Cómo crear documentación técnica: ejemplos, definición y tipos

Cada producto de ingeniería de software necesita documentación relevante. De hecho, se desarrollan varios tipos de documentación técnica en todo el ciclo de vida de desarrollo de software (SDLC).

¿Por qué? Porque estos documentos sirven para varios propósitos. Por ejemplo, describen funciones de software, centralizan la información del producto y permiten el diálogo entre ingenieros y otras partes interesadas.

Eso no es todo. La documentación técnica también es crucial para los clientes. El 91 % de los compradores utilizaría documentación digital si fuera accesible y estuviera personalizada según sus requisitos.

Entonces, en este artículo, hablaremos sobre la definición, los tipos y los ejemplos de documentación técnica.

¿Qué es la documentación técnica?

En el desarrollo de software, la documentación técnica es un término de alto nivel que se refiere a todas las guías y otros contenidos relacionados con el desarrollo y las características de ciertos productos. También se conoce como contenido de la base de conocimiento, o simplemente docs .

Para que estas publicaciones de la base de conocimientos sean fácilmente accesibles para quienes las necesitan, una buena práctica común es ponerlas a disposición en Internet.

Spren, por ejemplo, es una empresa que ofrece API para conexiones con aplicaciones móviles relacionadas con la salud para proporcionar información biométrica precisa y personalizada.

Pero este es un proceso complicado y requiere artículos técnicos que sean fáciles de entender y producidos por un profesional. Por lo tanto, las empresas de aplicaciones pueden integrar sin problemas la solución en sus respectivos ciclos de proyecto.

Es por eso que la base de conocimiento de Spren es un gran ejemplo de documentación técnica bien hecha. Proporciona una gran cantidad de imágenes e ilustraciones para atraer a los clientes, lo que hace que los documentos sean más fáciles de comprender.

¿Por qué es importante crear documentación técnica?

La documentación técnica es un activo que sirve a las diversas partes interesadas ayudándoles a comprender y estar en sintonía sobre el producto y su desarrollo .

La documentación técnica se ha vuelto crucial para brindar soporte al cliente de primer nivel. Aún así, solo el 33,33% de las empresas brindan servicios de autoayuda, como documentación y apoyo comunitario.

La falta de base de conocimiento o las imprecisiones en ella pueden crear diferencias en la forma en que los desarrolladores de productos y otras personas involucradas entienden todo el proyecto. Entonces, el producto final puede no ser lo que cada parte imaginó.

Es por eso que los líderes senior necesitan artículos técnicos de alta calidad y debidamente categorizados.

Por ejemplo, la base de conocimientos de Spryker tiene que atender a varios grupos de usuarios, incluidos programadores y técnicos responsables de la instalación y el mantenimiento del software. Y también el cliente objetivo que utilizará Spryker para operar su tienda en línea.

Esto implica que su documentación debe tener un contenido que atienda diversas necesidades. Además, deben desarrollarlo de acuerdo con la competencia tecnológica del usuario final objetivo.

Y eso es exactamente lo que han hecho. Han ordenado la documentación según grupos de usuarios.

Como es visible, cada persona que usa la base de conocimiento primero tiene que determinar su categoría entre los tres tipos de audiencias (usuarios comerciales, desarrolladores, ingenieros de la nube) y luego seleccionar una colección de guías.

Una vez que el usuario ingrese al área adecuada, verá guías diseñadas para su rol y su grado de competencia tecnológica.

Como puede ver en el ejemplo de documentación técnica anterior, el objetivo clave de una documentación técnica eficiente es asegurarse de que los programadores y otras personas involucradas estén en sintonía con respecto a los objetivos del programa.

¿Cuáles son los tipos y ejemplos de documentación técnica?

Hay dos tipos de documentación técnica: documentación de producto y documentación de proceso.

• La documentación del producto incluye documentación del usuario y del sistema.
• La documentación del proceso incluye puntos de referencia del proceso y operaciones internas.

Profundicemos más sobre ellos, junto con algunos ejemplos sólidos de documentación técnica.

Documentación del producto

La documentación del producto contiene información sobre el producto en construcción y brinda orientación sobre sus casos de uso .

Esta información consta de los requisitos del producto, la lógica comercial, las especificaciones técnicas y las guías del usuario. Hay dos tipos principales de documentación del producto:

Documentación del sistema

La documentación del sistema ofrece una descripción general del marco de creación de productos y permite a los desarrolladores de productos y otras personas involucradas comprender la tecnología detrás de él.

Por lo general, consta de las especificaciones de los requisitos, el código fuente, el diseño de la arquitectura, los informes de validación, los detalles de autenticación y prueba, las instrucciones de mantenimiento, las preguntas más frecuentes y las guías de ayuda.

Por ejemplo, un mapa de historia de usuario es un ejemplo de documentación técnica creado con la ayuda de la cartera de productos. Este tipo de contenido lo ayuda a organizar las historias de los usuarios en las próximas funciones o secciones del producto.

Un mapa de historia de usuario puede tomar la forma de un plan o metas específicas en un formato tabular categorizado en una secuencia específica para representar las características necesarias para un período definido.

Documentación del usuario

Como implica el encabezado, la documentación del usuario está diseñada para aquellos que usan el producto. Pero, los tipos de usuarios pueden variar. Es por eso que debe crear estos documentos en función de varias categorías de uso y grados de competencia.

Por lo general, la documentación del usuario está dirigida a dos segmentos principales: administradores de sistemas y usuarios finales.

Este tipo de documentación consta de guías prácticas, manuales de usuario, guías de instalación, documentos de solución de problemas y manuales de instrucciones.

Por ejemplo, Metric Insights es un sistema de inteligencia de inserción que utiliza la información de interacción de sus visitantes y otros detalles para brindarle ideas prácticas para mejorar su sitio.

Este ejemplo de documentación técnica tiene una sección que muestra diferentes tipos de contenido para administradores y usuarios habituales.

Documentación del proceso

La documentación del proceso incluye cada pieza de contenido que se crea con respecto a la construcción y gestión de los procesos relacionados con la ingeniería del producto.

El contraste clave entre la documentación del proceso y del producto es que el primero documenta los procedimientos de ingeniería mientras que el segundo explica el producto.

El motivo de mantener la documentación de los procesos es mejorar la organización y planificación de la etapa de ingeniería.

Este tipo de documentación necesita preparación y estrategia antes de iniciar el proceso y también mientras se construye el producto.

La documentación típica del proceso incluye procedimientos operativos estándar, documentación del proyecto, planos del proceso, fechas de prueba, libros blancos, actas de reuniones y también comunicación corporativa.

Por ejemplo, a continuación se muestra el modelo de producto de un sistema de gestión de aprendizaje (LMS) que está disponible para el personal y los clientes.

Este ejemplo de documentación técnica explica las funcionalidades futuras y guía a sus empleados y compradores a través de la fase de ingeniería y qué anticipar.

Cómo crear documentación técnica: mejores prácticas

Al crear documentación técnica, planifique cuánta documentación se requiere, contrate redactores técnicos competentes, optimice la creación y administración de contenido, garantice una navegación fácil, use ayudas visuales y realice copias de seguridad frecuentes.

Al colocar documentación técnica en la web, las empresas deben cuidar algunos elementos cruciales para garantizar que contribuyan al éxito de la marca. Hablemos de cuáles son.

Ten en cuenta a tu audiencia

Asegúrese de que su documentación técnica sea fácil de entender y navegar, según la competencia técnica de sus lectores.

No se olvide de los lectores para los que está desarrollando los artículos técnicos. Por ejemplo, cuando escriba para usuarios finales, use palabras simples que puedan comprender fácilmente. Debe mantenerse alejado de palabras complicadas específicas del dominio, términos técnicos o abreviaturas, ya que es posible que su lector no las conozca.

Sin embargo, si está escribiendo para ingenieros y desarrolladores, debe asegurarse de brindarles la información precisa y detallada que necesitan para seguir la hoja de ruta y desarrollar el diseño y las funcionalidades requeridas.

En la medida de lo posible, trate de mantener los párrafos cortos. Y recuerda incluir imágenes y videos, ya que a muchos lectores les resulta fácil captar los detalles visualmente.

Tomemos el portal de conocimientos de Whatfix como ejemplo de documentación técnica. Whatfix proporciona excelentes documentos técnicos para ayudar a sus clientes a controlar bien sus aplicaciones. También han desarrollado videos para ayudar a los usuarios a comprender la forma de utilizar su plataforma.

Además, organice su documentación de manera coherente e incluya un índice de temas. Así un usuario puede encontrar rápidamente lo que está buscando.

Planifique cuánta documentación se requiere

Tome el camino intermedio entre no tener ningún documento de ayuda y tener más de los artículos técnicos necesarios .

No tener suficientes documentos técnicos puede generar varias imprecisiones y una menor productividad en cada etapa del ciclo de vida del desarrollo de software (SDLC).

Por otro lado, no debe publicar una gran cantidad de artículos técnicos e incluir el mismo contenido en varios artículos solo porque sí.

Aquí hay un ejemplo para ilustrar el proceso de creación de una estrategia de contenido para documentación técnica.

Incluya solo los detalles esenciales y pertinentes en los artículos de tecnología. Crear la combinación perfecta también implica evaluar los detalles del proyecto antes de que los desarrolladores comiencen con su trabajo.

fomentar la colaboración

Incluya a desarrolladores, ingenieros y miembros del equipo en el proceso de documentación a través de entrevistas y reuniones de equipo para una mejor comprensión del producto .

La creación de artículos técnicos implica la participación colectiva de todos los miembros del grupo. Para garantizar la optimización, debe involucrar a los desarrolladores e ingenieros para obtener una mejor comprensión de la solución.

Una vez que haya preparado algunas piezas técnicas, muéstreselas a sus compañeros y obtenga sus opiniones.

Además de eso, puede revisar los tableros Kanban diariamente o ser parte de las sesiones del equipo para mantenerse actualizado.

Para recopilar más datos, haga un esfuerzo por compartir sus puntos de vista, realizar consultas y persuadir a otros miembros para que contribuyan con sus opiniones y sugerencias.

Contratar redactores técnicos competentes

Contrate redactores técnicos con la experiencia adecuada y colóquelos en la misma oficina que su equipo de ingeniería para lograr una colaboración eficaz .

Si es posible, es aconsejable contratar a una persona que sea responsable de las publicaciones de su base de conocimientos. Un redactor técnico es un término que se utiliza para describir a la persona que normalmente realiza esta tarea.

Un escritor técnico con experiencia en el desarrollo de software puede recopilar datos de los programadores sin necesidad de que profundicen mucho sobre lo que está sucediendo.

También es ventajoso incluir un escritor técnico en el equipo y colocarlo en el mismo lugar de trabajo para fomentar una estrecha colaboración.

Además, muéstreles algunos ejemplos de documentación técnica anterior para inspirarse. De esta manera, pueden participar en conferencias y conversaciones del día a día.

Agilice la creación y gestión de contenido

Garantice una creación de contenido rápida y sencilla eliminando las barreras innecesarias para los autores técnicos y estableciendo roles y permisos de usuario .

Ofrezca a los creadores de documentación una forma rápida y sencilla de acceder y editar documentos. Elimine obstáculos como la autenticación innecesaria y los procesos de revisión.

Por ejemplo, Heroic KB ofrece una interfaz de administración y creación de contenido fácil de usar que facilita la organización, localización y revisión de la información cuando sea necesario.

Otorgue acceso de 'autoría' a los posibles creadores para que puedan realizar cambios en los datos y solo acceso de 'visualización' a otros con permisos limitados.

Garantice una fácil navegación y descubrimiento en todos los dispositivos

Asegúrese de que su documentación técnica sea accesible en dispositivos de todas las formas y tamaños, junto con una navegación adecuada para encontrar información fácilmente .

La era actual es tecnológica e impulsada por la movilidad. Su documentación técnica, similar a su sitio, debe ser compatible con dispositivos móviles. Y asegúrese de que sea sencillo descubrir e identificar documentos relevantes.

Por ejemplo, utilice enlaces internos entre registros, incluidos tutoriales y páginas de productos. La categorización precisa y la arquitectura de la información son cruciales para ofrecer información correcta sobre un tema al usuario.

Consideremos el ejemplo de la documentación técnica de BMC. Cada uno de nosotros requiere respuestas rápidas a nuestras consultas. Entonces, para abordar este requisito, BMC ha integrado macros expandibles y resúmenes sencillos del material.

Usa ayuda visual

Asegúrese de mantener estándares visuales específicos. Incorpore imágenes, gráficos y elementos de su marca comercial para que los documentos sean más atractivos y reconocibles .

Todas las interacciones que los clientes tienen con su negocio y su sitio siguen estándares visuales y de marca específicos. Entonces, ¿por qué no seguir las mismas reglas para su portal de conocimiento técnico?

Esto asegura que los documentos sean identificables y ayuda a mejorar la imagen de su empresa.

Mientras produce documentación técnica, considere incorporar imágenes, gráficos y los activos de su marca.

Un ejemplo de documentación técnica que hace esto bien es el software K15t. Incluye tablas y elementos visuales adecuados para que los lectores puedan absorber el contenido sin esfuerzo.

Además de eso, esto le permite identificar rápidamente qué partes se han quedado obsoletas sin tener que revisar todo el documento.

Mantener y mejorar la documentación de forma regular.

Informe a los usuarios de cualquier cambio revisando las guías del usuario. También puede aprovechar la ayuda de una aplicación de control de versiones y los comentarios de los usuarios para actualizar y mantener su documentación .

La gestión regular del contenido es esencial. Una base de conocimiento técnico inexacta o engañosa no es de utilidad para los lectores.

En caso de que haya modificaciones en las necesidades y especificaciones del proyecto, asegúrese de que exista un sistema adecuado para revisar la base de conocimientos técnicos para alinearla con las actualizaciones.

Además, si hay algún cambio después de que el software se haya lanzado para los clientes, es importante informar a los usuarios sobre los cambios y revisar la documentación del usuario. También puede tomar la ayuda de una aplicación de control de versiones para manejar estas ediciones de manera efectiva.

Además de eso, puede recibir ayuda de los lectores para actualizar su base de conocimientos técnicos. Veamos el ejemplo de documentación técnica de Broadcom. La compañía permite que los clientes proporcionen información a través de una sección de comentarios y comentarios.

Esta función interactiva permite a los clientes hacer consultas o dar comentarios e ideas. Para que puedan ayudar a los redactores técnicos a actualizar la base de conocimientos.

Realice copias de seguridad frecuentes

Almacene réplicas de documentos y archive comunicaciones por correo electrónico sobre el proyecto para protegerlo de situaciones inesperadas .

No debería estar en una posición en la que su documentación técnica no esté disponible y no tenga otras opciones.

Para evitar que esto suceda, almacene copias anteriores de documentos en el portal de conocimiento y guarde las comunicaciones por correo electrónico sobre el proceso.

¿Cuáles son las mejores herramientas para la documentación técnica?

Las mejores herramientas de documentación técnica son herramientas multipropósito como Heroic KB y Confluence, herramientas de creación técnica como WordPress y RoboHelp, herramientas para la documentación de API como Swagger, herramientas de hoja de ruta del producto como Aha! y editores de lenguaje de marcado.

Dicho esto, veamos las mejores herramientas de documentación técnica con más detalle en función de sus usos.

herramientas multiusos

Hay muchos software de documentación técnica general disponibles para ingenieros de software. Le permiten especificar necesidades, compartir conocimientos y documentar funciones de productos y operaciones de proyectos. Éstas incluyen:

WordPress + Heroic KB: Heroic KB es un sistema de documentación técnica popular, económico y colaborativo. Es adecuado para una amplia gama de industrias y productos. También puede utilizarlo para desarrollar una plataforma wiki confiable.

Bit.ai: Bit.ai se utiliza para la producción de documentos, el almacenamiento, el intercambio de información y la utilización de una plataforma wiki. Una vez que haya terminado de crear su documentación técnica, puede almacenarla como un archivo PDF o Markdown y compartirla en los sistemas de su elección.

Atlassian's Confluence: este es otro software de documentación de productos basado en el trabajo en equipo que contiene una infraestructura completa para manejar las necesidades del producto y crear contenido.

Github: Es probable que ya conozcas este. También puede utilizarlo para la documentación técnica. Viene con su plataforma wiki nativa.

Herramientas técnicas de creación

Los autores técnicos utilizan con frecuencia herramientas dedicadas para generar documentación técnica excepcional. Estos se conocen como sistemas de administración de contenido (CMS) y le permiten crear, estructurar y manejar sin esfuerzo diferentes tipos de artículos técnicos.

Un CMS puede manejar varios tipos de documentos, extraer y guardar artículos y permitir que numerosos miembros del equipo colaboren para crear documentos. Algunas herramientas bien conocidas incluyen:

WordPress + Heroic KB: un potente software autohospedado con ricas funciones de indexación y desarrollo de documentos, junto con extensos archivos adjuntos multimedia, trabajo en equipo y configuraciones de autorización.

MadCap Flare: una plataforma digital robusta con capacidades para distribuir contenido a través de varias vías, asistencia en varios idiomas y una gran cantidad de materiales de instrucción.

Adobe RoboHelp: un completo sistema de administración de contenido que le permite generar documentos con funciones completas, manejar fácilmente contenido de formato breve e implementar el control de versiones.

ClickHelp: un sistema premiado que proporciona una transición sin esfuerzo desde otros sistemas, funciones de usuario personalizadas y una variedad de funciones de análisis de datos.

Herramientas para la documentación de la API

El procedimiento para desarrollar documentos API es en su mayoría automático. Los desarrolladores o autores técnicos pueden producir contenido por sí mismos o utilizar un creador de documentos API. Un par de ellos incluyen:

RAML 2 HTML: un creador de documentos sencillo que utiliza parámetros RAML.

Swagger: una plataforma gratuita de autodocumentación creada para generar y mantener API y servicios web RESTful.

Herramientas de hoja de ruta del producto

Estas herramientas le permiten comunicar rápidamente detalles, cambiar plazos o diseños, incluir información nueva y modificar todo el marco.

Muchas de estas aplicaciones de planificación ofrecen plantillas prediseñadas para varios planos, lo que le permite comenzar a crear la documentación del producto de inmediato. Algunas de las herramientas de la hoja de ruta del producto son:

Roadmunk: posicione todo su negocio de acuerdo con una estrategia centrada en el comprador con este completo software de planificación. Roadmunk le permite recopilar comentarios de los compradores, decidir sobre desarrollos futuros y emplear plantillas listas para usar para articular su plan.

ProductPlan: este software de planificación le permite recopilar y administrar información, trabajar con sus compañeros de trabajo, crear y publicar planos de productos y seguir adelante con su plan.

¡Ajá!: ¡Ajá! es una plataforma de ingeniería de productos. Le permite crear planes, recopilar información de otros, fomentar la innovación, categorizar funciones, distribuir planos de productos, gestionar lanzamientos y organizar procesos de ingeniería.

Editores de lenguaje de marcado

Para garantizar que los artículos de software técnico estén adaptados a Internet, deben producirse en una estructura adecuada. Debido a esto, se utilizan lenguajes de marcado.

El marcado es el más conocido entre todos los lenguajes de marcado. Es simple convertirlo en HTML, y no necesita ninguna habilidad sofisticada para operarlo. Los siguientes editores de rebajas pueden ayudarlo a producir la documentación del producto.

Quiver: Quiver es un portátil diseñado específicamente para desarrolladores de software. Le permite combinar código, texto, LaTeX y Markdown en una sola nota. Puede usar el editor de código para editar, ver fácilmente LaTeX y Markdown en tiempo real y ubicar cualquier nota rápidamente.

Visual Studio Code: este editor de código fuente ayuda a las empresas a desarrollar y corregir errores en aplicaciones que funcionan en macOS, Windows y Linux. Incluye capacidades como refactorización de código y navegación, resaltado de sintaxis, abreviaturas de Emmet, fragmentos, ajuste de texto e interfaz de línea de comandos (CLI).

Typora: es un editor de rebajas que le proporciona una interfaz de lectura y escritura fluida. Elimina el conmutador de modo, los símbolos de sintaxis del código fuente de descuento, el área de vista previa y varios otros elementos que distraen. Más bien, le da acceso a una capacidad de vista previa en tiempo real para que pueda concentrarse solo en la documentación.

iA Writer: iA Writer es un editor de texto para Android, iOS y Mac. Consiste en sincronización de iCloud y Dropbox, edición, escritura de enfoque, control de sintaxis, exportación e importación de Microsoft Word y varias otras funciones.

software de documentación de interfaz de usuario

El mejor software para el diseño de UX es el software de creación de prototipos que le permite crear prototipos atractivos, estructuras alámbricas, bocetos y maquetas.

InVision: Es uno de los software más utilizados para la creación de prototipos. InVision es reconocida por su funcionalidad multiplataforma y capacidades de trabajo en equipo, lo que la convierte en una excelente opción para desarrollar interfaces de usuario (UI).

Sketch: es una plataforma de diseño basada en vectores sencilla y efectiva. Está disponible como una aplicación para Mac y una aplicación web. Es una herramienta popular y proporciona características suficientes para visualizar interfaces de usuario (UI).

Adobe XD: en Adobe XD, XD significa diseño de experiencia. Es una herramienta de diseño creada para profesionales de experiencia de usuario (UX). Ayuda a los desarrolladores a crear maquetas excepcionales y les permite mostrárselas a otros a través de la aplicación.

UXPin: es un software de diseño de Windows y Mac que permite a los diseñadores crear cualquier tipo de diseño. UXPin también ofrece la posibilidad de importar su estructura alámbrica o bocetos de otros programas de software y crear un prototipo atractivo.

Preguntas frecuentes sobre la documentación técnica

Aquí están nuestras preguntas más frecuentes relacionadas con la documentación técnica, junto con sus respuestas.

¿Cuál es el propósito de la documentación técnica?

El propósito de la documentación técnica es proporcionar información sobre un producto, sistema o servicio que utiliza una audiencia técnica o no técnica. Esta documentación ayuda a los usuarios a comprender cómo funciona el producto, cómo instalarlo, usarlo y solucionar problemas, y cómo reparar o reemplazar piezas si es necesario.

La documentación técnica también sirve como referencia para ingenieros, desarrolladores y otros profesionales que trabajan en el producto. Ayuda a garantizar la coherencia y la estandarización, así como a proporcionar un registro histórico del desarrollo y la evolución del producto.

¿Cómo organizar y estructurar la documentación técnica?

La documentación técnica debe estar estructurada de manera clara y organizada para que sea fácil de entender y navegar. Estas son algunas de las mejores prácticas para organizar y estructurar la documentación técnica:

• Comience con una tabla de contenido o un índice para brindar una descripción general de los temas tratados.
• Divida la documentación en secciones claras y utilice títulos y subtítulos para guiar al lector.
• Utilice un lenguaje claro y conciso y evite la jerga técnica, a menos que sea inevitable y esté bien explicada.
• Incluya ejemplos y ayudas visuales, como diagramas y capturas de pantalla, para ayudar a explicar conceptos complejos.
• Utilice un formato y un estilo coherentes en toda la documentación, incluidos el tamaño y el estilo de la fuente, los títulos y el espacio entre párrafos.
• Proporcione una función de búsqueda o un índice para facilitar la navegación, especialmente para conjuntos de documentación más extensos.

¿Cuál es la diferencia entre documentación técnica y documentación de usuario?

La documentación técnica y la documentación del usuario son formas de documentación escrita que proporcionan información sobre un producto o servicio. Sin embargo, tienen diferentes propósitos y audiencias objetivo.

La documentación técnica está destinada a usuarios técnicos, como ingenieros, desarrolladores y profesionales de TI. Proporciona información detallada sobre el diseño, la arquitectura y las especificaciones técnicas del producto, y se utiliza para la resolución de problemas y el mantenimiento.

La documentación del usuario, por otro lado, está destinada a los usuarios finales, como clientes y empleados que utilizan el producto o servicio. Proporciona información sobre cómo usar el producto, incluidas instrucciones paso a paso y ayudas visuales.

Resumiendo: resumen y ejemplos de documentación técnica

El conocimiento técnico es un activo esencial para los lectores. Debe desarrollar y publicar artículos técnicos útiles para todos, incluidos documentos para desarrolladores de software y el equipo de pruebas, junto con la documentación del usuario.

Sin embargo, debido a los rápidos ciclos de desarrollo de productos, hacer que su base de conocimientos técnicos esté disponible y sea atractiva puede ser difícil.

Un portal de conocimiento técnico completo es preciso, al punto y pertinente. Y aquí es donde un sistema de gestión de documentación técnica como Heroic KB puede ayudar.

Con las capacidades de gestión de contenido y trabajo en equipo de Heroic KB, puede mejorar fácilmente su proceso de creación y sus guías técnicas. Y aumente la productividad de su organización y la participación de los usuarios.