Consejos de planificación de eventos para ayudarlo a organizar el mejor evento

Los planificadores de eventos deben estar bien organizados para coordinar cada paso del proceso de planificación. Sin una estrategia eficaz, una agenda apretada puede volverse caótica fácilmente, y pronto perderá el control del plan destinado a hacer despegar su evento. Dado que debe administrar varios proveedores a la vez, comunicarse con las partes interesadas y realizar los pagos a tiempo, es importante pulir su plan de acción y organizarse.

Una excelente manera de hacer esto es adoptar consejos y técnicas prácticas para mejorar sus habilidades de organización y hacer que su evento sea un éxito.

Aunque cada evento es diferente a su manera, esta publicación está diseñada para compartir información interna general que puede usar al organizar su próximo evento, sin importar su objetivo.

El siguiente es un conjunto de algunos consejos esenciales para la planificación de eventos que puede aplicar al organizar su próximo evento memorable.

Comience lo antes posible

El primer paso en el proceso de planificación de eventos es determinar un objetivo claro, ya sea una reunión social, un retiro corporativo o una recaudación de fondos. Será más fácil concentrarse en los aspectos clave del evento, como la ubicación, el tipo de lugar y la captación de patrocinadores, si ha establecido una intención clara y definida del evento.

No se demore cuando se trata de comenzar con la planificación de su evento. Un evento importante necesita al menos de cuatro a seis meses para organizarse, mientras que un evento a pequeña escala necesita un mes como máximo. Un consejo importante a tener en cuenta es asegurarse de que los contratos de los proveedores se finalicen semanas antes del evento para que todo funcione de manera constante hasta el gran día.

Establezca metas claras y cuantificables

Cuando esté buscando establecer metas y objetivos realistas, comience con un par de preguntas:

• ¿Por qué se planea este evento?
• ¿Qué esperan lograr los organizadores del evento con este evento en particular?

Mejore la tasa de éxito de cada tarea en su lista de verificación de planificación de eventos con una sólida comprensión de los objetivos principales de su empresa antes de comenzar a planificar. ¿Quieres recaudar una cierta cantidad en donaciones para el próximo gran proyecto? ¿Estás buscando traer 50 o 500 invitados? Tal vez esté tratando de llamar la atención sobre una causa específica.

Asegúrate de establecer metas con criterios que te permitan medir tu progreso. Esto ayudará a su equipo no solo a visualizar los objetivos, sino también a realizarlos. Un planificador de eventos capaz también tendrá en cuenta el resultado cuando se alcanzan, se pierden e incluso se superan los objetivos. Además, considerarían cuándo es mejor terminar las cosas y el momento adecuado para probar algo más cautivador con el próximo evento. Cuando sabes exactamente dónde quieres estar, sabes cómo llegar allí de manera efectiva.

Planifica con Transparencia

Mantenga a las partes interesadas clave y al equipo de marketing informados sobre la planificación de su evento. Infórmales del cronograma que has establecido y de lo que vas a entregar, como tus metas y objetivos para el evento. Al mantener a las partes interesadas involucradas en el proceso, puede marcar y fusionar la experiencia para todos los asistentes al evento.

En el caso de un evento notable, mantenga a los asistentes actualizados con la mayor frecuencia posible para asegurarse de que todos los detalles en la línea de tiempo del evento, desde el concepto hasta las relaciones públicas con los medios, se desarrollen sin problemas.

Fomentar Relaciones Profesionales de Respeto Mutuo

Es crucial tener en cuenta que su profesionalismo está ligado a la organización de un evento exitoso . Uno de los consejos clave para la planificación de eventos para recordar es centrarse en atraer clientes. Esfuércese por identificar clientes que respeten lo que usted y su empresa hacen y establezca una asociación duradera con ellos.

Estar decidido a sentar las bases para las buenas relaciones comerciales valorando y manteniendo el respeto mutuo. Utilice sus puntos fuertes y creará una experiencia óptima para sus invitados.

Conviértase en el mejor amigo de los datos

Desarrolle una forma de medir y aprender de los resultados de sus habilidades de planificación de eventos y recopile datos para determinar los efectos de sus decisiones durante el proceso de planificación.

¿Cómo puede asegurarse de que su proceso tenga un impacto legítimo? Puedes realizar encuestas objetivas y medir el NPS, por ejemplo.

Poseer datos de calidad no solo lo ayuda a mejorar en la planificación de eventos futuros, sino que respalda su caso cuando los clientes impulsan ideas que pueden no tener éxito.

Identifique su público objetivo

Una parte importante de la planificación es definir su público objetivo:

• ¿Lugareños?
• ¿Socios de negocios o ejecutivos?
• ¿Administración?
• ¿Clientes actuales o potenciales?
• ¿Una combinación de estos grupos?

Una clave para un evento exitoso es llegar a la audiencia prevista. Una vez que sepa quién , puede trabajar en cómo adaptar el evento a sus necesidades e intereses.

Recopila suficientes datos sobre tu audiencia, datos demográficos, actitudes, intereses o aversiones, etcétera. Confíe en sus características para ayudarlo a descubrir y definir su audiencia específica.

Contrata personal increíble

Los consejos para la planificación de eventos resaltan el valor de contratar a un buen personal para crear un evento exitoso. Mostrará una actitud respetuosa y profesional y tendrá un conocimiento profundo del evento para responder a las preguntas de los invitados.

Es vital confirmar qué experiencia aporta el personal del evento al trabajo, así que pídales que completen las solicitudes y proporcionen referencias que pueda verificar. Y asegúrese de que alguien revise los detalles del evento y ate los cabos sueltos antes de que comience el evento para que no tenga sorpresas no deseadas durante el evento.

Elija su espacio para eventos con cuidado

Has fijado la fecha, ahora necesitas reservar el lugar perfecto. Los detalles importantes, como la ubicación y la fecha, deben finalizarse lo antes posible. Esto es para que la gestión de eventos pueda comenzar temprano la campaña de marketing.

Tenga en cuenta lo siguiente al considerar un lugar:

• ¿Son los ascensores y las entradas de fácil acceso para todos? ¿Hay baños para todos los géneros disponibles? ¿Hay suficiente espacio si se requieren intérpretes o una pantalla de subtítulos en vivo?
• Los requisitos de espacio para 50 invitados difieren en comparación con 500.
• ¿Hay un estacionamiento considerable y hay fácil acceso desde la vía pública?
• ¿Está obligado a contratar un seguro en particular? ¿Cuáles son las normas sobre responsabilidad?
• Asegúrese de que haya espacio para equipos audiovisuales, incluidos enchufes, cables de extensión, etc., si se requieren parlantes, micrófonos y cámaras para el evento.

Tenga un plan integral de eventos

Un plan completo de eventos debe esbozar una lista de tareas pendientes que cubra todos los aspectos clave, desde los objetivos hasta la logística. Este plan lo ayudará a mantenerse organizado, ahorrar tiempo y asegurarse de que la planificación de su evento se mantenga en curso. También puede ser un gran recurso para los asistentes, los miembros del equipo y otras personas involucradas en la organización del evento.

Los elementos esenciales que debe incluir un plan extenso son

• Evento
• Logística
• Gestión de catering
• Ponentes/Talento
• Presentadores/MC
• Horario/Línea de tiempo
• Entretenimiento
• Paquete de promoción
• Gestión de Registro
• Plan y Gestión de Patrocinios
• deberes voluntarios

Marca tu evento

Un tema actual que capture y cautive puede ayudar a que su evento se destaque de la competencia. Asegúrese de llevar este tema a lo largo de las diversas funciones del evento, especialmente en el nombre. Muestre las características que son distintivas y promociónelas en los medios en línea para atraer a las personas a asistir a su evento.

Al considerar varios nombres de eventos, pregúntese: ¿en qué se diferencia este evento de otros organizados en su industria? ¿Qué mensaje o ideales espera expresar a través de este evento? ¿Cuáles son las principales características de su evento?

Genere un eslogan: una vez que haya establecido el nombre, cree un eslogan. Recuerde mantenerlo en el punto y hacerlo atractivo, después de que todo esto juegue con la marca de su evento.

Dibuje un logotipo: si está organizando un evento a gran escala o una serie de eventos, deberá crear un logotipo.

Establecer una identidad visual: componer una identidad visual que reúna todas las características del evento.

Elabore un plan de marketing multicanal

Al planificar un evento, utilice las redes sociales, el sitio web oficial y los boletines por correo electrónico para promocionar el evento y vender boletos. Es importante que el siguiente contenido de marketing incluya detalles sobre el evento, cómo pueden registrarse los asistentes y qué pueden esperar:

• Correos electrónicos enviados a miembros e invitados de eventos pasados
• Publicaciones en varias plataformas de redes sociales de marca
• Información disponible en el sitio web oficial de la empresa.
• Información en el boletín de rutina.
• Haga que los oradores e invitados de alto perfil promuevan los detalles del evento a través de sus plataformas de redes sociales
• Obtenga y garantice una variedad de patrocinios (compile una lista de posibles patrocinadores que le gustaría respaldar su evento)

Crea un presupuesto y apégate a él

Es vital determinar desde el principio el presupuesto que tienes disponible ya que esto influirá en el tipo de evento que puedes armar. Un consejo de planificación de eventos de Worley le aconseja que calcule la cantidad que está dispuesto a gastar y luego haga un presupuesto para gastar un 10 % más de la estimación inicial.

Los contratiempos organizacionales pueden aparecer en cualquier momento . Plan para cubrir cualquier gasto adicional o imprevisto.

Una vez que haya establecido el presupuesto, asegúrese de identificar qué recursos se utilizarán y dónde. Por ejemplo, malgastar su presupuesto en elementos decorativos en lugar de invertir en un equipo audiovisual profesional y experimentado podría estropear su evento.

Crear una línea de tiempo y una lista de verificación

Una fecha límite fija garantiza que la planificación del evento siga funcionando sin demoras. Es más efectivo que una lista de tareas pendientes general, ya que puede determinar cuándo se deben tomar ciertas decisiones y completar los trabajos.

Una lista de verificación concisa lo ayuda a reconocer las tareas que debe realizar, determinar los plazos a cumplir y decidir sobre cualquier apoyo adicional necesario. También puede generar estimaciones financieras y de tiempo durante el proceso de preparación. Hacer una lista de verificación también puede ayudarlo a evaluar el progreso que realiza con cada tarea.

Mantenga su línea de tiempo y lista de verificación actualizadas a medida que se acerca el día del evento haciéndose las siguientes preguntas:

• ¿Cuándo llegarán los vendedores?
• ¿Quién es el punto de contacto?
• ¿Cuándo se servirán las comidas?
• ¿Cuándo toma el relevo el DJ de la banda en vivo?

Muestre a sus patrocinadores de manera efectiva

Ya sea que esté organizando eventos en persona o eventos virtuales, no hay necesidad de financiar completamente todo el asunto sin ayuda. Póngase en contacto con posibles patrocinadores para encontrar oportunidades de financiación del evento a cambio de la exposición de la marca entre los asistentes.

Establezca un plan sobre cómo le gustaría mostrar a sus patrocinadores. Incorpore lo siguiente en su planificación:

• Una aplicación de eventos para los asistentes. Este recurso permitirá a los invitados reconocer a los diversos patrocinadores, enviar notificaciones automáticas y conectarse a un itinerario fácil de usar.
• Mercado de patrocinadores. Todavía puede cumplir con los requisitos de su patrocinador incluso con un evento en línea.
• Elementos de marketing. Refuerce la calidad de la experiencia de sus patrocinadores con un resumen de lo que pueden ganar al contribuir con las herramientas de marketing del evento. Use gritos durante el evento para crear conciencia de marca para los patrocinadores con la audiencia.

La mayoría de los consejos para la planificación de eventos le recordarán que debe valorar profundamente a sus patrocinadores desde el momento en que firman el contrato. Tenga en cuenta que han pagado para ser vistos y escuchados en su evento.

Fotografiar todo

TechCrunch tiene una cuenta de Flickr con imágenes de sus eventos.

Asegúrese de capturar fotos emocionantes e interesantes que destaquen el éxito de su evento. Estos se pueden compartir en varias plataformas de marketing de redes sociales para generar entusiasmo.

Un fotógrafo profesional tendrá una buena idea de los tipos de fotos que promocionan su evento específico y le pedirá detalles particulares. Hágales saber que desea varias fotos que capturen la diversidad del evento, como la marca del evento, un espacio animado e invitados pasándolo bien.

Durante la fase de diseño, asegúrese de considerar todos los aspectos visuales de su evento. ¿Qué crearía un fondo dinámico? ¿Qué características clave fotografiarían bien y promocionarían la marca o los patrocinadores?

Planifica la logística del día

Garantice el éxito de su evento identificando, revisando y contratando a todos los especialistas esenciales en eventos (técnicos audiovisuales, decoradores, fotógrafos, personal de seguridad, etc.). Los oradores y presentadores en vivo, que pueden incluir expertos influyentes y personas influyentes de la industria, deben reservarse ya que están calificados para compartir las ideas que le gustaría mostrar en su evento.

Es vital que logre un equilibrio en el programa de eventos de sus invitados. Desea que participen en el programa tanto como sea posible. Cree variedad dentro del evento para capturar y mantener su interés.

Pero también desea crear suficiente tiempo y espacio en el programa para permitir que los asistentes se mezclen y procesen toda la información que están asimilando. El cronograma debe proporcionar un margen para cualquier suceso inesperado.

Tenga un plan de respaldo en caso de que algo salga mal

Debe compilar un plan de respaldo en caso de problemas o deslices inesperados. Un plan de respaldo integral garantizará que su evento se desarrolle sin problemas y sea un éxito para todos los involucrados. Así que asegúrese de compartir el plan con el personal, los proveedores y los encargados del lugar. Asegúrese de que estén de acuerdo con el plan y estén al tanto del protocolo a seguir en caso de cualquier problema.

Algunos de estos problemas pueden incluir tener equipo de respaldo (micrófonos, parlantes, etc.), una lista de posibles escenarios que podrían ocurrir, un orador que no se presentó o el evento se movió en línea.

No temas el proceso de negociación

Este es un buen consejo para la planificación de eventos a tener en cuenta al tratar con proveedores: todo es negociable. No se inmute al negociar precios. Los costos ocultos pueden aparecer en cualquier momento durante la fase de planificación del evento, así que calcule su presupuesto antes de tratar con los proveedores. Determine negociar un 5-10% menos que la primera oferta .

Aprenda la Logística de Otras Industrias

No es necesario estar familiarizado con los intrincados detalles de cómo funcionan otras industrias, pero tener una idea de la logística general definitivamente lo ayudará como planificador de eventos. Sea lo más específico posible cuando se comunique con otras organizaciones y proveedores involucrados.

Por ejemplo, ser capaz de determinar la cantidad de pies cuadrados necesarios para acomodar sillas, mesas y carpas, estar al tanto de la potencia del generador, BTU del aire acondicionado y otros detalles similares lo ayudarán a organizar su evento sin problemas.

Recopile comentarios del personal y de los asistentes

Una vez que finaliza el evento, obtenga comentarios sobre el resultado. Obtener comentarios vitales tanto del personal como de los asistentes lo ayudará a evaluar qué hizo que fuera un éxito o un fracaso para todos los involucrados.

Al comprender los elementos importantes que hicieron que los eventos anteriores fueran un éxito, puede aspirar a repetir esas tareas cuando planifique su próximo evento. También sabrá dónde tiene margen de mejora para subir el listón de los próximos eventos. Si hubo obstáculos o problemas que surgieron durante el proceso de planificación del evento o el evento en sí, tome nota y asegúrese de abordarlos.

Al hacerlo, adquirirá una mejor comprensión de lo que hace o deshace un evento, y lo que puede seguir haciendo, o trabajar para cambiar al planificar otro evento.

Éxito con los consejos de planificación de eventos

La planificación de un evento puede ser una tarea difícil y exigente. Pero los 10 consejos de planificación de eventos discutidos en este artículo lo ayudarán a armar una estrategia de planificación de eventos sólida y efectiva.

Una comprensión íntima y detallada de su público objetivo, quiénes son y qué quieren, es crucial para garantizar el éxito de su evento. Cuanto más sepa cómo puede proporcionar una experiencia valiosa para los asistentes, más oportunidades creará para organizar el evento ideal (y exitoso). Y ese es el objetivo de todo planificador de eventos bien organizado.

Si disfrutaste leyendo este artículo sobre consejos para la planificación de eventos, también deberías leer estos:

• Los mejores recursos de planificación de eventos que todo profesional debería usar
• Consejos para convertirse en un consultor de negocios por cuenta propia
• Cómo ganar dinero organizando eventos: la guía que absolutamente necesita