6 consejos para adelantarse a los plazos en el lugar de trabajo

Todos hemos escuchado el dicho: “No es cuánto, sino cuán bien”. Si bien suena un poco lindo, no es del todo cierto en un contexto laboral. Cada meta, proyecto y tarea se mide en tiempo. De hecho, la T enlos objetivos SMART está limitada en el tiempo.Por lo tanto, no importa qué tan bien realice una tarea; si no cumple con la fecha límite, no ha alcanzado sus objetivos.

Esto es lo que sucede cuando no cumple con los plazos. Te sientes frustrado: tienes todas las respuestas pero las entregas demasiado tarde, por lo que no obtienes el crédito adecuado. Pierdes clientes. Le cuesta dinero a su empresa. Desarrollas una mala reputación. Y finalmente pierde su trabajo: nadie quiere mantener una responsabilidad.

Ahora, eso no suena tan justo, ¿verdad? Pero es lo que es. No eres tan inteligente como crees si no sigues el tiempo. Todo tu arduo trabajo se desperdicia y nadie ve tu brillantez.

Sin embargo, puedes cambiar eso ahora mismo. El pájaro está en tu mano, ya sea que viva o muera depende de ti. Puede optar por ser más intencional en cuanto a cumplir con los plazos e incluso adelantarse a ellos. Los consejos aquí te pondrán en el camino correcto.

3 razones principales por las que los empleados no cumplen con los plazos

Una vez un hombre vio malas hierbas en su jardín. Enojado, sacó sus tijeras de jardín y las cortó. Sonrió satisfecho por su arduo trabajo y volvió a la casa. Al día siguiente, las malas hierbas estaban de vuelta. Siguió cortándolos hasta que se dio cuenta de que tenía que arrancar la hierba para obtener un resultado permanente.

Del mismo modo, si no llega a la raíz de lo que le hace perder los plazos, solo estará cortando la hierba. Las siguientes son las tres razones comunes por las que las personas no cumplen con los plazos en el lugar de trabajo. A ver si el tuyo está ahí.

• Mala comunicación

Sin una comunicación clara sobre los entregables de una tarea, cumplir con la fecha límite puede ser un problema. Por ejemplo, si un superior asigna una tarea a sus subordinados y les dice: "Tengan todo listo para la próxima semana", es impreciso. 'Próxima semana' puede significar cualquier momento de lunes a viernes y el viernes puede ser demasiado tarde.

Aquí es donde entra en juegoel software de gestión de proyectos . Ayudan a crear un equipo cohesionado al permitir que los equipos comuniquenlos requisitos, los resultados, las funciones y las responsabilidades del proyecto.Esto elimina cualquier ambigüedad sobre las expectativas de una tarea.

• Plazos poco realistas

Sí. No todos los plazos son realistas y esperar cumplirlos es un espejismo. Esto no es culpa tuya, pero ciertamente afectará tu productividad. Si bien los cronogramas ajustados pueden obligarlo a realizar tareas más rápido, lo pondrán bajo una presión indebida y lo llevarán a cometer errores costosos. Una discusión franca con su jefe sobre los plazos poco realistas es el camino a seguir.

• Falta de habilidades de gestión del tiempo.

Ahora, estamos en el quid de la cuestión. Este suele ser el principal problema que tienen las personas para cumplir con los plazos: no saben cómo administrar el tiempo. Las investigaciones muestran que el 82% de las personas no tienen un sistema de gestión del tiempo .De alguna manera solo esperan cumplir con los plazos mágicamente.

No es de extrañar que muchos trabajadores no cumplan con los plazos. Nada sucede hasta que tú haces que suceda. Las habilidades de gestión del tiempo no aterrizarán en sus vueltas. Tienes que ser proactivo al respecto. Tienes que aprender y cultivar estas habilidades.

6 consejos para adelantarse a los plazos

Es evidente por las razones enumeradas anteriormente que algunos de los factores que afectan los plazos incumplidos están fuera de su control. Si su empresa no tiene una buena cultura de comunicación o si sus jefes establecen plazos poco realistas, hay poco o nada que pueda hacer al respecto.

Sin embargo, hay factores dentro de su control en los que puede trabajar. Los siguientes consejos le ayudarán a administrar su tiempo de manera más efectiva.

• Tener un sistema de gestión del tiempo.

Como se mencionó anteriormente, debe ser deliberado acerca de adelantarse a los plazos. Esta intencionalidad implica desarrollar un sistema de gestión del tiempo que te ayudará a controlar tu tiempo. Susrutinas de gestión del tiempo se automatizarán, de modo que todo encaje en su lugar y logre sus objetivos.

• Utilice software de gestión de documentos como SmallPDF

Fuente

La gestión manual de documentos desperdicia tiempo y energía, lo que le permite incumplir los plazos.Sin embargo, un software de gestión de documentos como SmallPDF resuelve el problema. Con él, puede convertir PDF a documentos de Word editables, fusionar, editar, comprimir y firmar documentos PDF.

SmallPDF cuenta con las herramientas necesarias para iniciar, gestionar y completar tus tareas con documentos digitales. Puede resaltar y agregar texto, anotaciones a mano alzada, formas e imágenes con el software. Esto le ahorra toneladas de tiempo y le permite concentrarse en tareas más importantes.

• Aproveche un software de seguimiento del tiempo

Cuando haces malabarismos con varias tareas, puedes perder fácilmente la noción del tiempo. Un software de seguimiento del tiempo evita que esto suceda.Le ayuda a realizar su tarea dentro del marco de tiempo establecido sin comprometer el estándar de su trabajo. Puedes usar esto individualmente o en equipo. Conduce a una mayor productividad de los empleados.

• Practica la matriz de Eisenhower

Cuando tiene múltiples proyectos y tareas, puede sentirse abrumado y perder el enfoque. Simplemente mezclas todo y empiezas a trabajar. Al final, es posible que descubra que omitió las tareas más importantes y no cumplió con los plazos. La matriz de Eisenhower te ayuda a salir de esta miseria. Le permite priorizar tareas de manera efectiva.

Así es como funciona. Divides tus tareas según su importancia y te enfocas, ignoras y eliminas en consecuencia. Las tareas se dividen en los siguientes segmentos:

• urgente e importante
• Importante y no urgente
• Urgente y no importante
• No importante y no urgente

Con esta segmentación, puede realizar las tareas más importantes y cumplir con los plazos.

• Adopta la técnica Pomodoro

Trabajar duro significa trabajar durante muchas horas y agotarse. Trabajar inteligentemente significa trabajar por períodos cortos y tomar descansos intermitentes. Al final, logras tus objetivos y cumples con los plazos sin agotarte. Esto es lo que propone la técnica Pomodoro.

Después de priorizar tus tareas, comienza la primera y trabaja en ella durante 25 minutos seguidos. Cuando pase el tiempo, tómate un descanso de 5 minutos para estirarte y relajarte. Haga esto unas cuatro veces antes de tomar un descanso más largo de 30 minutos. El software de seguimiento del tiempo discutido anteriormente se vuelve útil aquí. Descubrirá que logrará más y estará más renovado.

• Aproveche el método Iceberg

El concepto de iceberg implica recopilar recursos y notas vitales para uso futuro. Cuando hace esto, tiene undepósito de recursos listos para usar cuando los necesite.Este método le ahorrará mucho tiempo en la investigación.

Así es como puede aprovechar este método.

• Coteje artículos relacionados con el trabajo, correos electrónicos, videos, notas, etc.
• Etiquételos y organícelos correctamente
• almacenarlos
• Consúltalos siempre que tengas una tarea

5 beneficios de adelantarse a los plazos

Además de no arruinar su reputación y perder su trabajo, aquí hay otros beneficios de cumplir con sus plazos y adelantarse a ellos.

• Enfoque mejorado

Los consejos de administración del tiempo que ha estado practicando mejorarán su poder de concentración.Podrás concentrarte en una tarea y terminarla con éxito antes de embarcarte en otra. Esto aumentará su productividad y la calidad del trabajo.

• Dominio de la priorización

La priorización es un aspecto vital de la gestión del tiempo. Cuando lo convierte en un hábito, hace las cosas correctas en el momento correcto y obtiene los resultados correctos. Eliminará tareas innecesarias y mundanas de su horario y usará su tiempo de manera más productiva.

• Productividad mejorada

Cuando utiliza los consejos enumerados anteriormente en su trabajo, ve un aumento en su productividad. Consigue más en menos tiempo y mejora la calidad de su trabajo.

• Mayor confiabilidad

Cumplir con los plazos aumenta la confianza que sus superiores tienen en usted. Pueden confiar en usted para entregar su trabajo a tiempo sin comprometer la calidad. Esto aumenta su responsabilidad y, eventualmente, la remuneración.

• Reducción de estrés

La presión de los plazos no cumplidos conduce al estrés. Cuando tienes mucho trabajo pendiente en tu plato, tu nivel de estrés se dispara, afectando tu salud y productividad. Cumplir con los plazos elimina este estrés. Está renovado y no tiene ninguna presión para cumplir porque tiene un sistema de gestión del tiempo de trabajo.

Manténgase al tanto de su juego con consejos comprobados de administración del tiempo

Las personas que se adelantan a los plazos son activos. No solo hacen el trabajo, sino que muestran a sus empleadores que toman su trabajo en serio y que harán cualquier cosa para cumplir con los objetivos de la organización. Estas personas tienen la intención de cumplir con los plazos y están comprometidas con un sistema de gestión del tiempo de trabajo.

Si bien algunos factores que provocan el incumplimiento de los plazos están fuera de su control, se hacen cargo de los que pueden controlar. En última instancia, aumentan su productividad, aumentan su confiabilidad, construyen una reputación positiva y se convierten en tesoros de la empresa.

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