Diseño de un proceso exitoso de incorporación de clientes

Si parece que cada vez que contrata a un nuevo cliente para un proyecto, dedica tanto tiempo a incorporarlo como a trabajar en el proyecto, puede que sea el momento de empezar a pensar en optimizar esta parte de su negocio. Un proceso de incorporación de clientes bien desarrollado es clave para crear relaciones duraderas, fomentar las referencias de nuevos clientes y ahorrarle a usted y a su equipo una cantidad considerable de tiempo.

Por qué debería crear un proceso de incorporación de clientes

Hay varias razones por las que un proceso de incorporación de clientes exitoso es imperativo para el éxito de su negocio:

• Establece expectativas. Un proceso bien diseñado ayuda a sus clientes a comprender cómo se completará el proyecto, qué se necesita de ellos y cuándo buscar actualizaciones de estado. También les ayuda a sentirse más cómodos cuando trabajan con usted y su equipo.
• Le ahorra tiempo a su empresa. Un flujo de trabajo de incorporación estandarizado y automatizado le ahorrará tiempo a usted y a su cliente tanto al comienzo del proyecto como a lo largo de su duración. Cuando los clientes sepan qué esperar, tendrán menos preguntas y no sentirán la necesidad de verificar constantemente el estado de la producción.
• Mejora la retención de clientes. Sus ingresos más confiables provienen de los clientes existentes. Cuando un cliente contrata a su empresa por primera vez, es importante que sepa qué esperar, sepa cómo acceder a cierta información y se sienta respaldado a lo largo de su experiencia. Una buena experiencia inicial no solo alentará a sus clientes a continuar trabajando con usted, sino que también los ayudará a convertirse en su principal fuente de referencia.
• Aumenta los ingresos generales. Cuantos más clientes a largo plazo tenga, menores serán sus costos de adquisición con el tiempo. Si sus clientes actuales y sus referencias lo mantienen ocupado, no necesitará invertir tantas horas o dólares en publicidad. Esto mantiene sus ingresos más altos y los costos de marketing más bajos.

Lista de verificación de incorporación de clientes

Antes de decidir cómo estructurar el proceso de incorporación de su cliente, defina la información que usted y su cliente necesitan el uno del otro. Descargue esta útil lista de verificación de elementos que su empresa podría necesitar incluir al desarrollar un flujo de trabajo. Sus necesidades pueden diferir, así que siéntase libre de personalizar su propia lista de verificación.

Diseñando el proceso de onboarding de tu cliente

Ahora que ha determinado qué información necesita proporcionar y recibir de su cliente, deberá descubrir el mejor método para transmitir y mantener esta información y qué sistemas se deben implementar para una comunicación fluida y fácil de -Gestionar la experiencia.

Crear formularios de selección y registro de clientes

Dependiendo de la naturaleza de su negocio, es posible que no pida a los clientes que paguen por los servicios por adelantado. Primero puede pedirles que completen un cuestionario para determinar el alcance de su proyecto o si los servicios que ofrece se ajustan o no a las necesidades del cliente.

Gravity Forms es una gran herramienta para crear formularios detallados para evaluar a los clientes. Puede diseñar formularios complejos que incluyan una opción de "guardar y continuar" para que los usuarios puedan guardar su progreso y volver a completar el formulario en otro momento. También ofrece la opción de cargar archivos, para que los posibles clientes puedan cargar documentos o fotos para ayudar a aclarar el alcance de su proyecto. Por ejemplo, si está pintando una acuarela personalizada de una casa, es posible que el cliente deba cargar una foto de la casa para que pueda darle un presupuesto.

Una vez que haya determinado que el proyecto de un cliente es adecuado, querrá configurar su cuenta. Si necesita que un cliente compre un producto para comenzar con sus servicios, puede incluir su cuestionario de incorporación directamente en la página del producto utilizando los complementos de productos de Gravity Forms.

Si necesita que un cliente se registre en su sitio antes de que pague por un servicio, puede recopilar información detallada con Campos de registro de usuario personalizados para WooCommerce. Todos los datos que recopile estarán disponibles para su cliente en la página de su cuenta y la información que envió se incluirá en su perfil de usuario.

Simplifica el proceso de compra

Si ha agregado campos de formulario adicionales a sus productos o requiere un registro prolongado, querrá impulsar aún más la simplicidad y la eficiencia en su proceso de pago. Trate de mantener su pago simple y sin distracciones para que su cliente no se frustre. Algunas cosas que puede hacer para agilizar el proceso incluyen:

• Elimina las distracciones. Elimine los widgets de navegación y de la barra lateral para que su cliente se mantenga enfocado y no se desvíe para investigar otros productos.
• Utilice WooCommerce One Page Checkout . Si es una empresa centrada en el servicio, es probable que sus clientes solo compren un producto a la vez. Ofrecerles la capacidad de pagar directamente en la página del producto puede ayudar a cerrar sus ventas más rápidamente y brindar una mejor experiencia.
• Ofrezca múltiples opciones de pago. Deje que los clientes elijan un método de pago conveniente. Con WooCommerce Payments, puede aceptar pagos en múltiples monedas e incluso ofrecer métodos populares como Apple Pay, giropay y Sofort.
  

Obtén más información sobre cómo optimizar tu pago.

Crear un portal de cliente seguro

Ahora que su cliente se ha registrado en su sitio, querrá asegurarse de que tenga acceso a todo lo que necesita y que también tenga las herramientas para brindarle cualquier información que su equipo necesite. Un portal de cliente seguro es una excelente manera de mantener la información confidencial en un solo lugar mientras brinda acceso seguro a todo lo que necesitarán para trabajar juntos.

Con herramientas como WooCommerce Memberships y Gravity Forms, puede crear un portal seguro que les brinde a sus clientes la capacidad de administrar su información de pago, cargar archivos importantes y completar formularios y encuestas adicionales. También puede restringir el acceso a ciertos productos, recursos y contenido según los niveles de membresía.

Si está utilizando los Campos de registro de usuario personalizados para la extensión WooCommerce, puede asignar un rol de membresía a sus clientes cuando se registren y restringir el acceso a cierto contenido hasta que se actualicen a un producto de membresía paga.

Facilite los pagos con las suscripciones

Si usa Membresías de WooCommerce como parte de la creación de su portal de cliente, puede combinar eso con Suscripciones de WooCommerce para habilitar funciones útiles como pagos recurrentes automáticos. Esto es especialmente útil para los clientes que pueden estar pagando semanal o mensualmente por sus servicios.

Con las Membresías y Suscripciones de WooCommerce puedes:

• Crear planes de pago automatizados
• Ofrecer pruebas gratuitas
• Permita que los clientes pausen sus propias membresías
• Permita que los clientes actualicen o rebajen su membresía
• Prorrateo de membresías cuando los clientes actualizan o degradan los servicios

Crear un paquete de bienvenida al cliente

Cree una serie de correos electrónicos y documentos que presenten a su cliente para trabajar con usted. Un correo electrónico introductorio podría resumir toda la información legal y financiera que necesitará de su cliente. También puede solicitar información específica del proyecto, como pautas de marca, o enviar un cuestionario que ayude a definir mejor el alcance del proyecto. O proporcione detalles sobre su horario comercial, las herramientas de colaboración que utiliza con sus clientes y cómo acceder a ellas, y otra información importante.

AutomateWoo puede ayudarlo a implementar un paquete de bienvenida que facilitará la incorporación. Además de enviar su serie estándar de correos electrónicos como se describe anteriormente, también puede:

• Sugiera otros servicios : envíe automáticamente correos electrónicos a los clientes sugiriendo otros servicios en los que podrían estar interesados ​​en función de lo que ya compraron.
• Envía notificaciones por SMS : Envía a tus clientes notificaciones por mensaje de texto después de una compra.
• Proporcione notificaciones de caducidad de la tarjeta : alerte a los clientes sobre las próximas fechas de caducidad de la tarjeta de crédito o débito para las tarjetas que han guardado en su cuenta. Esto puede reducir los pagos fallidos y el trabajo adicional de servicio al cliente.

Inscriba a sus clientes en un programa de referidos: Consiga más clientes con menos trabajo de marketing fomentando los referidos. Ofrezca incentivos con el complemento Recomendar a un amigo de AutomateWoo.

Una vez que haya incorporado a su cliente, puede usar estas mismas herramientas y sistemas para fomentar la retención. Véndeles servicios adicionales, sugiérales nuevos servicios cuando se acerquen al final de un proyecto o período de membresía, y ofréceles incentivos para enviar nuevos clientes a tu manera.

Sin embargo, una vez que su proceso está configurado y automatizado, no significa que pueda tomárselo con calma. Si bien los buenos sistemas hacen que su flujo de trabajo sea más eficiente, deberá perfeccionarlos con el tiempo. Revise su proceso de incorporación de vez en cuando y mejore aspectos del mismo en función de los comentarios de los clientes y los cambios en su negocio. Un proceso de incorporación exitoso no solo está bien planificado al principio, sino que evoluciona con el tiempo para servir mejor a sus clientes y a su empresa.