Los mejores consejos sobre cómo responder a una solicitud de acceso del titular de los datos

Publicado: 2022-07-19

Si su empresa recibe una solicitud de acceso de sujeto de datos (DSAR), es importante que responda de manera rápida y correcta. No hacerlo puede resultar en sanciones de la Oficina del Comisionado de Información (ICO). En esta publicación de blog, le brindaremos consejos sobre cómo responder a las DSAR de manera oportuna y eficiente.

¿Qué es una solicitud de acceso de sujeto de datos (DSAR)?

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DSAR es una solicitud de un individuo de información sobre sí mismo en poder de una organización. Esto podría incluir su nombre, detalles de contacto o cualquier otro dato personal que la organización tenga archivado. El RGPD otorga a las personas el derecho a realizar una DSAR y las organizaciones deben responder en el plazo de un mes.

Si una persona realiza una DSAR verbalmente, la organización debe proporcionarle una confirmación por escrito dentro de los cinco días. Hay algunas excepciones al derecho a hacer un DSAR, incluidas las investigaciones criminales o de seguridad nacional. Sin embargo, en la mayoría de los casos, las personas tienen derecho a acceder a sus datos. Si tiene alguna pregunta sobre cómo hacer un DSAR, comuníquese con su Autoridad de Protección de Datos local.

Consejos clave para responder a una DSAR

Aquí hay diez consejos para ayudarlo a responder de manera efectiva:

Lea el DSAR cuidadosamente: cuando reciba un DSAR, tómese el tiempo para leerlo cuidadosamente. Esto le ayudará a comprender qué información está solicitando la persona y si puede proporcionarla o no.
Verifique la identidad del solicitante: antes de completar cualquier DSAR, debe verificar la identidad del solicitante para asegurarse de que es quien dice ser. Esto se puede hacer solicitando una identificación emitida por el gobierno o confirmando su identidad a través de otro método.
Determine si la solicitud es válida: una vez que haya verificado la identidad del solicitante, deberá determinar si la solicitud es válida. Esto significa garantizar que la persona tenga derecho a acceder a la información solicitada en virtud de la ley de protección de datos.
Recopilar la información solicitada: si determina que el DSAR es válido, deberá recopilar la información solicitada. Esto puede requerir trabajar con otros departamentos o personas dentro de su organización que tengan acceso a los datos relevantes.
Prepare la respuesta: una vez que haya recopilado toda la información solicitada, deberá preparar su respuesta. Esto debe incluir una carta de presentación que describa la información proporcionada y cualquier documentación de respaldo.
Revise la respuesta: antes de enviar su respuesta, debe revisarla para asegurarse de que toda la información solicitada esté incluida y sea precisa. También debe verificar para asegurarse de que nada en la respuesta pueda dañar potencialmente a la persona o sus datos.
Envíe la respuesta: una vez que haya revisado y finalizado su respuesta, deberá enviársela al solicitante. Esto se puede hacer por correo postal, correo electrónico u otro método especificado en el DSAR.
Mantenga un registro de la solicitud y la respuesta: es importante mantener un registro tanto del DSAR como de su respuesta en caso de que surjan preguntas o problemas. Esto también lo ayudará a realizar un seguimiento de todos los DSAR que ha recibido y a los que ha respondido.
Busque ayuda si la necesita: si no está seguro de cómo responder a un DSAR o si tiene alguna otra pregunta, debe buscar ayuda de un profesional calificado en protección de datos. Podrán aconsejarle sobre la mejor manera de proceder y garantizar que su respuesta cumpla con la ley de protección de datos.
Manténgalo simple y claro : la persona tiene derecho a saber qué datos personales se guardan sobre ellos, por qué se guardan y cómo se utilizan. Debe proporcionar esta información de forma clara y concisa.
Sea transparente: sea sincero sobre el proceso y lo que la persona puede esperar de usted. Hágales saber si habrá algún retraso en el cumplimiento de su solicitud y por qué.
No intentes ocultar nada: la persona tiene derecho a toda la información que tienes sobre ella, así que no intentes ocultar nada. Esto solo dañará su relación con la persona y podría dar lugar a acciones legales.
Manténgalo confidencial: toda la información proporcionada en respuesta a una solicitud de acceso del titular de los datos debe ser confidencial. Esto incluye tanto la solicitud en sí como la información que proporciona en respuesta.
Responder dentro del límite de tiempo : debe responder a una solicitud de acceso de un sujeto de datos dentro de un mes de haberla recibido. Si no puede cumplir con este plazo, infórmele a la persona y explíquele por qué.
Proporcionar la información en un formato que sea fácil de entender : La persona tiene derecho a recibir sus datos en un formato que sea fácilmente legible y comprensible. Evite la jerga o el lenguaje técnico siempre que sea posible.
No haga suposiciones : cada solicitud de acceso de un sujeto de datos es diferente. No haga suposiciones sobre lo que la persona quiere o necesita o cómo usará la información que usted proporcione.

Qué información debe incluirse en una respuesta DSAR

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Una respuesta de solicitud de acceso de sujeto de datos (DSAR) debe incluir todos los datos personales de un individuo. Estos datos deben incluir cualquier información que pueda utilizarse para identificar a una persona, como su nombre, dirección, fecha de nacimiento o datos de contacto.

Además, la respuesta debe incluir cualquier información recopilada sobre un individuo, como su historial de navegación o historial de compras. Finalmente, la respuesta también debe explicar qué medidas se han tomado para proteger los datos de una persona contra el acceso de personas no autorizadas.

Al proporcionar esta información, una respuesta DSAR ayuda a garantizar que los datos de una persona estén protegidos y envueltos en transparencia.

Sugerencias para compilar y revisar las solicitudes de acceso de los interesados

El RGPD impone obligaciones estrictas a las organizaciones para manejar datos personales, incluidas las solicitudes de acceso de sujetos (SAR). Estos son nuestros mejores consejos para compilar y revisar los SAR:

Asegúrese de tener un equipo dedicado o una persona responsable del manejo de los SAR. Esto ayudará a garantizar que las solicitudes se aborden con prontitud y de acuerdo con el RGPD.
Establezca procedimientos para tratar los SAR, incluido un proceso claro para identificar al interesado, verificar su identidad y ubicar la información relevante.
Responda a los SAR dentro de un mes a menos que haya una buena razón para extender este período. Si necesita ampliar el plazo, debe notificarlo al interesado en el plazo de un mes desde la recepción de su solicitud.
Asegúrese de tener un sistema para realizar un seguimiento de las solicitudes y asegurarse de que se aborden con prontitud.
Sea lo más específico posible cuando responda a los SAR, particularmente con la información que proporciona y los motivos de cualquier decisión que haya tomado.
Si tiene la intención de ocultar información a un interesado, tenga en cuenta que debe tener una base legal válida para hacerlo.
Mantenga registros de todos los SAR recibidos, incluidos los detalles de cómo se manejaron y el resultado. Esto le ayudará a identificar áreas en las que se podrían mejorar sus procesos.
Revise sus procedimientos regularmente para asegurarse de que sean adecuados para su propósito y cumplan con el RGPD.
Esté preparado para lidiar con SAR complejos, que pueden requerir que busque en un gran volumen de datos. Esto puede llevar mucho tiempo y recursos, por lo que la planificación es importante.
Busque asesoramiento legal si no está seguro de cómo manejar un SAR o si cree que la solicitud es infundada o excesiva.

Peligros de no responder a la solicitud de acceso del titular de los datos

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Si elige no responder a una solicitud de acceso de un sujeto de datos, puede infringir el RGPD. Esto podría dar lugar a una multa de hasta 20 millones de euros o el cuatro por ciento de sus ingresos anuales globales, lo que sea mayor. Además, es posible que deba pagar daños y perjuicios a la persona que presentó la solicitud.

No responder a una solicitud de acceso de un sujeto de datos también pone a su organización en riesgo de daños a la reputación. Si se corre la voz de que no está cumpliendo con el RGPD, las personas pueden perder la confianza en su organización y optar por llevar su negocio a otra parte. Esto podría tener un impacto significativo en su resultado final.

Además, no responder a una solicitud de acceso de un sujeto de datos podría dificultar su capacidad para cumplir con otros requisitos de GDPR, como la minimización de datos y la precisión de los datos. Si no cuenta con la información solicitada, no podrá cumplir con estos principios. Esto podría dar lugar a multas adicionales por parte de la autoridad de control.

Finalmente, si recibe una solicitud de acceso de un sujeto de datos de una persona que también es cliente o empleado de su organización, no responder podría poner en peligro esa relación. La persona puede sentir que usted no valora su privacidad y optar por terminar su asociación con su organización.

Como puede ver, muchos riesgos están asociados con la falta de respuesta a una solicitud de acceso de un sujeto de datos. Si recibe una solicitud de este tipo, es importante consultar con un asesor legal para asegurarse de que está tomando las medidas adecuadas para cumplir.

Conclusión

Responder a una solicitud de acceso de un interesado puede ser desalentador, pero es importante cumplir con la ley. Siguiendo estos consejos, podrá responder a las solicitudes de los clientes. ¿Alguna vez se ha ocupado de una solicitud de acceso de un interesado? ¿Cuál fue tu experiencia? ¡Haznos saber!