¿Cómo personalizar y autogenerar albaranes de WooCommerce?

Un albarán de WooCommerce, a diferencia de una factura en PDF, no es una necesidad legal sino un servicio que tus clientes aprecian. Emplear notas de entrega de WooCommerce y otros documentos de envío no obligatorios, que realmente se suman a la calidad del proceso de cumplimiento de su pedido, refleja su profesionalismo.

La entrega física o el envío automático de notas de entrega de WooCommerce junto con los productos enviados facilita a los clientes la validación de los productos recibidos. Si encuentran algo que falta en el paquete recibido, pueden contactarlo inmediatamente con la información en las notas de entrega.

En este artículo, vamos a echar un vistazo a la personalización, la generación automática, la impresión y el envío por correo electrónico de las notas de entrega de WooCommerce. Para hacer esto, deberá usar un complemento externo de notas de entrega de WooCommerce, usaremos el complemento de WebToffee para esto.

Así que sin más preámbulos, ¡comencemos la fiesta!

En primer lugar, comencemos dirigiéndonos al elefante en la habitación: ¿qué es una nota de entrega de WooCommerce? ¿En qué se diferencia de otros documentos de pedido y envío como, por ejemplo, una factura profesional?

Una nota de entrega en WooCommerce es un documento de envío que describe los productos y la cantidad de productos que se envían a los clientes. Puede ser un documento físico enviado junto con los productos o un documento electrónico enviado por correo electrónico antes de la entrega. El albarán de entrega facilita a los clientes la verificación cruzada de los artículos que recibieron con los artículos que ordenaron.

Las notas de entrega de WooCommerce no tienen el prestigio que tiene una factura de WooCommerce. Es decir, no es válido a efectos fiscales. Solo actúa como prueba de entrega. Los albaranes de entrega complementan la factura. Los clientes no son responsables de iniciar el pago del pedido porque recibieron el albarán de entrega. Además, en ocasiones, el albarán de entrega puede no contener siquiera el importe a pagar.

Algunas empresas utilizan notas de entrega como prueba de entrega. Es decir, se pide a los clientes que firmen una copia del albarán de entrega y se la entreguen al vendedor una vez reciban los productos. El vendedor puede utilizar este documento para demostrar que el cliente ha recibido el producto. Esto es útil durante el comercio internacional, donde es posible que deba mostrar un comprobante de entrega a las autoridades.

La nota de entrega en WooCommerce también se puede usar como una lista de verificación contra la cual el usuario puede validar los productos y la cantidad de productos que se le envían. Esto ayuda al cliente a generar confianza en el vendedor (usted).

El documento también ofrece una descripción general de lo que se pide y lo que se envía en ese envío en particular, incluido el nombre del artículo y su cantidad. Esto ayuda a reducir la confusión durante el envío.

Una nota de entrega para WooCommerce debe ser una lista de verificación de los artículos incluidos en un envío. Esto es para traer transparencia al proceso de cumplimiento de pedidos.

El documento también debe incluir,

• El nombre, la dirección y la información de contacto de sus negocios en caso de que el cliente quiera comunicarse con usted con alguna pregunta.
• El nombre, la dirección y la información de contacto del cliente.
• La fecha del pedido
• Productos que se van a entregar
• Número de orden
• Marca (logotipo y nombre de la empresa)

La mejor manera de implementar el documento es crear una plantilla estándar para los albaranes y hacer uso de ella para emitir automáticamente el documento para todos los pedidos.

Para crear notas de entrega de WooCommerce, como se mencionó anteriormente, deberá usar un complemento de terceros. El plugin WebToffee WooCommerce PDF Invoices, Packing Slips, Delivery Notes, and Shipping Labels es el mejor en el nicho y lo usaremos a partir de ahora.

Sin embargo, este complemento tiene una funcionalidad limitada y no le permite personalizar la configuración o las plantillas del documento. Pero puede usar el complemento premium de notas de entrega impresas de WooCommerce para incluir personalizaciones adicionales al complemento básico

Analizaremos el funcionamiento de ambos complementos.

Deberá instalar la versión básica del complemento de notas de entrega de WooCommerce para esto. Para hacer esto,

1. Vaya a Complementos > Agregar nuevo en su consola de administración de WordPress.
2. Busque la palabra clave 'Facturas en PDF y notas de entrega para WooCommerce' e identifique el complemento WebToffee.
3. Haga clic en Instalar ahora y luego en Activar junto al complemento.

Al activar el complemento, se agregará una sección adicional denominada Factura/Embalaje en la barra de navegación izquierda de WordPress.

4. Vaya a Factura/Embalaje > Nota de entrega .
5. Configure los ajustes generales disponibles allí, como habilitar o deshabilitar la nota del cliente, la imagen del producto y el pie de página.
6. Una vez hecho esto, haz clic en Actualizar configuración .

Los albaranes que se generen a partir de ahora seguirán las personalizaciones que hayas realizado.

Para recibir más personalizaciones y disfrutar de la generación automática del documento de notas de entrega, deberá instalar el complemento premium. Profundicemos.

Para instalar y activar el complemento premium de notas de entrega de WooCommerce,

1. Vaya a Complementos > Agregar nuevo y cargue el archivo zip del complemento que recibió después de comprar el complemento.
2. Haga clic en Instalar ahora y luego en Activar complemento .

3. Accede a Factura/Embalaje > Albarán > General y configura las opciones disponibles.
4. Si desea agrupar productos que pertenecen a la misma categoría, active la casilla de verificación Agrupar productos por 'Categoría' .
5. Para ordenar los productos en albaranes en orden ascendente o descendente del nombre o SKU, utilice la opción Ordenar productos por .
6. Para incluir los datos de variación de cada producto debajo, habilite Mostrar datos de variación debajo de cada producto .
7. Agregue metacampos de pedidos adicionales, metacampos de productos y atributos de productos al documento si es necesario.
8. Utilice la opción Adjuntar albarán PDF en la opción de correo electrónico del pedido para especificar los correos electrónicos de estado del pedido a los que se adjuntarán automáticamente los albaranes.
9. Marque la opción Mostrar botón de impresión de nota de entrega para agregar un botón de impresión a los correos electrónicos de estado del pedido especificados anteriormente.
10. Haga clic en Actualizar configuración para guardar los cambios.

Para personalizar la plantilla y el diseño de los albaranes,

1. Vaya a Factura/Embalaje > Nota de entrega > Personalizar .
2. Haga clic en Cambiar diseño y seleccione el diseño que se adapte a sus requisitos de diseño.

3. Utiliza el editor visual y las opciones de personalización en el lado derecho de la pantalla para agregar, eliminar o editar el componente de tu plantilla de notas de entrega.
4. Una vez hecho esto, haga clic en Guardar y proporcione un nombre de plantilla para guardarlo como plantilla.
5. Haga clic en el botón con las tres líneas horizontales a la derecha y haga clic en Activar para activar esta plantilla.

Esto activará esta plantilla actualmente configurada. Puede crear nuevas plantillas y activarlas si lo necesita yendo a Mis plantillas en la misma página.

Dado que el botón de impresión está habilitado en el correo electrónico, el botón se integrará en los correos electrónicos de estado del pedido seleccionados durante la configuración, en nuestro caso, el correo electrónico de procesamiento del pedido. Este proceso estará automatizado y el documento se adjuntará automáticamente sin necesidad de intervención manual.

Sin embargo, si desea generar e imprimir manualmente notas de entrega en WooCommerce, puede hacerlo con este complemento al

1. Vaya a WooCommerce > Pedidos y haga clic en el pedido que desee.
2. Haga clic en el icono de descarga o impresión correspondiente a los albaranes para iniciar manualmente la creación y descarga/impresión del documento.

Para imprimir de forma masiva el documento para varios pedidos a la vez, vaya a WooCommerce > Pedidos y seleccione los pedidos que desee. Luego elige la acción masiva Imprimir nota de entrega y haz clic en Aplicar .

En conclusión, crear notas de entrega para tu tienda WooCommerce puede ser un proceso simple y eficiente con las herramientas y estrategias adecuadas. Al utilizar complementos como WooCommerce Print Invoice & Delivery Note, puede personalizar e imprimir fácilmente sus notas de entrega directamente desde el panel de administración de su tienda.

Además, el uso de un complemento como Notas de entrega para WooCommerce puede personalizar aún más el documento y hacerlo aún más conveniente para sus clientes. Al tomarse el tiempo para configurar y personalizar sus notas de entrega, puede mejorar la experiencia general del cliente y agilizar el proceso de entrega de su tienda.

Espero que este artículo haya sido útil. Comenta tus preguntas al respecto en la sección a continuación.

Si está interesado, eche un vistazo al blog sobre por qué incluir notas de entrega de WooCommerce e imprimir notas de entrega.