Cómo construir un wiki interno usando WordPress

Hay un caso bastante convincente para los wikis internos, incluso para las organizaciones más pequeñas.

Este es el por qué:

Uno de los costos operativos ocultos más pesados ​​de las empresas, grandes o pequeñas, es la pérdida de productividad debido al intercambio ineficiente de conocimientos.

De hecho, un estudio de vanguardia que analizó una cohorte de 1000 trabajadores del conocimiento de EE. UU. (titulado Informe sobre el conocimiento y la productividad en el lugar de trabajo producido por Panopto) reveló que:

“…42 por ciento del conocimiento institucional es exclusivo del individuo”.

(Fuente)

En otras palabras, casi la mitad del conocimiento que un empleado descubre, encuentra, investiga, produce, aumenta, etc. se perderá irremediablemente si (y cuando) ese empleado se vaya.

Esta cifra no solo representa una pérdida tangible en conocimiento institucional estratégicamente valioso, sino que junto con la siguiente estimación de que:

“…Los trabajadores del conocimiento de EE. UU. pierden 5,3 horas cada semana esperando información vital de sus colegas o trabajando para recrear el conocimiento institucional existente”.

(Fuente)

La recuperación potencial del ROI en el tiempo que cada trabajador ahorra esperando la respuesta de un compañero de trabajo o 'reinventando la rueda' en el conocimiento existente es enorme.

Para un equipo de, digamos, 50, esto equivaldría a más de 250 horas de productividad por semana, por ejemplo. En términos monetarios reales, este ahorro por sí solo valdría el equivalente al salario de una semana para 6 empleados de tiempo completo.

Baste decir que, como se mencionó anteriormente, existe un caso comercial sustancial para crear una wiki interna para uso del personal.

Cuando se evalúa, la inversión relativamente moderada de diseñar e implementar un wiki interno frente a las posibles pérdidas de productividad es

¿Qué es un wiki interno?

Un wiki interno es un sitio diseñado para ser utilizado como una herramienta solo para los miembros del personal de una organización o empresa.

El propósito de un wiki interno es actuar como un almacén digital conveniente de información destinado estrictamente 'para uso exclusivo del personal' y entregado como una red de publicaciones o artículos compartidos interrelacionados según el tema.

Las WIkis son tanto colaborativas como vivas. En otras palabras, el contenido se produce en colaboración y se reedita y mejora continuamente según el propósito.

Piense en Wikipedia, pero solo para información interna de la empresa.

Ventajas de usar una wiki interna para tu proyecto

Los wikis facilitan el aprendizaje colaborativo . Aquí es donde los aportes compartidos de los más informados a los menos informados hacen un esfuerzo de contribución a la creación de guiones en la base de conocimiento institucional.

En el contexto de su negocio u organización, un wiki actuará como un motor interno para el desarrollo profesional continuo .

Tu gente aprende. Crecer en estatura y luego enseñar. Y wiki lo capta todo.

Un estimulante para la adquisición y el intercambio de conocimientos internos .

El wiki crece desde una semilla hasta convertirse finalmente en un bosque que resulta del trabajo constante de los colaboradores, respaldado por su inquisición afín y la búsqueda de comprensión.

La variada fuente de autoría conduce a una diversidad de voces y estilos . Pero si está bien gobernado, el resultado (al igual que Wikipedia) es un depósito de conocimiento de gran valor y formado con verdadera integridad.

De naturaleza asíncrona , un wiki elimina la distracción de tocarse los hombros en la oficina al construir un cuerpo de conocimiento prescrito como el primer puerto de escala.

Los wikis tienden a tener altas tasas de adopción/uso , en gran parte porque generan un sentido de propiedad dentro de la base de usuarios. Las personas que utilizan la información también la producen. Una especie de mentalidad de “para nosotros, por nosotros”. Por lo tanto, hay una inclinación natural y una auto-inversión que no está presente con un público que no contribuye.

Los wikis son una herramienta de aprendizaje organizacional eficaz con un ROI tangible si se usan correctamente.

Funciones de mejores prácticas de un wiki interno

¿Cuál es el estándar para un Wiki?

El primero de su tipo, WikiWikiWeb fue desarrollado por Ward Cunningham el 16 de marzo de 1995.

(Fuentes: wiki.c2.com y alchetron.com)

Apodado en honor a un autobús lanzadera del aeropuerto de Hawái llamado Wiki Wiki Shuttle ('wiki' significa rápido en la lengua hawaiana nativa), el lema original de este primer software wiki era "la base de datos en línea más simple que posiblemente podría funcionar".

En esencia, era un sistema de administración de contenido mediante el cual los equipos de personas podían implementar y escalar rápidamente bases de datos de información basadas en la web.

Hoy en día, hay muchos, muchos softwares wiki (llamados 'motores' wiki) para hacer el trabajo. Pero lo más notable es MediaWiki, el motor que impulsa a Wikipedia (junto con decenas de miles de otros sitios de todo el mundo).

Los usos típicos de los wikis son enciclopedias o bases de conocimiento de empresas. Pero de cualquier manera, los wikis se están convirtiendo en material de referencia esencial en un número creciente de contextos de aprendizaje social o comercial.

Aquí hay una breve lista de características distintivas que son comunes entre los wikis:

Hipertexto : en el lenguaje más simple, este es un documento de texto basado en la web (quizás también incluye gráficos, audio o video) que contiene hipervínculos a otros textos.

Es ampliamente aceptado que el hipertexto fue conceptualizado por primera vez por Ted Nelson en 1965 como una forma de escritura no secuencial. Un tipo de extensión de memoria computarizada formateada según el patrón "Como podemos pensar".

Colaborativo – capacidad de escritura colaborativa para proyectos de autoría múltiple. La capacidad de albergar grandes cohortes de escritores que comparten las responsabilidades de redacción y edición del proyecto.

Marcado : ya sea HTML o CSS, por ejemplo, los wikis permiten a los editores programar las páginas de texto con cambios en el marcado. Esto ayuda a desarrollar páginas web personalizadas que incluyen funciones como etiquetas <a href> para hipervínculos entre textos o etiquetas <strong> para resaltar el texto, lo que hace que la experiencia de aprendizaje del usuario sea mucho más enriquecedora.

Editor de texto enriquecido : esta función ayuda a agregar dimensión a un documento de texto plano. También conocido como editor 'lo que ves es lo que obtienes (wysiwyg)', los textos sin formato se enriquecen con imágenes, medios de audio y video con decoración de texto como cursiva, etc.

Estos puntos anteriores son las características básicas que poseen los motores wiki.

Otra forma de verlo es que los programas de software que tienen las funciones anteriores también pueden usarse con el propósito de construir un wiki.

Siempre que los ingredientes básicos estén ahí, entonces es posible crear y hacer crecer su propio wiki.

Requisitos continuos para mantener un wiki interno bien organizado

Un wiki es un documento vivo. Sus contenidos siguen multiplicándose orgánicamente. Cuanto más se usa, más crece.

De hecho, el alcance de su wiki debe ser un fruto directo del hambre y la sed diaria de su equipo por saber más.

El día que tu wiki deja de crecer, es el día que tu equipo pierde el apetito. (Dios nos libre).

Al igual que cualquier proyecto, el mantenimiento de un wiki necesita gobernanza. Por la calidad del contenido, por la uniformidad del formato y la relevancia temática en particular. Todo esto requiere una supervisión minuciosa.

Pero, ¿cuáles son los elementos clave a tener en cuenta al redactar un plan de mantenimiento de wiki?

Aquí hay algunos consejos de los que saben:

Joseph Boone, "Ex especialista en comunicaciones de TI del Ejército de EE. UU." con más de 10 años de experiencia como analista de TI y experto en comunicaciones, contribuyó con lo siguiente a helpdeskgeek.com:

• Pruebas de usabilidad y legibilidad: se supone que su wiki interno cumple activamente el propósito de ser un destino informativo de elección para su equipo. Como cualquier recurso, cuanto más útil sea y, en el caso de un documento de texto 'legible', mejor servirá. Su retorno de la inversión depende de que sea fácil obtener valor como usuario.
• Guía de políticas establecidas: hay una razón por la cual las reglas generales de limpieza se brindan por adelantado. Para que los miembros de la casa sigan siendo funcionales, necesitan un entorno ordenado. Y para mantener un ambiente ordenado necesitas establecer algunos límites, rutinas y una agenda. Ejecutar un wiki útil es lo mismo.
• Curación crítica : tal vez contrariamente a la teoría educativa contemporánea que apoya el aprendizaje colaborativo, un wiki ejecutado con éxito en realidad necesita gobernanza. Cortar las ramas infructuosas y purgar las de bajo rendimiento solo dará lugar a un mejor rendimiento general.
• Promover y reconocer a los usuarios avanzados: el alma de un wiki es la contribución del usuario. Tiene un interés personal en animar a aquellos que se inclinan a dar. Cuanto más contribuyen, más crece tu wiki. Cuanto más crece, mejor satisface a los usuarios. Cuanto mayor sea la satisfacción del usuario, mayor será el valor. Cuanto más se valore, más se persuadirá a los no contribuyentes para que se involucren. Premie a sus colaboradores.

Un ejemplo Wiki interno

No hay mejor wiki de ejemplo que el propio estándar de oro, Wikipedia.

Claro, es cualquier cosa MENOS una wiki interna, pero dicho esto, sirve como un estándar de oro sólido de cómo se debe hacer una wiki.

Aquí hay algunas estadísticas:

• Wikipedia es la obra de referencia más grande y leída de la historia.
• uno de los 15 sitios web más populares clasificados por Alexa;
• más de 58 millones de artículos
• atrayendo alrededor de 2 mil millones de visitas de dispositivos únicos por mes
• más de 17 millones de ediciones por mes (1,9 ediciones por segundo) a partir de noviembre de 2020

(Fuente)

En aras de tener un punto de referencia de ejemplo de trabajo de éxito, Wikipedia cumple los requisitos.

Mucho para examinar y aprender para construir su propio wiki interno.

En lo que respecta a los aspectos más destacados, aquí hay una lista de nuestros fragmentos operativos favoritos del sitio de Wikipedia:

Página de inicio

La imagen de arriba es de la página de inicio de Wikipedia.

Hay 2 características principales a tener en cuenta aquí:

1. Contenido principal
2. Contenido de la barra lateral

El contenido principal es un compendio de las noticias, cambios y temas actuales o más recientes. Un punto de entrada apropiado para un proyecto wiki.

Esencialmente, es una página de presentación que informa a la comunidad sobre los últimos rumores y capta la atención del público objetivo con hipervínculos.

Introducción de los colaboradores

Para aquellos lectores inconversos, esta es una simple introducción de cómo funciona la contribución y les ayuda a decidir si es para ellos.

Una página que básicamente invita a los lectores a comenzar su viaje como colaborador de su wiki.

Redes sociales

Esta página es el centro de comunicaciones sociales de la wiki. Es realmente una plataforma de mensajería que permite a los usuarios compartir ideas, hacer preguntas y mantenerse conectados entre sí.

Índice de materias

Una página ancla para todos los enlaces de la categoría principal. Esto sirve como un índice que está a solo un clic de distancia de la página de inicio/principal y brinda acceso a cualquier recurso de la página a través de su categoría principal correspondiente.

Página de archivo de categoría

Esta plantilla de archivo de categoría tiene un índice de páginas de categoría que aparece justo antes del contenido de la página. Este índice de enlaces va seguido de un párrafo introductorio que describe el contenido de la categoría.

página del artículo

La clásica plantilla de página de artículo wiki. Un encabezado H1 simple, seguido de un enlace de categoría y luego el contenido del artículo principal, incluida una imagen destacada y una tabla de contenido plegable.

editor de artículos

La edición de contenido en Wikipedia se simplifica con esta herramienta de edición patentada. Sus capacidades abarcan tanto la edición visual como el lenguaje de marcado. Solo los miembros registrados pueden cumplir con las tareas de edición en este caso.

Historial de revisiones de artículos

Cada artículo tiene un historial de revisión que se divulga a todos los miembros y detalla exactamente cuánto trabajo se ha realizado para producir la versión actual/'tal como está'.

Esto es suficiente como pista de auditoría de la actividad de cada publicación.

Bienvenida y petición del propietario

Todo proyecto comunitario necesita el apoyo de sus usuarios. Sin tales contribuciones, el proyecto simplemente perdería fuerza. Un wiki, por definición, está sujeto a las mismas restricciones. Por lo tanto, un papel clave de cada líder de proyecto wiki es generar un apoyo continuo y creciente para que el proyecto mantenga su impulso.

Ayuda de autoservicio

Este es un portal de autoayuda de estilo de base de conocimiento dentro de la wiki que tiene el propósito de solucionar los problemas administrativos que encuentran los contribuyentes.

Inducción

La página de inicio de incorporación. Si los recién llegados tienen alguna pregunta sobre cómo comenzar y usar la plataforma, este es el recurso que responde a todas esas preguntas iniciales.

Foro

Este es un foro que respalda a los usuarios de wiki con un foro de discusión para expresar sus opiniones, realizar preguntas y respuestas, resolver disputas y resolver problemas técnicos.

Descargar PDF

Wikipedia ofrece a cada visitante la oportunidad de descargar cada artículo como un documento PDF. Un simple botón de 'descargar' aterrizará una versión en PDF prístina del artículo que están leyendo en el escritorio de su dispositivo.

análisis de wikis

Un tablero conveniente con todas las estadísticas de rendimiento de titulares de la wiki que le informa qué artículos funcionan bien y cuáles no. Excelente para identificar las brechas de contenido y las áreas de mejora.

Construyendo un Wiki interno usando WordPress

Como se mencionó anteriormente, cada wiki necesita un motor de wiki.

Si bien Mediawiki se ganó toda la atención al lanzar su buque insignia, WIkipedia, desde entonces han ingresado otras soluciones en el mercado de motores wiki que son dignas de consideración.

Algunos son competidores directos en el nicho del motor wiki y otros son sustitutos con competencias cruzadas.

Un competidor tan capaz con montones de atractivo wiki transferible es WordPress CMS.

WordPress se alinea como una solución navaja suiza de múltiples talentos dentro del campo CMS.

Tradicionalmente reconocido como una plataforma de blogs personales, WordPress en realidad posee una funcionalidad de CMS central muy apta y estable y, más allá de esto, es quizás el creador web MÁS versátil que existe.

En el ámbito del software CMS, simplemente no hay nada que se acerque al dominio de WordPress en este momento.

¿Quieres pruebas?

El 43% de todos los sitios web en Internet usan WordPress. Y también algunos de los nombres más notables: la Casa Blanca, Microsoft y TechCrunch, por nombrar algunos.

Blogs, cursos en línea, bases de conocimiento: WordPress tiene muchas caras. Y su ecosistema de más de $ 500 mil millones está inundado de complementos y complementos personalizados que amplían su alcance ya expansivo a áreas de operación especializadas... incluido, por supuesto, como un motor wiki estándar mundial.

Pero la pregunta es, ¿cuál es el conjunto ideal de ingredientes de WordPress para producir la receta ideal del motor wiki?

Aquí está nuestra combinación recomendada para construir un wiki interno usando WordPress:

Motor wiki : la base funcional de su motor wiki de WordPress. Este es el marco para reunir todo el contenido y alinear los artículos de acuerdo con las categorías con hipervínculos automáticamente en silos, listos para su conveniencia.

Use el complemento Heroic Knowledge Base para convertir su WordPress en un motor wiki completo.

Preguntas frecuentes: las respuestas de fácil acceso a las preguntas más frecuentes ampliarán el valor informativo de los artículos, lo que enriquecerá el contexto y la aplicación del contenido de la página principal.

Use el complemento Heroic FAQs para crear bloques modulares de conocimientos relacionados con las preguntas frecuentes en páginas wiki, de forma rápida y sencilla.

Mensajería social : habilite la mensajería interna del equipo a través de su aplicación wiki para fomentar la colaboración e influir en las contribuciones de los miembros.

Use el complemento BuddyPress para asignar acceso restringido a ciertas funciones de colaboración en su portal de autoservicio de WordPress.

Contenido protegido por contraseña : haga que ciertas funciones y áreas dentro de la wiki sean accesibles solo para unos pocos seleccionados con protección por contraseña.

Use Restrict Content Pro para obtener un control granular sobre archivos, artículos y contenido de la página asignando acceso a los miembros por ID o nivel de suscripción.

Seguimiento de edición de revisión : manténgase transparente con la actividad de edición en su sitio wiki al mostrar un registro de auditoría de edición de revisión, completo con recursos de personal designados responsables de cada ajuste al contenido.

Use este fragmento para incluir el seguimiento de revisión en cada artículo en su wiki interno de WordPress.

Foro de usuarios de wiki: un tablón de anuncios virtual para usuarios de wiki y colaboradores por igual. Este foro unirá varios hilos de consulta y conversación con el propósito de mantener a todos los miembros en la misma página.

Use BBPpress para agregar instantáneamente un foro web con múltiples funciones a su wiki de WordPress.

Configuración de búsqueda avanzada: una búsqueda EN VIVO muestra los resultados de la búsqueda rápidamente y los presenta inmediatamente al alcance de los dedos de los usuarios antes de comprometerlos a seguir un hipervínculo.  

Use el complemento Heroic Knowledge Base para equipar su wiki de WordPress con la función de búsqueda EN VIVO.

Citas : las referencias agregan montones de valor educativo a los wikis. Las citas a pie de página son un método claro para incluir enlaces de referencia dentro del cuerpo de sus artículos.

Use las notas al pie de CM para insertar citas fácilmente en artículos y publicaciones.

Votación y comentarios : envíe los comentarios de los usuarios de su wiki in situ y use sus envíos para priorizar su impulso de mejora de contenido.

Use el complemento Heroic Knowledge Base para habilitar la votación positiva y negativa en cada artículo. Además, con un formulario de comentarios, los usuarios pueden agregar comentarios de texto libre para agregar más valor con críticas constructivas detalladas.

Supervisión, análisis y mejora : realice un seguimiento de las métricas de la experiencia del usuario para evaluar el rendimiento general y la usabilidad de su wiki. Esto asegurará que mantenga un recurso 'adecuado para el propósito' que realmente vale la pena mantener.

Use el complemento Heroic Knowledge Base para analizar su viaje de usuario y mantenerse al tanto de dónde obtener sus ganancias rápidas.

Imprimir mi blog: brinde a los usuarios la comodidad de poder descargar instantáneamente una versión en PDF de cualquier artículo.

Use el complemento Print My Blog para instalar una solución robusta para la conversión instantánea de PDF de sus páginas wiki.

Conclusión

Y así es como se hace un estilo WordPress wiki.

La mejor parte es que ninguno de esos complementos de terceros requiere código o ajustes de nivel avanzado. A lo sumo, con el fragmento de código para el historial de revisión es un trabajo de cortar y pegar. Nada mas.

Una solución muy conveniente para principiantes de WordPress y veteranos por igual.

Y ahora, paso a ti...

¿Estás listo para intentar configurar tu propio wiki interno de WordPress?

¿Ya has intentado crear una wiki interna de WordPress?

De cualquier manera, nos interesaría saber de usted.

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