7 herramientas gratuitas para reuniones en línea: cuál elegir para su equipo y por qué

Con el auge del trabajo remoto, las herramientas de reunión en línea se han convertido en una parte esencial de la comunicación moderna. Estas herramientas han hecho posible que los equipos colaboren y se comuniquen desde cualquier parte del mundo.

Sin embargo, con tantas opciones disponibles, puede ser un desafío elegir la adecuada para su equipo.

En este blog, exploraremos siete herramientas gratuitas para reuniones en línea y discutiremos sus características, ventajas y desventajas para ayudarlo a tomar una decisión informada sobre qué herramienta es la más adecuada para las necesidades de su equipo.

Ya sea que esté buscando una herramienta para videoconferencias, compartir pantalla o colaboración en equipo, lo tenemos cubierto. ¡Así que profundicemos y encontremos la herramienta de reunión en línea perfecta para su equipo!

Funciones esenciales que debe buscar en una herramienta de videoconferencia

Ahora nos dimos cuenta de cuánto nos puede ayudar una herramienta de videoconferencia. Varias herramientas de videoconferencia estuvieron disponibles durante años. Pero, usamos esas herramientas ocasionalmente en ese momento. ¿Y ahora?…

Por lo tanto, cada vez que desee elegir una herramienta de reunión en línea gratuita, debe buscar algunas características comunes que deben estar disponibles con esa herramienta. Déjame mostrarte esas características:

i) Pantalla compartida

Cuando desee presentar algo importante a los miembros de su equipo en una reunión en línea, no hay alternativa sin una opción para compartir pantalla. Si puede mostrar a los miembros de su equipo lo que hay en su pantalla, ahorrará tiempo que de otro modo se dedicaría a explicar lo que ve.

ii) Grabación de reuniones

Poder grabar tus conferencias es muy útil por muchas razones. Podrá revisar su reunión después de completarla. Y, si alguien se pierde la reunión, entenderá cada tema viendo ese video grabado.

iii) Chat de texto

El video, la voz y el texto son las piedras angulares de cualquier software de conferencias. El chat de texto es tan importante como el chat de voz y video, ya que le permite compartir cualquier tema importante mientras está en su sala de reuniones virtual con los miembros de su equipo. Incluso puede compartir enlaces al instante a través de esta función.

iv) Soporte móvil

Esta es otra característica poderosa de una herramienta de reunión en línea. Suponga que uno de los miembros de su equipo no está en su computadora y desea que se una a la reunión en línea. Su herramienta de reunión en línea debería permitirle unirse a través de su teléfono inteligente.

v) Presentación de diapositivas

Una presentación de diapositivas puede ser una excelente manera de organizar la información que presenta durante su reunión web. Considere usar una plantilla de presentación de diapositivas para una presentación más profesional.

vi) Chat privado

El chat privado es la capacidad de varios miembros del equipo para comunicarse en privado durante la reunión principal. Esto puede ser útil para responder preguntas.

Las 7 mejores herramientas gratuitas de reuniones en línea para colaborar con su equipo

Si tiene la herramienta de reunión en línea adecuada, los miembros de su equipo pueden conectarse entre sí y el flujo de trabajo de su negocio se desarrollará sin problemas. Desde la mensajería del equipo hasta el uso compartido de la pantalla o incluso el envío de un archivo importante en medio de una reunión en vivo, estas herramientas para reuniones cubren todo.

Hay varias herramientas de reunión en línea disponibles a su alrededor. Hemos preparado una lista cuidadosamente seleccionada entre ellos que pueden cumplir con sus requisitos.

1. Zoom
2. Reunión de Google
3. skype
4. Ir a la reunión
5. Cisco WebEx
6. TeamViewer
7. UberConferencia

Exploremos la lista de características de cada herramienta mencionada.

1. Ampliar

Cuando se trata de software de videoconferencia, Zoom es una de las opciones más populares que existen. Actualmente, el 50 % de las empresas de Fortune 500 tienen al menos una cuenta de Zoom.

Hay un límite de 40 minutos en las reuniones grupales si está suscrito al plan gratuito. Por lo tanto, debe recordar que si va a utilizar el software para reuniones en línea más largas, su llamada finalizará automáticamente después de 40 minutos. Varios asistentes pueden compartir sus pantallas al mismo tiempo, lo que facilita la colaboración remota.

Funciones principales de Zoom

• Le permite dividirse en hasta 50 salas para discusiones dedicadas
• Voz y audio HD con una variedad de opciones de llamada
• Co-anotaciones, uso compartido de pantalla y uso compartido de pantalla simultáneo
• Grandes opciones de mensajes de grupo están disponibles
• Permite cargar archivos PPT, PDF y DOC

Limitaciones de Zoom

• Dificultad para unirse a la reunión a través del navegador
• El almacenamiento en la nube es bajo
• Tiempo de reunión limitado en modo libre

¿Quién debería usar Zoom?

Zoom es ideal para cualquiera que trabaje de forma remota o tenga miembros del equipo remotos. Zoom permite reuniones simples y fáciles de configurar o reuniones regulares en su sala de reuniones personal. Cree y comparta rápidamente un enlace de reunión privada con una persona o equipo y conecte a miembros remotos del equipo a través de video.

2. Reunión de Google

Google Meet, anteriormente llamado Google Hangouts Meet, es el software de videoconferencia empresarial de Google, que se ofrece como parte de G Suite y también para usuarios gratuitos de Google. La gente llama a Google Meet como respuesta a Zoom de Google. Google Meet le permitirá compartir su escritorio completo, una sola pestaña de Chrome o una sola ventana.

Tiene soporte para hasta 250 participantes y 100,000 espectadores de transmisión en vivo. Puede apagar su cámara, silenciar su micrófono o compartir su pantalla, y puede ver a cada participante de la llamada en el lado derecho de su pantalla.

Funciones principales de Google Meet

• La versión gratuita admite hasta 100 participantes de video en una reunión
• Conversaciones de video, audio y messenger a la vez
• Admite videoconferencias o grabación de conferencias
• Unirse a llamadas usando Google Calendar
• Admite el uso compartido de pantalla con los miembros de su equipo en una reunión en línea o seminario web en ejecución

Limitaciones de Google Meet

• Se agota la batería y activa los ventiladores de la computadora portátil en llamadas más largas.
• No tiene instalación de grabación.

¿Quién debería usar Google Meet?

Google Meet es una forma sencilla de conectarse con los contactos de Google (o los que están fuera de su red) y puede usarse por motivos personales o comerciales. Utilice esta herramienta para conversaciones individuales, reuniones de equipo y conferencias en línea.

3. Skype

Es difícil encontrar a alguien que no escuche el nombre de Skype. Con más de un millón de usuarios, es una de las mayores herramientas gratuitas de reuniones en línea disponibles para nosotros.

Un punto de venta clave para Skype es su capacidad de traducción en tiempo real. El traductor de voz admite 10 idiomas (inglés, español, francés, alemán, mandarín, italiano, portugués, árabe y ruso), mientras que el traductor de texto admite más de 60 idiomas. Esto hace que las conferencias multilingües sean más fáciles que nunca.

Funciones principales de Skype

• Proporciona servicio de videollamadas HD
• Pantalla compartida y grabación de video
• Videollamadas interactivas
• Compartir ubicación
• Admite hasta 50 personas en videollamadas gratuitas a la vez

Contras de Skype

• Lleva tiempo personalizar el perfil del usuario
• Admite menos personas en videollamadas gratuitas en comparación con otras herramientas gratuitas de videoconferencia en línea

¿Quién debería usar Skype?

La versión gratuita de Skype funciona bien para equipos pequeños con menos de 25 miembros en total. Es una buena herramienta si necesita una forma sencilla de chatear por video desde su computadora, teléfono o tableta, y tiende a tener reuniones de grupos más pequeños o conversaciones 1-1.

4. Ir a la reunión

GoToMeeting también ofrece maravillosas funciones de videoconferencia. Viene con una prueba gratuita de 14 días para hasta 50 asistentes. Desde funcionalidades fundamentales como VoIP y conferencias telefónicas, uso compartido de pantalla y mensajes de texto, GoToMeeting le ofrece 2 opciones más: GoToWebinar y GoToTraining para otros entornos de conferencias.

Los 3 productos vienen repletos de funciones con uso compartido de escritorio y aplicaciones, reuniones con un solo clic, grabación con un solo clic, una opción de acceso telefónico y una sala de reuniones personal, por mencionar algunas. Puede iniciar sus reuniones en línea desde cualquier lugar: correo electrónico, dispositivos Mac o Android, o cualquier herramienta de mensajería instantánea.

Funciones principales de GoToMeeting

• Configure una sala de reuniones personal con su propia URL
• Le permite compartir su escritorio en tiempo real
• Grabe su reunión y guárdela en la nube
• La prueba gratuita alberga hasta 3 participantes

Contras de GoToMeeting

• Cualquiera que use la opción gratuita de GoToMeeting está limitado a solo conferencias de audio. La videoconferencia está dedicada a los planes pagos.

Quién debería usar GoToMeeting

La versión gratuita de GoToMeeting ofrece 3 personas en una reunión en línea. Por lo tanto, cualquier persona que busque una solución rápida de conferencias web para un equipo pequeño debería considerar este software de conferencias web.

5. Cisco WebEx

Si la facilidad de uso es lo primero en su lista, entonces el enfoque de menor cantidad de clics de Webex lo ayudará; inicie una reunión, cambie de presentador y abra la pizarra sin perder tiempo buscando en la aplicación.

Con este software de videoconferencia en vivo, disfrutará de muchas funciones, como compartir pantalla, grabar en la nube, salas de reuniones de video personales y más. La cantidad de personas que puede incluir en su reunión web depende del nivel del paquete que compre. Con el nivel de inicio gratuito, puede incluir 50 participantes.

Funciones principales de WebEx

• incluye herramientas adicionales como encuestas, pizarra y más
• Detección de ruido de fondo para reducir las distracciones
• Herramientas de grabación de terceros
• Llámame te permite llamar a los participantes que no pueden unirse a la reunión
• Seguridad y encriptación sobresalientes

Contras de WebEx

• No se comparten archivos en el plan gratuito
• Límite de tiempo de 40 minutos en el plan gratuito

Quién debería usar WebEx

El plan gratuito de WebEx admite un límite de tiempo de 40 minutos para una sola reunión. Obtendrá 1 GB de almacenamiento en la nube y la capacidad de agregar hasta 50 participantes a la vez. Por lo tanto, un equipo de nivel pequeño a medio es perfecto para usar esta herramienta gratuita de reuniones en línea.

6. Visor de equipos

TeamViewer es una aplicación de reuniones compartidas y acceso remoto con capacidad empresarial y con todas las funciones que se ejecuta en todas las plataformas móviles y de escritorio, incluidas Windows, macOS, Android, iOS e incluso Chrome OS y BlackBerry OS. También ofrece una cuenta gratuita más sencilla para uso no comercial.

Funciones principales de TeamViewer

• Seguridad multinivel
• Ventana de visualización de diseño elegante
• Compatibilidad con varios monitores a la vez
• Combina acceso remoto y reuniones en línea en una aplicación
• Versión gratuita para uso no comercial

Contras de TeamViewer

• Algunas opciones son difíciles de encontrar.
• Las características de seguridad pueden ser molestas

¿Quién puede usar TeamViewer?

A diferencia de otras herramientas gratuitas para reuniones en línea, puede obtener acceso completo a las computadoras de los miembros de su equipo a través de esta herramienta. Por lo tanto, cada vez que alguno de los miembros de su equipo no pueda resolver algún problema, puede hacerlo usted mismo en lugar de él en su computadora utilizando esta herramienta gratuita de reunión en línea.

7. UberConferencia

Si organiza principalmente pequeñas reuniones web y está buscando un software gratuito para conferencias web, esta opción puede ser para usted. La versión gratuita de UberConference le permite tener hasta diez participantes en la reunión. El nivel gratuito incluso incluye compartir pantalla y la capacidad de grabar una llamada. Incluso hay video HD. Vale la pena señalar que la llamada está limitada a 45 minutos con la versión gratuita.

Uno de los principales beneficios de usar UberConference es el hecho de que es una solución de videollamada completamente basada en el navegador. No es necesario descargar ningún programa, aunque existen aplicaciones móviles para aquellos que quieran usar UberConference en su teléfono inteligente o tableta.

Funciones principales de UberConference

• Permite conferencias o reuniones a través de la aplicación móvil o su navegador
• Proporciona audio y video HD
• Puede continuar con UberConference sin descargar esta aplicación
• Facilidad de grabación y reproducción de conferencias

Contras de UberConference

• Límite de 10 usuarios en conferencias gratuitas
• Se requieren PIN a menos que actualice al plan pago
• Un límite de tiempo de 45 minutos para usuarios gratuitos

¿Quién debería usar UberConference?

La versión gratuita de UberConference es ideal para equipos de 10 o menos. La versión gratuita limita la duración de la videollamada a 45 minutos, por lo que es ideal para reuniones más cortas.

Tabla de comparación de 7 herramientas gratuitas para reuniones en línea: verifique todos los datos importantes en un solo lugar

Hemos preparado para ti una tabla comparativa entre 7 herramientas online gratuitas. Con suerte, lo ayudará a reducir sus opciones y eventualmente elegir la herramienta de reunión más adecuada para su equipo.

Elija las mejores herramientas gratuitas de reuniones en línea para administrar su equipo remoto

Elegir cualquier cosa varía de persona a persona. Cuando estás en el mercado para ir de compras, comprar cualquier cosa depende de tu elección. De la misma manera, cuando elige una aplicación o servicio para su negocio, debe depender de los requisitos de su negocio.

Suponga que tiene un equipo de 20 miembros. Entonces, es evidente que no elegirá una herramienta de reunión en línea que aloje a 10 personas en una reunión. Por lo tanto, elija cualquiera de las herramientas gratuitas para reuniones en línea que se adapten perfectamente a los requisitos de su negocio y equipo.

Si queremos poner un resumen de cada herramienta de reunión en línea que hemos mencionado aquí, entonces podemos decir eso;

• Zoom, Google Meet, UberConference y Cisco WebEx son la opción perfecta para empresas de nivel pequeño a medio con 10 a 100 personas en su equipo.

• Por otro lado, Skype y TeamViewer serán opciones confiables para un equipo de menos de 25 personas.

• Finalmente, GoToMeeting es la mejor opción para conversaciones 1-1.

Básicamente, encontrar la mejor herramienta depende de su caso de uso particular. Entonces, ¿por qué no aprovechar una prueba gratuita y hacer una prueba exhaustiva?

Puede consultar algunas herramientas más como Skype para realizar sus reuniones en línea.

Administre su equipo remoto con un software de gestión de proyectos confiable

Una vez que haya elegido una herramienta de reunión en línea para sus miembros, necesitará un software de gestión de proyectos que pueda gestionar perfectamente sus proyectos de forma inteligente.

Cuando trabaja como un equipo remoto, esperaría que el miembro de su equipo nunca pierda una fecha límite, se mantenga en comunicación con cada miembro, esté al día para completar sus tareas distribuidas, etc. La falta de cualquiera de estos puntos puede colapsar su equipo remoto. Para garantizar esta facilidad, elija una herramienta de gestión de proyectos que pueda ayudarlo en esta situación.

Como estamos hablando de las herramientas de reuniones en línea que vienen con una versión gratuita, le recomendaremos un administrador de proyectos de este tipo que también viene con una versión gratuita.

Aquí, le recomendamos encarecidamente que elija el WP Project Manager gratuito que viene con una larga lista de funciones. Déjame mostrarte qué más puede hacer WP Project Manager por ti.

• Agregar tareas individuales para miembros individuales del equipo
• También puede dividir esta tarea en el número de subtareas
• Establezca plazos y realice un seguimiento del tiempo para cada proyecto
• Seguimiento del progreso de cada tarea en ejecución
• Ofrece módulos como WooCommerce Store, Stripe Gateway, BuddyPress, Recurring Task, Invoice, Gantt Chart, Kanban Board y muchos más
• Sistema de informes generado automáticamente

Entonces, estas son las características clave con las que viene WP Project Manager. Obtenga la versión gratuita de esta herramienta y pruébela para explorarla más.

Aproveche una herramienta gratuita de reuniones en línea para garantizar una comunicación fluida

Nuestra vida diaria se ha paralizado. Miles de personas están confinadas en sus casas para frenar la propagación del COVID-19. En esta situación, la colaboración en equipo es mucho más necesaria que nunca. Los líderes empresariales también están buscando las mejores herramientas para mantener el compromiso del equipo.

Use una herramienta de reunión en línea gratuita para mantener sincronizados los objetivos de su empresa y su equipo. Se encargará de sus reuniones y conferencias en línea. Para que pueda ayudar a sus equipos a mantenerse productivos mientras trabajan desde casa.

Por el contrario, una herramienta de gestión de proyectos gratuita le ayudará a gestionar sus proyectos sin problemas. Esto es lo que queremos como líderes de equipo o dueños de empresas, ¿verdad? En resumen, tener ambas herramientas realmente puede aliviarlo de esta pandemia.

¿Qué opinas? ¿Tienes alguna idea alternativa mejor? Comparta su idea a través del cuadro de comentarios a continuación para informarnos al respecto.