Cómo manejar problemas comunes de envío durante las festividades

Si tiene una tienda en línea, el envío es el área donde todo lo que hace se vuelve tangible para su cliente. En ningún momento esto es más crítico para una experiencia positiva del cliente que las vacaciones, cuando es probable que el producto que su cliente está tocando sea un regalo de un amigo o familiar.

Pero hay obstáculos. Si no se prepara, puede arruinar las vacaciones de alguien con un envío retrasado o dañado. Las vacaciones ofrecen oportunidades para desarrollar su marca, aumentar la lealtad de los clientes y adquirir nuevos clientes... pero también ofrecen beneficios que mejorarán sus resultados.

La mejor manera de garantizar el éxito de su empresa es aprender a prepararse para algunos de los problemas de envío más comunes durante las festividades . En esta publicación, cubriremos cómo puede prepararse para todo, desde envíos perdidos hasta demoras climáticas y la prisa general causada por un aumento en los paquetes.

Gestión de envíos perdidos o dañados

Imagínese esto: está experimentando la mayor tormenta del año y está haciendo todo lo posible para procesar todos sus pedidos. Desafortunadamente, las carreteras heladas y la mala comunicación del transportista conducen a la pérdida de un paquete. El cliente se ha puesto en contacto con usted repetidamente, pero no puede obtener suficiente información para determinar el paradero de este paquete.

Ante la decisión de enviar un reemplazo o esperar más información del transportista, decides esperar. Pero mientras lo hace, el cliente escribe una crítica mordaz. Otro cliente ve el comentario y también escribe una reseña negativa. A partir de ahí, las próximas 10 reseñas que recibas serán negativas, ¡ay!

Este es el peor de los casos, pero sucede. Lo mejor es prepararse para lo peor para que su negocio y sus clientes estén cubiertos sin importar lo que suceda o quién tenga la culpa. Asegurar y rastrear paquetes de manera proactiva puede reducir e incluso eliminar las sorpresas en la entrega.

Asegurar sus envíos

Si compra en línea, es muy probable que haya dañado, perdido o robado un paquete en tránsito. El año pasado, SmallBiz Trends informó que el 20 por ciento de los consumidores devolvieron artículos porque recibieron productos dañados. Esto es aún más probable durante la temporada alta de vacaciones y en el invierno.

El seguro puede ofrecer tranquilidad y protección para usted y sus clientes. Al decidir sobre qué ofrecer un seguro, tenga en cuenta el valor de cada producto y el riesgo de pérdida, daño o robo durante el envío. Estos son los mismos atributos que sus clientes considerarán al decidir si comprar o no el seguro.

Con un mayor riesgo de daños y pérdidas , el seguro garantizará que sus costos estén cubiertos. Para obtener un desglose adicional de si asegurar o no asegurar, eche un vistazo a este desglose.

Asegúrese de ofrecer seguimiento para sus paquetes

El seguimiento es una de las formas más fáciles de cumplir con las expectativas del cliente . La mayoría de las soluciones de envío permiten enviar plantillas de correo electrónico personalizables a los clientes con el transportista y la información de seguimiento. Con esta información, es menos probable que un cliente se comunique contigo buscando el paradero del paquete.

La mejor manera de prepararse para el seguimiento de las festividades es encontrar una solución de envío que le permita integrar todos sus mercados y ver el estado del envío de todos sus pedidos. Esto permitirá que su empresa sea proactiva en lugar de reactiva cuando se trata de problemas con paquetes perdidos o dañados.

Los transportistas también han comenzado a desarrollar su tecnología de rastreo. Hace un tiempo, en un esfuerzo por impulsar sus esfuerzos de envío de paquetes de comercio electrónico, el Servicio Postal de los Estados Unidos lanzó una aplicación para ayudar tanto a los propietarios de las tiendas como a los clientes a localizar envíos perdidos o retrasados: Missing Mail.

Esta aplicación proporciona actualizaciones periódicas para los artículos que no llegan a su destino a tiempo. En caso de pérdida de un envío, puede recibir notificaciones del proceso de búsqueda hasta que se realice una llamada final, ya sea que se encuentre y se entregue el paquete, o se considere perdido. Si está utilizando USPS para realizar envíos, vale la pena considerar esta herramienta.

Cómo hacer frente a los retrasos meteorológicos

Los retrasos por el clima son inevitables durante las vacaciones, especialmente en las áreas geográficas de todo el mundo más propensas a las inclemencias del tiempo, pero hay maneras de preparar tanto a su tienda como a sus clientes para ellos.

En primer lugar, piense en cómo desea comunicar las fechas límite de los pedidos de vacaciones . Los transportistas publican sus tiempos de cierre para los envíos y, al completarlos con los tiempos de procesamiento de pedidos anticipados, usted permite suficiente tiempo para cumplir con los plazos. Si hay un retraso por el clima, el tiempo acolchado proporciona un búfer, lo que le da más tiempo para hacer que las cosas funcionen.

Otro consejo: si sabe que ciertas áreas están experimentando inclemencias del tiempo (o están a punto de sufrirlas), use filtros dentro de su aplicación de envío para clasificar los pedidos por su destino. De esta manera, puede priorizar el procesamiento de aquellos pedidos que pueden tener tiempos de tránsito más largos y aun así tratar de llevarlos a los clientes a tiempo.

Manejo de devoluciones

Las devoluciones ocurren, pero no tienen por qué ser complicadas. Lo más importante que debe hacer bien para las fiestas: sus políticas. Las políticas de devolución claras establecidas en su sitio web lo ayudarán a evitar cualquier confusión e insatisfacción del cliente.

Las devoluciones gratuitas, fáciles y sin preguntas se están convirtiendo en la norma en el comercio electrónico, y por una buena razón: el 58 % de los clientes dicen que quieren una política de devoluciones "sin complicaciones" y el 67 % de los compradores consultan la política de devoluciones antes hacer una compra. Dicho esto, ofrecer devoluciones fáciles puede dar sus frutos. El 92 por ciento de los consumidores volverán a comprar si el proceso de devolución les fuera fácil.

Por supuesto, las devoluciones gratuitas conllevan costes adicionales para usted. Así que ahora es el momento de ver los datos de devolución y determinar si existe un caso comercial para ofrecerlos. Si no está listo para ir con todo , puede pensar en ofrecer envío de devolución de tarifa plana, devoluciones gratuitas en artículos seleccionados o devolución gratuita a una ubicación física, si tiene una.

Eche un vistazo a esta guía de reseñas de vacaciones para obtener más consejos útiles.

Mensajes de regalo y cómo no olvidarlos

Es realmente vergonzoso dar un regalo a un ser querido con la etiqueta del precio todavía pegada. Peor aún: enviar un regalo con un albarán que muestra el precio y sin agregar el mensaje de regalo que el cliente deseaba.

Soluciones como ShippingEasy anuncian los pedidos de regalo mostrando una caja de regalo junto al pedido. Esto garantiza que se apliquen los albaranes y las opciones de embalaje adecuados.

Para ir un paso más allá, puede crear reglas dentro de su solución de envío para automatizar procesos que haría manualmente, como albaranes personalizados. Las reglas pueden categorizar los pedidos de regalo o aplicar automáticamente los albaranes con mensajes de regalo para ayudar a reducir los errores . Sea el héroe navideño para sus clientes, no el Grinch.

Considere su necesidad de más espacio

Algo más en lo que pensar: ¿cuánto espacio necesita para almacenar el aumento planificado en el inventario? Además, ¿cuánto espacio necesita para acomodar a su personal, equipo, cajas y suministros?

Las necesidades de mayor espacio a menudo se pueden satisfacer al observar detenidamente su área actual. Si simplemente no hay espacio para manejar niveles más altos de inventario de vacaciones, es posible que deba encontrar espacio adicional para arrendar o, si es factible, soluciones temporales como unidades de almacenamiento portátiles.

Asegurarse de tener espacio para todo su inventario es tan vital como la capacidad de su sitio web para manejar el tráfico de vacaciones. Con el aumento de pedidos entrantes, es fácil pasar por alto este detalle.

El espacio no es la única consideración cuando se trata de inventario. Lo último con lo que desea lidiar durante la época más activa y crucial del año es un inventario inexacto. Una solución de gestión de inventario lo ayuda a mantener la precisión al eliminar los elementos manuales del inventario, conectando su tienda y los mercados en un solo lugar. También puede considerar agregar "stock de seguridad" y alertas de stock bajo para asegurarse de que no se quede sin producto sin darse cuenta durante las horas punta.

Considere su equipo, personas y flujo de trabajo

Estas últimas tres cosas están todas unidas. Pregúntese:

1. ¿Su equipo es adecuado para manejar el mayor rendimiento necesario para satisfacer la demanda de vacaciones?
2. ¿Puede modificar el proceso o el diseño de su área para aumentar la capacidad?
3. ¿Cómo afecta la contratación de más personas al equipo y al flujo de trabajo?
4. ¿Necesita más equipo, como básculas o impresoras, para mantener las cosas en movimiento?

El equipo más común que se necesita es una báscula adicional para pesar los paquetes adicionales. Si anticipa necesitar más personas, ahora es definitivamente el momento de determinar cómo encajarán en el flujo de trabajo y asegúrese de dejar tiempo para contratarlos y capacitarlos.

Concluyendo sus preparativos de envío de vacaciones

Nuestro último consejo: asegúrese de que su solución de envío e inventario esté a la altura. ¿Puede beneficiarse del uso de funciones avanzadas como reglas de envío, análisis predictivo y automatización? Si le preocupa la capacidad de su solución de envío para respaldar sus operaciones, ahora podría ser el momento adecuado para explorar otras soluciones.

Las vacaciones son un momento estresante. Al prepararse para envíos perdidos o dañados, demoras climáticas, devoluciones y logística operativa, puede evitar los dolores de cabeza de las fiestas que soportan muchas empresas. Finalice cualquier cambio en su flujo de trabajo ahora para que pueda tener una temporada feliz.

¿Tiene alguna pregunta sobre cómo enfrentar los desafíos de envío esta temporada? Deja un comentario y estaremos encantados de ayudarte.

Esta publicación es presentada por Rob en ShippingEasy. ShippingEasy es la plataforma de marketing de clientes, gestión de inventario y envío basada en la nube más sencilla del mercado. Ahorre dinero con tarifas de envío con descuento, imprima fácilmente etiquetas, procese pedidos y más. Escuchemos lo que Rob tiene que decir acerca de los envíos más fáciles en esta temporada navideña.