Seis razones por las que los portales de juntas mejorarán su negocio

La recesión económica, la transformación digital acelerada, la seguridad de los datos y la sostenibilidad son solo algunos de los desafíos que enfrentarán las empresas en 2023. Por lo tanto, las organizaciones combinan diferentes soluciones para hacer frente a los desafíos y mantener una ventaja competitiva.

En esta publicación, presentamos un software integral que brinda todas las soluciones en una sola botella: portales de tableros virtuales . Según las estadísticas, se espera que el tamaño de su mercado supere los 10 mil millones de dólares en 2026, lo que indica una gran demanda entre los líderes empresariales.

Fuente: Investigación de mercado verificada

Entonces, si desea mejorar su negocio en todas las áreas, consulte lo que ofrece un portal de juntas e integre la plataforma para satisfacer sus necesidades.

¿Qué es un portal de juntas?

Un portal de junta directiva es una plataforma de gobierno corporativo altamente segura que protege y simplifica el intercambio de información, la colaboración y la comunicación entre industrias. Los usuarios del software suelen ser altos ejecutivos, secretarias, asesores legales y juntas directivas de organizaciones.

Aunque inicialmente la solución fue implementada principalmente por sectores altamente regulados, ahora es ampliamente utilizada por corporaciones, medianas empresas, pequeñas empresas, nuevas empresas y organizaciones sin fines de lucro de renombre mundial.

¿Cómo funciona un portal de juntas directivas?

Antes de explicarte cómo un portal de juntas mejora tu negocio, te invitamos a ver cómo funciona la plataforma descubriendo sus capacidades.

Compartir documentos

• Almacenamiento centralizado de documentos. El software del portal de la junta directiva es un lugar seguro y organizado para almacenar documentos relacionados con la junta directiva, incluidos informes financieros, actas de reuniones y planes estratégicos.
• Intercambio seguro de archivos. Los usuarios pueden compartir datos sin riesgos, ya que la solución brinda protección de datos a través de permisos de usuario, marcas de agua dinámicas, restricciones de tiempo y acceso a IP, y más.
• Control de versiones e historial de documentos. Los usuarios pueden mantener múltiples versiones de documentos, monitorear cambios y acceder al historial de versiones cuando sea necesario.
• Acceso sin conexión y sincronización. Puede acceder a documentos sin conexión y sincronizar los cambios cuando se restablezca su conexión a Internet.

Gestión de reuniones

• Planificación. Para una coordinación fluida de las reuniones, los usuarios pueden programar reuniones, enviar invitaciones a los participantes e integrarlas con las plataformas de calendario que deseen.
• Creación y distribución de agenda. Los portales permiten crear una agenda, adjuntar documentos relacionados y distribuir toda esta información a los participantes antes de la reunión.
• Actas de reuniones. Las secretarias toman notas a medida que avanza la reunión y el software crea automáticamente actas de la reunión.
• Seguimiento de elementos de acción. Los miembros de la junta pueden asignar acciones fácilmente, establecer plazos y realizar un seguimiento del progreso para garantizar la rendición de cuentas.

Consejo profesional : conozca los mejores consejos de gestión de calendarios para asistentes ejecutivos y utilice su tiempo de forma más productiva.

Colaboración

• Notificaciones y alertas. La plataforma envía automáticamente notificaciones y alertas a los usuarios relevantes. De esta manera, todos se mantienen al tanto de las últimas actualizaciones.
• Anotación y colaboración de documentos. Los portales de juntas ofrecen herramientas de comentarios y anotaciones fáciles de usar, lo que permite una colaboración eficaz y una toma de decisiones más rápida.
• Foros de discusión y chats. Los miembros de la junta utilizan foros y chats para discutir, buscar aclaraciones o compartir ideas en tiempo real.

Informes

• Analítica y visualización de datos. Para ayudarle a tomar decisiones basadas en datos, el software ofrece una representación visual de la participación de los participantes, estadísticas de reuniones y otras métricas innovadoras.
• Seguimiento de cumplimiento y gobernanza. La funcionalidad del software le permite monitorear el cumplimiento de las regulaciones y políticas de gobierno interno. Por lo tanto, puede lograr transparencia y rendición de cuentas con facilidad.
• Pistas de auditoría. Puede monitorear y controlar cómo los miembros de la junta usan la plataforma mediante el seguimiento de todas sus acciones, lo que reduce los riesgos de mala conducta.

Toma de decisiones

• Votación. Las herramientas fáciles de usar permiten a los usuarios votar en línea sobre resoluciones, puntos de la agenda o decisiones desde cualquier lugar.
• Firma electrónica. Todos los documentos se pueden firmar de forma segura en línea, lo que acelera los acuerdos y los flujos de trabajo.
• Registro de decisiones. El software documenta automáticamente todas las decisiones y votos. De esta manera, puede revisar y hacer referencia a decisiones anteriores.

Las herramientas de administración de tableros pueden variar según el proveedor, pero las características que enumeramos forman la base de esta plataforma. Por lo tanto, asegúrese de obtener todas las funciones mencionadas al seleccionar el software.

Seis formas en que un portal para juntas directivas puede mejorar su negocio

Ahora, conozca las seis formas en que los portales de juntas directivas pueden mejorar sus operaciones comerciales. Luego, podrá evaluar cómo estos beneficios se alinean con sus necesidades para determinar el valor de adoptar una solución de portal de juntas directivas.

1. Ahorro de recursos

Los equipos reducen su impacto ambiental y reducen los costos corporativos al cambiar a un tablero sin papel. Esto no solo ahorra recursos valiosos, sino que también permite que el personal administrativo se centre en tareas más críticas que el papeleo . Por ejemplo, las empresas pueden distribuir rápidamente información en línea a los miembros de la junta directiva en diferentes ubicaciones y olvidarse de los tediosos y lentos paquetes de cartón.

2. Riesgos de seguridad eliminados

Los proveedores confiables de software para tableros vienen con características de seguridad avanzadas, como centros de datos físicamente seguros, cifrado de datos de múltiples capas, permisos granulares, respaldo de datos en tiempo real y políticas de acceso estrictas. Todo ello garantiza que nadie pueda robar tus datos y que sólo los usuarios autorizados puedan acceder a los espacios de trabajo . Además, las soluciones seguras de portales de juntas directivas cumplen con IS0 27001, GDPR e HIPAA, lo que significa que su empresa sigue un conjunto de normas y estándares de seguridad estrictos y aceptados a nivel mundial .

3. Comodidad para los miembros de la junta directiva

El acceso gratuito pero seguro a los recursos desde cualquier dispositivo brinda a los miembros de la junta directiva una flexibilidad adicional . Además, el conjunto de funciones del software elimina la necesidad de realizar un seguimiento de los hilos de correo electrónico o examinar pilas de papel . Por último, los datos constantemente actualizados garantizan que todos estén bien informados , lo que permite flujos de trabajo, gestión de tareas, preparación de reuniones y colaboración eficientes.

4. Cumplimiento mejorado

Un portal de tablero agiliza la gestión de los flujos de trabajo y al mismo tiempo mantiene los registros de documentos a prueba de manipulaciones, rastreables y controlados por versiones . Le ayuda a realizar auditorías internas de forma más rápida y eficiente . Un portal de la junta también puede ayudar a identificar brechas de cumplimiento y solucionarlas de inmediato . De esta manera, reduce el riesgo de sanciones financieras y exposición legal por no cumplir con los requisitos.

5. Mejor gobierno corporativo

Una junta directiva comprometida, informada y colaborativa es crucial para mejorar la gobernanza corporativa. Por lo tanto, una solución de reuniones de juntas directivas en línea permite reuniones y flujos de trabajo mejor administrados y productivos , ofreciendo funciones avanzadas de seguimiento y administración de usuarios. De esta manera, los directores pueden centrarse en asuntos relacionados con la misión en lugar de tareas administrativas rutinarias.

6. Mejor eficiencia para las tareas relacionadas con la junta directiva

Al utilizar la plataforma, los miembros de la junta pueden acceder a mensajes dentro de la aplicación, seguimiento de tareas, intercambio de archivos, documentos históricos y paneles personales, todo en una ubicación central. Estas características mejoran enormemente la participación de las juntas directivas y agilizan la colaboración .

Pensamientos finales

Si está buscando una forma eficaz de gestionar los datos de su empresa de forma segura y eficiente, un portal de juntas podría ser justo lo que necesita. Esta solución todo en uno ofrece una variedad de herramientas y funciones diseñadas para mejorar la colaboración, la gestión de documentos, el seguimiento de tareas y más. Una de las mejores cosas de un portal para juntas directivas es que elimina la necesidad de múltiples software y proporciona todo lo que necesita en una ubicación centralizada, lo que facilita la administración y el acceso a la información de su empresa.