Las 8 mejores herramientas de colaboración de contenido para facilitar la comunicación

En un entorno cada vez más móvil, todos queremos herramientas de colaboración de contenido que permitan a los equipos comunicarse y compartir material sin problemas. Permitirá a los empleados y supervisores acceder a los archivos y documentos duplicados en un área centralizada. También ayuda a mantener el material estructurado y accesible al restringir el acceso solo a personas autorizadas. El programa permite a las empresas emplear tecnología de punta para impulsar la eficiencia del equipo y optimizar el retorno de la inversión. Descubra más sobre esta valiosa herramienta y sus ventajas.

¿Cuáles son las 8 principales herramientas de colaboración de contenido?

El software de colaboración de contenido permite la producción, el intercambio y la gestión seguros de documentos dentro de una organización. Facilita y asegura el flujo de información dentro y fuera de la empresa ya través de firewalls. El problema con el uso compartido de documentos comerciales es la seguridad, y el peligro de fugas de datos y violaciones de seguridad maliciosas es demasiado grande. Como resultado, este software es fundamental para las empresas que desean mejorar su productividad. Este programa facilita el intercambio de documentos, archivos y archivos entre equipos.

Las 8 mejores herramientas de colaboración de contenido para facilitar la comunicación

Aquí están las 8 mejores herramientas de colaboración de contenido para comunicarse.

1. Espacio de trabajo de Google

Esta es una colección de productos, que incluye capacidades de colaboración de contenido, de uso gratuito. Google Workspace ofrece una experiencia unificada, así como funciones adicionales. Cubre todos los sectores y es la solución de colaboración elegida por miles de millones de usuarios. Es fácil de usar, permite la colaboración remota y simplifica el trabajo de las personas en varios lugares. Esta versión actualizada también ofrece un mercado donde los desarrolladores de aplicaciones de terceros pueden vincular sus aplicaciones con la plataforma. Estas aplicaciones incluyen desde herramientas de productividad hasta servicios de firma y servicios de copia de seguridad.

La versión más reciente incluye nuevas funciones y mejoras, como la categorización automática de spam. Los usuarios de Gmail ahora pueden examinar los correos electrónicos enviados desde sus cuentas con facilidad. Se puede acceder a todos los mensajes, contactos y documentos desde un solo lugar, manteniéndose conectado. Su versión más nueva está diseñada para una colaboración rápida y flexible.

Combina las mejores tecnologías de búsqueda e IA de su clase para ayudar a las personas a localizar rápidamente lo que están buscando. Es fácil de usar y cumple con los criterios de seguridad más importantes. Gmail y Google Workspace no solo son gratuitos, sino que también cumplen con el RGPD y la HIPAA.

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2. iCloud de Apple

Apple iCloud es un servicio en la nube de Apple Inc. lanzado el 12 de octubre de 2011. Había 782 millones de usuarios en julio de 2016. Es un método excelente para mantener todos sus datos en una ubicación y disponibles para todos en cualquier dispositivo. iCloud también le permite administrar sus contactos, calendarios y otros datos. Puede usar iCloud para hacer una copia de seguridad de toda su PC. Consulte estas recomendaciones de uso de iCloud si desea aprovecharlas al máximo.

iCloud es un servicio gratuito que le permite almacenar y acceder a todos sus datos. También es una excelente manera de intercambiar archivos con otros. Después de configurar iCloud, podrá acceder y modificar todos sus archivos desde cualquiera de sus dispositivos.

La aplicación también es compatible con computadoras con Windows. Por $0.99 al mes, puede obtener una cuenta iCloud Plus. Este plan proporciona 50 GB de almacenamiento por un cargo mensual asequible. Las cuentas de iCloud también se pueden compartir con familiares y amigos. Por $ 9.99 por mes, también puede obtener un nivel iCloud Plus de 2 TB.

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3. Dropbox Profesional

Dropbox Professional es una sofisticada herramienta de almacenamiento y uso compartido de archivos diseñada para trabajadores independientes. Sus servicios premium permiten que las organizaciones almacenen, sincronicen y compartan datos en una plataforma. Esta suscripción brinda a los usuarios comerciales acceso a la administración de datos de trabajo generales para guardarlos en Dropbox. Dropbox fue iniciado en junio de 2007 por Arash Ferdowsi y Andrew W. Houston.

Su sede se encuentra en San Francisco, California. Puede usar este plan para almacenar y transportar archivos grandes, proteger IP, conectar numerosos dispositivos y firmar contratos. Este servicio también incluye un período de recuperación de archivos de 120 días.

Dropbox ofrece una gran cantidad de opciones para ayudar a las organizaciones a administrar sus archivos y almacenar información crítica. La suscripción de Dropbox Professional incluye herramientas de administración sofisticadas, como análisis de tráfico y conexiones compartidas. Incluso proporciona ayuda telefónica gratuita las 24 horas del día, los siete días de la semana.

Este paquete es perfecto para empresas que requieren sincronización de archivos en muchas ubicaciones. Sin embargo, para la mayoría de los usuarios personales, la versión gratuita es suficiente. Por lo tanto, si se necesita una enorme cantidad de almacenamiento, las organizaciones deben elegir el plan Dropbox Professional.

4. Unidad de Amazon

Amazon Drive es una herramienta de colaboración en crecimiento. Tiene una interfaz de usuario fácil de usar. Un panel desplegable para cargar archivos se encuentra en el lado derecho de la pantalla, y los usuarios pueden arrastrar y soltar archivos. Al marcar las casillas junto a los archivos, puede cargarlos todos a la vez. El cliente de escritorio también admite la carga masiva y le permite detener o cancelar una carga si es necesario. Otras características del servicio también se pueden encontrar en el área de asistencia. La interfaz en línea es sencilla, pero carece de opciones de colaboración y productividad.

La experiencia del usuario es simple y consistente con la marca Amazon. La interfaz de usuario tiene tres pestañas: archivos actuales, archivos eliminados y todos los archivos. Se puede acceder a todos ellos arrastrando y soltando. A diferencia de Google Drive, Amazon Drive le permite cambiar el nombre y eliminar archivos. Además, las herramientas de administración de archivos incluyen varias capacidades. Amazon ofrece una solución para satisfacer sus necesidades, ya sea que necesite una copia de seguridad o desee compartir sus imágenes con amigos.

5. OneDrive

OneDrive es un servicio que almacena archivos en la nube. El servicio guarda todo automáticamente y también guarda las versiones de los archivos, lo que facilita la recuperación de varias versiones. Además, OneDrive protege contra las violaciones de datos al evitar la pérdida de datos y los ataques de malware. Otro incentivo convincente para utilizarlo es su interfaz de usuario fácil de usar.

También puede especificar quién tiene acceso para modificar o descargar los archivos. Opcionalmente, puede decidir si otros usuarios pueden descargar o simplemente ver los archivos compartidos en el navegador web. Esto simplificará significativamente la seguridad de la información vital de su empresa.

Para usar OneDrive, cree una cuenta. Registrarse y usarlo es totalmente gratuito. Después de registrarse, puede usar el servicio para intercambiar documentos con otros. También puede especificar quién tiene acceso para modificar o descargar los archivos. Opcionalmente, puede decidir si otros usuarios pueden descargar o simplemente ver los archivos compartidos en el navegador web. Esto simplificará significativamente la seguridad de la información vital de su empresa.

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6. Caja

Box hace que compartir contenido sea más sencillo y seguro. Los microservicios integrados o de arrastrar y soltar le permiten intercambiar archivos con socios sin esfuerzo. Todos los archivos de Box están controlados por virus y malware, y están encriptados. Incluso se puede usar un informe completo para auditar el comportamiento de Box.

Panasonic continuará aprovechando los servicios y la tecnología de nube de vanguardia para crear la experiencia más sobresaliente posible para sus trabajadores. El Cuadrante Mágico de Gartner ha posicionado el servicio como el número 1 para el líder de Plataformas de Colaboración de Contenido.

Una de las características más útiles de Box es la capacidad de interactuar con grupos. Puede compartir enlaces a sus archivos con colaboradores, quienes luego pueden hacer comentarios y marcar su trabajo, también pueden asignar tareas al servicio y especificar fechas de vencimiento para ellas. También puede regresar y mirar versiones anteriores de sus archivos para ver cómo se veían cuando los compartió inicialmente. Esta función le permite intercambiar archivos con grupos de personas, sin dañar la individualidad de cada versión.

7. Bit.ai

BIT permite que equipos e individuos trabajen juntos de manera productiva en proyectos. Se conecta con lenguajes de codificación comunes y centraliza todo el trabajo en un solo lugar. Cada archivo puede tener un título y una descripción, y los usuarios de cualquier dispositivo pueden verlo como invitado. También puede modificar los archivos usando su editor de texto. Debido a que está basado en la nube, puede cambiar los archivos en cualquier momento. También puede invitar a otros miembros del equipo a modificar el contenido compartido.

A diferencia de las plataformas típicas de intercambio de documentos, Bit puede crecer en toda la empresa. Se puede incorporar un poco a su flujo de trabajo, ya sea que tenga una fuerza laboral dispersa o necesite interactuar con varios clientes.

El programa le permite colaborar en cualquiera de sus trabajos, desde gestión de proyectos hasta presentaciones de ventas. Y tiene el potencial de vincular toda su empresa. También puede utilizar la tecnología para construir wikis y colaborar internamente. La adaptabilidad de Bit lo convierte en una excelente alternativa para equipos y empresas más grandes.

8. Chanty

Chanty es fácil de utilizar con los miembros del equipo y ayuda a establecer un canal de comunicación eficiente. Esta plataforma de comunicación está disponible en las plataformas iPhone, Android y Windows. Ofrece una interfaz de usuario simple que permite a los usuarios formar equipos e invitar a otros miembros del equipo sin descargar un software por separado. La plataforma permite varios tipos de contenido, incluido chat de video y audio, y proporciona un historial de mensajes interminable. Con un solo clic, los usuarios pueden dejar mensajes.

Chanty proporciona permisos y responsabilidades complejos además de funciones de colaboración. Los usuarios pueden acceder al sistema a través de dispositivos móviles y en línea. Además, sincroniza todas las discusiones de los usuarios. Tiene una interfaz fácil de usar y se puede utilizar en grupos. Los equipos se pueden formar con el uso de un solo correo electrónico o mensaje. Chanty, por otro lado, no es libre. Su costo es razonable, por lo que es una buena opción para equipos más pequeños. La empresa emplea un procedimiento de revisión para garantizar que su software esté libre de errores.

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Conclusión

Los documentos se pueden compartir con herramientas de colaboración de contenido. Todos los miembros del equipo tienen acceso a ellos y pueden verlos, editarlos y realizar cambios. Esto asegura que el documento esté constantemente actualizado. Si desea compartir un documento con otros miembros del equipo, proporcione un enlace para compartir y listo. Nunca volverá a preocuparse por perderse información esencial. Además de ahorrar tiempo, este programa te permite trabajar en muchos proyectos simultáneamente.

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