Ocho errores que se deben evitar al seleccionar una empresa de personal externo de TI

La subcontratación de TI ha sido uno de los enfoques más ampliamente aplicados para contratar a los mejores especialistas en TI y dominar las últimas habilidades. Sin embargo, además de los beneficios de contar con personal adicional, pueden existir riesgos sin una gestión adecuada. Evite estos errores comunes al seleccionar un proveedor de personal externo de TI:

1. No comprobar referencias ni reseñas

Antes de firmar cualquier contrato, recuerde preguntarle a la empresa que brinda servicios de personal externo de TI cuáles son los clientes con los que puede comunicarse. Busque reseñas y testimonios en Internet para ver si el proveedor de servicios ha hecho lo correcto. Un examen tan exhaustivo ayuda a la empresa a evitar asociarse con empresas con mala reputación o sin experiencia.

2. Falta de protocolos de seguridad

Cualquier empresa que subcontrate sus funciones de TI debe priorizar la seguridad de los datos y del sistema al más alto nivel. Revise las políticas y tecnologías de seguridad, los procesos de selección de empleados y los procedimientos de auditoría de la empresa de contratación externa para asegurarse de que satisfagan sus requisitos. No tomar estas medidas hará que su empresa sea vulnerable a los ciberataques.

3. Alcance del trabajo poco claro

Sea claro acerca de las tareas, proyectos y objetivos del departamento que desea que cumpla el equipo de personal externo de TI. Sin esto, perdemos la claridad de las expectativas y los malentendidos sobre quién es responsable de lo que generalmente viene después. Especifique las habilidades/experiencia requeridas, los resultados, los cronogramas y los indicadores de éxito. Esto puede ser muy crítico especialmente en el aprendizaje electrónico.

Por tanto, es mejor contactar con una empresa que tenga muchos años de experiencia en este ámbito: https://academysmart.com/expertise/e-learning/.

4. Barreras del lenguaje y la comunicación

Cuando se subcontrata en el extranjero, las brechas lingüísticas y culturales pueden obstaculizar una colaboración eficaz. Evaluar el dominio del inglés de los posibles proveedores para garantizar una comunicación fluida. Pregunte sobre los procesos para gestionar las barreras lingüísticas antes de que afecten negativamente a la productividad.

5. Contratos inflexibles

Los contratos de subcontratación rígidos y de largo plazo a menudo carecen de flexibilidad a medida que evolucionan las necesidades. Priorice la dotación de personal adicional a las empresas que permitan ajustar el tamaño de los equipos, las habilidades y los niveles de servicio (incluso las cláusulas de salida) para alinearse con los requisitos comerciales cambiantes.

6. Precios no competitivos

El potencial de ahorro de la subcontratación desaparece rápidamente con tarifas exorbitantes. Comparar los precios con los promedios de la industria para detectar tarifas irrazonables. Esté atento también a las tarifas ocultas. Los modelos de precios competitivos y transparentes son esenciales.

7. Falta de gobernanza

Sin procesos de gobernanza para supervisar la relación, las empresas corren el riesgo de perder visibilidad y control. Establecer procedimientos para monitorear centralmente los presupuestos, la calidad, el riesgo y el cumplimiento. Además, garantice herramientas de colaboración fluidas y estándares de informes definidos.

8. Riesgos de propiedad intelectual

No proteger la propiedad intelectual y los datos internos confidenciales puede tener consecuencias duraderas. Examinar las políticas de confidencialidad y propiedad de datos del proveedor. Utilice acuerdos de confidencialidad, controles de acceso y cifrado para proteger la información valiosa de la empresa contra robos o exposición no autorizada.

Al evitar estos errores comunes, las empresas pueden capitalizar las ventajas de la subcontratación y al mismo tiempo minimizar los riesgos. Llevar a cabo una debida diligencia exhaustiva en la selección del socio estratégico de personal externo de TI adecuado sienta las bases para una relación exitosa y mutuamente beneficiosa. Defina requisitos detallados, verifique las protecciones de seguridad, compare precios e implemente una gobernanza sólida, antes de firmar cualquier contrato.

Modelos de dotación de personal adicional: aumento de personal frente a servicios gestionados

La dotación de personal adicional ayuda a las organizaciones a acceder a experiencia avanzada en TI disponible en el extranjero por una fracción de los costos de empleo local. Pero no todos los acuerdos de contratación de personal externo son iguales. Existen dos modelos predominantes: aumento de personal y servicios gestionados. Comprender las diferencias permite a los compradores alinear las estrategias de subcontratación con sus necesidades y prioridades:

Aumento del personal

Este modelo complementa los equipos de TI existentes con talento extraterritorial adicional. Las empresas conservan total supervisión y responsabilidades administrativas: simplemente contratan profesionales capacitados. Los usos comunes incluyen:

• Creación de prototipos para acelerar el desarrollo de software
• Reforzar los equipos de TI sobrecargados durante proyectos especiales
• Llenar lagunas de habilidades específicas a largo plazo

El aumento de personal ofrece la máxima flexibilidad para aumentar y reducir el tamaño a medida que fluctúa la carga de trabajo. Sin embargo, la carga de dirigir y gobernar a los miembros del equipo offshore recae enteramente en los clientes.

Servicios de TI gestionados

Estas asociaciones confían a empresas de subcontratación especializadas el manejo de funciones de TI definidas de forma independiente, sin necesidad de supervisión directa. Las empresas de personal externo asumen la responsabilidad de brindar los servicios prometidos contractualmente, tales como:

• Soporte de mesa de servicio de varios niveles las 24 horas, los 7 días de la semana
• Alojamiento en la nube, copia de seguridad de datos y recuperación ante desastres
• Desarrollo y pruebas de aplicaciones personalizadas
• Vigilancia y defensa de la ciberseguridad

Los servicios gestionados liberan a los clientes de las tareas tácticas de TI para que puedan centrarse en las prioridades empresariales fundamentales. Sin embargo, los compradores también pierden el control y la supervisión en comparación con el aumento de personal.

En realidad, la mayoría de los acuerdos de contratación externa combinan elementos de ambos modelos basándose en la combinación de habilidades técnicas y experiencia en gestión que los clientes desean subcontratar en lugar de retener internamente. Definir estas preferencias y expectativas por adelantado permite a los proveedores personalizar asociaciones equilibradas.

Consideraciones clave al estructurar acuerdos de contratación de personal de TI

Los acuerdos de contratación de personal externo bien estructurados defienden los mejores intereses de los compradores y al mismo tiempo incentivan el mejor desempeño de los proveedores. Desafortunadamente, las suposiciones erróneas y las omisiones durante las negociaciones contractuales a menudo erosionan los resultados para ambas partes y tensan las relaciones. ¿Qué detalles merecen un escrutinio?

Alcance del proyecto

Las expectativas ambiguas condenaron al fracaso muchas iniciativas de dotación de personal desde el principio. Para minimizar la confusión, detalle exhaustivamente todos los servicios, entregables, plazos y responsabilidades que se esperan de los proveedores. Describa los conjuntos de habilidades necesarios, los protocolos de comunicación, los procedimientos de presentación de informes y los controles de acceso.

Términos de precios

Compare las tarifas propuestas con los promedios de la industria utilizando investigaciones de firmas de analistas como Gartner y Everest Group. Los modelos de facturación varían ampliamente según los tipos de proyectos, el tamaño de los equipos, las pilas de tecnología y la duración. Comprenda todos los componentes de los costos y esté atento a tarifas ocultas además de las tarifas base.

Propiedad intelectual

Los clientes, con razón, se preocupan por la protección de la propiedad intelectual cuando subcontratan el desarrollo de software y procesos propietarios en el extranjero. Para salvaguardar la información y los datos confidenciales, todos los miembros del equipo de proveedores deben firmar acuerdos de confidencialidad (NDA).

Seguro de calidad

Los estándares laxos de control de calidad socavan los beneficios de la subcontratación si un trabajo deficiente requiere continuamente corrección y reelaboración. La institución de pruebas de aceptación, revisiones de códigos, requisitos de documentación y otras estipulaciones de control de calidad dentro de los acuerdos protege a los clientes.

Métricas de rendimiento

Defina métricas mensurables para el éxito que estén alineadas con los objetivos comerciales en lugar de listas de verificación puramente técnicas. Los ejemplos comunes incluyen puntuaciones de satisfacción del cliente, objetivos de minimización del tiempo de inactividad, informes de generación de leads o retorno de la inversión en proyectos de desarrollo.

Los contratos sólidos convierten las visiones elevadas de contratación de personal adicional en planes de ejecución tangibles con responsabilidad. Invierta tiempo por adelantado en detallar el alcance, los precios, la protección de la propiedad intelectual, las expectativas de calidad y las métricas de éxito antes de firmar acuerdos. Términos de compromiso claros allanan el camino para relaciones productivas de subcontratación.