Ocho consejos para poner su back-office en plena forma después de la fiebre de las fiestas

Probablemente haya pasado mucho tiempo preparando su tienda de comercio electrónico para las ventas navideñas. Incluso puede tener un plan sólido para extender el impulso de las ventas navideñas hasta el nuevo año. Sin embargo, la planificación del próximo ciclo de ventas no se trata solo de estrategias y nuevos esfuerzos de marketing. También hay mucho trabajo práctico de back-office que debe hacerse primero.

Hemos recopilado ocho consejos para ayudarlo a poner su tienda en forma rápidamente después de la fiebre de las fiestas.

1. Limpia y organiza tus áreas de trabajo

Las vacaciones pueden ser bastante frenéticas, e incluso las tiendas mejor organizadas pueden encontrarse desordenadas. Es común que la limpieza y el orden regulares se vuelvan un poco descuidados, y es posible que los suministros y el inventario no se devuelvan exactamente a donde pertenecen.

Tómese el tiempo para limpiar y organizar a fondo sus estaciones de trabajo. Revise todos sus suministros y áreas de almacenamiento y asegúrese de que todo lo que se haya extraviado vuelva a donde pertenece. Mire dentro, debajo y alrededor de las estaciones de trabajo, los vehículos de reparto y las salas de almacenamiento para asegurarse de que todo esté en su lugar. Esto le ahorrará tiempo y lo ayudará a evitar la frustración a medida que continúa cumpliendo con los pedidos, haciendo inventario y reponiendo existencias.

2. Actualice su inventario de productos

Una vez que todo esté limpio y organizado, haga un balance . Asegúrese de que el número de productos coincida con lo que ve en su tienda WooCommerce. Si hay una discrepancia, puede ajustar los niveles de existencias de los productos individuales en la página Editar producto para reflejar lo que realmente está disponible.

Si está utilizando un sistema de seguimiento de inventario, debería ver poca o ninguna discrepancia. Pero siempre hay lugar para el error humano, especialmente durante los ciclos pico de ventas. Tal vez no se escaneó el reenvío de un pedido o no se escaneó el inventario nuevo durante el ajetreo de las fiestas. Siempre es una buena idea mirar manualmente el inventario, especialmente antes y después de los grandes eventos de ventas , para asegurarse de que el recuento de existencias sea preciso.

Si no está automatizando la gestión de su inventario, considere usar Scanventory para realizar un seguimiento de los niveles de existencias en su tienda WooCommerce. Scanventory le permite generar etiquetas de productos directamente desde su panel de WordPress con códigos QR únicos. Utilice la aplicación móvil Scanventory para escanear y editar los detalles del producto, como los niveles de existencias, para que cada artículo se actualice automáticamente en su sitio web.

Si está utilizando una empresa de logística de terceros (3PL) como Shipwire para almacenar y enviar sus productos, o un servicio de etiquetas como ShipStation o Shippo, el uso de sus extensiones de WooCommerce puede ayudar a automatizar la gestión de su inventario, así como a reducir el tiempo y los costos asociados. con el envío.

3. Haga un inventario de sus materiales y suministros

Además del inventario de productos, querrá hacer un inventario de sus envíos y suministros de oficina, además de los materiales de producción. Después de todo, no es divertido estar en medio del envío de pedidos y descubrir que se quedó sin las cajas correctas.

Dependiendo del tamaño de su negocio, es posible que desee considerar un sistema de gestión de suministros e inventario más detallado como Megaventory. No solo puede administrar su inventario de productos, sino que también puede administrar su inventario de suministros de fabricación y envío .

Megaventory tiene un conjunto completo de funciones avanzadas que puede usar para obtener un manejo más granular de la logística de su negocio. Le permite rastrear productos en múltiples almacenes, plazos de entrega de proveedores, costos de fabricación, órdenes de compra y más.

4. Solicitar inventario y suministros

Tan pronto como tenga un control sobre el inventario y las existencias de suministros, querrá comenzar a realizar pedidos de nuevos productos y materiales. Si está ordenando artículos de China o el sudeste asiático, tenga en cuenta que la mayoría de los fabricantes estarán cerrados durante el Año Nuevo chino (también conocido como Festival de Primavera). También querrá tener en cuenta otros días festivos si compra en todo el mundo.

5. Haga espacio para nuevo inventario con ventas de liquidación posteriores a las fiestas

Entonces, actualizó su inventario y ordenó nuevos productos y suministros; ahora deberá hacer espacio para las nuevas existencias que llegarán en las próximas semanas. Es posible que tenga productos que no se vendieron tan bien, sobrantes de artículos específicos de la temporada o artículos grandes que le gustaría sacar del piso del almacén.

Dado que tendrá una imagen clara de sus niveles de inventario, puede decidir la mejor manera de proceder con sus ventas de liquidación posteriores a las vacaciones. Algunas ideas para ayudar a limpiar el inventario incluyen:

• Ofrecer un porcentaje de descuento en artículos en liquidación. A veces, un simple descuento del 50% moverá el inventario rezagado. Si vende alimentos u otros productos con fecha de caducidad, puede ponerlos automáticamente en liquidación antes de que caduquen utilizando el seguimiento de caducidad y lotes de productos para WooCommerce.
• Ofrezca una oferta de compre uno y obtenga uno (BOGO) en productos específicos. Esta estrategia es particularmente efectiva para prendas de vestir, coleccionables, decoración del hogar, maquillaje o cualquier artículo del que un cliente desee múltiplos.
• Crear paquetes de productos con descuento . Por ejemplo, si ciertos artículos a menudo se usan juntos o son un excelente juego de regalo, considere ofrecer paquetes de productos con un precio de descuento y/o envío gratis.
• Agregue artículos económicos como obsequios en los envíos de pedidos. Considere enviar un pequeño artículo gratis cuando un cliente realiza un pedido de alto valor, necesita volver a enviar un paquete perdido o desea agradecer especialmente a un comprador leal. Un poco más puede contribuir en gran medida a inspirar buenas críticas y alentar la retención de clientes mientras se descarga el inventario de movimiento lento o al final de la tirada que ocupa un valioso espacio en los estantes.

6. Seguimiento de asuntos pendientes de atención al cliente

¿Recuerdas toda la limpieza y organización que hiciste antes? Con suerte, eso resolvió cualquier misterio con respecto a los paquetes que pensó que se enviaron pero que de alguna manera no llegaron al transportista. Idealmente, también ha encontrado los componentes faltantes de los pedidos que llegaron incompletos. Asegúrese de hacer un seguimiento de estos y otros problemas de servicio al cliente pendientes lo antes posible para que pueda recibir el año nuevo con una fila de tickets de soporte limpia .

Si tiene problemas para encontrar, administrar y rastrear todos sus tickets de soporte, puede ser el momento de considerar la implementación de un software de administración de relaciones con los clientes (CRM). WooCommerce CRM de Jetpack es una herramienta de CRM modular que le permite agregar solo las funciones que necesita , como Awesome Support, a su tablero. Realice un seguimiento de los tickets de soporte y su estado de manera más efectiva y administre el historial de conversaciones entre los compradores y el personal para una resolución de tickets más eficiente.

7. Identificar fortalezas y debilidades

Reúnase con su equipo y dedique tiempo a hablar sobre lo que salió bien durante la fiebre de las ventas navideñas. Tome notas sobre productos, suministros, estrategias y procesos que funcionaron para usted y sus empleados. Luego, analice las áreas de mejora .

¿Hubo artículos que no se incluyeron en los paquetes de los clientes debido a la falta de comunicación interna? Reduzca los errores y los problemas de servicio al cliente con WooCommerce After the Order. Esta extensión le permite agregar notas de pedido específicas a los productos que detallan cómo se debe empacar un artículo, si se deben incluir materiales adicionales en el paquete y cualquier otra instrucción única. Cuando el almacén reciba el correo electrónico de notificación del pedido, tendrán todos los detalles que necesitan para empacarlo y enviarlo correctamente.

¿Tuvo problemas para rastrear pedidos que se enviaron por separado? A veces, los clientes se comunicarán y solicitarán que parte de un pedido se envíe a una dirección diferente. También puede tener productos que se envían desde diferentes ubicaciones o tener plazos de cumplimiento únicos. En estos casos, la extensión Split Orders resulta útil.

Con los pedidos divididos, puede adjuntar un número de seguimiento para cada envío individual y marcar esa parte del pedido como completa después de la entrega. Para los clientes que han solicitado que su pedido se divida en dos direcciones, se puede tramitar cada una por separado.

¿Su equipo de servicio al cliente se encontró respondiendo muchas de las mismas preguntas? A veces, incluso si tiene una página de preguntas frecuentes (FAQ) en su sitio web, es posible que no sea exhaustiva, o que los compradores no la visiten para encontrar respuestas a sus preguntas. Una vez que sus preguntas frecuentes estén actualizadas, puede considerar agregar preguntas frecuentes relevantes directamente a las páginas de productos.

Una buena manera de mejorar la experiencia del cliente y reducir los tickets de atención al cliente es con la extensión de Preguntas frecuentes sobre productos. Le da la opción de agregar preguntas frecuentes estilo acordeón a las páginas de sus productos.

8. ¡Agradezca a su equipo y tómese un descanso!

Por último, pero no menos importante, agradezca a las personas que ayudaron a que su ciclo de ventas navideñas fuera un éxito . Si tiene empleados o contratistas, asegúrese de mostrar su aprecio por un trabajo bien hecho. El ajetreo de las fiestas puede ser estresante y unas pocas palabras de reconocimiento, una bonificación o tiempo libre adicional pueden ayudar a su equipo a sentir que el arduo trabajo que realizan es valorado y respetado.

Ya sea que administre un equipo o sea una tienda de una sola persona, no olvide darse una palmadita en la espalda y aprovechar la oportunidad para tomarse un tiempo libre. Los dueños de negocios a menudo pasan mucho tiempo preocupándose por el mañana, moviéndose inmediatamente a la tarea sin tomar un descanso. Pero todo el mundo necesita tomarse un tiempo para descansar, relajarse y recuperar energías , especialmente después de una temporada alta de ventas, ¡y eso también incluye a usted!