Mejores prácticas para administrar sus correos electrónicos comerciales

El correo electrónico se ha convertido en el elemento vital de las comunicaciones comerciales y constituye una herramienta importante para almacenar e intercambiar información. La mayoría de nosotros podría estar de acuerdo en que es imposible realizar nuestro trabajo diario, incluso cada hora, en ausencia de correo electrónico.

Más bien, se envían casi 150 000 correos electrónicos por minuto, y el empleado de oficina general recibe 121 correos electrónicos por día. Si bien requerimos el correo electrónico y dependemos de él, la mayoría de nosotros también nos sentimos intimidados por él.

Es muy común que, debido a malas prácticas de correo electrónico , las personas se salten reuniones o entregas vitales, el trabajo se retrase por falta de comunicación sobre la intención y los plazos, las consultas queden sin respuesta y haya una pérdida de productividad.

Las siguientes son las formas en que un gerente puede introducir las mejores prácticas para la administración de correo electrónico en los negocios, para mantenerse al tanto de todo.

Mejores prácticas

1. Utilice aplicaciones de mensajería

Las aplicaciones de chat en equipo, como Slack, Chat Work o Mattermost, son vitales para preguntas y respuestas breves y específicas que se pueden intercambiar rápidamente. Estos tipos de aplicaciones son útiles para obtener respuestas rápidas y evitar que la información se destruya o se enrede en el correo electrónico.

2. Empleo de foros de empresas y foros de discusión

Para anuncios, detalles y debates de toda la empresa, use foros o paneles de discusión en lugar de correos electrónicos que incluyan cc: todos. Emplear un foro interno o simplemente un wiki mantiene la información de toda la empresa convenientemente accesible, buscable y pública, en lugar de depender de los usuarios individuales para diseñar y utilizar su sistema de referencia.

3. Emplear reuniones en persona

Recuerde que el correo electrónico y la comunicación escrita ocasionalmente confunden el tono y la emoción. Puede parecer anticuado, aunque si un hilo de correo electrónico se descarrila con aclaraciones constantes y consultas de seguimiento, cambie al teléfono, Skype o llame a una reunión en persona.

Ocasionalmente, la comunicación verbal es la mejor manera de construir rápidamente claridad y consenso y construir los siguientes pasos y elementos de acción.

4. Adopte las mejores prácticas de gestión de correo electrónico en el trabajo

El empleo de una variedad de herramientas de comunicación retiene los mensajes correctos en los canales apropiados y disminuye el tráfico de correo electrónico y el desorden de la bandeja de entrada. Sin embargo, también existen excelentes prácticas dentro de los propios correos electrónicos que ayudan a que la comunicación sea breve, más eficiente y más efectiva.

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5. Mejores prácticas para la organización de la bandeja de entrada

La administración de la bandeja de entrada es diferente de una organización de la bandeja de entrada. No puede administrar su correo electrónico de manera eficiente si no puede organizarlo. Los siguientes consejos guían la gama, desde diferenciar sus correos electrónicos entre zonas hasta archivar o eliminar mensajes dentro de carpetas.

• Estructure los correos electrónicos dentro de carpetas categóricas.
• Organice una bandeja de entrada que contenga etiquetas.
• Utilice grupos y filtros en los programas de correo electrónico.
• Utilice diferentes buzones para las comunicaciones internas y externas.
• Diseñe listas blancas y listas negras de correo electrónico.
• Disminuya su número total de carpetas de correo electrónico.
• Ordenar para tachar.
• Tome medidas inmediatas en los correos electrónicos para evitar que se acumule el desorden.

Recuerde que estas funciones en los servicios de correo electrónico están diseñadas para filtrar a través de listas predeterminadas de correos electrónicos que son simplemente spam y aquellos que tienen intenciones comerciales honestas. Después de tener una buena manera de administrar sus correos electrónicos, solo entonces podrá comenzar a manejar su bandeja de entrada con éxito.

6. Administrar correos electrónicos

7. Herramientas para la mejor gestión de correo electrónico

Si está lidiando con la administración de la carga de trabajo de su bandeja de entrada, se pueden incluir aplicaciones o extensiones en su computadora de escritorio o teléfono inteligente para manejar sus correos electrónicos de manera más efectiva. Emplear soluciones tecnológicas para resolver problemas técnicos.
Hay muchas herramientas presentes para ayudarlo a manejar su correo electrónico con más mejoras. Éstos son algunos de ellos:

• Utilice Edison Mail para acceder a múltiples cuentas desde un solo lugar.
• Utilice Google Inbox para unir varias cuentas en un solo lugar.
• Planifique sus respuestas de correo electrónico con Boomerang.
• Diseña y organiza carpetas con SaneBox.
• Utilice FollowUpThen para planificar y monitorear sus respuestas por correo electrónico.
• Evite el correo no deseado y no deseado con MailDrop.
• Combine sus boletines informativos con Unroll.
• Planifique sus cuentas de Gmail usando Sortd.
• Resalte sus correos electrónicos con Siempre Buscar.
• Aumente su productividad en la jornada laboral empleando la automatización de IFTTT.
• Combina tus aplicaciones de calendario, trabajo y mensajería con Mailbird.
• Diviértete eliminando correos electrónicos empleando el juego de correo electrónico.

Mantener la cordura en el asunto de administrar un buzón sobrellenado es una tarea difícil. El uso de herramientas para ayudar a mantenerse a flote puede cambiar las reglas del juego. Tener la tranquilidad de que la información vital no se eliminará si se elimina accidentalmente puede significar la distinción entre un buzón organizado y el caos.

8. Elegir una dirección de correo electrónico profesional

Lo primero que debe hacer es generar una dirección de correo electrónico profesional para su empresa. Ciertamente, podría simplemente pedirle a todo su personal que administre los correos electrónicos de trabajo con sus cuentas. Pero, ¿es eso realmente profesional? Desea sellar la credibilidad de su negocio desde el principio. No se arriesgue a la probabilidad de que los correos electrónicos vitales del trabajo se pierdan en la combinación justo cuando comienza su negocio.

Más bien, debe seleccionar un servicio de correo electrónico comercial que satisfaga las necesidades más elementales de su empresa. Esto consiste en seguridad en línea, administración de contactos, almacenamiento adicional, administración de calendario y otras características útiles. Por ejemplo, Yahoo Small Business proporciona un nombre de dominio gratuito cuando se suscribe a una dirección de correo electrónico profesional.

9. Utilizando Responder vs. Función Responder a todos

Uno de los errores más frecuentes en el correo electrónico es hacer clic en "responder" o "responder a todos" de manera inapropiada.

Supongamos que lo agregan a un correo electrónico de toda la empresa que contempla modificaciones a la política de vacaciones. Desea preguntarle a su jefe si todavía está bien emprender un fin de semana de 4 días en abril, pero sin darse cuenta presiona "responder a todos" en lugar de reaccionar en privado con él. Ahora todos en la oficina están al tanto de una conversación privada entre usted y su gerente. Es incómodo, y no quiere decir que sea una mala etiqueta de correo electrónico.

Por regla general, debe hacer clic en "responder a todos" cuando su reacción sea digna de todos en la cadena. Si su reacción es solo relevante para algunas personas o algo tan simple como un "está bien, suena bien", apéguese a "responder".

10. Incluir una firma

Es esencial agregar una firma a sus correos electrónicos. Esto ofrece información de contacto clave para clientes y socios externos a su empresa. Esto permitirá que su red lo contacte convenientemente si surge algo. Una firma de correo electrónico debe contener su nombre, número de teléfono profesional, cargo y dirección comercial. Algunas personas desean agregar una foto suya o un logotipo de una empresa en sus firmas. Esto es excelente, pero asegúrese de que su firma no tenga más de 4 líneas de texto. Una firma inflada puede distraer a las personas de leer el verdadero contenido de su correo electrónico.

Según su posición y marca, puede ser útil agregar sus enlaces de redes sociales (como Twitter o LinkedIn) en su firma.

11. Haz un cierre simple

Hay muchas maneras de firmar sus correos electrónicos. Algunas de las despedidas más frecuentes incluyen saludos, sinceramente y los mejores deseos. Pocas personas pueden disfrutar experimentando con su cierre en función del estado de ánimo del correo electrónico, y otros se apegan a un solo cierre con respecto a todas las comunicaciones.

Un simple “gracias” será suficiente, según Money. “Gracias” no parece ser rígido o empalagoso. Es relevante para prácticamente todos los tipos de intercambio: puede utilizarlo para completar una nota para cualquier persona, independientemente de su nivel en la cadena de departamento, comando o función en su empresa".

Mejorado aún, "Gracias" recibió una tasa de respuesta del 62% frente al 46% de cierres no agradecidos.

Conclusión sobre la gestión de los correos electrónicos de su empresa

Al utilizar estas sugerencias y mejores prácticas para administrar las prácticas de Administración de correos electrónicos comerciales , podrá enrutar las comunicaciones a través del canal adecuado, comunicándose de manera más rápida y efectiva, y reduciendo el tráfico de correo electrónico. Envíe y reciba correos electrónicos que sean más rápidos de leer, con objetivos claros, aumentando la posibilidad de que los destinatarios reaccionen de manera preferida. controle su correo electrónico, calendario y actividades de manera más efectiva, asegurándose de que está trabajando en las tareas correctas en el momento correcto, aumentando su productividad y asegurando que nada se escape de las grietas en su ocupada bandeja de entrada.