Los 15 mejores sistemas y software de gestión de documentos en 2023

Se prevé que el mercado mundial de sistemas de gestión de documentos alcance la marca de 11 060 millones de dólares para 2028.

Y con razón. Los archivos y documentos son una parte fundamental de cualquier empresa. Independientemente del tamaño de su negocio, es probable que esté trabajando y administrando varios documentos.

Y también desea almacenarlos de manera segura y sistemática para que sus empleados y clientes puedan recuperarlos convenientemente.

Ahí es donde el software de gestión de documentos puede ayudar. Le permite guardar y compartir documentos desde cualquier navegador, dispositivo o ubicación, lo que garantiza una colaboración fluida entre todas las partes involucradas.

No hace falta decir que seleccionar el software de administración de documentos adecuado es vital para que su organización funcione sin problemas.

Desde garantizar la recuperación oportuna de los documentos requeridos hasta otorgar permisos a todas las personas autorizadas en su empresa, un programa de administración de documentos confiable puede ayudarlo a lograr todos sus objetivos.

Por eso, en esta lista, hemos evaluado y revisado los mejores sistemas de gestión de documentos, permitiéndole seleccionar la solución más adecuada para sus necesidades. Pero antes, veamos el significado de una plataforma de gestión documental.

¿Qué es un sistema de gestión documental?

Los sistemas de gestión de documentos se refieren a plataformas que están diseñadas para cargar, organizar, guardar, manejar y monitorear documentos digitales.

Además de eso, numerosas plataformas de administración de documentos tienen características que le permiten transformar sin esfuerzo documentos físicos en copias digitales mediante el uso de tecnología de escaneo.

Una vez que los documentos están digitalizados, se vuelve más sencillo navegar a través de ellos. Para que sus empleados puedan reducir el tiempo que dedican a buscar documentos y centrarse en utilizar la información que necesitan.

¿Por qué debería utilizar un software de gestión documental?

El manejo de grandes cantidades de información en forma física puede ser un desafío y conducir a una pérdida de productividad. El software de gestión de documentos es vital para que cualquier empresa cree un archivo electrónico para almacenar documentos y mejorar la eficiencia.

La tendencia de las empresas que hacen la transición al espacio digital ha llevado a un creciente interés en las plataformas de gestión de documentos.

La gestión de un gran volumen de información puede ser difícil, especialmente cuando el documento está en formato impreso. Muchas empresas experimentan una disminución de la eficiencia debido a la resolución de los obstáculos de la gestión de documentos.

Por lo tanto, el software de gestión de documentos es un componente esencial de cualquier empresa. En lugar de armarios y cajones para documentos físicos, las soluciones de gestión de documentos crean un depósito electrónico que las personas autorizadas pueden abrir y modificar.

Como resultado, le permite administrar el tiempo de manera eficiente, mejorar la seguridad, cumplir con las normas y fomentar el trabajo en equipo.

¿Qué características debe buscar en un sistema de gestión de documentos?

Una solución de gestión de documentos puede tener varias capacidades más allá del simple almacenamiento de documentos. El tipo de solución que elija dependerá de sus requisitos y de los archivos en papel que maneje su organización. Algunas de las características que quizás desee explorar al seleccionar una solución de administración de documentos son:

Facilidad de uso

La facilidad de uso es una parte esencial de una solución de gestión de documentos. Puede estar repleto de funciones asombrosas, pero no te ayudarán si el software no tiene una interfaz de usuario intuitiva.

Muchas plataformas ofrecen pruebas gratuitas antes de tomar una decisión. Si es factible, deje que sus empleados experimenten con la aplicación durante la fase de prueba.

Vistas previas de alta calidad

Al usar una plataforma de administración de documentos, no debería obligarlo a descargar archivos repetidamente cuando quiera verlos. La plataforma debe proporcionar una visión clara de los documentos bajo demanda.

Colaboración de documentos

El último software de gestión de documentos permite a los profesionales autorizados compartir documentos y modificarlos en equipo.

Ciertas plataformas permiten que varias personas modifiquen documentos al mismo tiempo, mientras que otras tienen un mecanismo integrado que permite que una sola persona edite el documento en un momento dado. Y los hay que ofrecen ambas alternativas.

Para decidir la opción más adecuada para usted, identifique cómo funciona su equipo y los tipos de archivos que necesitan trabajo en equipo.

Escaneo masivo de fotos y carga de documentos

La capacidad de escanear fotos y convertirlas en texto usando la tecnología OCR es beneficiosa para las organizaciones. Porque les permite convertir grandes volúmenes de documentos en papel a formato digital.

Por lo tanto, los mejores sistemas de gestión de documentos utilizan la tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para agregar metadatos automáticamente. Esto simplifica aún más el proceso de localización de documentos en el futuro.

Control de versiones

También conocido como control de versiones, el control de versiones es un atributo esencial de una plataforma de gestión de documentos.

Los errores accidentales del usuario pueden dar lugar a la modificación o eliminación de datos esenciales.

Por lo tanto, el control de versiones le permite ver los cambios que sufre un documento en diferentes ocasiones. Si es necesario, puede volver a una edición anterior. Esta característica es crucial cuando varios profesionales trabajan en un documento.

Almacenamiento

La aplicación debería permitirle guardar sus archivos en una base de datos central para que pueda encontrar y obtener documentos sin esfuerzo.

Numerosas integraciones

La solución debería facilitarle la conexión con programas externos como Salesforce, MS Outlook, Gmail y Google Drive, entre otros.

Roles de usuario y permisos

Un aspecto crucial del software de administración de documentos es brindarles a los gerentes una forma de establecer distintos privilegios para cada miembro del equipo.

Puede autorizar a personas específicas para acceder o modificar documentos. Y otros miembros del equipo pueden tener restricciones para ver archivos dentro de la red. Crea un mecanismo de salvaguarda efectivo y hace que el equipo sea más eficiente.

Adaptabilidad móvil

Varias plataformas de gestión de documentos vienen con una aplicación para teléfonos inteligentes. No puede usar la plataforma en un dispositivo portátil, pero existe la posibilidad de que su equipo lo haga.

Todas las soluciones de gestión de documentos no cumplirán estos criterios. Por lo tanto, al seleccionar una solución, determine qué funciones de la plataforma sirven mejor para el propósito de su negocio.

¿Cuál es el mejor software de gestión documental?

Los mejores sistemas de gestión de documentos incluyen soluciones como DocuWare, Dropbox, IsoTracker, DocuPhase, Zoho Docs, Smartsheet, M-Files, Evernote Business, HighTail, Onehub, FileHold, Document Locator, eFileCabinet, InfoRouter.

Para permitirle seleccionar la mejor plataforma de gestión de documentos para su organización, evaluamos numerosas plataformas disponibles en el mercado.

Y examinamos factores como la facilidad de uso, la seguridad, la gestión de versiones y la colaboración de documentos. Así que aquí hay una lista de los principales sistemas de gestión de documentos para que los considere.

M-Files: lo mejor para la facilidad de uso

M-Files es una plataforma completa de gestión de documentos con una plataforma fácil de usar y fácil de usar. Está equipado con múltiples funciones que facilitan la categorización fluida de documentos, el escaneo de documentos físicos y la automatización de procesos.

Beneficios clave

• M-Files ofrece conectividad con Parashift, una firma tecnológica conocida por la recuperación de documentos a través del aprendizaje automático. Al aprovechar esta integración, puede optimizar y automatizar sus flujos de trabajo.
• En lugar de ver la información físicamente y categorizar los archivos, puede manejar automáticamente una amplia gama de archivos semiestructurados, estructurados y no estructurados.
• En lugar de depender de un enfoque convencional basado en carpetas, M-Files emplea metadatos para clasificar los materiales por etiquetas, palabras clave, grupos, etc. Esto simplifica el proceso de búsqueda y manejo de todo tipo de documentos.
• El acceso a teléfonos inteligentes sin conexión está disponible con M-Files, lo que le permite ver archivos sin esfuerzo desde su teléfono inteligente, incluso sin conexión a Internet.
• M-Files proporciona una integración perfecta con una amplia gama de herramientas, como Google Workspace, Salesforce, Microsoft Office y otras.

Limitaciones

• La característica de categorización automática de etiquetas puede tomar algún tiempo para acostumbrarse.
• La interfaz de usuario de la plataforma está un poco anticuada.

Precios

Para probar M-Files, puede obtener la versión de prueba de 30 días completando un cuestionario. O puede contactarlos para solicitar una demostración.

Zoho Docs: lo mejor para guardar y administrar documentos fácilmente

Zoho Docs se encuentra entre los mejores sistemas de gestión de documentos que aparecen en esta colección.

Zoho Docs le permite guardar y manejar todos sus archivos en la nube, además de proporcionar funciones de colaboración eficientes. Le permite compartir sus documentos y le ofrece la comodidad de producirlos y modificarlos sobre la marcha.

Con Zoho Docs, puede transformar sus documentos de MS Office en archivos PDF y compartirlos entre los miembros del equipo de manera instantánea.

Beneficios clave

• Le permite guardar archivos masivos sin esfuerzo, como grabaciones de video, directorios e incluso repositorios completos.
• Con Zoho Docs, puede crear sin problemas carpetas principales y carpetas secundarias para la organización ordenada de archivos según tareas, funciones y formatos de archivo.
• Puede realizar sus tareas en su computadora de escritorio, ya sea que esté en línea o no: los archivos se sincronizan automáticamente una vez que se vuelve a conectar a Internet.
• Genera copias de seguridad automáticas de archivos para evitar la pérdida de información.
• Le permite formar un grupo para compartir documentos con varias personas simultáneamente. Además, proporciona una función de seguimiento de auditoría para gestionar las modificaciones realizadas por otros compañeros de trabajo.
• Ofrece un sistema de mensajería instantánea dentro del programa para cooperar con varios empleados.
• Garantiza una seguridad estricta mediante la codificación de archivos con una clave de 2048 bits basada en RSA generada mediante Perfect Forward Secrecy (PFS).

Limitaciones

• La interfaz de usuario parece obsoleta y rudimentaria.
• La velocidad de carga del software podría mejorar, especialmente cuando hay muchos documentos involucrados.

Precios

Zoho Docs ofrece una edición gratuita que puede acomodar hasta cinco personas. Sus paquetes premium comienzan en $ 4 por mes y más. Puede aprovechar su versión de prueba gratuita de 15 días antes de comprar.

Docuware: lo mejor para integraciones de terceros

Si una empresa emplea una variedad de herramientas, DocuWare podría ser el software de gestión de documentos ideal para sus necesidades. Al conectarse con otro software, proporciona uniformidad y proporciona información actualizada al instante.

Beneficios clave

• DocuWare proporciona conexiones API con más de 500 software diferentes. Independientemente del sector, puede administrar sus archivos fácilmente, además de mantener la productividad laboral.
• Permite varios enfoques para lograr la integración, que van desde la conectividad básica de apuntar y hacer clic hasta opciones complejas de conectividad API.
• Ofrece conectores especializados diseñados para programas destacados como Outlook, SAP, etc.
• Garantiza la seguridad de los datos y cumple con regulaciones como GDPR e HIPAA.
• Puede permitir que grupos descentralizados y remotos accedan a archivos desde cualquier ubicación en cualquier momento.
• Puede utilizar la inteligencia artificial de DocuWare para transformar cualquier archivo en una versión legible para una indexación automática y rápida.
• El control de versiones permite a los empleados modificar archivos juntos y conservar las ediciones anteriores.

Limitaciones

• El paquete inicial ofrece un máximo de 20 GB de capacidad de archivo, lo que podría ser inadecuado para corporaciones más grandes.
• El costo de DocuWare puede ser bastante alto.
• El sitio de Docuware carece de suficiente contenido tutorial.

Precios

DocuWare Cloud ofrece licencias adaptables adaptadas a distintos tamaños de organizaciones a través de un modelo de suscripción. Debe determinar el número de licencias individuales y el espacio de almacenamiento necesario para su empresa.

Cajón digital: lo mejor para importar archivos y carpetas

Si está buscando una plataforma que le permita escanear, guardar y proteger archivos, Digital Drawer podría ser el mejor sistema de administración de documentos para usted.

La plataforma puede ayudarlo a ahorrar tiempo a través del proceso automatizado de guardar y escanear archivos. También proporciona almacenamiento de archivos en el sitio para un grado adicional de seguridad.

Beneficios clave

• Este software permite a los usuarios organizar sin esfuerzo todos los archivos en un solo lugar utilizando una jerarquía de archivos y carpetas similar a la de Windows.
• Con esta solución, puede combinar archivos sin problemas o agregar páginas a archivos más antiguos. También puede etiquetarlos nuevamente con índices distintos.
• Puede utilizar funciones como escanear, copiar y pegar, arrastrar y soltar e importar capacidades para agregar documentos.
• Proporciona una seguridad sólida para todos los archivos con cifrado AES de 128 bits.
• Digital Drawer le permite trabajar sin problemas junto con varios empleados al evaluar las modificaciones del documento al instante.
• Con una potente búsqueda, puede descubrir documentos guardados en cualquier directorio del almacenamiento sin esfuerzo.
• Este programa sincroniza las modificaciones realizadas en los documentos en todos los dispositivos.

Limitaciones

• Este software de gestión de documentos tiene una gama limitada de funcionalidades, que pueden no ser adecuadas para corporaciones más grandes.
• El costo de una compra única puede ser particularmente oneroso para las pequeñas empresas.

Precios

Digital Drawer ofrece una versión de prueba gratuita durante 10 días con todas las funciones. Para la compra, puede elegir entre un pago único de $ 1200 por una licencia para un solo miembro o un paquete de membresía anual por $ 500.

Dropbox: lo mejor para la gestión integral de documentos

Dropbox es un reconocido sistema de administración de documentos (DMS) con todas las funciones que permite la administración de archivos multimedia y convencionales.

Dropbox es conocido por su intuición y su amplia gama de funcionalidades, como la conectividad con diferentes herramientas, el control de versiones de archivos, la compatibilidad con OCR y la gestión de roles ajustada.

También permite la modificación de archivos y las modificaciones se ponen instantáneamente a disposición de todos los empleados.

Beneficios clave

• La función Transferencia de cuenta le permite compartir de forma segura documentos corporativos entre diferentes empleados en el caso de una reorganización o reemplazo.
• Con Dropbox, puede presentar todo su trabajo a través de páginas de apariencia profesional y monitorear la interacción del espectador con sus documentos.
• Dropbox admite una integración perfecta con más de 300 000 aplicaciones.
• Viene con una función de 'borrado remoto', que le permite borrar inmediatamente documentos de perfiles comprometidos y dispositivos robados para proteger información confidencial.
• Le permite realizar un seguimiento de las acciones de sus empleados a través del panel de administración.
• Le permite restaurar documentos desechados recuperando ediciones anteriores del archivo.
• Esta plataforma ofrece sincronización en una variedad de sistemas y dispositivos.

Limitaciones

• La aplicación para teléfonos inteligentes de Dropbox no es tan fácil de usar como la edición de escritorio
• Las cargas de documentos no son tan rápidas como se esperaba

Precios

Dropbox ofrece varios paquetes premium, cada uno con su propio conjunto de subpaquetes. El plan personal de Dropbox cuesta $9.99 cada mes. Su paquete profesional cuesta $16.58 cada mes.

eFileCabinet: mejor para buscar dentro de los documentos

eFileCabinet es un software de gestión de documentos más avanzado que le permite transformar documentos en papel en archivos digitales. Esto le permite guardarlos en su escritorio o en línea para verlos o usarlos desde cualquier lugar y cuando lo desee.

El programa incluso te permite compartir un documento en varios tipos de archivos utilizando direcciones URL bloqueadas con una contraseña. También es sencillo clasificar y encontrar archivos.

Beneficios clave

• Le ayuda a ubicar un documento en cualquier directorio con la ayuda de una opción de búsqueda avanzada que puede buscar el contenido dentro de los documentos.
• La aplicación categoriza, identifica automáticamente, etiqueta y guarda archivos en función de los detalles que contienen.
• Puede aprovechar las estructuras de carpetas preparadas que desee utilizar en toda la plataforma. Incluso le permite crear archivos con etiquetas personalizadas.
• Con la función Solicitud de archivos, puede permitir que los clientes y empleados virtuales compartan documentos desde su ubicación en la plataforma sin registrarse primero.
• Le permite solicitar firmas digitales. Y para mantener registros de eventos y cambios en archivos con firmas digitales para seguridad y apego a normas y reglamentos.
• Tiene aplicaciones de teléfonos inteligentes para teléfonos Android e iOS, así como un programa para computadoras de escritorio.
• Admite 2FA (autenticación de 2 factores) y brinda acceso a los usuarios según sus roles para fortalecer la seguridad. Ofrece encriptación completa mientras guarda documentos y brinda acceso a otros.
• Le permite vincular la plataforma con programas externos, como MS Office y Salesforce.

Limitaciones

Su interfaz de usuario podría ser más intuitiva
Puede ser abrumador para los principiantes aprender

Precios

Debe comunicarse con eFileCabinet para recibir un presupuesto para su organización. Tendrás que comprar durante el período de evaluación a través de la cuenta de prueba.

FileHold: lo mejor para escanear documentos digitales

FileHold es un software de gestión de documentos para grandes empresas. Es económico y sencillo de configurar. Le permite digitalizar, guardar y catalogar archivos usando un solo sistema.

Capacidades como leer y escanear archivos para guardarlos sin esfuerzo lo ayudan a asegurarse de que todos los archivos estén presentes. También le permite ubicar convenientemente los archivos cuando los necesite. Para una seguridad completa, puede configurar la aplicación en un host local.

Beneficios clave

• Tiene un proceso seguro para compartir documentos que incluso viene con una confirmación de que los destinatarios han recibido el archivo.
• Olvídese del papel convirtiendo los archivos a formatos digitales de inmediato para transmitirlos a varios destinatarios en todo el mundo.
• Tiene una aplicación móvil efectiva que permite la administración sin problemas de todo el conjunto de archivos.
• Tiene una opción de búsqueda completa similar a Google. Eso le permite usar los metadatos de los archivos para obtener resultados de búsqueda más apropiados.
• Puede conectarlo sin esfuerzo con MS Office. Eso le brinda una puerta de entrada a aplicaciones como Word, Outlook, Excel, PowerPoint y Visio.
• No permite que alguien edite un documento si otro empleado ya lo está editando. Evita el riesgo de que el contenido del documento se vea comprometido.
• Te permite editar archivos incluso si no estás conectado a Internet. Cualquier modificación que realice se actualizará una vez que se vuelva a conectar a Internet.

Limitaciones

• En caso de que sea un novato, podría ser un poco difícil comprender todas las capacidades de este sistema de gestión de documentos.
• El programa local de FileHold no es compatible con Mac.

Precios

Tiene la opción de registrarse para obtener una cuenta de prueba gratuita o ver un seminario web para comprender la configuración de precios de FireHold. La aplicación tiene un precio razonable y puede obtenerla según un plan de facturación por usuario. La facturación depende de cuántos empleados usen el programa y los complementos que elija.

HighTail: lo mejor para vistas previas de documentos móviles

HighTail es un software de gestión de documentos que facilita y hace más natural la gestión de archivos digitales. Además, permite a los creadores brindar acceso a documentos de gran tamaño, además de videos, fotografías, presentaciones de diapositivas, dibujos y similares.

Beneficios clave

• Le permite mirar documentos de gran tamaño sin necesidad de guardar estos archivos.
• Le permite revisar documentos con la ayuda de ilustraciones como cuadros, líneas, flechas, formas libres u otros tipos de anotaciones en documentos ricos en medios.
• Puede comparar dos versiones de un documento colocándolas una al lado de la otra en su computadora para ver las modificaciones y proporcionar comentarios evaluativos sin problemas.
• Después de otorgar acceso a los archivos, los empleados no tienen que iniciar sesión para verlos o usarlos.
• La aplicación tiene encriptación AES de 256 bits, así como medidas de seguridad de alta calidad para garantizar una seguridad estricta en toda la red.
• Ofrece notificaciones cuando los archivos llegan a los destinatarios previstos y los descargan, a través de su función Send Tracker.

Contras

• Los enlaces que comparte para los archivos caducan en poco tiempo.
• La opción de búsqueda es lenta y requiere filtros adicionales para optimizarla.

Precios

La suscripción premium comienza desde $12 al mes y puede aumentar a $36 cada mes.

Localizador de documentos: lo mejor para crear flujos de trabajo eficientes

Document Locator es un sistema de administración de documentos que le permite conectarse con Windows y con la nube para administrar y compartir documentos sin esfuerzo.

Algunas capacidades que ofrece son el control de versiones, el escaneo de documentos en papel a archivos digitales, el control de archivos y la administración de correos electrónicos.

Beneficios clave

• Este software de gestión de documentos le permite transformar archivos en papel en archivos digitales que son completamente indexables.
• Le permite capturar documentos y obtener metadatos con detalles esenciales del archivo.
• Tiene una serie de capacidades de automatización, como tiempo de espera, flujos de trabajo basados ​​en roles de usuario, puntos de control de calidad y plantillas de alerta editables.
• Le permite registrar la confirmación de los archivos digitales para la rendición de cuentas y el cumplimiento de las normas con facilidad. Incluso puede manejar todas las etapas de la aprobación de una persona y la aprobación más compleja de varias personas.
• Le permite registrar metadatos de documentos escaneados a través de portadas, zonas o códigos de barras. O puede usar la función de vista previa en Document Pro para seleccionar diferentes parámetros uno por uno en su computadora.
• Puede ejecutarse en navegadores, teléfonos inteligentes y computadoras de escritorio.

Limitaciones

• La interfaz de usuario está un poco desorganizada.
• No organiza sesiones de entrenamiento con demasiada frecuencia.
• A veces, la plataforma puede ser un poco lenta mientras se mueve a través de un flujo de trabajo, especialmente cuando varias personas la usan.

Precios

Puede ponerse en contacto con los representantes de Document Locator para obtener más información sobre las opciones de licencia, los planes de membresía, la aplicación de servidor en la nube o en el sitio y una demostración virtual.

IsoTracker: lo mejor por su atención al cliente

Entre todo el software de gestión de documentos que evaluamos, IsoTracker ofrece la mejor asistencia al usuario. Quienes necesiten asistencia pueden usar la mensajería instantánea para comunicarse con el personal de la mesa de ayuda. Además, existe la opción de llamar a un agente de soporte de inmediato o enviar un formulario de contacto.

Beneficios clave

• La plataforma le ofrece control efectivo de versiones y cambios de documentos.
• Le ofrece una base de datos de archivos centralizada a la que puede acceder cuando quiera y desde donde quiera.
• El almacenamiento y la catalogación de archivos, el envío de alertas para tareas y las actividades de aprobación de archivos se pueden automatizar.
• Para mantener la seguridad de la aplicación, realiza copias de seguridad de los archivos todos los días, tiene cifrado y control de acceso granular, y registra las actividades relacionadas con los archivos.

Limitaciones

• La configuración y el diseño del menú podrían ser mejores.
• La interfaz de usuario se siente un poco desactualizada, por lo que es un poco difícil de usar.

Precios

Aunque la plataforma no establece claramente el costo, los usuarios pueden usar un formulario de cálculo en línea para evaluar si IsoTracker cumple con sus requisitos y presupuestos. La plataforma ofrece una prueba gratuita durante 60 días.

Evernote Business: lo mejor para administrar notas y capturas de pantalla

Sin duda, Evernote Business es uno de los software más conocidos para organizar documentos. Le permite generar y compartir documentos y notas sin esfuerzo para crear un entorno de trabajo más inteligente y eficiente.

Beneficios clave

• Con Web Clipper, puede guardar rápidamente instantáneas de sitios para su uso posterior. Le permite almacenar digitalmente todos los datos relevantes, haciéndolos fácilmente accesibles cuando sea necesario.
• Al utilizar las plantillas prediseñadas de Evernote, puede ahorrar tiempo y energía al cumplir requisitos particulares.
• Proporciona una integración completa con varios software externos. Esto incluye Gmail, Google Drive, Salesforce, Slack y Outlook.
• Le permite buscar notas escritas a mano, imágenes de pizarra e imágenes escaneadas. Es competente en el reconocimiento de 11 idiomas escritos a mano y 28 idiomas mecanografiados.
• Le permite escanear copias impresas de archivos y almacenarlos de forma segura como archivos digitales.

Limitaciones

• La gestión de notas podría ser más sistemática para usuarios experimentados que manejan una gran cantidad de datos.
• La carga y descarga de documentos puede ser algo lenta, especialmente si el tamaño del archivo es demasiado grande.

Precios

Hay diferentes niveles de paquetes de suscripción disponibles, cada uno de los cuales ofrece una variedad de funciones y beneficios según las necesidades del usuario. El paquete inicial es de $ 7.99 mensuales para cada usuario.

Smartsheet: lo mejor para la gestión de proyectos

Las organizaciones suelen preferir Smartsheet como una de las mejores soluciones de documentos para la organización de tareas, la gestión de documentos y el trabajo en equipo sin inconvenientes.

Una característica destacada de esta herramienta es su capacidad para conectarse de manera integral con herramientas de terceros. Estos incluyen Salesforce, Zapier, Dropbox, Google Apps y muchos otros.

Beneficios clave

• Simplifica las rutinas de trabajo y los procedimientos operativos al utilizar las plantillas prediseñadas proporcionadas.
• Con este software de gestión de documentos, puede trabajar sin problemas como equipo en el contenido mediante el seguimiento del progreso de producción desde una sola hoja.
• También le permite delegar tareas, configurar alertas automáticas, permitir que otros evalúen el contenido y publicar comentarios completos en forma de notas adjuntas.
• Prioriza la seguridad de sus archivos al realizar copias de seguridad de los datos en varios sitios, alojados con AWS y Equinix.
• Le permite ahorrar tiempo al automatizar tareas recurrentes a través de solicitudes de aprobación y notificaciones de actualización.
• También puede optimizar su rutina de trabajo simplemente fusionando varios pasos y rutas condicionales.
• Le permite importar información sin esfuerzo desde hojas de Excel, documentos CSV y hojas de cálculo de Google.
• Puede ver documentos en su teléfono a través de aplicaciones móviles para Android e iOS.

Limitaciones

• Comprender todas sus capacidades puede ser abrumador al principio.
• Smartsheet carece de algunas funciones esenciales de Excel, como la función de búsqueda

Precios

Los planes pagos de Smartsheet comienzan con un plan Pro, que cuesta $7 mensuales. También hay una variante comercial que requiere un mínimo de tres usuarios y cuesta $25 mensuales por cada usuario.

InfoRouter: lo mejor para el seguimiento de documentos en tiempo real

Otro software de administración de documentos que vale la pena considerar es InfoRouter, que permite un manejo eficiente de archivos.

A diferencia de otros sistemas de gestión de documentos, InfoRouter debe implementarse en el lado del servidor sin ningún elemento del lado del cliente. Afortunadamente, la herramienta tiene un enorme potencial de escalabilidad y puede utilizar casi 100 hosts para facilitar la carga.

Beneficios clave

• Con esta herramienta, puede administrar sus documentos importantes de forma segura, enviándolos a través de rutinas de trabajo preestablecidas y monitoreando el progreso en vivo.
• Proporciona un análisis combinado de las ocurrencias del día a día.
• Es compatible con varios idiomas, lo que le permite recibir correos electrónicos en su idioma preferido.
• Obtiene automáticamente los documentos dentro de los directorios monitoreados en carpetas preestablecidas.
• También puede transformar imágenes en documentos PDF con facilidad usando esta herramienta.
• No hay límite en el número de carpetas que se pueden crear.
• Facilita tanto HTTPS como SSL, lo que garantiza conexiones seguras.
• También puede editar el contenido y las plantillas de sus correos electrónicos según sus preferencias.

Limitaciones

• Puede volverse lento al cargar documentos de gran tamaño.
• La interfaz de usuario actual tiene demasiadas funciones en la pantalla de inicio, lo que puede generar confusión para los usuarios.

Precios

La información de precios de esta herramienta no está disponible públicamente y debe solicitarse directamente al proveedor.

Onehub: lo mejor para mantener sus documentos seguros

Onehub es un sistema de gestión de documentos más efectivo para nuestra colección. Su capacidad de arrastrar y soltar simplifica la carga de documentos. Además, permite a los clientes organizar documentos en subcarpetas, mantenerlos seguros y administrar versiones.

Beneficios clave

• Puede importar documentos rápidamente usando el atributo de arrastrar y soltar. Además, le permite utilizar una estructura de carpetas y archivos, una puerta de enlace FTP protegida para cargar una gran cantidad de archivos y también un control de versión de documentos automatizado.
• Esta plataforma implementa numerosos protocolos de seguridad, como autorización basada en roles de usuario, autenticación de dos factores y cierres de sesión.
• Con Onehub, puede previsualizar sin esfuerzo documentos y archivos sin guardarlos, ya sea en un teléfono inteligente o en un navegador de Internet.
• Este sistema de gestión de documentos le permite ponerse en contacto con compañeros de trabajo a través de mensajes, revisiones y aprobaciones, y comentarios de carpetas.
• Esta plataforma se conecta sin esfuerzo con OneDrive y Google Drive.
• Le permite realizar un seguimiento de todas las actividades de carga y personalización. Puede utilizar pistas de auditoría para cancelar permisos inmediatamente si se detecta alguna actividad sospechosa.

Limitaciones

• No es posible dividir a los miembros de un grupo en grupos más pequeños
• Difícil de aprender y carece de suficientes materiales de capacitación.

Precios

Los paquetes premium de Onehub comienzan en $12.50 por mes y se extienden hasta $500 por mes. Además, todos los paquetes vienen con una versión de prueba gratuita de 14 días.

DocuPhase: lo mejor para mejorar la productividad

DocuPhase tiene varias capacidades y funcionalidades que permiten a los grupos trabajar de forma más sistemática y eficaz.

Beneficios clave

• La aplicación utiliza tecnología de indexación automática impulsada por IA que permite a los usuarios establecer etiquetas por adelantado y separar y categorizar los documentos al recibirlos.
• La opción de búsqueda avanzada permite a los usuarios localizar rápidamente los detalles del archivo.
• Con el enrutamiento automático de documentos, puede compartir detalles de documentos con profesionales relevantes.
• DocuPhase es una aplicación flexible. Tiene funcionalidades que son útiles para grupos que manejan muchos archivos.
• La organización y el seguimiento sistemáticos de los documentos se pueden automatizar.

Limitaciones

• Actualizar o aplicar parches de seguridad es un desafío sin la ayuda de la mesa de ayuda.
• Los principiantes pueden encontrar abrumador aprender las diferentes funcionalidades.

Precios

Su departamento puede evaluar una demostración personalizada antes de comprar la aplicación. La estructura de precios depende de las funcionalidades que elija su equipo, ya que las necesidades de cada grupo son únicas.

Reflexiones finales sobre los sistemas de gestión de documentos

Con la digitalización convirtiéndose en la norma, los archivos en papel están desapareciendo. Y el almacenamiento virtual es definitivamente la alternativa preferida.

Estos son algunos de los mejores software de gestión de documentos. Pero estas aplicaciones tienen funcionalidades únicas y características distintivas.

Ciertas empresas pueden querer capacidades avanzadas. Estos pueden incluir conectarse a una determinada API, enrutar documentos a través de diferentes sistemas para mayor seguridad o cumplir con los estándares ISO.

Pero si no necesita campanas y silbatos adicionales, configurar un sistema de gestión de documentos es fácil y sencillo. Puede comenzar a usar el software de administración de documentos de inmediato. Simplemente evalúe las diferentes aplicaciones y sus capacidades y elija la que mejor se adapte a sus necesidades.