロのライターや編集者を雇って、ウィキにさらに情報を追加することもできます。これらの変化を捉えるためにさまざまな段階で編集が必要になるため、フォーマットは変化するビジネスプロセスに適応する必要があることに注意してください。

チームを招待してアクセス権を設定する

コラボレーションは Wiki の主なメリットの 1 つです。すべてを自分で行う必要はありません。代わりに、チームとの会議をスケジュールして、貢献し、フィードバックを提供してください。より良いものにするために微調整できるものは常にあります。

情報は安全でなければなりません。したがって、wiki の特定のページに対して一部のメンバーに許可アクセスを設定するのが最善の方法です。どのメンバーにどのページへのアクセスを許可するかを決定する前に、次の点を考慮してください。

ウィキのコンテンツを編集する必要があるのは誰ですか?
アカウントの設定と請求は誰が行うのですか?
情報をみんなと共有できるようにしますか?

さらに、チームとのミーティングは、wiki を社内の新しいソフトウェアとして立ち上げるのに最適な方法です。次のことができるため、会議は非常に重要です。

ウィキの背後にある構造とロジックを説明してください
wiki の仕組みをチームメンバーに示す
ウィキのコンテンツに関する説明を提供する
誰もが新しいソフトウェアに心理的に参加していることを確認する

結論

企業 wiki は、あらゆる企業やビジネスに必要です。面接とオンボーディングのプロセスを簡素化し、チームメンバーの生産性、知識、コラボレーションの取り組みを向上させることができます。全体として、時間とリソースを節約できます。