Las 7 mejores herramientas de software de gestión de documentos para probar

Los documentos juegan un papel importante en la vida útil de cada negocio y en las operaciones diarias. Es increíblemente importante almacenarlos y protegerlos adecuadamente. Aquí es donde algunos de los mejores software de administración de documentos pueden entrar en juego para ayudarlo a comprender el flujo de trabajo de documentos de su empresa y asegurarse de que no se pierda nada en el proceso.

¿Qué es el software de gestión de documentos (DMS)?

El software de administración de documentos elimina la molestia de almacenar archivos físicos y, en su lugar, los traslada a la nube. Podría ser frustrante pasar horas buscando un documento y luego darte cuenta de que no existía en absoluto. El software de administración de documentos le permite organizar documentos digitales y registros en papel de manera fácil y conveniente.

Si no tiene un software como ese que funcione para usted, podría llevar horas o incluso días recuperar un documento importante, lo que puede ser un gran obstáculo para todo su equipo.

El mejor software hará que el trabajo sea rápido y sencillo. Hay varias opciones en el mercado, y si estás buscando el mejor software de gestión documental, esta guía te ayudará a tomar la mejor decisión en función de tus necesidades.

Cómo elegir el mejor software de gestión de documentos para usted

Es complicado elegir el software de gestión de documentos adecuado para su empresa. Esté siempre atento a las siguientes características cuando preseleccione sus opciones.

El mejor software de gestión de documentos en 2022

Ahora que sabe exactamente qué funciones esperar del mejor software de administración de documentos, veamos las mejores opciones que existen.

1.Microsoft SharePoint

Microsoft SharePoint es probablemente una de las soluciones de este tipo más conocidas que existen, y también uno de los sistemas de administración de documentos empresariales más completos disponibles en la actualidad. Ofrece herramientas que se ajustan a las necesidades de cada negocio. Además de sus capacidades de administración de documentos, puede usar SharePoint para que funcione como la propia intranet "inteligente" de su empresa. Hay aplicaciones disponibles para todos los dispositivos y una buena función para compartir que ofrece una colaboración perfecta. Con OneDrive, también puede sincronizar sus archivos entre la nube y los discos duros locales.

️ Características:

• Seguimiento de actividad
• Gestión de calendario
• Plantillas personalizables
• Gestión de documentos
• Sincronización de datos
• Compartición de archivos
• Plantillas de documentos

Precios:

• Plan 1: $5/usuario/mes con 1 TB de almacenamiento
• Plan 2: $10/usuario/mes
• Office 365 E3: $20/usuario/mes

2. Bitrix24

Bitrix24 es un software de gestión de documentos que utilizan millones de personas en todo el mundo. Está disponible on-premise y en la nube. El software permite la sincronización de archivos, el acceso móvil, el uso compartido de archivos, la unidad personal y de la empresa, la edición multiusuario, la edición sin conexión y más. Está disponible para una prueba gratuita de 30 días.

️ Características clave:

• Controles de acceso
• Panel de actividad y seguimiento
• Alertas/notificaciones
• Generación y almacenamiento de documentos.
• Gestión de documentos

Precios :

• Nube básica: $39/mes
• Estándar: $79/mes
• Profesional: $159/mes
• Prueba gratuita de 30 días disponible

3. Rubix

Rubex de eFile Cabinet es un software de gestión de documentos que ofrece almacenamiento en la nube y una solución eficiente para compartir archivos. Le permitirá a su negocio dejar de usar papel y manejar los archivos de manera eficiente. Rubex es ideal para pequeñas y medianas empresas y le permitirá compartir documentos dentro de la organización y también configurar la retención de documentos. Tiene una buena función de búsqueda, creación de plantillas, flujos de trabajo automatizados y uso compartido de archivos.

️ Características clave:

• Sistema DM de gabinete de archivos electrónicos
• Uso compartido seguro de archivos
• Autenticación de dos factores (2FA)
• Configuraciones de seguridad personalizadas
• Herramientas de cumplimiento
• Integración de Microsoft Office
• Acceso móvil
• Pista de auditoría
• Automatización del flujo de trabajo

Precios:

• Principiante: $15/usuario/mes por 25 GB de almacenamiento
• Ventaja: $30/usuario/mes con 1 TB de almacenamiento pero limitado a tres usuarios
• Business: $55/usuario/mes y 5 TB de almacenamiento

4. Archivos M

M-Files es ideal para pequeñas y grandes empresas en diferentes industrias. El software local basado en la nube incluye características clave, como capacidades de firma electrónica, gestión de permisos, flujos de trabajo automatizados y acceso sin conexión. También cuenta con un buscador que te permitirá buscar documentos fácilmente. También puede buscar el texto del documento usando la herramienta.

️ Características clave:

• Controles de acceso/permisos
• Seguimiento del cumplimiento
• Pista de auditoría
• Herramientas de colaboración
• Plantillas personalizables
• Gestión de contenido
• Clasificación de documentos
• Gestión de activos digitales
• Generación de documentos

Precios:

• Debe ponerse en contacto con M-Files para conocer los precios y también ofrece una prueba gratuita.

5. Regístrese ahora

SignNow ofrece una solución de firma electrónica que le permite firmar, enviar y administrar sus documentos en su dispositivo. Ofrece alta seguridad y es fácil de usar. Le permite agrupar varios documentos en un solo paquete y enviar un documento a varias personas a la vez. SignNow también incluye un registro de auditoría y está basado en la nube.

️ Características clave:

• Pista de auditoría
• Captura de firma móvil
• Plantillas personalizables
• Recordatorios
• Análisis de documentos
• Firma multipartidista
• Seguimiento del progreso de la tarea

Precios:

• Negocios: $8/usuario/mes (pago anual)
• Business Premium: $15/usuario/mes (pago anual)
• Profesional: $30/usuario/mes (pago anual)

6. Control maestro

MasterControl es un sistema de gestión de calidad que también ofrece software de control de documentos como parte de su solución. Es probable que esto ponga fin a sus procesos basados ​​en papel. MasterControl ofrece alta flexibilidad y le permite implementar un sistema de gestión de documentos que funcione para su negocio. Incluye un conjunto de módulos.

️ Características clave:

• Enrutamiento automatizado
• Firma electronica
• Gestión de cumplimiento
• Controles de acceso
• Control de versiones
• retención de documentos
• Conversión de documentos
• Firma electronica
• Conversión de tipo de archivo
• Búsqueda de texto completo
• Archivo de documentos
• Control de versiones
• Controles de acceso/permisos
• Registro de entrada/salida de documentos
• Pista de auditoría

Precios:

• Póngase en contacto con MasterControl para conocer los precios

7. DocuWare

DocuWare es un software muy poderoso que ayuda a enrutar su papeleo y lo dirige a los flujos de trabajo correctos. Puede realizar un seguimiento de las tareas pendientes y obtener registros en un instante. Está dirigido a empresas de todos los tamaños y está disponible en 18 idiomas. DocuWare es compatible con la implementación local y la nube. Incluye funciones como control de acceso, búsqueda de texto, gestión de documentos, firma electrónica, formularios electrónicos, recuperación de archivos y más.

️ Características clave:

• Controles de acceso/permisos
• Archivado y retención
• Herramientas de colaboración
• Plantillas personalizables
• Clasificación y gestión de documentos
• Firma electronica
• Formularios electrónicos
• Búsqueda de texto completo
• Recuperación de archivo

Precios:

Póngase en contacto con DocuWare para conocer los precios; hay una prueba gratuita disponible

Conclusión sobre el mejor software de gestión documental

Algunas de las soluciones de esta lista tienen un enfoque más empresarial (como M-Files), mientras que otras son muy accesibles y se pueden iniciar de manera rápida y económica (como SignNow). Luego, está Microsoft SharePoint, que ha sido el estándar de oro en el mercado durante un tiempo.

Háganos saber lo que piensa de estas mejores herramientas de software de gestión de documentos y cuál es su elección.