Las mejores plantillas de correo electrónico de citas que debe usar
Publicado: 2023-03-23Siempre que desee programar, confirmar, reprogramar, cancelar o simplemente recordarle a alguien sobre la próxima cita, debe enviar un correo electrónico de reunión adecuado. Dado que cada correo electrónico tiene sus reglas y recomendaciones de formato, es mejor tener una plantilla de correo electrónico de cita de fácil acceso para usar cuando la situación lo requiera.
Este artículo le brindará los mejores consejos sobre cómo escribir un correo electrónico de cita perfecto, así como también le brindará una serie de plantillas que pueden ser útiles.
Formato de correo electrónico de programación de citas
Para solicitudes de reunión o correos electrónicos de recordatorio de citas, la simplicidad y la formalidad simple son clave.
Siempre comience con una línea de asunto útil, para que la persona que recibe su correo electrónico sepa inmediatamente de qué se trata.
Luego, transmita su mensaje en un tono directo y cortés. Para finalizar su correo electrónico, agregue un llamado a la acción e incluya sus datos de contacto, junto con un saludo cálido y profesional.
la línea de asunto
Las líneas de asunto a menudo se subestiman, pero son uno de los elementos más vitales en un correo electrónico. Dicho esto, siempre deben ser concisos e informativos.
Cuando escriba un correo electrónico de solicitud de reunión , use una línea de asunto simple como " Solicitud de reunión " o " Solicitud de cita ".
Los correos electrónicos de recordatorio son cruciales para reducir las ausencias. En este caso, puede escribir “ Recordatorio de cita para (fecha/hora)” o “ (fecha/hora) Correo electrónico de confirmación de cita”.
El correo electrónico de confirmación perfecto necesita una línea de asunto con propósito. Una opción es " Confirmación de la cita (de servicio) el (fecha/hora)". También puede usar “ (fecha/hora) Mensaje de confirmación de cita”.
El cuerpo
Siempre comience el correo electrónico de su cita con un saludo cortés, como lo haría en una conversación normal. Ser cortés es primordial ya sea que esté escribiendo a clientes potenciales, un nuevo cliente u otro negocio.
Utilice un saludo formal como " Estimado " seguido del nombre del destinatario. Si desea un correo electrónico de solicitud de reunión menos formal, comience con " Hola " o " Hola ".
Si está enviando un correo electrónico de solicitud de reunión , debe presentarse brevemente y explicar el motivo por el que se comunica con ellos. Incluya detalles sobre la fecha, la hora y el lugar de la reunión.
Dado que es posible que sus horarios no se alineen, agregue varias opciones para que la persona elija según su conveniencia. Puede usar una tabla o viñetas para esto.
Otra estrategia es ofrecer al destinatario la oportunidad de sugerir una fecha y un lugar que se adapte a su horario.
Si está escribiendo un correo electrónico de confirmación , también querrá incluir los detalles más importantes de la cita, para que sus clientes/socios comerciales puedan tener esta información disponible en cualquier momento.
Para un correo electrónico de recordatorio , incluya todos los detalles de la reunión y enfatice cómo y cuándo el destinatario puede reprogramar/cancelar su cita.
Conclusión del correo electrónico
Independientemente del tipo de correo electrónico que escriba, su objetivo es recibir comentarios positivos. Por lo tanto, debe incluir opciones viables para que el destinatario del correo electrónico se comunique con usted. Como mínimo, incluya el número de teléfono de su empresa y el correo electrónico del trabajo.
Además, pide respuesta o confirmación de la cita. Si lo hace, aumentará sus posibilidades de éxito.
Luego, puede concluir su mensaje con un cordial saludo y despedida.
Plantillas de correo electrónico de citas que puede usar
- Plantillas de correo electrónico de programación de citas
- Plantillas de correo electrónico de recordatorio de citas
- Plantillas de correo electrónico para cancelar o reprogramar citas
- Plantillas de correo electrónico de ofertas comerciales y de marketing
- Plantillas de correo electrónico de confirmación de cita
- Plantillas de correo electrónico de seguimiento
Plantillas de correo electrónico de programación de citas
Muestra 1:
Querido Señor / Señora. (Nombre del destinatario),
Me comunico con usted para programar una reunión para explorar una posible perspectiva comercial.
Me gustaría encontrarnos el (fecha/hora) en (sugiera un lugar).
¿Esta hora y ubicación funcionan para usted?
Si prefiere otro horario y lugar, por favor hágamelo saber.
Tengo muchas ganas de reunirme con usted.
Gracias,
(Su nombre)
Muestra 2:
Hola (nombre del destinatario),
Me gustaría concertar una cita con usted para (la actividad profesional de la persona).
Creo que sería una excelente oportunidad para acercarse (lo que discutirán durante su visita).
Puede encontrar más información adjunta a este correo electrónico para que la lea antes de que nos reunamos.
Actualmente, mi disponibilidad es en los siguientes días y horas.
(Incluir fechas y horas.)
¿Alguno de estos te conviene?
Atentamente,
(Su nombre)
Muestra 3:
Hola (nombre del destinatario),
Mi nombre es (tu nombre). Le escribo para programar una reunión con usted para discutir (asunto).
La discusión nos brindará la oportunidad de (detallar lo que espera de la reunión).
Actualmente, puedo reunirme en los días y horas que se indican a continuación:
(Incluir fechas y horas.)
Estaría encantado de ir a su ubicación (o recomendar una posible alternativa).
Por favor, confirme la recepción de este correo electrónico y hágame saber qué fecha le conviene más para poder reservarlo.
En cambio, si tiene otro día u hora en mente, envíeme un correo electrónico a (datos de contacto).
Espero tener noticias tuyas y reunirme contigo en breve.
(Su nombre)
Plantillas de correo electrónico de recordatorio de citas
Muestra 1:
Querido Señor / Señora. (Nombre del cliente),
Está recibiendo este correo electrónico de (nombre del proveedor) como recordatorio de su cita en (fecha y hora).
Para reprogramar, responda a este correo electrónico o utilice el siguiente número de teléfono: (número de teléfono comercial).
Las citas perdidas con menos de 24 horas de anticipación pueden incurrir en gastos de hasta una tarifa (valor).
Atentamente,
(Su nombre y puesto en la empresa)
(Nombre del Negocio)
(Dirección de Negocios)
Muestra 2:
Hola (nombre del cliente),
Este correo electrónico es solo un recordatorio rápido de la cita de (nombre del empleado o cargo) en (dirección) para (descripción concisa del objetivo de la visita).
Asegúrese de (acción necesaria para realizar el servicio) antes de la llegada de (nombre del empleado o cargo).
Para consultas y cambios, comuníquese con los siguientes contactos: (número de teléfono comercial y correo electrónico).
¡Gracias y nos vemos pronto!
(Su nombre y puesto en la empresa)
(Nombre del Negocio)
(Dirección de Negocios)
Muestra 3:
Hola (nombre del cliente),
Este correo electrónico es un recordatorio amistoso que confirma su cita para la reunión el (fecha/hora).
Para asegurar su reserva, responda a este correo electrónico de confirmación. Alternativamente, puede llamar al teléfono de la oficina de (nombre comercial): (número de teléfono comercial).
¡Esperamos conocerte pronto!
(Nombre del Negocio)
(Dirección de Negocios)
(Contacto)
Para obtener más inspiración, consulte este artículo que revela aún más plantillas de recordatorios de reuniones y consejos de escritura.
Plantillas de correo electrónico para cancelar o reprogramar citas
Muestra 1:
Querido Señor / Señora. (Nombre del destinatario),
Debido a circunstancias inesperadas, debo cancelar nuestra reunión de negocios para (fecha/hora de la reunión). Lamento informarle tan cerca de nuestra cita establecida y los inconvenientes que pueda causar.
Estoy dispuesto a reprogramarlo para otro momento que nos convenga a los dos.
Atentamente,
(Su nombre)
Muestra 2:
Hola (nombre del destinatario),
Desafortunadamente, tendré que reprogramar nuestra reunión. Utilice el siguiente enlace para seleccionar otra fecha/hora conveniente para usted.
(Incluya un enlace al sitio web con opciones de reprogramación).
Aprecio tu comprensión.
Atentamente,
(Su nombre)
Plantillas de correo electrónico de ofertas comerciales y de marketing
Muestra 1:
Querido Señor / Señora. (Nombre del cliente),
Agradecemos su consulta sobre el tutorial del producto. Estoy disponible para concertar una cita para discutir todas sus preguntas.
Haga clic en este enlace para programar una fecha/hora:
(Incluir enlace de programación).
Un cordial saludo,
(Su nombre)
(Nombre del Negocio)
Muestra 2:
Hola (nombre del cliente),
¡Espero sinceramente que esté satisfecho con su producto!
En (nombre comercial), buscamos constantemente nuevas formas de ayudar a nuestros clientes a tener éxito.
Estamos ofreciendo una actualización a su plan actual, que creo que podría satisfacer sus necesidades mejor que el que está usando ahora. Házmelo saber y estaré encantado de enviarte más información al respecto por correo electrónico.
Si desea programar una reunión para discutir esta oferta en persona, haga clic en el siguiente enlace.
¡Espero hablar con usted pronto!
(Su nombre)
(Contacto)
Muestra 3:
Hola (nombre del cliente),
Gracias por contactarnos. ¡Estamos encantados de hablar contigo!
Puede configurar su cita de demostración haciendo clic en este enlace:
(Incluya un enlace al sitio web).
Esperamos conversar con usted en breve.
¡Ten un día maravilloso!
(Su nombre)
(Nombre de empresa)
Plantillas de correo electrónico de confirmación de cita
Muestra 1:
Querido Señor / Señora. (Nombre del cliente),
Estoy enviando este correo electrónico de confirmación de su próxima cita el (fecha/hora) con (nombre del miembro del personal).
No dude en ponerse en contacto para consultas o modificaciones.
Atentamente,
(Su nombre)
(Tu contacto)
(Nombre del Negocio)
Muestra 2:
Hola (nombre del cliente),
Este mensaje es un recordatorio amistoso de su cita (de servicio) con (nombre del proveedor) en (ubicación) el (fecha/hora).
La respuesta a este correo electrónico confirma su hora programada.
Utilice el siguiente contacto (número de teléfono comercial) o correo electrónico (dirección de correo electrónico) para preguntas o modificaciones.
Atentamente,
(Su nombre)
(Nombre del Negocio)
Si desea obtener más información, eche un vistazo a esta guía paso a paso sobre cómo escribir un excelente correo electrónico de confirmación de cita.
Plantillas de correo electrónico de seguimiento
Muestra 1:
Querido Señor / Señora. (Nombre del destinatario),
Soy (su nombre y cargo) en (nombre comercial). El motivo por el que me pongo en contacto con usted es para dar seguimiento a nuestra cita y responder a cualquier consulta que pueda tener sobre (el tema tratado).
Estoy disponible para programar una reunión rápida para discutir sus planes y explorar cómo (nombre comercial) puede ayudarlo.
Atentamente,
(Su nombre)
(Nombre del Negocio)
Muestra 2:
Hola (nombre del destinatario),
Disfruté nuestra conversación de hoy y me gustaría sugerir discutir los objetivos de (nombre comercial) en nuestra próxima cita.
Puede acceder a mis horas disponibles en el siguiente enlace y reservar una fecha y hora convenientes.
(Incluir enlace al sitio web).
Por favor, envíe cualquier pregunta que tenga a esta dirección de correo electrónico de antemano.
Un cordial saludo,
(Su nombre)
Entonces, ¿cuál es la mejor plantilla de correo electrónico de cita para usted?
Este artículo compartió 15 ejemplos de plantillas de correo electrónico sencillas que puede usar para todas sus necesidades relacionadas con citas, incluidas solicitudes especiales y correos electrónicos de seguimiento.
Admitimos que los correos electrónicos de programación de citas pueden ser desalentadores al principio. Pero una vez que comprenda sus mejores prácticas, verá por qué son valiosas para las empresas.
Y lo que puede ser aún más valioso es automatizar el proceso de envío de correos electrónicos de citas.
Amelia es un complemento de reserva de WordPress que le permite automatizar completamente las notificaciones que envía tanto a sus clientes como a sus empleados. Entonces, no importa qué tipo de correo electrónico sea, Amelia lo manejará por usted.
Vea lo fácil que es configurar notificaciones por correo electrónico y pruébelo usted mismo: