Cómo la automatización en la gestión de proyectos puede ayudar a que su negocio crezca más rápido

La automatización en la gestión de proyectos está llegando al nivel más nuevo de efectividad.

Las empresas de todo el mundo lo están adoptando principalmente por dos razones. Uno, la automatización le ahorra mucho tiempo. Dos, agiliza sus tareas y el proceso de ejecución.

Como resultado, más del 90 % de las organizaciones creen que la automatización es crucial para la transformación del negocio. Sin embargo, solo el 67% de ellos pudo implementarlo con éxito.

La voluntad está ahí. Pero, ¿qué hace que los gerentes de proyectos se lo piensen dos veces antes de adoptar la automatización? La posible respuesta radica en comprender todo el asunto.

Y estamos aquí para ayudar. En este blog, le mostraremos qué es la automatización de la gestión de proyectos, su importancia y cómo adoptarla para su proyecto, además de consejos de expertos.

Comencemos con la definición primero:

¿Qué es la automatización en la gestión de proyectos?

La automatización es un proceso de trabajo en el que se minimizan los aportes humanos en una tarea y se improvisa la mecanización.

Eso significa que la automatización ayuda a los humanos a reducir la carga de trabajo y realizar una tarea automáticamente, bueno, tanto como sea posible. Incluso un proceso de automatización completo necesita orientación humana.

Por lo tanto, el software de gestión de proyectos automatizado puede ejecutar las tareas básicas de su proyecto automáticamente y funcionar siguiendo su comando previo.

Por ejemplo, si tiene un software de administración de proyectos automatizado, puede configurar el proceso para monitorear el progreso de tareas específicas de un equipo.

Puede ver quién está haciendo qué y cuánto ha progresado su equipo en un momento dado. Cada vez que se realiza una subtarea, el software le notifica o también le envía un mensaje de actualización.

El objetivo de la automatización en la gestión de proyectos es evitarle tareas administrativas repetitivas y centrarse en las cosas más valiosas para mejorar su proyecto como gestor.

¿Por qué es importante la automatización para la gestión de su proyecto?

Los proyectos tienen plazos, presupuestos y un conjunto de objetivos alcanzables. Un gerente necesita hacer todas las cosas de la manera correcta, mantener las cosas en su lugar sin problemas y hacer una distribución adecuada y pautas para el logro.

Uno de los trabajos principales de un gerente de proyecto es asignar miembros del equipo para diferentes subtareas y observar el progreso. Y luego siga resolviendo los problemas y haciendo más mejoras hasta que se alcance la meta.

Entonces, en este proceso espontáneo, ¿dónde se encuentra la automatización? Se erige como un puente entre los gerentes y tareas más simples pero cruciales como el seguimiento del tiempo, la programación, la presentación de informes, el seguimiento del progreso, etc.

Entonces, las principales razones para optar por la automatización de la gestión de proyectos son:

• Ahorro de tiempo para desafíos más grandes y experiencias gratificantes de gestión de proyectos
• Mejores transiciones entre las etapas de los flujos de trabajo
• Reduce las tareas manuales y posibilidades de errores en tareas más sencillas
• Genere con precisión informes y estado de progreso

Bueno, vamos a por situaciones que te pueden llevar a adoptar la automatización en tu proyecto.

Cuándo adaptar la automatización en la gestión de proyectos

Antes de optar por un software de automatización para administrar su proyecto, hay ciertas preguntas a las que debe encontrar la respuesta. Échales un vistazo a continuación:

• ¿Cuáles son las tareas que requieren un esfuerzo repetitivo de los miembros de su equipo?
• ¿Ha descubierto las tareas manuales y que consumen más tiempo en su proyecto?
• ¿Está su proceso de trabajo bien documentado y mapeado?
• Si su proceso de gestión de proyectos no está optimizado, ¿cómo superarlo?

Después de resolver la respuesta a estas preguntas, comprenderá fácilmente si necesita automatización en la gestión de proyectos o no.

El papel del software automatizado no reemplaza el esfuerzo humano, bueno hasta ahora. Su objetivo es fortalecer su progreso y disminuir su carga de trabajo.

6 Beneficios de la Automatización en el Software de Gestión de Proyectos

Bueno, si implementa la automatización en la gestión de proyectos, ¿cuáles son los principales beneficios que obtendrá? Hemos solucionado esto por ti. Echar un vistazo -

1. Más productividad

¿La automatización aumenta su productividad general? Es una pregunta común que le gustaría hacer.

La respuesta también es sencilla. Sí. Cuando implemente la automatización, su horario de trabajo será más efectivo, no tendrá que preocuparse por una tarea que está preestablecida con una acción automatizada hasta que verifique el progreso.

Cuando tenga un software de gestión de proyectos automatizado, no necesitará ningún recurso adicional. El proceso será más ágil y ágil, y tu equipo podrá hacer más en poco tiempo, y también habrá tiempo para reflexionar y corregir el error.

2. Descarga tu tarea de rutina

Supongamos que necesita criticar a cada uno de los miembros del equipo sobre el progreso del trabajo todos los días. Pero esto va a ser una tarea rutinaria, aburrida y que requiere mucho tiempo. La automatización está diseñada para descargar estas tareas aburridas por usted.

El software de gestión de proyectos automatizado puede ser de gran ayuda con respecto a las tareas recurrentes y los problemas administrativos. Algunos de ellos son -

• Mantenga a la gente recordada sobre los plazos
• Comprobación del progreso de las tareas
• Envío de informes de proyectos a los miembros asignados, etc.

La descarga de tareas rutinarias le ahorrará mucho tiempo y trabajo. Esto permite un trabajo más efectivo.

3. Comunicación optimizada

Más del 30% de los proyectos fallan debido a la mala comunicación en el equipo. Si no puedes establecer un proyecto de comunicación ininterrumpido, muchos aspectos y posibilidades de tu proyecto no podrán materializarse.

En este caso, la automatización en la gestión de proyectos hubiera sido una gran solución. Si tiene un administrador de proyectos automatizado, el software debe permitir la comunicación interna a través de notificaciones, mensajes, comentarios y servicios de correo electrónico automatizados.

Por ejemplo, si tiene WP Project Manager, la plataforma puede permitirle enviar fácilmente mensajes y notificaciones automáticas a todos los equipos, canales y proyectos.

4. Integración de soporte

La mayoría del software de gestión de proyectos automatizado admite integraciones de terceros. Y necesita esas integraciones para potenciar sus proyectos y lograr el objetivo.

Eso significa que la automatización en la gestión de proyectos puede convertir su proceso de gestión de proyectos en un mecanismo sólido de un conjunto diferente de herramientas que trabajan juntas para su éxito.

WP Project Manager admite muchas integraciones y módulos para facilitar la gestión de su proyecto. Puede usar un rastreador de tiempo, un diagrama de Gantt o un administrador de subtareas para acelerar su proceso.

5. Realice un seguimiento de su proyecto y revíselo para tomar mejores decisiones

Cuando todas sus tareas y subtareas estén distribuidas, progresadas y completadas en un solo lugar, será más fácil generar un informe detallado. La automatización le ahorra mucho tiempo al crear hojas de informes manuales y mucho menos el proceso de análisis.

Por lo tanto, puede averiguar fácilmente cómo les está yendo a los miembros de su equipo, si las subtareas y los proyectos cumplieron con los plazos y analizar el informe de crecimiento para tomar una decisión más viable.

Además, puede realizar un seguimiento de todos y cada uno de los miembros del equipo y cómo lo están haciendo. Si ve algún problema, será más fácil resolverlo y consultar con los miembros de su equipo a tiempo o al instante.

6. Mejore la calidad de las tareas para lograr los objetivos

Por último, pero no menos importante, la automatización de la gestión de proyectos simplemente mejora la calidad de su proyecto. Porque, cuando implementa software automatizado, se hace cargo de todas sus micro tareas en un solo lugar, mantiene la coherencia y le brinda actualizaciones e informes de proyectos simultáneos.

En general, puede ver el panorama general desde su tablero y pensar más sobre cómo mejorar aún más. Cuando todas sus pequeñas tareas y rutinas recurrentes estén bien administradas desde una sola plataforma con las integraciones necesarias, puede involucrarse en tareas más significativas.

Eso lo lleva a hacer más con eficiencia y lograr más al final del día. La gestión de proyectos bien controlada es lo que necesita para lograr sus objetivos comerciales.

Consíguete un Software para Implementar la Automatización en la Gestión de Proyectos

La automatización es un hecho fácil para la gestión de proyectos del día a día. Si desea implementar una herramienta de gestión de proyectos para automatizar su proceso, debe considerar lo siguiente:

• Presupuesto y alcance: debe elegir un software de automatización de gestión de proyectos que tenga las funciones adecuadas que necesita y que también se ajuste bien a su presupuesto y alcance.
• Buena interfaz de usuario: una buena interfaz de usuario es imprescindible para ayudar a los usuarios tanto como sea posible.
• Fácil programación y planificación de tareas : la gestión automatizada de proyectos necesita funciones sencillas de asignación, programación y planificación de tareas.
• Administrador de tareas: la característica imprescindible de su herramienta automatizada para crear tareas, asignar miembros, seleccionar plazos y realizar un seguimiento del progreso.
• Comunicación: la comunicación en la aplicación es una gran cosa para un administrador de proyectos automatizado. Fortalece el proceso de comunicación para lograr más.
• Gestión de documentos y uso compartido de archivos : la automatización en la gestión de proyectos debería permitir a los usuarios adjuntar archivos descargables y enviar archivos a través de mensajes dentro del equipo.
• Excelente atención al cliente: los softwares son propensos a errores y fallas técnicas. Una herramienta confiable debe tener un servicio de soporte 24/7 para resolver sus problemas.

Por lo tanto, puede optar por WP Project Manager Pro, ya que viene con todas las ventajas y el arsenal necesarios para alcanzar los objetivos de su proyecto.

Preguntas frecuentes sobre la automatización de la gestión de proyectos

Cerrando

La mejor gestión de proyectos combina tecnología y habilidades. En otras palabras, la tecnología intensifica tus habilidades para lograr más.

Entonces, sin duda, la automatización de la gestión de proyectos es la llamada del día para ganar competencia en la gestión de su negocio. Queda la única pregunta, ¿con qué claridad puede tomar una decisión al respecto?

Creemos que ahora comprende la automatización en la gestión de proyectos y una idea clara para que funcione dentro de su proyecto.