8 características que necesita el wiki interno de su empresa

Un wiki interno de la empresa no es solo una conveniencia: califica y cuantifica información que fácilmente podría convertirse en "conocimiento institucionalizado". El wiki interno de su empresa debe adoptar la filosofía de que ninguna nota es demasiado trivial.

Su wiki interno es vital y debe ser conciso, de fácil acceso y actualizado con frecuencia. Los wikis son una de las mejores herramientas remotas que su empresa puede utilizar para aumentar la comunicación y la productividad.

Las siguientes ocho funciones pueden transformar el wiki interno de su empresa de un "proyecto olvidado" a un "recurso cotidiano" y no solo acortan el tiempo de capacitación de los empleados, sino que también ayudan a evitar que los empleados se queden atascados durante su trabajo.

1. Necesita software Wiki para crear su Wiki

Si tiene una empresa con un gran equipo de desarrollo que tiene mucho tiempo libre (felicidades), entonces codificar su propio wiki puede ser una buena idea. Pero, en general, es mejor que el tiempo de los empleados se dedique a editar y mantener el contenido de la wiki en lugar de la base del código de la wiki. En otras palabras, su equipo puede concentrarse en hacer las pizzas y no en fabricar el horno.

Con una solución wiki de terceros alojada, su equipo no tiene que dedicar tiempo a la resolución de problemas, parches, actualizaciones y funciones lentas. Aquí hay algunas suites de software wiki recomendadas que pueden resultarle útiles para su base de conocimientos:

• Tettra: Tettra es una excelente plataforma de intercambio de conocimientos y colaboración. También se integra con docenas de otros servicios, por lo que no tiene que empezar desde cero con toda su documentación interna. Puede incrustar Google Docs, compartir desde Dropbox o Zapier e incluso integrar GitHub, Slack, Prezi y Microsoft Teams (solo por nombrar algunos). Los equipos de ingeniería utilizan Tettra para realizar un seguimiento de su código base y las especificaciones de sus productos, mientras que los equipos de marketing lo utilizan para realizar un seguimiento de la gestión de proyectos y los lanzamientos de productos.
• Bit.Ai: Bit.Ai es otra buena opción para el wiki interno de su empresa. Sus archivos wiki se pueden personalizar con widgets personalizados, como bloques de código, ecuaciones matemáticas y tablas inteligentes. También se integra con las aplicaciones de colaboración y comunicación profesional más populares.
• ConcourseConnect: ConcourseConnect tiene más que ver con la creación de comunidades, pero funciona muy bien como una herramienta wiki y de colaboración para las empresas. Es una especie de solución todo en uno, que podría ser excelente para su negocio o podría ser una exageración, según su configuración actual. Pero ConcourseConnect puede ayudarlo a configurar e integrar blogs, perfiles de empleados, wikis, su sitio web y seguimiento de actividades y colaboración, todo en un solo lugar.

Encontrar su software wiki es solo el comienzo; entonces debe preguntarse cómo se almacenan y comparten los archivos en el wiki interno de su empresa.

2. Necesita almacenamiento de archivos completo y acceso compartido

¿Dónde se almacenan sus archivos wiki y cómo los empleados agregan y editan estos archivos? ¿Qué tipo de permisos tiene configurados? ¿Quién puede editar qué entradas de wiki? ¿Realmente quiere que los no programadores editen preguntas frecuentes o páginas wiki sobre revisión de código o mejores prácticas?

Estas son las funciones de acceso y almacenamiento de archivos que necesita:

• Capacidades de archivo adjunto de múltiples fuentes: la gente vive en sus Google Docs y servicios en la nube en estos días. Sus empleados deben poder cargar, adjuntar o integrar archivos desde su Evernote o iCloud, desde su teléfono, tableta o computadora portátil directamente a su wiki.
• Límite de carga grande o infinito: los wikis internos de la empresa, cuando se usan correctamente, tienden a volverse muy grandes y completos con el tiempo. Encontrar límites de datos va a paralizar su wiki. Antes de comprometerse con una estrategia wiki a largo plazo, asegúrese de que sus empleados puedan cargar archivos multimedia de manera segura y regular sin dramatismo.
• Permisos de acceso personalizables: el wiki ideal o el software de colaboración debe tener algún tipo de sistema de permisos por niveles para que todos no tengan el mismo acceso. Debe tener, como mínimo, permisos para ver, permisos para comentar, permisos para editar y permisos para crear nuevos archivos wiki, todos en niveles separados.

Una vez que tenga sus archivos almacenados y compartidos de forma segura, los empleados deben tener las herramientas para compartir esos archivos y trabajar juntos en ellos.

3. El wiki interno de su empresa necesita potentes herramientas de colaboración

Un wiki interno de la empresa con características colaborativas confusas o débiles está muerto en el agua: el objetivo de un wiki es compartir conocimientos con un grupo grande. Los equipos remotos necesitan especialmente colaborar de manera efectiva.

Ya sea que cree entradas de wiki o archivos de integración y contenido de otras aplicaciones, el software de wiki que elija debería permitirle hacer lo siguiente:

• Uso compartido de documentos: obviamente, los editores deberían poder compartir sus documentos en la wiki con personas que tengan los permisos adecuados.
• Comentarios : todos aquellos con permisos para ver un documento deberían poder agregar comentarios.
• Sugerir cambios: al modificar el texto existente, debe haber una opción para que el texto aparezca como sugerencias. Esto permite una mejor edición colaborativa porque los empleados pueden ver los procesos de pensamiento de sus compañeros de trabajo y llegar a un acuerdo sobre el texto final.
• Seguimiento de cambios: el software de wiki que elija debe poder realizar un seguimiento de los cambios no solo en un documento específico, sino también en todo el wiki. Debe registrar cuándo se realizan cambios, cuándo se agregan nuevos archivos y páginas y cuándo se elimina contenido. Las personas que usted ponga a cargo del mantenimiento de su wiki encontrarán esta característica invaluable.
• Integración con aplicaciones de comunicación: el software Wiki que se puede integrar con Slack o el correo electrónico es ideal. Si los cambios en el wiki pueden enviar notificaciones a su chat de equipo existente, crea un entorno de responsabilidad y transparencia. También siempre te permite corregir los errores más rápido.

El siguiente paso es averiguar qué entra en la wiki (y, lo que es más importante, qué no).

4. Necesita crear pautas para lo que se incluye en la wiki (y lo que no se incluye)

La capacitación y el acceso a los recursos de aprendizaje son clave aquí: debe crear pautas claras sobre lo que merece estar en el wiki.

Las wikis internas de la empresa a menudo fallan porque se convierten en un vertedero andrajoso y confuso de información innecesaria, contradictoria, redundante, antigua o mal redactada. En su lugar, decida qué debe y qué no debe incluirse en el wiki y difunda esa información a todos los empleados. Hacer que las pautas de la wiki sean la página de inicio de la propia wiki puede ser una buena idea.

Las reglas reales dependen de ti y de cómo quieras usar tu wiki, por supuesto.

¿Tu wiki trata sobre la incorporación de nuevos empleados? Si ese es el caso, los archivos y las entradas de wiki deben limitarse a documentos de recursos humanos, material de capacitación y documentos de mejores prácticas.

¿Es su wiki para la gestión de proyectos? Si ese es el caso, sus empleados deben saber que las entradas de wiki fuera del tema se eliminarán; una entrada de wiki sobre lugares para almorzar cerca del trabajo no sería apropiada.

¿Es su wiki para unificar estándares y mejores prácticas? Puede ser inteligente crear un esquema con plantillas de antemano en lugar de dejar que su wiki crezca orgánicamente. Por ejemplo, si desea que todos en su empresa construyan un automóvil exactamente de la misma manera, es posible que desee crear secciones para "Neumáticos", "Chasis", "Motor", "Transmisión" y "Chasis" y tener su principal ingeniero llénelos.

Si su empresa crea múltiples productos y servicios, todos con la ayuda de diferentes departamentos, es posible que desee considerar espacios de trabajo separados para ayudar a evitar el desorden.

5. Su wiki necesita espacios de trabajo separados para equipos

No toda la información es útil para todos los miembros del equipo, especialmente en una empresa diversa o altamente segmentada, razón por la cual su wiki necesita espacios de trabajo separados.

Si los vendedores tienen que navegar a través de una franja interminable de artículos wiki de programación para llegar a la información de CRM, el wiki se vuelve menos útil (y, por lo tanto, menos utilizado). Lo mismo ocurre con los desarrolladores que tienen que desplazarse por los artículos de administración de clientes solo para encontrar el procedimiento adecuado para las compilaciones.

Los espacios de trabajo separados mitigan este esfuerzo desperdiciado. Cuando los empleados de una determinada rama, departamento o especialidad inician sesión en el wiki, deben estacionarlos en la sección del wiki más relevante para sus necesidades. Estos espacios de trabajo digitales también evitan la fatiga de las notificaciones: los empleados solo reciben notificaciones relevantes para ellos.

6. Tu wiki interno necesita una función de búsqueda que funcione

Su wiki interno puede tener la organización construida más meticulosamente, pero todo lo que alguien realmente quiere es "googlear" su problema. El 43% de las personas van a la barra de búsqueda de inmediato antes de probar cualquier otra solución. El wiki interno de su empresa necesita una barra de búsqueda que funcione.

Los trabajadores del conocimiento pasan el 19% de su tiempo buscando la información que necesitan para hacer su trabajo. También están acostumbrados a buscar a través de sus teléfonos y navegadores. Una barra de búsqueda en funcionamiento lleva la información a los empleados más rápido.

No tienen que aprender el esquema de archivos de la wiki y no necesitan ningún entrenamiento adicional. Alguien que busque cómo ausentarse por un día de enfermedad puede escribirlo en la barra de búsqueda y seguir su camino en lugar de tratar de adivinar si el artículo está en "Recursos humanos" o en la sección "Orientación".

Los motores de búsqueda en wikis son impredecibles: no hay una manera fácil de saber de inmediato si su función de búsqueda es buena. Recomendamos hacer una prueba completa de cualquier plataforma wiki antes de comprar o comprometerse. Si el wiki está disponible públicamente (p. ej., Wikidot), elija un wiki público y busque términos comunes para la industria relacionada. ¿Los resultados de la búsqueda son relevantes para su consulta?

Si el wiki es un software de colaboración, hable con un representante para obtener acceso a una demostración. Ejecute esa barra de búsqueda en el suelo: experimente. ¿Puede la barra de búsqueda manejar errores tipográficos? ¿Intentará encontrar algo parecido a lo que escribió o no arrojará ningún resultado?

¿Los artículos wiki tienen funcionalidad de palabras clave? ¿Puedes etiquetar cada archivo con temas relevantes? Todas estas características mejoran los motores de búsqueda de wiki, así que esté atento a ellas.

7. Tu wiki necesita una limpieza regular y personas asignadas para hacerlo

Los wikis pueden convertirse rápidamente en un nido enredado de enlaces rotos, información antigua y páginas redundantes. Un wiki interno de la empresa eficaz y duradero es el producto del tiempo y el personal dedicados a limpiar el wiki y mantenerlo en óptimas condiciones.

Este proceso a menudo se denomina "jardinería wiki" y debe asignar jardineros wiki para podar páginas antiguas, eliminar enlaces rotos y cultivar sus datos de entrenamiento en una base de datos recortada y funcional.

Aquí hay algunos consejos para la jardinería wiki:

1. Asigne al menos a una persona como el jardinero habitual del wiki. Para empresas más grandes, dos o tres personas deberían hacer el trabajo.
2. Establecer revisiones wiki a intervalos regulares. Una vez a la semana o dos veces al mes, los jardineros de su wiki deben revisar todas las ediciones del wiki.
3. Compare las ediciones con las pautas de su wiki, con las que los jardineros de wiki deben estar íntimamente familiarizados, y realice cambios para que las ediciones estén en línea con los estándares.
4. Los jardineros de wiki deben ser conocidos por los empleados: si un empleado se encuentra con un enlace roto, una página antigua o algún otro error obvio, los empleados deben saber cómo enviar ese error a uno de los jardineros de wiki para que lo repare.
5. Busque páginas antiguas o irrelevantes. Si un producto o práctica se modifica o elimina, infórmele a los jardineros de wiki de inmediato. Pueden realizar una búsqueda rápida de ese producto o práctica y luego hacer los cambios necesarios.
6. Dale a tus jardineros de wiki tiempo extra. Dependiendo del tamaño del wiki interno de su empresa, ser un jardinero de wiki podría ser un trabajo en sí mismo. Asegúrese de que sus jardineros tengan el tiempo, la compensación y la energía mental para realizar esta actividad adicional.

Una vez que tenga una casa limpia, querrá asegurarse de que la puerta esté cerrada con llave. Un wiki interno de la empresa sin seguridad ni copias de seguridad podría ser un desastre a punto de ocurrir.

8. Tu wiki debe tener seguridad y copias de seguridad

Un wiki interno de la empresa se llenará rápidamente con información confidencial y patentada, y debería hacerlo; de lo contrario sería inútil. Sin embargo, significa que un buen wiki interno de la empresa debe estar protegido contra intrusiones maliciosas.

El wiki también debe tener copias de seguridad seguras, porque un buen wiki es (a) valioso y (b) enorme. Un bloqueo no puede deshacer todo el arduo trabajo que llevó crear y mantener.

Afortunadamente, existen muchas soluciones para asegurar y hacer una copia de seguridad de su wiki corporativo. La mayoría de las plataformas wiki tienen alguna variante, pero estas son las características de seguridad que debe buscar:

• El inicio de sesión del usuario y la información del empleado deben ser seguros:
  • Los filtros de IP pueden garantizar que todos sus inicios de sesión provengan de ubicaciones locales/aprobadas.
  • Las contraseñas deben ser codificadas y saladas.
  • Los inicios de sesión deben estar protegidos con autenticación multifactor.
• Los datos que van y vienen de los servidores de su plataforma deben estar encriptados.
• El software debe actualizarse periódicamente. ¿Con qué frecuencia se parchea el servicio wiki o la aplicación?

El wiki interno de su empresa también debe realizar copias de seguridad con regularidad. O necesita hacer esto usted mismo, o necesita encontrar una plataforma que lo haga. Verifique su posible solución wiki para lo siguiente. De hecho, considere hacerle estas preguntas directamente al representante:

1. ¿Las copias de seguridad están automatizadas? ¿Se pueden personalizar?
2. ¿Con qué frecuencia se realiza una copia de seguridad de la wiki?
3. ¿Dónde se realiza la copia de seguridad? ¿Esa ubicación está encriptada y es segura?
4. Durante la transferencia, ¿se cifran los datos?
5. ¿Quién tiene acceso a las copias de seguridad?
6. ¿Los datos de la copia de seguridad se almacenan en varias ubicaciones del mundo real?
7. ¿Se sobrescriben las copias de seguridad o se almacenan varias versiones?
   1. Esto es necesario para evitar que una versión corrupta o un cambio malicioso en la wiki se escriba de forma permanente.

Una vez que se haya asegurado de que su wiki es seguro y tiene todas las características que necesita, puede ser el momento de comprometerse finalmente y comenzar la construcción de su base de conocimiento interna.

Un wiki interno de la empresa mantiene a todos en la misma página

Los beneficios de un wiki interno de la empresa no se pueden exagerar. Y ni siquiera se limita a las empresas: incluso las instalaciones educativas pueden beneficiarse de las wikis y la colaboración en línea. Cuando la información vital es fácilmente accesible, fácilmente personalizable y fácil de agregar, todos los empleados se benefician.

Los wikis internos también evitan que se formen silos de datos en su empresa, lo que hace que su empresa sea más ágil en un mercado cambiante. El conocimiento es poder, después de todo, como dice el viejo refrán, entonces, ¿por qué no empoderar a sus empleados y a su empresa con un conocimiento organizado, actualizado y útil en todo momento?