Las 10 mejores herramientas tecnológicas para convertirse en un trabajador productivo

Vivimos en una época en la que todo avanza rápido. Con tantas tareas y compromisos, a menudo resulta extremadamente difícil realizar un seguimiento de todas las reuniones y plazos. Como resultado, la mayoría de los trabajadores rápidamente se sienten abrumados y piensan que nunca hay suficiente tiempo.

Pero en este mundo acelerado, no hay lugar para excusas. Desde que las tecnologías de inteligencia artificial ingresaron al mercado, muchas organizaciones han comenzado a centrarse en cómo hacer más trabajo con una cantidad mínima de empleados. Por lo tanto, no incumplir los plazos repetidamente varias veces puede poner fin gravemente a su carrera.

Se puede ver que muchos empleados mediocres y poco productivos son despedidos. Sin embargo, ahora existen muchas herramientas tecnológicas que pueden ayudarlo notablemente a mantenerse productivo con el tiempo y sacar su mejor esfuerzo. En este artículo, le presentaremos algunas de las mejores herramientas tecnológicas para convertirse en un trabajador productivo.

¡Empecemos!

Funciones obligatorias de una herramienta tecnológica para aumentar su productividad

Al seleccionar una herramienta, hay varias características clave que debe considerar cuidadosamente para verificar si están disponibles. De lo contrario, será sólo una pérdida de tiempo y dinero. A continuación, enumeramos las funciones obligatorias que debe verificar en sus herramientas preseleccionadas.

Panel de descripción general

Un panel de control general es donde se puede ver toda la información relevante. Muestra una instantánea de todas sus tareas, plazos, progreso del equipo e indicadores clave de rendimiento (KPI) en un solo lugar. Si está involucrado en varios proyectos, el panel de descripción general puede ayudarlo a verificar todos sus estados de un vistazo.

Rastreador de tiempo

Un rastreador de tiempo le permite ver cuánto tiempo dedica a varios proyectos, tareas o asignaciones en las que está involucrado. Esto le permite mantenerse concentrado, dejar de perder el tiempo y completar los proyectos asignados a su debido tiempo.

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Diagrama de Gantt

Un diagrama de Gantt es un diagrama del ciclo de vida de un proyecto. Desglosa las tareas y las tareas dependientes, incluidos los plazos para cada una. Es extremadamente útil para proyectos grandes. Porque puede ver fácilmente todo el flujo del proyecto, identificar cuellos de botella y solucionarlos con antelación.

Tablero Kanban

El tablero Kanban tiene relevancia para el diagrama de Gantt. Tiene un panel visual que clasifica las tareas en columnas (Por hacer, En curso y Listo). Como resultado, puede comprobar instantáneamente qué subtareas ya se han completado, cuáles están en curso y cuáles deberían finalizar pronto.

Calendario de tareas

Esta función puede ayudarle a planificar y programar sus tareas según plazos, prioridades y disponibilidad. Una vez que esté planificado y organizado, evitará el pánico del estrés de último momento.

Administrar miembros del equipo

Si es líder o gerente de equipo, uno de sus KPI debería ser qué tan bien puede administrar a sus subordinados. Por lo tanto, la herramienta tecnológica debería tener la capacidad de agregar nuevos miembros para que pueda realizar un seguimiento de sus estados y progreso de trabajo.

Compartir y guardar archivos y documentos

Al gestionar un equipo, es posible que desee compartir recursos valiosos con los miembros del equipo. Seguramente buscarás un canal seguro para hacer esto. Como resultado, busque una herramienta de productividad que le permita cargar, compartir y guardar archivos y documentos.

Informes avanzados con insights

Los informes avanzados con información generalmente se muestran estadísticamente mediante gráficos, gráficos circulares, gráficos de barras, etc., fácilmente comprensibles, para que pueda tomar decisiones basadas en datos rápidamente.

Seguimiento de hitos

De hecho, no se puede comer un elefante entero de una vez, sino bocado a bocado. De manera similar, los grandes proyectos suelen parecer abrumadores. De ahí surge la idea de hitos. Le permite dividir proyectos grandes en tareas más pequeñas y manejables asignadas con el tiempo.

Integración con herramientas útiles

Para simplificar y automatizar tareas, su herramienta de productividad debe estar integrada con herramientas populares. Algunas de esas herramientas podrían ser Slack, correo electrónico, biblioteca CRM, sistema de comunicación, redes sociales, etc.

Las mejores herramientas tecnológicas para convertirse en un trabajador productivo

Es realmente un desafío obtener todas las funciones mencionadas anteriormente en una sola herramienta. Además, también se espera que una herramienta que ofrezca todas estas funciones cueste mucho. Sin embargo, en la siguiente parte de esta sección, le presentaremos las mejores herramientas tecnológicas para convertirse en un trabajador productivo y enumeraremos sus características clave para que pueda elegir la adecuada para usted.

1. Gerente de Proyectos de WP

WP Project Manager es una destacada herramienta de gestión de proyectos basada en WordPress. Obtendrá la mayoría de las funciones anteriores y muchas adicionales en esta herramienta. Debe instalarlo en WordPress para comenzar a usar el complemento. Le permite crear tareas, asignarlas a los miembros del equipo, establecer plazos y realizar un seguimiento del progreso.

Con su interfaz fácil de usar, puede administrar estas tareas de forma organizada, compartir archivos y habilitar el seguimiento del tiempo. Incluso puedes dividir las tareas en partes más pequeñas y distribuirlas entre los miembros del equipo, estableciendo plazos. WP Project Manager es una herramienta ideal tanto para individuos como para equipos.

Características clave de WP Project Manager:

• Cree y agregue tareas, proyectos y equipos ilimitados
• Realice un seguimiento del tiempo mediante inicio de sesión, parada, pausa e entrada personalizada
• Diagrama de Gantt y tablero Kanban
• Calendario de tareas interactivo
• Administrar los roles de los miembros del equipo
• Establecer patrones y parámetros para tareas recurrentes
• Permite ver archivos de proyecto en un solo lugar.
• Panel personal para todos los usuarios.
• Gestión de prioridades
• En discusión de proyecto
• Informes avanzados con información valiosa
• Seguimiento de hitos
• Compatible con interfaz
• Integración con WooCommerce, BuddyPress, Slack, Github y más

El complemento tiene muchas más características y funcionalidades. Tiene una versión gratuita y premium. Compruébalos haciendo clic en los botones adjuntos a continuación.

2. flojo

Slack es una popular aplicación de mensajería y colaboración para equipos. Es una herramienta centralizada de mensajería e intercambio de archivos que permite la colaboración en tiempo real. Gracias a su interfaz fácil de usar y su estructura organizada, incluso los principiantes pueden comunicarse y colaborar de manera eficiente utilizando esta herramienta.

Una de las mejores características de Slack es que simplifica mucho tus flujos de trabajo a través de canales, mensajes directos e integraciones con otras herramientas. Los canales te permiten dividir las conversaciones en proyectos, departamentos o temas para que nadie se pierda y pueda obtener toda la información necesaria.

Además, Slack tiene integraciones con Google Drive, Trello y Zoom. Como resultado, puede compartir archivos, unirse a reuniones y administrar tareas sin tener que cambiar entre diferentes plataformas.

Características clave de Slack:

• Crear canales para la comunicación organizada y basada en proyectos.
• Enviar mensajes en conversiones privadas.
• Compartir archivos y documentos
• Integración con numerosas herramientas útiles
• Realizar videollamadas y llamadas de voz
• Establecer preferencias de notificación personalizables
• Mostrar actualizaciones de estado de reacciones emoji
• Admite aplicaciones móviles y de escritorio
• Historial de mensajes fácil de buscar
• Cree hilos de mensajes para una comunicación organizada

3. Haga clic arriba

ClickUp es una herramienta de gestión de proyectos conocida y rica en funciones que puede ayudarle a organizar los flujos de trabajo y realizar un seguimiento del proyecto. Viene con muchas funciones útiles para la gestión de tareas, como listas de tareas personalizables, tableros de proyectos, cronogramas y más.

Con ellos, puedes monitorear fácilmente el progreso, priorizar las tareas importantes y asignarlas a diferentes trabajos desde un solo lugar. Como resultado, no tiene que depender de múltiples herramientas. También tiene integración con otras aplicaciones populares como Slack, Google Drive, Zoom y muchas otras.

ClickUp es ideal para equipos pequeños debido a su flexibilidad. El seguimiento del tiempo, el establecimiento de objetivos y los informes de progreso hacen que sea aún más fácil para los equipos mantenerse al día y en línea.

Características clave de ClickUp:

• Listas de tareas y tableros de proyectos personalizables
• Mostrar tareas en una lista, tablero, Gantt o calendario
• Establecer prioridades por dependencias de tareas e hitos
• Compartir archivos y documentos
• Permite la colaboración y los comentarios en tiempo real.
• Habilite la automatización para tareas repetitivas
• Viene con herramientas de informes y análisis.
• Tiene aplicaciones móviles y de escritorio
• Notificaciones y recordatorios fáciles de configurar
• Diseñe flujos de trabajo y estados personalizables
• Integración con muchas herramientas populares y útiles.

4. Equipos de Microsoft

Microsoft Teams es una herramienta integral de comunicación y colaboración para equipos. Le permite chatear, unirse a videoconferencias y compartir archivos entre los miembros del equipo. Como resultado, puede programar llamadas, reuniones y tareas desde un solo lugar sin tener que recurrir a múltiples herramientas/plataformas.

Por lo tanto, ahorra tiempo en la recopilación de información y una mejor planificación con calendarios y listas de tareas pendientes. Además de las integraciones con múltiples herramientas, control de proyectos y chat en tiempo real, logras más en menos tiempo.

Características clave de Microsoft Teams:

• Chat y mensajes directos
• Fácil de gestionar equipos y organizar canales.
• Comparte archivos y documentos en tiempo real
• Permite compartir pantallas durante las reuniones.
• Configurar notificaciones personalizables
• Integración con muchas herramientas de terceros.
• Añade fondos virtuales para videollamadas
• Soporte móvil y de escritorio
• Seguridad y cumplimientos
• Organizar tareas con listas de tareas pendientes

5. Alternar pista

Toggl Track es una aplicación dedicada al seguimiento del tiempo. Con esto, puede realizar un seguimiento de cuánto tiempo dedican usted y los miembros de su equipo durante la jornada laboral. Viene con una interfaz fácil de usar donde puede verificar el estado actual de sus proyectos en ejecución en tiempo real.

Puede clasificar las hojas de horas por proyectos y tareas. Entonces, ya sea que trabaje en el proyecto de un cliente, interno o personal, la aplicación garantiza que esté aprovechando cada minuto. Sus informes y análisis completos le permiten ver instantáneamente si algún proyecto o parte de un proyecto consume tiempo adicional innecesariamente.

De esta manera, puede descubrir ineficiencias para poder desarrollarse o guiar a los miembros del equipo para que sean productivos. Además, también puedes comprobar cuáles de tus empleados son comparativamente más productivos.

Características clave de Toggl Track:

• Seguimiento del tiempo fácil de usar con temporizadores de inicio/parada
• Incluye seguimiento y monitoreo en tiempo real.
• Etiquetas personalizables para seguimiento del tiempo
• Proporciona resúmenes de tiempo diarios y semanales.
• Panel de control para resúmenes y análisis
• Fácil de administrar múltiples espacios de trabajo
• Permite exportar informes en varios formatos (CSV, PDF)
• Seguimiento de horas facturables
• Soporte para dispositivos móviles y de escritorio

6. Calendario de Google

Google Calendar es un calendario gratuito pero popular muy utilizado para gestionar adecuadamente los horarios de tus actividades. Con esto, puedes mostrar visualmente tus horarios diarios, semanales y mensuales y compartirlos con los miembros del equipo. Le permite a su equipo prepararse antes del comienzo de cualquier evento crítico.

Lo mejor de Google Calendar es que puedes enviar recordatorios y alertas de las próximas fechas. Evita que los trabajadores incumplan plazos o citas. Google Calendar tiene integración con innumerables herramientas y aplicaciones.

Como su uso es completamente gratuito, debes utilizar Google Calendar en tu vida profesional diaria para estar más concentrado y organizado.

Funciones clave de Google Calendar:

• Mostrar eventos por vistas diarias, semanales y mensuales
• Diferenciar eventos por código de colores
• Establecer notificaciones y recordatorios personalizables
• Compartir calendarios con los miembros del equipo
• Definir zonas horarias para equipos globales
• Integraciones con innumerables herramientas y aplicaciones.
• Soporte para escritorio y móvil
• Permite buscar el historial de eventos.

7. Espacio de trabajo de Google

Google Workspace (anteriormente conocido como G Suite) es un conjunto de soluciones de productividad en la nube para simplificar tareas y colaborar. Incluye muchas aplicaciones populares como Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides y Google Meet. Espero que ya estés familiarizado con muchos de ellos.

Una de las mayores capacidades de Google Workspace es que simplifica el proceso para que los miembros del equipo compartan y abran documentos, hojas de cálculo y presentaciones en tiempo real. La integración con Google Meet y Google Chat permite a los miembros del equipo iniciar videoconferencias cada vez que surge una emergencia.

Como está basado en la nube, los trabajadores pueden unirse desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Entonces, incluso si estás de gira, puedes consultar los documentos de tu equipo si tienes al menos un teléfono inteligente y conexión a Internet.

Funciones clave de Google Workspace:

• Soporte de Gmail para comunicaciones profesionales por correo electrónico
• Fácil de compartir y almacenar archivos en Google Drive
• Google Docs permite una documentación rápida
• Hoja de cálculo de Google para mantener el cálculo financiero
• Integra Google Calendar para programación de eventos
• Soporte de dominio personalizado para correo electrónico empresarial
• Integra innumerables herramientas de terceros
• Soporte para dispositivos móviles y de escritorio
• Opción de búsqueda avanzada en todas las herramientas

8. Ampliar

Zoom es una conocida herramienta de videoconferencia que se ha convertido en una poderosa alternativa para el trabajo remoto y la colaboración virtual. Permite a los empleados interactuar con llamadas de audio y video de buena calidad, que también pueden usarse para reuniones, seminarios web y capacitación en cualquier momento.

Zoom es fácil de usar y accesible desde múltiples dispositivos. Le permite compartir la pantalla durante la conferencia en vivo en tiempo real, presentar sus archivos y documentación PPT y unirse a varias personas para comenzar reuniones. Así, la distancia física ya no es un problema.

Hoy en día, encontrará la aplicación Zoom tanto en dispositivos móviles como en computadoras de escritorio. Por lo tanto, incluso si está de gira, puede unirse instantáneamente a cualquier reunión urgente si solo tiene una conexión a Internet.

Características clave de Zoom:

• Realice conferencias de audio y vídeo de alta calidad
• Establecer fondo virtual durante la reunión
• Grabar reunión en el almacenamiento en la nube
• Organice seminarios web para grandes audiencias
• Integrar calendario para programar reuniones
• Integración con muchas herramientas de terceros.
• Función de sala de espera
• Permite compartir archivos durante las reuniones.
• Deje que los participantes levanten la mano durante la reunión.
• Incluye soportes para múltiples dispositivos.

9. Gramaticalmente

La escritura es una parte esencial de casi todos los trabajos actuales. Sin un fuerte dominio sobre el aspecto gramatical y la formación de oraciones, es imposible evitar errores gramaticales, incluso si se tiene mucho cuidado. Grammarly podría ser un salvador viable en este caso.

Grammarly es tu asistente de escritura ideal. Puede ayudarle notablemente a agilizar la comunicación y crear una escritura sin errores. Comprueba instantáneamente la gramática, la ortografía y la puntuación para ayudarte a crear una escritura sin errores. Por lo tanto, puede salvarle de cometer cualquier error.

Puede mejorar su eficiencia al automatizar la edición y rectificar errores escritos. Es fácil de integrar en varias plataformas, incluidos navegadores, clientes de correo electrónico y procesadores de texto.

Características clave de Grammarly:

• Detecta el tono y escribe según los contextos.
• Compruebe la autenticidad del plagio
• Sugiere mayor claridad y concisión.
• Compatible con varias plataformas
• Proporciona comentarios en tiempo real mientras escribe
• Puede revisar sus copias promocionales y de ventas.
• Corrige tus errores de puntuación
• Sugiere sinónimos

10. ChatGPT

Actualmente vivimos en un mundo muy influenciado por la Inteligencia Artificial (IA), que aumenta sin cesar. Por lo tanto, es completamente imposible para cualquiera de nosotros avanzar y competir con otros a menos que adoptemos la IA en nuestra vida diaria. Pero la herramienta que ha llevado la IA a toda la gente común y la ha hecho increíblemente adaptable a todos es ChatGPT.

ChatGPT puede escribir correos electrónicos, informes, ideas e incluso resolver problemas complejos por usted, ahorrándole un tiempo precioso. Esto es especialmente útil para fines de investigación, para acortar textos largos, deconstruir temas difíciles y automatizar tareas repetitivas. Su mayor punto de venta es su flexibilidad.

Puede utilizarlo para generar ideas, crear borradores o incluso corregir un documento. Si aún no está familiarizado con la IA, comience su viaje con ChatGPT.

Características clave de ChatGPT:

• Proporciona respuestas a sus preguntas utilizando el procesamiento del lenguaje natural.
• Puede ayudar en la redacción, generación de imágenes, soporte personalizado, traducción y más.
• Fácil de escribir códigos y detectar errores en sus fragmentos de código
• Ayuda en el Brainstorming y generación de ideas.
• Resumir textos y artículos extensos.
• Simplifica temas difíciles

Cerrando: ¿Cuál debería elegir?

Como se mencionó anteriormente, es bastante difícil encontrar todas las características y funcionalidades necesarias disponibles en una sola herramienta. Es por eso que se considera que la mayoría de las personas, equipos y oficinas dependen de múltiples herramientas. Además, las tareas y propósitos (persona, equipo, oficina, etc.) para los cuales buscas una herramienta también podrían ser una consideración.

Entonces, aquí está nuestra sugerencia, que puede acelerar su proceso de pensamiento al seleccionar la mejor herramienta de productividad.

• Explora todas las herramientas gratuitas disponibles en tu proyecto personal y de equipo adecuado
• Utilice WP Project Manager si le encanta ejecutar una aplicación de proyecto basada en web
• Considere el WP Project Manager si la mayoría de sus proyectos están en WordPress
• Utilice Slack para comunicarse en tiempo real e integre Google Meeting con él
• Integre Google Calendar en sus herramientas para la programación de eventos
• Utilice Zoom si desea organizar seminarios web, permitiendo que muchas personas se unan a ellos.

Espero que estas recomendaciones puedan ayudarle a seleccionar las herramientas y decidir cuáles son adecuadas para sus proyectos. Si tiene alguna pregunta u opinión, menciónela en el cuadro de comentarios a continuación.