Cómo la IA en la gestión de proyectos cambiará el escenario de trabajo de los gestores de proyectos

La tecnología en la gestión de proyectos ha sido tema de conversación durante las últimas dos décadas. Con el tiempo, la idea de utilizar la tecnología en la gestión de las tareas diarias de los proyectos se pondera, implementa y, a menudo, revoluciona el proceso de trabajo de los directores de proyectos. Por lo tanto, nunca deja de evolucionar.

Y, hoy estamos viviendo en la era de la inteligencia artificial. Esas obras de ciencia ficción de HG Wells a Arthur C. Clarkes que hemos leído durante generaciones se hacen realidad, aunque de forma positiva. Y casi en todas las esferas de nuestro ser digital, la IA está preparada para desempeñar un papel eficaz, y se está moviendo muy rápido.

Entonces, sí, AI ya tiene como objetivo tener un impacto en la gestión de proyectos también. La pregunta es qué tan efectivamente los gerentes de proyecto pueden usarlo. En este artículo, le mostraremos los principales usos de la IA en la gestión de proyectos. Una vez que haya terminado de leer, podrá decidir cómo implementar la IA para administrar sus proyectos y sacar el máximo provecho de ellos.

Inteligencia artificial en la gestión de proyectos: una descripción general

La IA está en auge. El mercado global de IA se encuentra en un número estupendo en este momento. Y, actualmente, se espera que un mercado de IA de $ 100 mil millones de dólares se multiplique por veinte para fines de 2030, en otras palabras, casi una locura de 2 billones de dólares estadounidenses. (Estatista)

Entonces, es bastante obvio que la mayoría de las empresas de todo el mundo planean adoptar el poder de la inteligencia artificial en esta década y así sucesivamente. Ya entendemos por qué esto tiene que ser una realidad. Si implementa IA, le ahorrará mucho tiempo y esfuerzo físico. Además, mejorará la toma de decisiones y el flujo de trabajo general.

Con una eficacia similar, la gestión de proyectos también se lleva bien con la inteligencia artificial.

Dado que la automatización se convierte en una parte integral de la gestión de proyectos, más del 77 % de los equipos de proyectos de alto rendimiento ya utilizan software de gestión de proyectos en todo el mundo. AI solo está mejorando su poder al siguiente nivel.

Por lo tanto, un escenario claro en el que debemos pensar más es ese: el rol de un gerente de proyecto está a punto de cambiar en un entorno empresarial impulsado por IA. ¿Qué tan probable?

El papel de un gerente de proyecto en una industria impulsada por IA

Imagínese esto: ha implementado un software de gestión de proyectos habilitado para IA en su empresa. Sincronice todos sus procesos de trabajo y personas con la herramienta. Entonces, ¿qué sucede?

Puede monitorear el desempeño de cada miembro del equipo, sus actualizaciones y el progreso del proyecto. El software analizará la información que recopila y le dirá cómo van las cosas. Además, le permitirá saber dónde mejorar. Por lo tanto, todo esto está en camino de ser de naturaleza más avanzada. La IA también puede ayudarlo a tomar decisiones viables en diferentes situaciones, monitorear las actividades de los miembros del equipo, notificarles antes de que cometan un posible error y mucho más.

Entonces, si todas estas cosas se pueden lograr con un software de gestión de proyectos habilitado para IA, ¿cuál debería ser el papel del gerente de proyectos en su empresa?

Bueno, la respuesta es simple. AI hará que el trabajo de un gerente de proyecto sea mucho más enfocado y rápido, y lo ayudará a extender su proceso de trabajo y actividades en un área más amplia de un negocio.

Según una proyección de Harvard Business Review, “los gerentes de proyecto pasarán la mayor parte de su tiempo entrenando y apoyando al equipo, manteniendo conversaciones periódicas con las partes interesadas clave y cultivando una cultura de alto rendimiento”.

Como resultado, los gerentes de proyecto están a punto de esforzarse más para ayudar a los miembros del equipo a lograr la meta. Y el software impulsado por IA se encargará de todas las cosas técnicas pequeñas y grandes al mismo tiempo como un súper asistente.

¿Cuáles son los cambios que traerá la IA en la gestión de proyectos?

El cambio es naturaleza. Cómo hace frente a los cambios es lo que más importa.

Los mejores gerentes de proyectos de todo el mundo también están muy interesados ​​y son estratégicos cuando piensan en la implementación de IA. Hace años que se están preparando para este momento. Utilizando la tecnología más nueva para mejorar su potencial y posibilidades.

Aquí hemos descubierto algunos de los aspectos cambiantes de la gestión de proyectos de los que más se habla en la era de la inteligencia artificial. Echar un vistazo -

1. Mejor toma de decisiones con priorización y Big Data

Uno de los principales problemas con la automatización que los gerentes de proyectos han enfrentado hasta ahora es la falta de una lectura adecuada de los conjuntos de datos y su análisis con las medidas adecuadas. Incluso, en la situación actual, las herramientas de IA disponibles no pueden comprenderlo por completo.

Mientras que la selección y priorización de datos es la clave para analizar las posibilidades de proyectos únicos o múltiples. Como la IA está evolucionando tanto y está en camino de volverse más fuerte cada día a partir de ahora, compensará esa debilidad.

Entonces, los gerentes de proyecto implementarán inteligencia artificial para obtener los siguientes resultados:

Identifique la naturaleza de los conjuntos de datos: si hay anomalías en los datos del proyecto (presupuesto, cronogramas, miembros activos del equipo, financiamiento del proyecto, etc.), la IA puede detectarlo fácilmente. Y sugerir las medidas necesarias para resolver las anomalías.

Clasificación del proyecto listo para el lanzamiento: un software de gestión de proyectos impulsado por IA puede leer y analizar información más rápido y medirla de la manera correcta. Por lo tanto, puede ayudar a identificar los proyectos que están listos para lanzar. Eso significa que puede elegir los proyectos correctos de un conjunto posible en función de sus posibilidades de mayor éxito.

Mejor gestión de riesgos: cuando sabe qué proyectos tienen más posibilidades de éxito, puede mitigar sus riesgos.

Toma de decisiones basada en datos más estricta: puede deshacerse de los sesgos humanos típicos mientras toma decisiones con IA. Porque tendrás lógicas que estarán basadas en datos en tiempo real.

2. Súper soporte para administrar sus tareas diarias del proyecto

El uso de la IA en la gestión de proyectos liberará a los directores de proyectos de sus tareas diarias o de los pequeños obstáculos administrativos. Bueno, en la mayor medida posible. La automatización ya estaba allí para impulsar estas tareas con un proceso sencillo. Pero con la implementación de la inteligencia artificial, puede simplificar y administrar las cosas.

AI enumerará todas las tareas repetitivas, mundanas o de bajo valor, y las convertirá en una rueda de automatización para lograrlas con precisión. Desde monitorear todo tipo de actividades diarias, asistencia y progreso del equipo hasta resolver tickets de soporte, la IA estará presente en todo momento.

Por ejemplo, la idea de un asistente digital está en auge después de que herramientas de IA como ChatGPT revolucionaron la idea de procesar grandes conjuntos de datos y generar evaluaciones rápidas en el menor tiempo posible. Los administradores de proyectos pueden obtener mucha ayuda de herramientas como ChatGPT/GPT-4 e implementar poderosos asistentes virtuales.

Oracle anunció recientemente un asistente digital que puede proporcionar datos y estadísticas recientes, y ayudar a los usuarios a actualizar el tiempo y el progreso de las tareas mediante comandos de voz, texto o chat.

En general, el objetivo de un súper asistente digital es analizar el historial de trabajo anterior y los datos de trabajo para resolver los errores y las fortalezas y mejorar aún más, eliminando los riesgos para lograr mejores resultados.

Otra cosa fabulosa son los chatbots impulsados ​​por IA . Los chatbots en constante mejora seguramente ayudan a los gerentes de proyectos a disminuir su esfuerzo para gestionar las consultas de los clientes, el soporte y mucho más.

3. Mejor definición, planificación e informes de proyectos con Inteligencia Artificial

La gestión de riesgos del proyecto comprende el siguiente proceso:

• identificando
• analizando
• respondiendo

En un ciclo de un proyecto, es necesario descubrir situaciones (identificar), comprender su naturaleza (problema, falta de progresión) y responder a ellas (resolver) con las medidas y el tiempo adecuados. Así es como logra mitigar los riesgos y gestionar su proyecto para un posible éxito.

Sin duda, la gestión de riesgos es una de las áreas más desarrolladas en la automatización de proyectos. Los gerentes de proyectos y los líderes empresariales siempre han tenido el privilegio de utilizar las herramientas más nuevas para administrar los riesgos y superar los obstáculos.

Del mismo modo, con la mejora que llega a la IA en la gestión de proyectos, ayudará a los gerentes a definir proyectos, planificar con datos más precisos e informar en menos tiempo. Con el análisis de big data, el aprendizaje automático avanzado y la poderosa asistencia digital, obtendrá lo siguiente:

• AI puede recopilar y procesar historias de usuarios y descubrir el problema, los puntos débiles, la consistencia y las complejidades. AI también los analiza y facilita la toma de decisiones al definir un proyecto, planificar e informar.
• Las herramientas de IA simplifican la evaluación de grandes conjuntos de datos, programan procesos, redactan planes y le informan los recursos necesarios para la realización del proyecto.
• Cuando su base de datos de gestión de proyectos impulsada por IA se fortalece, puede producir informes automatizados con datos en tiempo real y realizar un seguimiento de todo con menos esfuerzo físico o mental.

La mejor ventaja de los informes generados por IA es que están bien detallados, manifiestan un estado claro del proyecto y lo ayudan a descubrir las fortalezas y debilidades de su proyecto y equipo al mismo tiempo.

4. Centrarse más en las pruebas y el software avanzados

Antes de lanzarlo, probar un proyecto es esencial por muchas razones. Los gerentes de proyecto deben comprender si un proyecto en trámite está lo suficientemente listo para recibir una señal verde o no.

Aunque, en este momento, es bastante raro que una empresa ejecute un proyecto de prueba y descubra el potencial. Solo un puñado de megaproyectos aprovechan esta oportunidad. Además, exige un gran presupuesto y alcance que la mayoría de las empresas pueden encontrar inconveniente.

Sin embargo, con el avance de la tecnología de IA, las herramientas de prueba de proyectos estarán más disponibles para las empresas. Eventualmente, esta será una tendencia para que los gerentes de proyectos prueben un proyecto antes de iniciarlo, con software y herramientas impulsados ​​por IA.

Las pruebas permitirán a los gerentes de proyecto comprender el posible costo, las debilidades, las fortalezas y las posibilidades. Todo el proceso influirá en la toma de decisiones, el presupuesto y los aspectos de gestión.

La IA en la gestión de proyectos va de la mano por un futuro mejor

AI está aquí para ayudar, al menos el presente indica una señal verde. La inteligencia artificial es todo para hacer que la gestión de su proyecto sea mucho más fácil y efectiva. Pero lo crucial sería el proceso de adopción. Si no estás preparado para ello, debes soportar las deficiencias.

Entonces, ¿cuál debería ser tu primera prioridad en este momento en un mundo que pronto será revolucionado por la inteligencia artificial? La respuesta es simple: preparación y entrenamiento adecuado.

En primer lugar, debe ayudar a su equipo a aprender IA, cómo funciona Big Data y cómo trabajar con el aprendizaje automático y el análisis de una mejor manera.

La segunda cosa es la transformación de datos. Si tiene una empresa que tiene un archivo de datos analógicos, o una base de datos digital pero antigua, ya es hora de actualizarlos, reducir la carga de datos innecesarios y crear un centro de información completamente nuevo. Esto lo ayudará a usted y a su equipo a una sólida preparación para el nuevo amanecer de la gestión de proyectos en la era de la inteligencia artificial.

Estar listo y abierto a los cambios es el paso más inteligente que puedas imaginar por ahora.