Salud financiera para su negocio de comercio electrónico

Entonces, tiene un gran producto y un gran sitio web para venderlo, pero ¿su negocio de comercio electrónico tiene los procesos financieros adecuados para sobrevivir?

Según una encuesta reciente de Small Business Trends, alrededor del 90 % de las empresas de comercio electrónico fracasan en los primeros 4 meses. Problemas relacionados con el proceso como "quedarse sin efectivo" y/o "problemas de precios y costos" fueron mencionados por al menos un tercio de los encuestados, circunstancias que a menudo se pueden prevenir mediante el desarrollo y el cumplimiento de los procedimientos comerciales.

Estos procesos y procedimientos a menudo se denominan colectivamente "higiene financiera". Así como nuestra higiene personal nos mantiene saludables, debemos mantener buenos hábitos financieros para preservar nuestra salud financiera.

• Contrate un CPA al lanzar su negocio
• Abre tu correo
• Mantener controles contables
• Conciliar todas las cuentas financieras
• Anticipar gastos
• Mantenga un ojo en la deuda

Contrate un CPA al lanzar su negocio

Un Contador Público Certificado (CPA) puede ayudarlo a configurar su negocio correctamente. Si ya se ha lanzado, él o ella aún pueden hacer que su contabilidad vaya en la dirección correcta antes de que surjan problemas costosos.

Es cierto que software como Sage y Quickbooks facilitan la realización de su propia contabilidad. De hecho, la mayoría de los CPA están felices de ayudarlo a aprender cómo trabajar con un software de contabilidad. Pero no configurar correctamente su plan de cuentas puede dejarlo en la oscuridad, con una configuración mal diseñada para su industria o situación en particular.

Como ejemplo, una vez serví en una junta en la que el software de contabilidad no nos decía nada sobre nuestra posición financiera. Todos nuestros ingresos fueron a una cuenta llamada "ingresos generales" y todos nuestros gastos salieron de una cuenta llamada "gastos generales". Efectivamente, nuestros informes eran bastante insignificantes.

Establecer algunas cuentas que capturaban cómo entraban y salían nuestros fondos hizo que nuestras finanzas cobraran vida.

El mismo resultado final, pero solo unos minutos dedicados a mirarlo podrían decirle:

• Los widgets para zurdos son mucho menos rentables que los regulares (compare las ventas y el costo de hacerlos)
• Aunque recibiste más dinero del que gastaste, perdiste dinero vendiendo widgets. La venta de una pieza de equipo enmascaró un grave déficit.

La contabilidad adecuada durante todo el año le permite a usted y a su CPA anticipar sus obligaciones tributarias y planificar con anticipación. También hace que el proceso de creación de su declaración de impuestos sea relativamente simple, porque los gastos de su negocio ya están correctamente asignados a las categorías correctas, como gastos de automóvil, gastos de viaje, comidas, etc.

Sin una contabilidad adecuada, sus gastos deben calcularse después del hecho (si aún puede hacerlo). Muchas deducciones se pierden porque el propietario de un negocio no mantuvo registros y recibos adecuados para dar fe de ellas.

Un CPA o un consultor comercial calificado también debería ayudarlo a desarrollar presupuestos y objetivos realistas para su negocio, de modo que pueda desarrollar pronósticos y saber cuánto capital necesita para lanzar su negocio.

Abre tu correo

Es posible que se sorprenda de cuántos dueños de negocios se niegan a abrir su correo (ya sea electrónico o postal) y cuidarlo. Claro, gran parte será basura, pero cuidar sus extractos bancarios, avisos gubernamentales y la correspondencia de los clientes mantendrá su negocio en marcha y evitará que los pequeños problemas se conviertan en otros más grandes.

Por ejemplo, un aviso del gobierno de que falta el pago de su impuesto sobre las ventas generalmente viene con una pequeña multa y un cargo de interés, si lo recibe la primera vez, pero estos costos se disparan si ignora los avisos iniciales.

Reserve un tiempo al menos una vez a la semana (preferiblemente con más frecuencia) para revisar todo y procesarlo:

• Pagar facturas
• depositar cheques
• Responder a las quejas o inquietudes de los clientes (incluso las más difíciles)
• Responder a notificaciones de proveedores, bancos y gobiernos

Puede pensar que el consejo anterior de "depositar cheques" es innecesario. Pero una vez me pidieron que triturara varios documentos antiguos para un cliente y encontré casi una docena de sobres sin abrir con cheques por un total de más de mil dólares, cheques que ahora estaban vencidos hace mucho tiempo.

Si surge algo que simplemente no sabe cómo manejar, hable con su CPA u otro asesor de confianza. Uno de mis instructores universitarios le dio a mi clase un consejo simple que siempre me ha quedado grabado:

“Las malas noticias no mejoran con el tiempo”

Mantener controles contables

A medida que su negocio crece, los elementos mencionados anteriormente suelen ser las primeras cosas que el propietario de un negocio quiere delegar. Sin embargo, mantener buenos controles contables dicta que usted, el dueño del negocio, realice personalmente ciertas tareas siempre que sea posible.

Si tiene a otra persona escribiendo sus cheques en papel, aún debe firmarlos. Es posible que otra persona concilie sus extractos bancarios, pero aun así debe leerlos. La mundana tarea de revisar el apartado de correos ha salvado a más de un dueño de negocio de fraudes o robos continuos dentro de su organización, porque notaron una factura u otro documento que no tenía sentido y lo rastrearon.

Conciliar todas las cuentas financieras

La conciliación de los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito debe realizarse mensualmente. Conciliar declaraciones significa compararlas con sus registros para asegurarse de que los totales sean los mismos. La banca en línea y la descarga diaria de transacciones a su software de contabilidad es algo bueno, pero la conciliación mantiene sus registros precisos y proporciona un control sobre si los montos indicados van a donde usted cree que van.

Por ejemplo, Quickbooks puede suponer que una transacción descargada por $100 coincide con una transacción que ya ingresó por $100. Pero es posible que esos montos coincidan y, de hecho, la transacción que ingresó aún puede estar pendiente.

La conciliación de cuentas lo obliga a rastrear todas estas transacciones y también es una segunda oportunidad para darse cuenta de dónde se han realizado los pagos. Por ejemplo, es posible que haya pensado que puso Google AdWords en espera, pero descubre que todavía se está cargando a una tarjeta de crédito.

Hacer un inventario de sus productos terminados, el trabajo en curso y las materias primas periódicamente también lo ayuda a mantener sus registros comerciales al día, y puede ayudarlo a descubrirlo si faltan cosas.

Anticipar gastos

Algunos gastos, como pedir inventario y pagar las facturas de envío, son predecibles. Otros, como la nómina, los impuestos y los pagos de préstamos, llegan en diferentes momentos (semanal, quincenal, mensual, trimestral o incluso anual).

Puede ser difícil hacer un seguimiento de cuánto deberá en diferentes momentos. Para hacerlo aún más complicado, los gastos de nómina a menudo se deducen automáticamente de su cuenta, ¡esté listo o no!

Una solución para esto es mantener un pronóstico de flujo de efectivo que tenga en cuenta todos los gastos futuros anticipados en los próximos meses. Otro enfoque que utilizan muchos dueños de negocios, especialmente para los gastos de nómina, es mantener una cuenta bancaria separada. Al transferirle el monto bruto (es decir, el total) de los gastos de nómina en cada período de pago, el propietario de la empresa puede ahorrar efectivamente para los impuestos sobre la nómina mensuales y trimestrales a medida que vencen.

Las cuentas corrientes dedicadas también se utilizan a veces para gastos comerciales importantes como el inventario. Depositar una parte del dinero de todas las ventas en una cuenta corriente de inventario significa que siempre estará financieramente preparado para pedir más inventario.

Para los gastos que son predecibles, pero que se realizarán en intervalos un tanto impredecibles (como los ejemplos de nómina e inventario), muchos dueños de negocios prefieren las cuentas bancarias adicionales porque brindan una imagen más clara de su situación, sin tener que hacer cálculos. sobre la marcha.

Por ejemplo, si necesita una computadora nueva de $ 2,000 con urgencia, tiene $ 6,000 en la cuenta bancaria principal y sabe que su próxima nómina ya se transfirió a la cuenta de nómina, sabe que puede comprar la computadora.

Todavía necesitará hacer pronósticos de flujo de efectivo, pero tener algunas cuentas de cheques dedicadas para las funciones críticas descritas anteriormente lo ayudará a mantenerse organizado y su negocio debería tener dinero para sus prioridades.

Mantenga un ojo en la deuda

Cierta cantidad de deuda puede ser inevitable en un negocio, especialmente cuando está comenzando o creciendo. Pero a menos que controle cuidadosamente la deuda, su acceso al crédito puede enmascarar serios problemas con el flujo de efectivo y la rentabilidad de su negocio. Es posible que simplemente se despierte un día y descubra que sus tarjetas de crédito y/o línea de crédito comercial están agotadas.

Para evitar esto, debe monitorear su deuda: verifique sus saldos al menos una vez al mes para asegurarse de que estén bajando, no subiendo. Mantenga una hoja de cálculo para que pueda ver cómo cambian estos saldos con el tiempo. La deuda progresiva es mucho más fácil de corregir antes de que se salga completamente de control de lo que será más tarde cuando se esté quedando sin crédito y pagando muchos intereses.

Higiene financiera: ¡es bueno para usted!

Entraste en el negocio porque tuviste una gran idea, no porque amas la contabilidad. Las tareas de contabilidad, leer correos electrónicos y otras tareas administrativas pueden parecer solo distracciones para alcanzar sus objetivos. ¡Pero mantenerse al tanto de ellos es la mejor manera de controlar los riesgos que corre en los negocios!

Inicie su propia tienda en línea en un instante con StoreBuilder de Nexcess. Aproveche todos los beneficios de nuestro WordPress administrado y WooCommerce sin la complejidad.

¿Sin experiencia en codificación? No hay problema.

No hay razón para empezar desde cero o sentirse abrumado por una pantalla en blanco. Solo responda algunas preguntas y, en minutos, tendrá su propia tienda en línea con una página de inicio intuitiva y fácil de navegar que está optimizada para convertir a sus visitantes en clientes. ¡Échale un vistazo!