Conceptos básicos de contabilidad para pequeñas empresas

Si está iniciando un negocio, deberá comprender los principios contables para juzgar la salud de su organización y el progreso hacia sus objetivos.

Los negocios se basan en transacciones. Los conceptos básicos de la contabilidad comienzan con un sistema para registrar e informar sus transacciones. Incluso si planea subcontratar la contabilidad y la teneduría de libros, debe poder leer y comprender sus informes financieros y eso significa comprender algunos principios básicos de contabilidad y configuración comercial.

Comencemos con una serie de preguntas:

1. ¿Qué tipo de negocio tiene?

¿Es un negocio de servicios, comercialización, manufactura o información?

Algunas empresas son híbridos de dos o más tipos: un negocio de batidos de comida que importa sus propias materias primas para el procesamiento es un fabricante, pero cuando vende los batidos, es un comercializador. Si tiene una ubicación física, se convierte en un servicio cuando se prepara el batido y se entrega a un cliente. Y si ofrece clases de cómo vender batidos o licuados, es un negocio de información.

Su tipo de negocio determina las transacciones que constituirán la mayor parte de su contabilidad.

A continuación, ¿cuál es la estructura de propiedad? Existen diferentes requisitos bancarios y de contabilidad para empresas individuales, sociedades, corporaciones, corporaciones de responsabilidad limitada (LLC) y cooperativas. Obtenga más información sobre las diferencias.

2. ¿Tiene licencias y permisos comerciales?

Los necesitará para abrir una cuenta bancaria comercial y poder declarar sus impuestos correctamente. Los documentos que necesita varían según el tipo de negocio y la ubicación de las operaciones.

3. ¿Tiene una cuenta bancaria comercial separada?

La mayoría de las estructuras de propiedad requieren que su negocio tenga una cuenta separada. Pero se recomienda para todas las empresas que no desee que sus transacciones personales se mezclen con las comerciales si puede evitarlo.

4. ¿Tendrá empleados?

Si no, tendrá un proceso de contabilidad mucho más fácil. Pero si planea tener empleados, deberá establecer procedimientos para la retención de impuestos.

Incluso si es solo usted por ahora, probablemente aún contrate contratistas para proyectos particulares. A los contratistas a los que se les paga por encima de cierta cantidad por año en los EE. UU. se les debe enviar un 1099, así que asegúrese de:

• Realice un seguimiento de a quién le ha pagado y cuánto le ha pagado.
• Obtenga un formulario W-9 de cada contratista.
• Mantenga archivadas las direcciones actuales de todas las personas que contrate.

5. ¿Tiene software de contabilidad?

Si espera tener cientos o miles de transacciones por mes, querrá un software de contabilidad como QuickBooks o FreshBooks. Las empresas con menos transacciones pueden salirse con la suya usando una hoja de cálculo de Excel, pero una empresa con muchas transacciones no podrá mantenerse al día con las entradas manuales.

El software de contabilidad automatiza la mayoría de los procesos esenciales y le quita mucho trabajo de las manos. Registra, almacena y recupera datos de transacciones y los utiliza para generar informes y estados financieros. Su software de contabilidad también puede crear facturas y escribir cheques.

Si decide utilizar un software de contabilidad, puede sincronizar los datos de su tienda con QuickBooks Sync para WooCommerce o WooCommerce FreshBooks.

Con estas preguntas básicas resueltas y las bases de su negocio en su lugar, está listo para la siguiente etapa del proceso contable.

Primero, seamos claros acerca de algunos términos.

Actas

En la terminología contable, una transacción ocurre cada vez que una empresa o proveedor entrega, recibe o solicita dinero.

Una transacción podría ser cualquiera de las siguientes:

• Dinero que el dueño invierte en el negocio.
• Ingresos por ventas.
• Facturas.
• Gastos como salarios, marketing, viajes y costos de construcción.
• Activos adquiridos, como vehículos, equipos de oficina, propiedades o materiales.

Una sola transacción puede tener múltiples componentes. Cuando le paga a un empleado por hora, por ejemplo, debe saber la cantidad de tiempo que trabajó, su salario bruto, las deducciones de impuestos y el salario neto. Su software de contabilidad puede realizar todas estas tareas.

Débitos y créditos

Todas las transacciones son rastreadas por un sistema de débitos y créditos. La mejor manera de entenderlo es con esta ecuación contable básica:

Activos = Pasivos + Patrimonio (propietario o de la corporación)

Se agrega un débito al lado izquierdo de la ecuación. Se añade un crédito a la derecha.

Como ejemplo simple, si realiza una venta por $ 500, esos $ 500 se debitan, lo que significa que se agregan a los activos de su negocio. Y también se acredita como patrimonio del propietario en forma de ingresos. Cada vez que se debita algo, se debe acreditar algo más, porque esto mantiene la ecuación equilibrada.

Esa es una versión muy simplificada de algo de lo que podríamos hablar en varios libros, pero le da una idea básica de lo que hace su software de contabilidad cuando ingresa transacciones.

Contabilidad por método de caja y método de devengo

Hay dos métodos básicos de contabilidad: el método de efectivo y el método de acumulación. El método de acumulación es el más común y, según el tamaño y la naturaleza de su negocio, puede ser requerido por ley.

La diferencia básica entre los métodos es cuando se reconoce una transacción.

En la contabilidad de caja, una transacción se reconoce cuando el dinero real ha cambiado de manos. En la contabilidad de devengo, la transacción se reconoce cuando se ha completado el trabajo y se ha enviado la factura. Suponga que hace un pedido de un nuevo suministro de papel de oficina en enero y lo deposita en su tarjeta de crédito comercial. Recibe el papel de la oficina de inmediato, pero en realidad no lo paga hasta febrero, cuando llega el estado de cuenta de su tarjeta de crédito.

En la contabilidad de acumulación, la transacción ocurre en el momento en que compra el papel. Toma el recibo, lo almacena en su sistema de archivos y registra el gasto. Es un gasto de enero, aunque no lo pagues hasta el próximo.

En la contabilidad de caja, la transacción ocurre cuando paga la factura. Ahí es cuando el dinero real cambia de manos. Por lo tanto, es un gasto de febrero, aunque recibió el papel en enero.

Los ingresos funcionan de la misma manera. Si envía una factura a un cliente en mayo y no la paga hasta julio, la transacción se registra en mayo por el método de devengo, pero en julio por el método de caja.

La contabilidad de acumulación es el método preferido, especialmente para las empresas más grandes. Le da una imagen más clara de su costo de bienes o servicios vendidos cada mes. Si compra papel en agosto, ese papel era parte del costo de administrar su negocio; en agosto, no cuando realmente paga la factura. Si realiza una venta en mayo, entonces realizó la venta en mayo , no en julio, cuando el cliente se dispone a enviarle el dinero.

Usando el método de acumulación, puede conciliar los costos de hacer negocios cada mes, para que pueda ver qué meses produjeron los márgenes más altos. Calcula los márgenes con esta ecuación:

Margen = (Ingresos - Costo de los bienes) / Ingresos

(Para simplificar este proceso, WooCommerce tiene una extensión que calcula el costo de los productos para que pueda calcular el costo de cada producto específico que vende, una categoría de productos o todos sus productos para cualquier período de tiempo que seleccione).

Los tres estados financieros principales

Con sus sistemas y software de contabilidad implementados y los datos de sus transacciones ingresados, podrá preparar sus tres estados financieros básicos: el estado de resultados (también conocido como "estado de pérdidas y ganancias" o P&L), el balance y el estado de flujos de efectivo.

Estado de resultados

El estado de resultados informa las ganancias obtenidas durante un período de tiempo específico , como un mes. Esta ganancia es a lo que la gente se refiere cuando usa el término "resultado final". Su beneficio es su ingreso neto. O, si perdió dinero durante ese período de tiempo, su pérdida neta.

En términos simples, la ganancia se calcula restando los gastos de los ingresos. Esto refuerza la razón para utilizar el método contable de acumulación. Si usa el método de efectivo, no podrá ver tan claramente lo que realmente ganó y gastó durante ese mes específico de negocios.

Hoja de balance

Su hoja de balance informa sus activos, pasivos y patrimonio en un momento específico, generalmente al final de un mes, trimestre o año. Es una instantánea de su salud financiera.

Los activos son cosas que se poseen y que tienen valor, como efectivo, suministros, equipos, vehículos, propiedades, inventario y cuentas por cobrar. Una “cuenta por cobrar” es el término para el dinero que se le debe pero que aún no se le ha pagado.

Los pasivos son cosas que debe, como préstamos, pagos de intereses, salarios y cualquier cosa a crédito. Los pasivos generalmente se denominan "cuentas por pagar".

Si mira hacia atrás en la ecuación contable básica mencionada anteriormente, verá que el patrimonio es simplemente la diferencia entre activos y pasivos. Reste los pasivos de los activos y tendrá lo que se llama el "valor en libros" o capital de su empresa.

Estado de flujos de efectivo

Esta es simplemente una declaración que muestra cómo ha cambiado su efectivo disponible durante un período de tiempo determinado.

Su software de contabilidad puede producir rápidamente estos tres estados financieros básicos, siempre que haya sido diligente al ingresar los datos de sus transacciones. Si no tiene tiempo para eso, es posible que desee considerar contratar a un tenedor de libros.

Dos conceptos básicos finales de contabilidad para pequeñas empresas

1. Mantenga todos los recibos, facturas y registros de pago

El Principio de Confiabilidad de la contabilidad dice que solo se deben registrar las transacciones con documentación de respaldo . Si no tiene registros de una transacción, no puede contarla como ingreso o gasto, y eso desordena sus libros. Si trató de reclamar una deducción de impuestos por un gasto que no tiene pruebas de haber pagado, eso podría llamarse fraude fiscal.

Así que mantenga los recibos físicos en un archivo. O tómales fotos y guárdalas digitalmente. Guarde todas las facturas y recibos enviados por correo electrónico en una carpeta de correo electrónico separada, no solo en su bandeja de entrada general.

2. Conozca sus requisitos fiscales

Los requisitos fiscales varían drásticamente según el tipo de negocio y el lugar donde opera. Debe saber sobre el impuesto a las ventas, el impuesto a la importación si tiene transacciones internacionales, la retención de impuestos, el pago de impuestos trimestrales estimados y cualquier otro impuesto específico de su nación, estado, provincia, ciudad o región.

Esos impuestos figurarán en su software de contabilidad y estados financieros. Siempre se recomienda consultar con un profesional de impuestos para asegurarse de que está siguiendo los procedimientos correctos.

WooCommerce tiene la contabilidad cubierta

WooCommerce entiende la responsabilidad que tienen los dueños de negocios cada día. Ingresar transacciones manualmente y crear informes financieros puede llevar mucho tiempo, pero la contabilidad es una parte esencial para administrar un negocio exitoso.

Para aliviar la carga de los propietarios de las tiendas, WooCommerce tiene una variedad de extensiones que automatizan los procesos contables clave. Visite esta página para obtener una lista completa de extensiones de contabilidad para tiendas WooCommerce.