Las habilidades de gestión de eventos que necesita tener como planificador

La gestión de eventos es un negocio desafiante. Para asumir un rol como este, necesita más que solo habilidades organizativas. Tendrás que prestar atención a los detalles y estar listo para responder a las solicitudes de las personas. Probablemente, tendrás que apagar uno o dos incendios.

Sin embargo, si le gusta trabajar con personas, la planificación de eventos puede ser gratificante. Y siempre hay trucos y consejos para ayudarte a mejorar.

Este artículo describe 20 habilidades de gestión de eventos que los planificadores necesitan para organizar actividades exitosas. Todos aquellos que quieran hacer una carrera en este campo pueden aprender lo que se necesita para ser lo mejor posible. Siéntase libre de descubrir sus habilidades innatas y cómo desarrollar otras nuevas.

Habilidades de gestión de eventos que debe tener para ser un planificador de eventos

Habilidades de las personas

Hay una cosa que todos los eventos tienen en común: involucran a personas. No importa qué tipo de evento organice (en persona, eventos de transmisión en vivo o eventos híbridos), las personas siempre están ahí. Esta es la razón por la cual sus habilidades con las personas juegan un papel importante.

Tendrás que considerar todo tipo de personajes y tendrás que hacerlo de manera eficiente. Esto incluye proveedores, supervisores, patrocinadores, compañeros de trabajo, vendedores, personal, funcionarios gubernamentales y ejecutivos. Una gran parte del éxito de su carrera implica sentirse cómodo al conectarse con todos estos. En otras palabras, las habilidades de comunicación son clave en este negocio.

Habilidades organizativas

Cuando se trata de habilidades organizativas, los planificadores de eventos deben poder preparar todo de manera eficiente.

Cada uno de tus eventos tendrá miles de piezas que deberás armar hábilmente. Además, los administradores de eventos exitosos suelen trabajar en varios proyectos simultáneamente.

Deberá asegurarse de que los pedidos, las facturas, las reuniones, las entregas y otras tareas se ejecuten de manera adecuada y oportuna. Por lo tanto, una de las habilidades de gestión de eventos más importantes es su capacidad de organización. Al hacer esto de la manera correcta, se asegura un evento exitoso.

Habilidades de comunicación

Hasta el momento, está claro que debe tratar no solo con los clientes, sino también con otras figuras clave en el proceso de planificación del evento. Pero las habilidades de comunicación van más allá de esto; también debe transmitir mensajes con claridad.

Asegúrese de que sus instrucciones sean explícitas y directas, especialmente cuando trate con su equipo de planificación. Además, asegúrese de hacerlo de manera atractiva.

En el momento que aceptas la responsabilidad como organizador de eventos, te comprometes. Ahora, usted es el líder de este evento y es responsable de su éxito. Su estilo de liderazgo puede marcar la diferencia si garantiza una comunicación sólida. Esté al tanto de lo que está haciendo su equipo y dé instrucciones de manera personal. Además, debe estar abierto a lo que sus compañeros de trabajo tienen que decir y estar listo para apoyarlos si tienen dificultades.

Habilidades de manejo del tiempo

A medida que avance en su carrera, tendrá tareas que consumirán más tiempo, por lo que es imprescindible tener a mano algunas estrategias de gestión del tiempo. Por eso, la multitarea será tu mejor amiga. Sin embargo, también puede ser tu peor enemigo.

Habrá muchas situaciones en las que estés haciendo una lluvia de ideas con un colega y de repente recibas una llamada sobre diseño de escenarios. Además, tienes que cumplir con muchos plazos. La fecha del evento está fijada y usted es responsable de que todo esté listo a tiempo.

Tal situación puede ser un boleto de ida a la ansiedad y el estrés, o puede ser el escenario de un evento exitoso. Todo depende de tus habilidades de gestión del tiempo.

Experiencia en redes

Los mejores planificadores de eventos son aquellos que pueden crear una red. Asegúrese de ponerse en contacto con diferentes profesionales en el negocio de planificación de eventos.

Una vez que tenga una red confiable, sus proyectos se ejecutarán sin problemas. No olvide que también pueden recomendarle nuevos clientes.

Comprensión de los eventos

A riesgo de señalar lo obvio, los planificadores de eventos deben saber cómo funciona la industria de eventos.

Sus habilidades de planificación de eventos no estarán completas hasta que logre este conocimiento. Además, es útil saber cómo configurar una solicitud de propuesta (RFP) o un plano de planta. La revisión de contratos y el análisis de datos también son importantes habilidades de gestión de eventos.

Más que empresarios, los profesionales de eventos son artistas: necesitan encontrar soluciones creativas. Además, ayuda a comprender qué es realista y qué no.

Finalmente, alguien puede tener más talento natural en este sentido. Sin embargo, estas habilidades también se pueden desarrollar con el tiempo.

Capacidad de investigación

Cada planificador de eventos debe investigar para mantenerse actualizado sobre las últimas noticias de la industria. Vale la pena considerar los recursos, las herramientas y los aspectos relacionados con los eventos.

Hoy en día, esta información es de fácil acceso en línea a través de un motor de búsqueda. Sin embargo, la clave es encontrar el dato correcto en medio del océano de información disponible . Esto depende únicamente de las habilidades de investigación del organizador.

Los buenos investigadores podrán encontrar información precisa rápidamente. Esto incluye restricciones de última hora, como límites de capacidad o condiciones de entrada, que pueden aplicar los gobiernos.

Servicio orientado al cliente

La regla número uno para todos los administradores de eventos es "el cliente es lo primero". Siempre ten en cuenta que estás organizando el evento del cliente, por lo tanto, debes priorizar su visión. Incluso si no está de acuerdo con una decisión, debe anteponer sus necesidades a las suyas. Además, debe tener en cuenta factores como el presupuesto.

Recuerde que la amabilidad es una gran ventaja. Usa expresiones como “Es un placer”, “Déjame ver qué podemos hacer” o “Absolutamente”. Con este enfoque, puede tranquilizar a su cliente y reducir su ansiedad.

Habilidades para resolver problemas

Si se pregunta qué vale la pena en esta industria, la respuesta son las habilidades para resolver problemas.

Es imposible imaginar un evento sin problemas, y debes resolverlos con la cabeza fría. Ser un administrador de eventos es más que colocar notas adhesivas y dar algunas instrucciones. La mayoría de las veces, los organizadores deben tomar decisiones difíciles.

Habrá situaciones imprevistas que tendrás que resolver con calma y eficacia. Desde mantener entretenida a la audiencia mientras el orador principal está atascado en el tráfico, hasta encontrar un nuevo proveedor en el último minuto, debe estar preparado para todo.

En definitiva, la capacidad de decisión y la capacidad de resolución de problemas serán tus mejores aliados.

Aprenda a delegar

Todos queremos tener el control, sin embargo, encargarse de todo uno mismo no es la mejor estrategia.

Hay un límite en cuanto a lo que una persona puede hacer, así que tienes que aprender a delegar. Especialmente al planificar grandes eventos, los gerentes deben confiar en su equipo.

Aunque esto no es algo que se construye de la noche a la mañana, vale la pena considerarlo. Tener un personal sólido en el que pueda confiar es una gran ventaja.

Habilidad para tener conversaciones difíciles

Probablemente, en algún momento, tendrás que enfrentarte a situaciones difíciles. Dar retroalimentación constructiva o despedir a alguien no son cosas fáciles de hacer. Cuando te encuentras en esta situación, debes manejarla bien.

Si desea realizar eventos exitosos, deberá tomar decisiones difíciles, como eliminar a un miembro del equipo o reasignar una tarea.

Sus habilidades de liderazgo dependen de cómo aborde tal escenario.

Sea resistente y flexible

La gestión de eventos no se trata de un conjunto claro de tareas. Es importante comprender que las responsabilidades cambian y es necesario adaptarse a cada situación. Una gran parte de su trabajo puede involucrar cualquier cosa, desde apagar incendios hasta hacer llamadas telefónicas decisivas, y debe hacerlo de la manera más eficiente posible.

Tu actuación en esos casos debe ser impecable, y debes mantener la calma. De esa manera, puede volver a ejecutar el programa en poco tiempo.

Tener una lista de verificación es importante, pero debe poder alejarse de ella. Si las cosas se desvían de su proceso de planificación, debe responder . De lo contrario, el evento sufrirá.

Por último, ten en cuenta que tu forma de afrontar esto definirá tu reputación como gestor de eventos.

Habilidades de negociación y manejo de presupuestos

La negociación es una parte importante del trabajo. La mayoría de las veces, tendrá que trabajar con un presupuesto y sus habilidades de negociación pueden salvar el día. Al reservar un lugar o negociar un contrato, desea obtener el mejor precio para poder estirar el presupuesto.

Pero, ¿cómo haces esto? Mientras que algunas personas son negociadoras innatas, otras pueden necesitar práctica. En definitiva, es una mezcla de tacto, confianza y preparación . La previsión y el control de gastos son factores vitales. La experiencia con la facturación también es útil.

Habilidades para la toma de decisiones

Esta es una visión más profunda de uno de los puntos anteriores. Si toma una decisión como planificador de eventos, debe analizar la situación cuidadosamente y considerar todos los resultados posibles. Dado que esto será una parte importante de su rutina diaria, debe ponerle mucha consideración.

Además, no se trata solo de decidir rápido; sus soluciones deben ser viables. Trabaja en tus habilidades de toma de decisiones y podrás encontrar mejores soluciones cada vez.

Desarrolla tu creatividad

Un planificador creativo es vital para un evento exitoso. Además, la capacidad de involucrar a los clientes y asistentes es crucial. Reservar un lugar, contratar servicios de catering y encontrar las opciones de entretenimiento adecuadas no es suficiente. Aquí es donde la creatividad se vuelve esencial.

Si quieres que la gente recuerde tus eventos, asegúrate de transformar tus ideas en experiencias inolvidables.

Aunque esta no es una habilidad difícil, es una habilidad que puedes adquirir con práctica y dedicación.

ser un buen líder

Un verdadero líder une a las personas. En lugar de dar órdenes, intente involucrar a los empleados e inspirarlos a dar lo mejor de sí mismos.

Los proveedores, voluntarios y miembros del equipo deben trabajar juntos por un objetivo común. Además, necesitan sentir que lo que hacen importa.

Con tu estilo, intenta que las personas se sientan importantes y condúcelas hacia el éxito. Incluso si tiene que ser duro a veces, asegúrese de que esta no sea su forma natural de comunicarse con los demás en el entorno laboral.

Amas lo que haces

Aunque suene a cliché, la pasión sigue siendo una parte importante de la ecuación. Un administrador de eventos debe poner pasión en todo lo que hace y trabajar con entusiasmo. La automotivación es clave en este punto.

Además, el sentimiento de orgullo después de crear un evento exitoso puede ser lo que haga que tu motor arranque.

Nadie duda de que la gestión de eventos es uno de los trabajos más estresantes, y precisamente por eso necesitas esa chispa extra. La motivación te ayudará a superar los desafíos y mantener la calma cuando las cosas se pongan difíciles. Trabaja con auténtica pasión y verás los resultados.

Este enfoque también conducirá a una mayor creatividad y le dará una sensación de realización.

Competencia en tecnología

En nuestros días, la competencia tecnológica no es una opción. Tenga en cuenta que la tecnología es el mejor amigo de un gerente.

El software y las aplicaciones pueden simplificar los procesos y mejorar su eficiencia, así que no tenga miedo de usarlos. Incluso si no conoce la solución de adentro hacia afuera, asegúrese de comprender las ventajas que puede proporcionar.

En línea con esto, estar al tanto de las últimas tendencias también puede ser muy útil.

Habilidades de gestión de riesgos

La seguridad debe ser una de sus principales prioridades. Es probable que los asistentes al evento, los oradores o los patrocinadores no vean los esfuerzos que realiza en esta área. Sin embargo, nunca se debe reducir la seguridad.

La seguridad es importante para todas las personas involucradas en el proceso de planificación y también para los asistentes. Ya sea que se trate de medidas de seguridad en el lugar o de protección de datos del cliente, asegúrese de que su evento sea seguro.

Además, manténgase actualizado sobre las regulaciones de atención médica y las medidas de seguridad gubernamentales.

Mantenga la calma

Incluso la mejor planificación tiene sus puntos débiles. En otras palabras, no puede predecir todos los posibles problemas que pueden surgir.

Si un incidente pone en peligro su evento, asegúrese de mantener la calma. Solo así podrá encontrar la mejor solución.

Reflexiones finales sobre las habilidades de gestión de eventos

Esta lista contiene 20 habilidades de gestión de eventos que todo buen planificador debería tener. Algunos de ellos vendrán a ti de forma natural, pero otros necesitan cuidados y desarrollo.

Ten en cuenta estos puntos cuando planifiques eventos y verás buenos resultados. Todo es posible con pasión y dedicación.

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