Una lista de verificación eficaz para comprar software de gestión de proyectos

El software de gestión de proyectos es obligatorio si ya tiene un negocio. Le ayudará a gestionar un proyecto en cada paso, desde la distribución de tareas hasta el establecimiento de plazos.

Para comenzar y terminar tu proyecto más rápido y de forma organizada, no existe otra alternativa que contar con un software de gestión de proyectos.

Ya sea que tenga la intención de comprar software de gestión de proyectos o esté actualizando el existente, necesita una lista de verificación antes de dar el paso final. Como sabes, una lista de verificación es crucial, sin importar qué tipo de gerente de proyecto elijas.

Cuando esté listo con los requisitos de compra del software de gestión de proyectos , no se perderá ninguna característica después de comprarlo.

Entonces, echemos un vistazo a esta lista de verificación que hemos preparado para usted.

¿Por qué debería utilizar un software de gestión de proyectos?

Antes de pasar a la lista de verificación de requisitos del software de gestión de proyectos, permítame informarle cómo el software de gestión de proyectos le ayudará de muchas maneras. Aquí se describen algunos de los puntos clave para una mejor comprensión.

Colaboración sencilla en equipo: al gestionar un proyecto grande, es importante desarrollar la comunicación con todos los asociados con el proyecto para obtener un mejor resultado. Una herramienta de gestión de proyectos ayuda en la colaboración multifuncional para simplificar el trabajo del equipo. Puede comunicarse con las personas adecuadas en el proyecto adecuado utilizando esta herramienta.

Distribución de tareas: una vez que tenga este software instalado, podrá distribuir fácilmente todas las tareas entre cada miembro del equipo. Puedes asignar a cada miembro una tarea específica. Si alguien no está seguro de sus deberes, puede consultar la lista de tareas, qué se debe hacer y cuándo hacerlo. También le permite indicar qué pasos son secuenciales y qué tareas dependen unas de otras.

Planificación adecuada: Sin una planificación adecuada, no se puede lograr nada. Como usted sabe, el proceso de planificación del proyecto requiere mucho tiempo para trazar todos los pasos importantes. El software de gestión de proyectos le brinda la capacidad de establecer fácilmente una jerarquía de tareas para una finalización efectiva y eficiente.

Seguimiento de proyectos: otra gran razón para confiar en las herramientas de gestión de proyectos es su capacidad de seguimiento de proyectos. El seguimiento del progreso de un proyecto tiene un gran valor. Le permite recopilar datos sobre los miembros del equipo para conocer su ritmo de trabajo. Con estos datos, el líder del equipo podrá hacer una estimación del tiempo más precisa más adelante. Esto crea un mejor rendimiento y resultados más rápidos.

Intercambio de documentos: un software de gestión de proyectos crea una plataforma de almacenamiento centralizada donde los miembros del equipo pueden acceder a todos los archivos y documentos necesarios. De esta manera, pueden disminuir la dependencia mutua. Todos pueden completar sus tareas sin tener que barajar miles de correos electrónicos en busca de la información requerida.

Lea también 11 mejores formas de aumentar la eficiencia de la gestión de proyectos con un administrador de tareas automatizado.

Prepare una lista de verificación de requisitos del software de gestión de proyectos antes de comprar una herramienta de gestión de proyectos

Supongo que cada uno de nosotros tiene la experiencia de regresar a casa sin comprar algo que se suponía que debíamos comprar, simplemente porque no hicimos una lista. No repita el mismo error al comprar software de gestión de proyectos para su empresa.

Cuando esté decidido a comprar una herramienta de gestión de proyectos, necesita tener una lista de verificación. Su lista de verificación debe contener los temas que se mencionan a continuación.

• Facilidad de uso
• Capacidad de planificación de proyectos
• Capacidad de seguimiento del tiempo
• Capacidad de gestión de tareas
• Potencial de ahorro de tiempo
• Precios

Veamos estos requisitos del sistema de gestión de proyectos en detalle:

Facilidad de uso

La facilidad de uso debe ser su prioridad. Asegúrese de que cualquier software en el que invierta sea fácil de usar. Algunas herramientas de renombre son muy complicadas de utilizar y los usuarios requieren varios días de formación. Debes evitar esas herramientas porque no capacitarás a cada miembro del equipo por separado.

El mejor producto para usted será algo que le resulte fácil de usar y que se adapte perfectamente a su equipo. No hay problema; Muchas herramientas ofrecen pruebas gratuitas, por lo que tendrás la oportunidad de ver cómo funciona antes de tomar la decisión final de comprar.

Capacidad de planificación de proyectos

La función principal de un software de gestión de proyectos es permitir a sus usuarios crear planes de proyecto de manera eficiente. Cuando eres un director de proyectos productivo, debes comenzar el proyecto creando planes desde cero. Elija una herramienta que le permita realizar algunas tareas específicas como,

• Fecha de inicio del proyecto
• Fecha límite
• Tiempo estimado para finalizar el proyecto
• Personas involucradas en el proyecto.
• Etiquetas especiales
• Prioridad

Una vez que haya planificado estas cosas con éxito, podrá realizar su proyecto en el menor tiempo posible sin incumplir ningún plazo.

Capacidad de seguimiento del tiempo

Como director de proyectos, necesita conocer el estado actual de cada proyecto en ejecución. Las funciones de seguimiento del tiempo o del progreso de un software de gestión de proyectos realmente pueden ayudarle en esta situación. La función de seguimiento del tiempo ayuda a los gerentes de proyectos a realizar un seguimiento del trabajo por contrato, las horas de los empleados y el tiempo facturable dedicado a los proyectos.

Con las soluciones de informes de proyectos en tiempo real, podrá extraer datos de diferentes áreas del software de gestión de proyectos. Luego, podrás usarlo instantáneamente para generar informes sobre el estado actual del proyecto. Le permite vigilar el progreso laboral de los miembros de su equipo.

Capacidad de gestión de tareas

La mejor estrategia para completar una tarea es dividirla en muchas subtareas. Impulsa psicológicamente a los miembros del equipo para alcanzar la meta y, al mismo tiempo, minimiza la presión final. El software que haya elegido debería permitirle:

• Establecer dependencias en una tarea
• Cree y administre subtareas a partir de tareas más grandes
• Establecer una tarea para que se repita o recurra en una hora o fecha específica
• Asignar más de un usuario a una tarea
• Importar una lista de tareas desde un archivo externo

Potencial de ahorro de tiempo

Elija un software de gestión de proyectos que pueda ahorrarle tiempo a gran escala. Una cosa que todo el mundo odia es repetir la misma tarea una y otra vez. Esta repetición causará problemas para cumplir con la fecha límite. Sin embargo, algunas tareas necesitan repetición, como tener que crear una tarea al comienzo de cada mes o cada semana.

En esta situación, funciones como las tareas recurrentes de un software de gestión de proyectos pueden ayudarle. Esta función creará la tarea al comienzo de cada mes sin que usted recuerde hacerlo. No todos los software de gestión de proyectos tienen esta función. Así que elige sabiamente.

Precios

El precio es un gran "factor X" al comprar cualquier cosa. Naturalmente, toda nueva empresa o pequeña empresa quiere ahorrar dinero en su software mientras gestiona su negocio con un presupuesto reducido. Generalmente, las herramientas con más funciones cuestan más dinero. Pero no hay garantía de que cada una de esas características sea apropiada para su negocio.

Por lo tanto, opte por un software de gestión de proyectos que se ajuste a todos sus requisitos. Pero primero, tenga claro cuánto dinero está dispuesto a gastar en la compra de la herramienta que necesita.

El mejor software de gestión de proyectos en 2024

Nadie quiere hacer concesiones para garantizar el mejor producto o servicio para su negocio. Entonces ¿por qué lo haces?

Elegir el adecuado a veces resulta complicado. Pero, cuando tenga claro lo que está buscando, podrá encontrar fácilmente la mejor solución.

Sin embargo, en este párrafo, aprenderemos sobre algunos de los mejores software de gestión de proyectos de la era reciente. Todos estos elementos se eligen cuidadosamente para ayudarle.

• Gerente de Proyectos WP
• Trelo
• jira
• Río arriba
• Panorama

Por lo tanto, seleccione el que mejor se adapte a la mayoría de sus requisitos.

Gerente de Proyectos WP

WP Project Manager es uno de los mejores software de gestión de proyectos hasta el momento gracias a su funcionalidad extremadamente fácil de usar. Viene con versiones gratuitas y premium. Más de 10.000 empresas utilizan activamente la versión gratuita de WP Project Manager. Le brinda la oportunidad de crear proyectos, asignar tareas a empleados, establecer hitos y mucho más.

La versión pro de WP Project Manager viene con características más sorprendentes como rastreador de tiempo, factura, tablero kanban, diagrama de Gantt y puerta de enlace de banda. Puedes probar la demostración gratis antes de comprarlo. Además, viene con múltiples planes de precios. Entonces, mi sugerencia, si valoras tu dinero, elige el WP Project Manager.

Características clave de WP Project Manager

• Diagrama de Gantt que te ayudará a conocer el avance del proyecto.
• Tablero Kanban para gestionar tareas.
• Rastreador de tiempo avanzado para rastrear el tiempo
• Sistema de generación automática de informes
• 3 tipos de hitos: próximos, completados y tardíos
• Gestión automatizada de tareas recurrentes para evitar redundancias
• Tienda WooCommerce y BuddyPress integrados
• Personalizar el permiso para controlar la capacidad del equipo

Trelo

Trello es el software de gestión de proyectos más conocido hasta el momento. A la gente le encanta llamarlo tablero de Trello en lugar de llamarlo director de proyectos de Trello. En Trello, cada proyecto se conoce como tablero. Este tablero se divide en “Listas” y “Tarjetas”. Las tarjetas se pueden arrastrar. Puedes seguir fácilmente el progreso del proyecto a través de Trello.

A diferencia de otras alternativas de Trello, Trello responde a dispositivos móviles, por lo que puede experimentar una transición perfecta entre el escritorio y los dispositivos móviles. La versión gratuita de Trello merece una oportunidad.

Características clave de Trello

• Opción de personalización para carrito de tareas con acción adicional
• Enfoque sencillo de arrastrar y soltar
• Vista de calendario
• Opción de comentar con la tarea.
• La tarea de gestión rápida de listas de verificación
• Recordatorio con notificación por correo electrónico.

jira

Jira es otro software de gestión de proyectos popular. Le permite crear hojas de ruta de proyectos para trazar todos los proyectos en progreso. Proporciona una interfaz de arrastrar y soltar que permite al director de proyecto gestionar cada detalle del proyecto. El sistema ofrece funcionalidad para crear historias y problemas de usuarios, planificar sprints y distribuir tareas entre todo el equipo.

Jira tiene una versión móvil para usuarios de Android e iOS, que no está disponible para la mayoría de las alternativas de Jira. Aunque Jira se centra principalmente en empresas de nivel empresarial, puedes probarlo como startup.

Características clave de JIRA

• Tableros Scrum personalizados.
• Proporciona tableros Kanban para identificar el progreso de las tareas.
• Panel de proyecto personalizable.
• Hojas de ruta para la planificación del trabajo del proyecto.
• Potente rastreador de errores y problemas.
• Flujos de trabajo personalizables.
• Filtros de búsqueda personalizados para ver lo que es importante.
• Numerosos informes ágiles para realizar un seguimiento del rendimiento.

Río arriba

Upstream es un complemento de gestión de proyectos que le permite gestionar fácilmente cualquier tipo de proyecto, directamente desde su sitio web de WordPress. Sus clientes pueden realizar un seguimiento del progreso de su proyecto a través de la vista frontal del proyecto.

Aunque aún no ha ganado ese nivel de popularidad, es muy capaz de ayudarle a realizar su proyecto de forma organizada. Tendrá la flexibilidad de personalizar sus proyectos, tareas, errores, moscas e hitos. Vale la pena probar la versión gratuita de Upstream.

Características clave de Upstream

• Plantillas de interfaz personalizables
• Hermosos calendarios y diagramas de Gantt.
• Seguimiento de hitos para medir el progreso.
• Seguimiento de errores e informes de problemas
• Totalmente personalizable
• Apto para desarrolladores
• Hilo de discusión del proyecto

Panorama

Panorama es el último elemento cuidadosamente seleccionado, pero no el menos importante, en nuestra lista del mejor software de gestión de proyectos. Viene con una funcionalidad fácil de usar y un panel de control fácil de usar. Hasta ahora, tiene más de 1000 instalaciones activas. Se adapta perfectamente a cualquier empresa de pequeño tamaño.

Panorama permite visualizar el estado del proyecto al instante para los clientes y miembros del equipo. Cada usuario tendrá su propio panel para ver su trabajo en progreso y también es personalizable. Además, obtendrás una página única para cada proyecto. Le brinda la opción de mantener toda la información como documentos, hitos, fases y tareas en un solo lugar.

Características clave de Panorama

• Discusión del proyecto y comentario de tareas.
• Notificaciónes de Correo Electrónico
• Rastreador de gestión de tareas avanzada
• Calendario de tareas incorporado
• Plantillas de proyecto disponibles
• Panel de control de cliente individual

Haga un movimiento inteligente antes de tomar una decisión final

Ahora conoce la importancia de utilizar un software de gestión de proyectos, así como la lista de verificación para comprarlo. También conoces algunas de las herramientas líderes en este sector. Ahora se supone que debes estar listo para tomar la acción final.

¡Esperar! Supongamos que ha preparado su mente para comprar "X - software de gestión de proyectos". Luego, es hora de comparar su preferida con otras herramientas líderes para identificar si obtendrá la mejor o no.

Una comparación detallada entre características, precio y funcionalidades puede dejarle claro lo que obtendrá si compra una herramienta de gestión de proyectos. Entonces, haga una comparación y asegúrese de no arrepentirse después de comprar su software de gestión de proyectos favorito.

Terminando

Como propietario de una empresa o director de proyectos, no puede negar la importancia de tener un software de gestión de proyectos para que la entrega de proyectos sea más rápida y sencilla. Sigue nuestra guía y asegúrate de haber preparado una lista de verificación antes de comprarlo.

Háganos saber sus comentarios sobre nuestra lista de verificación. No olvide informarnos si nos hemos perdido algo importante que deba mencionarse aquí.