作業範囲とは何ですか？

公開: 2022-07-07

クライアントとの連携は簡単ではありません。 クライアントとの関係が悪化する主な理由の1つは、クライアントが受けることになっているサービスについて意見の相違がある場合です。 彼らのために実行しようとしているサービスを明確に示すツールが必要です。 そのツールは作業範囲と呼ばれます。

クライアントのために余分な無給の仕事をしている、または彼らが同意したことに十分な仕事を与えていないという非難を受けたことはありますか？

これは、特にWebデザインや開発などのデジタル専門職で発生する傾向があります。

クライアントは、あなたが余分な作業を追加するのは簡単だと思い、ほとんど通知なしに、または補償なしで追加することを期待するかもしれません。 また、特定のサービスに何が含まれているかについて混乱することもあります。 時折、あなたはできるだけ多くの無料の仕事のためにあなたをやり直そうとしているクライアントを得るでしょう。

これらのクライアントの問題を防ぐには、作業範囲が必要です。 この記事では、作業範囲とは何か、なぜそれが必要なのか、そしてそれを作成する方法について説明します。

作業範囲とは何ですか？

作業範囲は、プロジェクト内で行われる作業に関する合意です。 何が行われるのか、いつ行われるのか、そしてどのように行われるのかを詳しく説明します。

作業範囲は、サービスの境界と制限を定義します。

作業範囲と作業明細書

作業範囲は、特に両方が同じ頭字語– SoWを持っているため、作業範囲記述書と混同されることがよくあります。 しかし、これらの用語は同義ではありません。

作業範囲は、プロジェクトの目的を達成するために完了する個々のタスクとともに、実行されるサービスの概要を示します。

作業範囲記述書は、より広く、より包括的なプロジェクトの概要とプロジェクト管理文書です。 これには、実行される作業に関連するすべてのものが含まれています。 作業範囲記述書には、下請け業者の情報や出張の要件などを含めることができます。 これらのドキュメントは通常、作業範囲よりも多くの利害関係者と共有されます。

作業範囲

作業範囲が重要なのはなぜですか？

作業範囲は、クライアントがあなたから受け取るものとあなたがどのように作業するかをクライアントに簡潔に伝えます。 これら2つのことが重要です。

作業範囲は、内部プロセスについてクライアントを教育するために使用できます。 同じページにいることを確認するための最良の方法です。 そしてそれはあなたにたくさんの時間と頭痛を節約することができます。

クライアントがあなたがどれだけのことを成し遂げたか、そしていつ彼らが成果物を期待できるかをあなたに絶えず尋ねないようにしたいですか？ 詳細な作業範囲を記述します。

また、明確に定義された一連のサービスとタスクに同意したことを示すことにより、スコープクリープとサービス後の苦情を防ぎます。 必要に応じて、サービスを追加する方法を含めることができます。

いくつかのサービスとタスクを簡単に説明する簡略化されたバージョンを作成できます。 または、承認期限を共有する、より拡張性の高いものを作成することもできます。

作業範囲が必要ですか？

はい。 クライアントにサービスを提供する場合は、提供するサービス、それらのサービスの範囲と制限、およびサービスの提供方法を​​正確に定義するドキュメントが必要です。 この情報は、提案や契約には含まれていません。

長期的なクライアント向けのリピートサービスであっても、すべてのサービスに対して一連の作業を行う必要があります。 クライアントがあなたのプロセスのすべての詳細を知っているか覚えていると期待することは合理的ではありません。 これにより、物事がプロフェッショナルに保たれ、問題が発生した場合にバックアップされます。

作業範囲なしで作業することは、失敗に備えることです。

作業範囲には何を含める必要がありますか？

作業範囲は、サービス、プロジェクト、およびクライアントに合わせてカスタマイズできます。 少なくとも、提供しているサービス、サービスを提供している時期、サービスを提供している方法、およびクライアントが受け取るものについて詳しく説明する必要があります。

作業範囲に入る可能性のある20の要素のリストをまとめました。 それらのすべてがすべてのプロジェクトに適しているわけではありません。 含めるものと除外するものを選択できます。

クライアントとデザイナーの関係をより簡単に、より効率的に、より生産的に、そしてよりリスクを少なくするのに役立つプロジェクトの詳細を伝えることがすべてであることを忘れないでください。

次の要素は必須と見なすことができます。

  • 概要
  • 目的/目標
  • 作業範囲
  • プロトコルの変更
  • 承認条件
  • サービスの説明
  • 成果物
  • マイルストーン
  • 進捗レポート
  • タイムライン/スケジュール

ニーズに基づいて、以下を含めることができます。

  • 問題文
  • 用語集
  • 範囲外リスト
  • タスクリスト
  • 資力
  • 勤務地
  • プロジェクト管理
  • テスト
  • 支払い条件
  • 予算またはリソースの割り当て

1.プロジェクトの概要または背景

プロジェクトの概要は、プロジェクトを要約したものです。 プロジェクトの基本的な詳細（クライアント、サービスプロバイダー、および提供されているサービス）を含める必要があります。

ほとんどの概要には、実行中の作業に関するコンテキストを含む背景情報も記載されています。 これには、あなたがサービスプロバイダーとして選ばれた理由と、クライアントがその決定に至った理由が含まれる場合があります。 また、推定タイムラインを含めることもできます。

2.プロジェクトの目的

プロジェクトの目的は、サービスが達成しようとしている結果と結果を説明するものです。

これは、一般的な全体像の表面レベルの説明です。 成果物の詳細なリストを含めたり、技術を習得したりしないでください。

「ショッピングカートを使用したランディングページ」と「ワイヤーフレーミング、ページ上のSEO、カートの統合」などを考えてみてください。

3.問題の説明

問題ステートメントは、このサービスが対処している問題、問題、またはニーズを説明します。 プロジェクトの理由を概説する短いセクションです。

このセクションはオプションと見なすことができます。 すべてのプロジェクトで機能するわけではありませんが、適切と思われる場合は含める必要があります。

たとえば、サイトの更新に取り組んでいるWebデザイナーは、Webサイトの高いバウンス率または障害を持つ人々がアクセスできないことを説明する問題ステートメントを含めることができます。

4.用語集

サービスの説明に使用される言語に慣れていない可能性のある個人を扱う場合は、用語集を含めることを検討する必要があります。

部外者が知らない可能性のあるものをすべてリストして定義します。

これには、あなたの仕事や業界で使用される頭字語、用語、専門用語が含まれる場合があります。 また、サービスの条件、条件、および要件も含める必要があります。

含まれている場合、用語集はドキュメントの先頭近くに配置する必要があります。 少なくとも、定義する必要のある用語の前に配置する必要があります。

5.作業範囲

作業範囲のセクションには、クライアントに提供される特定のサービスがリストされています。

このセクションは、成果物またはタスクのリストと似ていますが、異なります。 提供している個別のサービスとサブサービスが一覧表示されます。

たとえば、グラフィックデザインサービスを提供するWebデザイナーには、ワイヤーフレーミング、3つのロゴデザイン、背景画像、タイポグラフィが含まれる場合があります。

異なるサービスレベルがある場合、このセクションにはその作業の範囲を含める必要があります。

6.範囲外リスト

範囲外のセクションには、このサービス中に実行されない作業がリストされています。 これは、スコープクリープを防ぐための優れた方法です。これが意図的でない場合でも、クライアントがスコープクリープを処理しようとしている場合でも同様です。

このセクションでは、クライアントがプロジェクト全体で要求する可能性が最も高い追加のサービス、またはプロジェクトの成功に不可欠なサービスをリストしますが、あなたが完了することはありません。

何らかの形で外部の人々や要因に依存しているプロジェクトに取り組んでいるサービスプロバイダーは、範囲外の活動セクションを含める必要があります。 それはあなたがあなたのコントロールできないことに対して責任を問われることからあなたを保護します。 このセクションは、無料の仕事やボーナスサービスの期待を完全に排除するのにも役立ちます。

クライアントは、Webデザイナーに、より多くの機能、アップグレード、変更、またはその他の追加機能をあちこちで要求することがよくあります。 時々それは彼らがそれを前もって考えていなかった、物事を含めるのを忘れた、またはそれが含まれるだろうという印象を受けたために起こります。

多くのクライアントは、範囲外のセクションにサービスがリストされていることを確認したら、契約にサービスを追加することを選択します。 したがって、これをアップセルするための優れた方法と考えてください。

7.プロトコルの変更

クライアントは変更を望んでいます。 クライアントとの変更を処理するための設定されたプロトコルとプロジェクト内のプロセスを使用して、そのための準備をする必要があります。

変更をどのように行うことができ、どのように行うべきかについてクライアントを事前に教育することは、プロジェクトを円滑に実行し続けるのに役立ちます。 それはあなたの作業プロセスにより多くの構造をもたらし、プロ意識を示し、そしてあなたのクライアントとの関係に形式的な感覚を追加します。

それはあなたがあなたの仕事を真剣に受け止め、プロジェクト中の彼らの行動に明確な期待を持っていることをクライアントに示します。

クライアントは、明確な境界を設定する人々を尊重します。 彼らは、あなたが「何でもあり」に基づいて活動していないことを理解する必要があります。

変更プロトコルまたはプロセスセクションでは、クライアントが変更を加えたい場合に何が起こるかについて概説します。 少なくとも次のものを含める必要があります。

  • 契約の範囲に含まれる変更
  • クライアントがこれらの変更を行う方法
  • 設定された期間内に変更を加えなかった場合はどうなりますか
  • 合意されたサービスの範囲外の変更を処理する方法
  • 追加の変更に対する価格と支払い条件

変更の処理を簡単にするために必要なものはすべて含めてください。 サービスプロバイダーは通常、変更を設定された数だけに制限された時間枠内に制限することを好みます。

このセクションでは、些細な変更要求を防ぎ、変更が無秩序にならないようにし、スコープクリープを抑制します。

8.サービスの説明

サービスの説明セクションでは、実行するサービスについて説明します。 これは、タスクではなく、タイプとカテゴリの観点から考えてください。

たとえば、eコマースWebサイトのWebサービスには、SEO調査、WordPress Webサイト開発、テーマのカスタマイズ、モバイルの最適化、マーケティングプラグインの統合などがあります。

あなたはあなたの価値を強化する機会としてサービスの説明のセクションを使うことができます。

9.タスクリストと詳細

このセクションには、各サービスを完了するために必要なすべてのタスクとその期限が含まれています。 これは、クライアントのために行っていることの最も詳細なリストです。

タスクセクションはかなり長くなり始める可能性があります。特に、単一のサービスにタスクの長いリストを含めることができるWebサービスやその他の作業を提供する場合はそうです。 したがって、このセクションはきちんと論理的に整理してください。

複数の人が関わっている場合、または参照する必要がある場合は、このセクションを参照できるように十分に詳しく説明する必要があります。

10.リソース

クライアントがサービスを完了するためにリソース、情報、またはその他のものを提供する必要がある場合は、リソースセクションを含める必要があります。

これは、それらに必要なもの、各リソースを提供するための期限、およびそれを受け取るための好ましい方法のリストである必要があります。

11.職場またはパフォーマンスの場所

このセクションでは、作業が実行される場所を示します。 多くのサービスプロバイダーにとって、これは仮想またはリモートの作業場所を意味します。

ただし、クライアントと直接会う場合は、ハイブリッドになる可能性があります。

12.成果物

このセクションでは、提供されるサービスの一部としてクライアントが受け取る個別の最終製品を一覧表示します。 それらを提供する方法を含めることを選択できます。

次に2つの例を示します。

  • ロゴデザイナーの成果物は、Googleドライブを介してSVGおよびJPG形式で提供される5つのロゴバージョンである可能性があります
  • Webデザインプロジェクトの成果物は、競合他社の分析、A / Bテスト用の2つのWebサイトバージョン、クリエイティブアセット、およびスタイルガイドラインである可能性があります。

このセクションは不可欠です。 クライアントは、プロジェクトの最後に何を受け取るかを正確に知っている必要があります。

13.プロジェクトまたは作業管理

管理セクションでは、クライアントまたは他の利害関係者の参加に関連するプロジェクトの管理について詳しく説明します。

これには、仮想会議、電話での会話、ビデオ会議、利害関係者との話し合いなどが含まれます。

たとえば、進捗状況について話し合うために毎週会議を開きたい場合は、このセクションに入れてください。

14.マイルストーン

マイルストーンセクションは、ほぼすべての作業範囲に適しています。 これは、プロジェクト全体の重要なポイントを示しています。

これは、さまざまなプロジェクト管理段階に関連付けたり、決定的な成果を示したりすることができます。

15.スケジュールまたは作業スケジュール

作業範囲には常にスケジュールが含まれます。 プロジェクトの開始日と終了日（または推定終了日）と、マイルストーンの日付をリストする必要があります。

クライアントにプロジェクトフェーズのタイムラインを提供することもできます。 これは、物事がどこにあるかを追跡するのに役立つ優れた方法です。

一般的なスケジュールは次のとおりです。

  • プロジェクトの開始日
  • プロジェクトの終了予定日
  • プロジェクトの最終終了日
  • 作業の開始日と終了日
  • マイルストーンの日付
  • 成果物の期日
  • 重要なフェーズのおおよその日付

確定した日付と推定された日付を区別するようにしてください。 プロジェクトの開始日は、多くの場合、確実に特定できる唯一の日付です。

マイルストーンとプロジェクトフェーズに関しては、単一の日付ではなく、日付範囲または最終期限を指定することをお勧めします。

あなたが彼らにしっかりした締め切りと推定されたタイムラインを与えるとき、クライアントが理解していることを確認してください。

16.進捗レポート

作業範囲のこのセクションでは、ステータスレポートと更新をクライアントと共有する方法について説明します。

取得する情報の種類、取得する時期、形式、および配信方法を伝えます。

後で確認できる方法で進捗レポートを提供することをお勧めします。

17.テストとチェックポイント

実行しているサービスの重要な部分である場合は、作業範囲にテストまたはチェックポイントのセクションを含める必要があります。

次のようになります。

  • どの作業がテストされますか
  • どのようなテストが実行されますか
  • それらのテストの範囲
  • テストが実行される時期

これにより、クライアントはあなたの基準が何であるかを知ることができ、事後にクライアントが標準以下のサービスについて苦情や申し立てをするのを防ぐことができます。

これらは、スケジュールまたはタイムラインに含める必要があります。

18.承認および承認条件

あなたの仕事の範囲は常にあなたの仕事のクライアントの承認と受け入れに対する設定された期待を含むべきです。

何を承認する必要があるのか​​、どのように承認する必要があるのか​​、どのくらいの時間を必要とするのかをクライアントに伝える必要があります。 クライアントがこれらの条件を満たさなかった場合は、作業の承認と見なされます。

クライアントは、途中で作業を承認する必要があります。 重要なフェーズ、成果物、マイルストーン、およびプロジェクトの最終的な完了ごとに段階的な承認を含めます。

19.支払い条件

作業範囲には、支払い条件と期日を含めることができます。 これらの条件は、契約や提案などの他の文書でカバーする必要があります。

ただし、作業範囲内でそれらを繰り返すと、作業はこれらが満たされることを条件としているという事実が繰り返されます。

20.プロジェクトの予算またはリソースの割り当て

実質的なプロジェクトの作業範囲には、予算配分の詳細を示すセクションを含めることができます。

まとめ

仕事の範囲は、苦情や意見の不一致に対する法的保護を提供しながら、あなたの仕事上の関係を容易にする必要があります。

最初は基本に焦点を合わせてから、あなたとあなたのクライアントを同じページに導くのに役立つものを追加します。

ここにいくつかの最後のヒントがあります：

  • 明確かつ簡単に書く
  • 詳細かつきめ細かく
  • 準備から終了までのすべてのことを考えながら、段階的に進んでください
  • 作業をサービス、サブサービス、タスク、およびサブタスクに分割します
  • 明確なベンチマーク、成功基準、および段階を設定する
  • 作業範囲を他の人にレビューしてもらうか、休ませて再確認してください

ウェビナーを見る：包括的な作業範囲を作成する方法

この投稿は、iThemesTrainingのウェビナー「包括的な作業範囲を作成する方法」に基づいています。 ビジネスをより効率的かつ生産的にする範囲または作業範囲記述書の作成についての詳細をご覧ください。