Elementos clave de las funciones del sistema de información contable (con ejemplos)

Administrar las finanzas es una de las tareas más desafiantes involucradas en las operaciones comerciales. Toda empresa, independientemente de su tamaño, necesita un flujo preciso de información financiera y contable a través de múltiples canales. Es por eso que necesita tener un proceso sistemático y automatizado de recopilación, almacenamiento y procesamiento de estos datos para crear informes para las partes interesadas. Aquí es cuando las funciones del sistema de información contable juegan un papel vital para cualquier negocio hoy en día.

Eso es simplemente porque ayuda a las empresas al garantizar una precisión óptima en sus informes financieros y mantenimiento de registros transaccionales. Esta información está disponible para la autoridad respectiva siempre que la necesiten. Así, un sistema de información contable facilita el proceso de toma de decisiones de una empresa.

En este artículo, profundizaremos en las funciones de un sistema de información contable. Antes de eso, analicemos rápidamente la definición de un sistema de información contable y cuáles son sus elementos clave.

¿Qué es un sistema de información contable?

Un sistema de información contable, también conocido como AIS, se refiere a la herramienta que utilizan las empresas para realizar un seguimiento de sus finanzas, transacciones, informes y otros datos contables. Permite a los responsables de la toma de decisiones comprender la salud general de una empresa y actuar en consecuencia.

Un AIS bien estructurado recopila, almacena y procesa datos para generar informes financieros inteligibles. Contadores, gerentes, funcionarios financieros, analistas comerciales, agencias tributarias y otras partes relevantes pueden realizar un seguimiento de todas las actividades relacionadas con la contabilidad desde el AIS. Un software AIS competente proporciona datos precisos y oportunos y limita la circulación de datos confidenciales mediante el empleo de prácticas de seguridad óptimas.

Los componentes clave del sistema de información contable

Un sistema de información contable consta principalmente de siete elementos clave. Estos componentes se analizan a continuación en las siguientes secciones.

1. Personas SIA

Las personas que usan un AIS se incluyen en este punto. Desde ejecutivos de C-suite como CFO hasta contadores y gerentes, cualquiera que use este sistema se considera gente de AIS. Por ejemplo, la alta dirección puede establecer objetivos de ventas para el personal. Los departamentos relevantes reciben notificaciones al respecto y los vendedores pueden ingresar sus pedidos de ventas en el AIS. Esta información se pasa al departamento de contabilidad y ellos crean las facturas.

Luego, los empleados del almacén procesan estos pedidos y organizan el envío. El equipo de atención al cliente realiza un seguimiento del envío y permanece informado sobre el estado del pedido. Durante todo este proceso, el AIS gestiona todos los procedimientos y crea informes de ventas que comprenden los costos de inventario, entrega y producción.

Los consultores, analistas comerciales y departamentos de auditoría pueden acceder a estos datos para analizar el costo total, los ingresos y las ganancias. De esta manera, un AIS incluye una amplia gama de personas en su operación.

2. Procedimientos e instrucciones

El sistema AIS debe seguir un conjunto de reglas al recopilar y procesar datos. De lo contrario, habrá discrepancias e inconsistencias. Los métodos precisos son imprescindibles para garantizar el flujo adecuado de información. Tanto los métodos manuales como los automatizados son partes integrales de estos procedimientos e instrucciones.

Debe crear documentos adecuados que expliquen los procesos que sigue su sistema de información contable. Entrene a sus empleados para que sigan los procedimientos. Realice un entrenamiento repetitivo para acostumbrarlos a seguir las instrucciones minuciosamente. Solo entonces su sistema de información contable producirá resultados precisos de manera consistente.

3. Datos de origen

Por lo general, los sistemas de información contable utilizan un lenguaje de consulta estructurado en SQL para administrar una base de datos. Cualquier información que afecte los asuntos de dinero de la empresa debe ser incluida en la base de datos del AIS. Una base de datos AIS generalmente consta de los siguientes tipos de datos.

• Ordenes de venta
• Datos de inventario
• Libro mayor
• Ordenes de compra
• Facturas transaccionales
• Analíticas e informes
• Información sobre los impuestos
• Datos de nómina
• Cronometraje y más.

Mantenga su base de datos AIS lo más ordenada posible. Evite almacenar datos que no estén relacionados con la contabilidad financiera de la empresa. Demasiada información puede abrumarlo al acceder a los datos requeridos.

4. Hardware y dispositivos

Necesitará muchos dispositivos de entrada y salida para ejecutar un sistema de información de cuentas sin problemas. Todos estos dispositivos y la infraestructura de TI deben ser compatibles con el software AIS que utilizará. De lo contrario, no obtendrá una experiencia fluida mientras usa el AIS para su negocio.

La infraestructura debe incluir copias de seguridad para cortes y cortes de energía, fallas de hardware, conectividad a Internet y cualquier otro dispositivo que tenga un impacto en el AIS. Aquí hay una lista de algunos de los dispositivos de entrada y salida que facilitan los procesos AIS.

1. Ordenadores
2. Teclados
3. Módems/Enrutadores
4. Lectores de código de barras
5. monitores
6. Impresoras
7. Proyectores
8. Dispositivos móviles
9. Fuente de alimentación de respaldo

5. Procesadores de Información (Software)

Una vez que tenga todo el hardware y los dispositivos listos a su disposición, es hora de integrar el software en su sistema. Este software procesa todos los datos relevantes y los publica en libros mayores, informes y diarios, y los pone a disposición para su uso. Los tomadores de decisiones pueden analizar los resultados y tomar decisiones basadas en esa información.

6. Almacenamiento de información

El procesador de información o software no tiene almacenamiento físico donde pueda almacenar los datos. Por lo general, depende de un servidor o dispositivos de almacenamiento como discos duros. Asegúrese de tener dispositivos de almacenamiento seguros a los que solo puedan acceder fácilmente las personas con autoridad.

7. Seguridad

Casi todos los datos generados por AIS son información confidencial. Debe tener un control interno sobre la circulación de estos datos sensibles. Las medidas de seguridad pueden variar desde simples contraseñas numéricas hasta identificaciones biométricas complejas como huellas dactilares, voces, reconocimiento facial y escaneos de retina.

Un sistema de información contable de primer nivel puede prevenir violaciones de datos y proteger sus datos de computadoras no autorizadas. Su AIS debe permitir que las personas con la debida autorización accedan a la base de datos. Porque suele contener información confidencial tanto de la empresa como de sus clientes. Algunos de los datos confidenciales son los siguientes.

• Información salarial
• Detalles personales
• Números de seguridad social
• datos financieros de la empresa
• Información al cliente
• números de tarjetas de crédito
• Información financiera de otras partes interesadas

Debe tener un plan de contingencia para proteger sus datos de desastres naturales, subidas de tensión inesperadas, virus informáticos y cualquier otra amenaza que pueda provocar la pérdida de datos.

Funciones del sistema de información contable

Un AIS competente se asegura de que toda la información financiera de su empresa se registre en el sistema con el más alto nivel de precisión y confidencialidad. También permite a los respectivos empleados acceder y recuperar estos datos confidenciales cuando sea necesario. Todas las funciones de un sistema de información contable se han desglosado en la siguiente sección.

1. Recolectar y procesar información

En esta fase, un sistema de información contable acumula datos de ventas al contado y compras al contado. Cuentas por cobrar, cuentas por pagar, nómina, facturas y más. El sistema computarizado procesa todos los datos de débitos y créditos y los convierte en piezas significativas de información.

2. Generar reportes para Gerencia

Las personas de la gerencia, como gerentes de ventas, gerentes de producción, analistas financieros y otros jefes de departamentos, pueden tomar decisiones basadas en los informes generados por un AIS. Pueden analizar el desempeño financiero de la empresa y su posición actual. Así, pueden establecer objetivos de negocio alcanzables alineados con los recursos disponibles.

3. Interconecta múltiples departamentos

Un AIS puede crear un tablero común para múltiples departamentos que están interrelacionados. Por ejemplo, el departamento de ventas puede cargar su presupuesto de ventas para el equipo de inventario. Luego pueden tomar medidas para almacenar productos o comprar materiales. Luego, el departamento respectivo creará las facturas. Esta información estará disponible para cualquier departamento que la necesite.

4. Tener control sobre la circulación de datos

Un sistema de información contable se ocupa de la información sensible de los clientes, vendedores, proveedores y de la propia empresa. Puede regular el nivel de circulación de datos con él. Un AIS ayuda a los dueños de negocios a definir quién obtiene cuánto acceso a los datos financieros de la empresa. Obtendrá un control interno completo sobre los datos disponibles en el AIS.

5. Detectar actividades fraudulentas

Dado que un AIS realiza un seguimiento de todas las transacciones financieras de una empresa, puede detectar fácilmente cualquier flujo de dinero no autorizado y no natural. Esto permite a las empresas investigar cualquier discrepancia antes de que sea demasiado tarde. Puede ahorrar millones de dólares invirtiendo en un sistema de información contable de calidad.

Ventajas del Sistema de Información Contable

Hemos resumido las ventajas de usar un sistema de información contable en esta sección para ayudarlo.

1. Proceso de trabajo automatizado y optimizado.
2. Recopilación y almacenamiento eficiente de información financiera
3. Datos inteligibles para ser utilizados en la toma de decisiones.
4. Control interno sobre toda la información contable
5. Mejor comunicación entre equipos interconectados
6. Experiencia del cliente mejorada
7. Prevención de pérdida de información sensible

3 Ejemplos prácticos de sistemas de información contable

Ahora que conoce los elementos y funciones de un sistema de información contable, desarrollemos una comprensión más profunda al relacionar su aprendizaje con situaciones de la vida real. Recopilamos tres ejemplos prácticos aquí para ayudarlo a obtener información sobre la utilidad de un AIS.

• Para distribuidores: Los distribuidores suelen depender mucho de las condiciones crediticias cuando tratan con sus clientes. Por eso necesitan información precisa sobre las cuentas por cobrar. Varios empleados de diferentes departamentos pueden acceder a los informes de pagos para hacer un seguimiento de los pagos vencidos y vencidos.

• Para empresas constructoras: una empresa constructora ejecuta varios proyectos simultáneamente. Un sistema de información contable le ayuda a realizar un seguimiento de los costos y el progreso de sus proyectos. Produce informes sobre los costos de materiales gastados en cada edificio, las horas-hombre restantes para los trabajadores y la tasa de finalización. Además, también realiza un seguimiento de las líneas de crédito y las fechas de vencimiento de los préstamos.

• Para organizaciones sin fines de lucro: Las organizaciones sin fines de lucro manejan sus finanzas de una manera diferente. Realizan un seguimiento de los donantes que les dan dinero. Estas organizaciones deben enviar declaraciones anuales del fondo a sus donantes con declaraciones de impuestos. Estos datos también se presentan a la junta directiva, a los donantes regulares y al gobierno.

Elija un software ERP confiable para hacer el mejor uso de las funciones del sistema de información contable

Las empresas ahora utilizan un software integral para manejar todas sus operaciones. Tal herramienta se llama ERP-Soluciones de planificación de recursos empresariales. Un software ERP automatiza y agiliza todos los departamentos de una empresa. Todos los aspectos de una empresa se gestionan a través de un software ERP.

Desde la gestión de recursos humanos hasta la generación de datos de ventas o desde las relaciones con los clientes hasta la gestión contable, una herramienta ERP lo tiene todo para hacer funcionar una empresa sin problemas al mismo tiempo. Un sistema de información contable es solo una pequeña fracción de un sistema ERP completo. Entonces, si obtiene una solución ERP confiable para su negocio que tenga un módulo de contabilidad avanzado que se alinee con las necesidades de su negocio para cumplir con todos sus objetivos principales.

En este sentido, WP ERP puede ser una elección ideal para los usuarios de WordPress. Es un excelente complemento que le permite integrar un sistema completo de información contable dentro de su software ERP. Viene con módulos de gestión de recursos humanos, CR y contabilidad integrados pero separados para satisfacer las necesidades de su negocio en crecimiento.

Además, viene con más de 20 extensiones esenciales que hacen que el proceso de administración de su negocio sea más fluido de lo que jamás haya imaginado. Y eso es todo, además de todo lo que también le permite integrarse con una poderosa herramienta de administración de proyectos que ayuda a realizar un seguimiento de todo el progreso de su proyecto para que pueda realizar su tarea de manera organizada y ordenada.

Esta publicación está escrita por Md. Tanvir Faisal, quien es un redactor de contenido con más de 4 años de experiencia en redacción de contenido, redacción, revisión y edición. Se enfoca en escribir contenido informativo que atraiga la atención de las redes sociales y mejore la visibilidad en los motores de búsqueda. Hasta la fecha, ha desarrollado con éxito contenido útil para muchos sitios web en todos los formatos.