Ejemplos de texto de confirmación de cita y consejos para escribir uno

Casi todas las personas con las que interactuamos tienen un teléfono, incluidos sus clientes. Para algunas empresas, un recordatorio de cita es vital para reducir la tasa de ausentismo. Los teléfonos pueden ser una forma excelente de enviar estos recordatorios.

La confirmación de citas es importante si tienes un salón de belleza, centro de salud o negocio que preste algún servicio que requiera cita previa. Esto te ayudará a optimizar recursos y ahorrar tiempo . Pero, ¿cómo se puede implementar la confirmación de citas?

Hoy en día, nadie tiene tiempo para llamadas telefónicas que confirmen sus citas, por lo que los mensajes de texto de recordatorio de citas pueden ser una buena opción.

Al principio, algunos pueden pensar que enviar mensajes de texto carece de personalidad. Si se ha preguntado acerca de esto, es importante tener en cuenta que los mensajes de texto se pueden personalizar para que coincidan con el tono de su marca , negocio o servicio .

Afortunadamente, hay muchas plantillas de recordatorio de citas que puede usar para incorporar mensajes de texto en su negocio sin problemas. Eche un vistazo a los siguientes consejos para crear excelentes opciones de texto de confirmación de cita.

Textos de confirmación de cita: ¿Qué son?

Varias citas de ausencia pueden afectar negativamente a su negocio. Cada uno le cuesta tiempo, recursos y dinero. Una razón común por la que las personas pierden citas es simplemente el olvido, y esto se puede resolver fácilmente con mensajes de texto recordatorios.

La tasa de ausencias puede minimizarse, si no eliminarse por completo, con mensajes SMS. Estos se envían unos días o incluso horas antes de una cita , para que la persona pueda confirmar, cancelar o reprogramar. Todo lo que tienen que hacer es seguir un enlace, y esto le ahorra muchos problemas.

Las empresas basadas en servicios en varios campos siguen este enfoque, como los servicios médicos y veterinarios, los dentistas y los salones de belleza, por nombrar algunos.

Los recordatorios de citas por SMS pueden ser simples o complejos, como podemos ver en los siguientes ejemplos:

Recordatorio SMS sencillo:

"Hola. Este es un recordatorio rápido de su cita de corte de cabello hoy a las ”.

Recordatorio de SMS complejo:

“¡Hola, Sofía! Queremos recordarle su sesión de kinesiología con el Dr. Hopeson hoy a las 2 pm Si desea reprogramar su cita, haga clic aquí.”

Ahora, es importante que establezcas el objetivo de tus recordatorios por SMS . No está tratando de vender y no está tratando de involucrar a su cliente con su marca; solo necesita que confirmen o reprogramen para que pueda planificar con anticipación.

Si sabe que una persona no se presentará, puede usar este tiempo para otras tareas y optimizar el flujo de trabajo de su negocio.

Fuente de imagen

Cómo Crear Textos de Confirmación de Cita Efectivos: Sugerencias y Consejos

Los textos de recordatorio deben tener cierta información, como la fecha de la cita. Es importante que el cliente reciba la información necesaria sobre sus citas y una llamada a la acción animándole a confirmar .

Aquí hay algunos consejos de texto de recordatorio de citas que pueden ser útiles al crear el suyo propio.

Personalice su recordatorio de cita: agregue el nombre del cliente

Los mensajes de texto SMS son más personales que una llamada telefónica o un correo electrónico, ya que así es como las personas se comunican con amigos y familiares. Por lo tanto, recomendamos comenzar con “Hola, John”, si su negocio es informal. Si desea optar por un enfoque más formal, siempre puede elegir "Hola, John Smith".

El tono no debe ser el mismo para un salón de belleza, un consultorio médico o una firma financiera. Sin embargo, en cada caso, debe dirigirse al cliente por su nombre . Esto proporciona un toque personalizado que lo ayudará a mantener su índice de asistencia al máximo.

Entonces es el momento para el resto de la información. Lo que agregará y cómo hacerlo se describe en las siguientes secciones.

Preséntese correctamente

Incluso si una persona ha reservado su servicio, no significa que sepa quién es usted solo por el mensaje de texto. Es posible que no tengan su número registrado entre sus contactos. Además, es posible que tengan citas con otros proveedores.

Por lo tanto, no es una pérdida de tiempo agregar el nombre de su empresa a su recordatorio de cita . Por lo tanto, el cliente puede reconocerlo fácilmente y es menos probable que descarte su mensaje.

Recopile una suscripción

Antes de enviar mensajes de recordatorio de citas, asegúrese de que la persona le haya dado su consentimiento. Puede recopilar suscripciones para recibir mensajes de texto de varias maneras; los clientes pueden llenar un formulario digital o uno impreso en persona. Por lo general, en el momento del registro, hay una casilla de verificación de aceptación.

Además, asegúrese de cumplir con las normas de confidencialidad vigentes y no envíe información ao de terceros u otras empresas.

Incluya Toda la Información Sobre la Cita: Fecha, Hora y Lugar

Cada mensaje de confirmación de cita tiene el mismo objetivo: recordar a los clientes el lugar, la hora y la fecha de su cita . Aunque seguramente así se estipuló en el momento de la reserva, desconocemos si la persona ha conservado todos los datos. Por lo tanto, es una buena idea incluir al menos esta información sobre la próxima cita. El siguiente ejemplo habla por sí mismo:

"Hola, Juan. Esto es para recordarle su cita mañana a las 2 pm con el Doctor Hopeson en el Hospital General, ubicado en 1267 24th street, segundo piso”.

Confirmar detalles importantes

En este punto, hay que tener cuidado. No desea cargar a los clientes con detalles innecesarios, pero debe brindarles la información básica.

Por ejemplo, infórmeles si deben llegar 10 minutos antes , si deben registrarse en la recepción o si deben traer algún documento importante .

Asegúrese de que sus recordatorios de citas por SMS sean concisos pero informativos.

Anime a sus clientes a confirmar citas

Además de la opción de confirmación, los clientes deberían poder cancelar o reprogramar fácilmente . Agregue un enlace para que puedan hacer esto sin problemas, evitando llamadas telefónicas y correos electrónicos aburridos.

Al manejar la reprogramación de esta manera, ahorra muchos recursos. Los mensajes de texto son más fáciles de manejar para el personal que los recordatorios de llamadas telefónicas, porque no es necesario que estén disponibles de inmediato para responderlos.

Con los mensajes de texto de recordatorio, los recepcionistas pueden manejar muchas más solicitudes a la vez a medida que ingresan.

Aquí hay un ejemplo de mensaje de texto de recordatorio de cita:

“Querida Mary, este mensaje es para confirmar tu cita de masaje el miércoles 8 de junio en nuestra sucursal de Hartford. Para cancelar o reprogramar, por favor haga clic aquí. De lo contrario, presione 'A' para confirmar”.

Incluir un botón para darse de baja

Si bien los recordatorios de texto son útiles, no todos prefieren este método. Asegúrese de que los clientes tengan la opción de darse de baja si no desean recibir más recordatorios de citas por SMS.

Incluir contactos de atención al cliente

No olvide incluir un número de teléfono para atención al cliente. Incluso si pueden responder al SMS, algunos clientes pueden sentirse más cómodos si tienen a alguien a quien llamar si necesitan ayuda . El siguiente ejemplo ilustra bien esto.

“Querida Mary, tienes una cita el miércoles 8 de junio en la sucursal 'Healthy and Happy' de Hartford. Responda para responder o reprogramar llamando a nuestra oficina: (111) 456-7890”.

Use el mejor complemento de reserva para su sitio

Mantenerse organizado nunca ha sido tan fácil.

Ahora puede administrar su negocio y hacer crecer su marca con un único y poderoso complemento de reserva de WordPress que mantiene todas sus citas en línea, sus clientes organizados y su negocio en auge.

Amelia es perfecta para propietarios de negocios que necesitan optimizar su experiencia de reserva tanto para su personal como para sus clientes.

Amelia se encarga de todo por ti.

Incluso puede tener notificaciones por correo electrónico y notificaciones por SMS para que nadie se olvide de sus reservas de citas.

Para reservar una cita, la interacción completa del usuario requiere unos pocos clics con este complemento de WordPress. Además, con él puedes aceptar pagos a través de PayPal y Stripe, perfecto para aquellos que quieren pagar por adelantado para reservar citas.

Como propietario de un negocio, puede monitorear los KPI en el panel de control de WordPress y analizar otros datos importantes para controlar su negocio. Amelia es un complemento de calendario de reserva sencillo y sensato y una opción increíble para aquellos que desean una solución las 24 horas para su sitio de WordPress.

¿Quieres saber más? Echa un vistazo a las increíbles funciones de Amelia para ver lo que te estás perdiendo.

Ejemplos de texto de recordatorio de cita

En esta sección encontrará ejemplos de texto de confirmación de cita para diferentes industrias.

Prácticas Médicas _ _

“ Hola, Julián. Este mensaje es para recordarle su cita el 9 de junio a las 2 pm Esta consulta está reservada especialmente para usted y el Dr. Hopeson. Si necesita cancelar, hágalo con 48 horas de anticipación enviando un mensaje de texto o llamando a este número”.

"Hola Mary. Ha sido invitado a una entrevista en nuestro centro 'Healthy and Happy' en 350024th street. Si tiene alguna pregunta, llame al (1111) 567-890. Patricia.”

"Hola susan. Recuerde su cita con el Doctor Hopeson en el Memorial Hospital el 10 de junio a las 2 p. m. Envíe un mensaje de texto CONFIRMAR o CANCELAR y DETENER para terminar ”.

“ Recuerde su cita con el Dr. [apellido] el [fecha y hora] en [lugar]. Háganos saber con anticipación si desea cancelar o reprogramar. [Nombre de la empresa y datos de contacto].”

“Soy [nombre del recepcionista] de [nombre de la clínica] para recordarle su cita para un [procedimiento] con el Dr. [apellido] el [fecha y hora] en [dirección]”.

“Su cita con el Dr. [apellido] es mañana a las [hora]. Por favor, asegúrese de llegar 10 minutos antes. Reprograme o cancele enviando un mensaje de texto [palabra clave/dígito] ”.

dentistas

“¡ Hola, Sara! Tu cita con nuestra higienista dental es mañana a las 2 pm en nuestra sucursal de Woodbury Lane. Para reprogramar, simplemente haga clic aquí [enlace]”.

“Querida Mary, ¡felicidades por elegir una sonrisa blanca y brillante para esta temporada! Los estaremos esperando el 15 de junio a las 3pm en nuestra sucursal de Rangerly en calle 24 3500. No dude en cancelar o reprogramar su cita llamando o enviando un mensaje de texto a este número”.

“Querida María Johnson. Tiene una cita en el Lincoln Dentist Center para un procedimiento de blanqueamiento. Lo esperamos el 13 de junio a las 2 pm Si no puede asistir, llámenos al (111) 567-890 para cambiar la fecha y la hora de su visita”.

Salones de belleza

“¡ Hola Julia! Esta es Tiffany del centro Beauty for the Soul. Recibí su solicitud de masaje el 10 de junio a las 5 pm ¡Esperamos su visita! Para evitar cargos por no presentarse, asegúrese de informarnos si necesita reprogramar . Llame a este número para reprogramar o cancelar”.

“Hola Josefina. Estás reservado para un corte de cabello en el salón Beauty for the Soul el 14 de junio a las 10 am ¿Necesitas reprogramar? ¡Llame al (111) 567-890 y háganos saber un horario más adecuado para usted!”

“Natalia, gracias por reservar un corte de cabello en nuestro salón Beauty for the Soul. Está programado para el 06.06.22 a las 2 pm T exja CANCELAR o CONFIRMAR . Para reprogramar, llame a nuestra oficina al (111) 555-55555. Envía STOP para terminar”.

“¿Estás lista para lucir más bonita? Estás reservado para una sesión de depilación láser mañana a las 3 p. m. ¡Nos vemos mañana!”

“Buenos días, Kate Miller. Esta es Sarah Michelle del salón Beauty for the Soul. Está programado para un corte de cabello con Natalia Coleman el 16 de junio a las 3 p. m. Si tiene alguna pregunta sobre esta cita, responda a este mensaje”.

veterinarios

“ Estimado [nombre], [nombre de la mascota] tiene una cita programada con el Dr. [apellido] el [fecha y hora] el [dirección]. ¡Por favor confirma tu asistencia!"

"¡Hola! [Nombre de la mascota] está programado para el seguimiento de la cirugía de [su/su] mañana a las 2 pm Nos vemos allí. ¡Llame si desea reprogramar y evitar multas por no presentarse!”

"Cookie tiene una cita de cirugía en Willbourg Veterinarians el 10 de junio a las 10 a. m. Responda Sí para confirmar o AYUDA para obtener más opciones ".

“¡ Hola, Sara! ¡Te esperamos a ti y a Frido mañana para su baño! La cita es a las 11 am ¿Necesitas hacer algún cambio? Por favor llámenos al (111) 444-4444. ¡Nos vemos mañana!”

Bancos

“ Sr. Brooks, este es un mensaje con respecto a su cita en el Banco Central el 1 de julio a las 9 am. Si desea reprogramar o cancelar, llame a este número. Escriba DETENER para terminar”.

“¡Buenos días Katherine! Este es un breve recordatorio de su consulta financiera en el Banco Central en 3478 calle 24. Su cita es el 1 de julio a las 10 a. m. Envíe un mensaje de texto con SÍ para confirmar o llame a este número para reprogramarla”.

"Hola Jason. Tienes una cita con nuestro asesor de inversiones, John Smith, el 24 de junio a las 9 am Te estará esperando en su oficina en la sucursal Central, segundo piso. Responda para reprogramar o cancelar”.

“¡Buenos días, [nombre de pila]! Tiene una cita el [fecha y hora] en nuestra [nombre de la sucursal] en [dirección]. Envíe SÍ para confirmar o llame a este número para reprogramar”.

Entra Fitness C

“ ¡Hola, [nombre de pila]! Este es un recordatorio rápido de su sesión de entrenamiento de dos horas programada para mañana a las 5 pm ¡Llámeme si tiene alguna pregunta! [Nombre del entrenador personal]”.

“Hola, [nombre], soy [nombre del entrenador personal] en [nombre del gimnasio]. Envíe SÍ para confirmar su cita el [fecha y hora]. ¡Hasta entonces!"

Misceláneas

“ Hola, [nombre del cliente]. Envíe un mensaje de texto SÍ para confirmar su cita para la lección de manejo el [fecha y hora]. Para cancelar, responda NO. Para reprogramar , haga clic en [enlace] ”.

“ [Nombre de la empresa] ha recibido su solicitud de mantenimiento completo del vehículo. El mantenimiento durará [duración] y está programado para [fecha y hora] en [dirección]. Responda CONFIRMAR si puede asistir a esta cita o AYUDAR si necesita reprogramarla”.

“¡Hola, Sofía! Le reservamos una cita de evaluación de la propiedad el 2 de julio a la 1 p. m. Envíe un mensaje de texto con SÍ para confirmar. Teléfono: (111) 444-4444. Julia Thompson”.

“Hola, [nombre], su cita con [nombre de la empresa] el [fecha y hora] está confirmada con el número [número de registro]. Puede cancelar esta cita a través de nuestra página web. Envía STOP para cancelar la suscripción”.

Educación

“ Hola Kevin. Responda SÍ para confirmar sus sesiones de consultoría profesional el [fecha y hora] en [nombre de la empresa] . Si necesita ayuda, responda a este mensaje”.

“Buenos días, [nombre]. Tienes una clase de guitarra de [duración] con [nombre del profesor] ​​el [fecha y hora]. El maestro lo estará esperando en [nombre de la sucursal]. Responda OK para confirmar, o responda este mensaje para reprogramar”.

“La sala de ensayo número [número de sala] está reservada para [nombre y apellido] el [fecha y hora]. Para evitar posibles multas, respete las reglas adjuntas en el tablero y deje el lugar limpio y ordenado”.

Negocios minoristas _

“ ¡Hola, Laura! Recibimos su confirmación de asistencia para nuestra gran venta el 18 de junio a las 5 p . m _ en nuestra sucursal principal! ¡Esperamos que encuentre todo lo que necesita, y nos vemos allí!”

“Mary Rivero tiene programada una prueba de vestido con [nombre de la empresa] el [fecha y hora]. Te estaremos esperando en nuestra sucursal principal ubicada en [dirección]. ¡Por favor, no nos dejes colgados! Responda a este mensaje para cualquier cambio en su reserva.”

Conclusión: ¿Cuál es el mejor texto de confirmación de cita?

Puede optar por utilizar cualquiera de estas plantillas o escribir su propio texto de confirmación de cita. Lo importante es tener siempre presente el objetivo: reducir las ausencias.

Es importante recordar que el envío de recordatorios de citas no es garantía de asistencia al 100%, pero seguro que reducen los índices de ausentismo.

Al escribir mensajes de texto para confirmar la próxima cita, optimiza su flujo de trabajo y hace un mejor uso de sus recursos. Además, los textos de recordatorio son excelentes formas de mantener a tu audiencia comprometida con tu marca.

Si disfrutó leyendo este artículo sobre consejos y ejemplos de texto de confirmación de citas, también debe leer estos:

• Cómo lidiar con las citas canceladas y reducir las ausencias
• ¿El mejor libro de citas de salón para ti? Mira estas opciones
• ¿Citas de reserva doble? He aquí cómo evitar eso