Cómo elegir la empresa de gestión de viajes corporativos adecuada

Encontrar la empresa adecuada de gestión de viajes corporativos puede ser abrumador, pero no tiene por qué serlo. Esta guía lo ayudará a elegir la empresa de administración de viajes corporativos adecuada que tomará una decisión informada. Así que sigue leyendo.

La gestión de viajes corporativos es la planificación, organización y dirección de viajes de trabajo para una empresa. Es una parte importante de cómo funcionan las empresas modernas porque garantiza que los empleados puedan viajar a diferentes lugares para hacer negocios. La gestión de viajes de negocios incluye la planificación de itinerarios, la organización de viajes y asegurarse de que se sigan las pautas de viajes de negocios.

Al elegir una empresa de gestión de viajes, es importante asegurarse de que utilicen el software de gestión de viajes más reciente y avanzado para garantizar una experiencia de viaje perfecta para sus empleados. En este artículo, conocerá los pasos necesarios para elegir la empresa de gestión de viajes corporativos adecuada.

Cómo elegir la empresa de gestión de viajes corporativos adecuada:

Identificación de las necesidades de su empresa

Antes de elegir una empresa de gestión de viajes corporativos, es importante averiguar cuáles son las necesidades de viaje de la empresa. Considere la cantidad de empleados que viajan, con qué frecuencia lo hacen, a dónde van y cuánto tiempo están ausentes.

Una vez que sepa cuáles son las necesidades de viaje de su empresa, puede comenzar a averiguar qué servicios necesita de una empresa de gestión de viajes. Las empresas de gestión de viajes ofrecen una amplia gama de servicios. Tales como reserva de vuelos y hoteles, alquiler de automóviles, procesamiento de visas, seguro de viaje y servicio al cliente que está disponible las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Establecer un presupuesto para los viajes de su empresa también es muy importante. Esto lo ayudará a reducir su búsqueda y elegir una empresa de gestión de viajes que se ajuste a su presupuesto.

Investigación de posibles empresas de gestión de viajes

Una vez que sepa cuáles son las necesidades de viaje y el presupuesto de su empresa; puede comenzar a buscar buenas empresas de gestión de viajes corporativos. Hay muchas maneras de hacer esto, como mirar listados en línea, pedir sugerencias a otras empresas o asistir a ferias comerciales. Busque empresas de gestión de viajes con buena reputación y experiencia adecuada. También puede ver las reseñas de las empresas rivales para tener una idea de qué tan bueno es el servicio en cada negocio.

También puede encontrar una empresa de gestión de viajes fiable pidiendo sugerencias a otras empresas. Hable con otras empresas en su campo o red para averiguar qué empresas de gestión de viajes corporativos emplean y cómo han sido sus experiencias. También puede ser una excelente manera de conocer posibles empresas de gestión de viajes y obtener más información sobre los servicios que ofrecen para ayudar a las personas a asistir a eventos de la industria, como ferias comerciales y conferencias.

Evaluación de los servicios ofrecidos

Una vez que haya encontrado socios potenciales, es importante comparar los servicios que ofrece cada empresa de gestión de viajes. Encuentra una empresa que te pueda ayudar en todo lo que necesites; como obtener visas, reservar vuelos, hoteles, alquilar autos y seguros de viaje.

Es importante asegurarse de que la empresa pueda satisfacer sus necesidades específicas. Por ejemplo, si vas a menudo a lugares de difícil acceso; debe contratar una empresa de gestión de viajes que sepa cómo llevarlo allí. De manera similar, necesita una empresa que pueda manejar muchos viajes si tiene muchos empleados que viajan con frecuencia.

Otra cosa importante a tener en cuenta es qué tan bueno es el servicio al cliente que brinda la empresa de gestión de viajes corporativos. Elija una empresa que tenga un administrador de cuentas especializado en el personal que pueda ayudarlo con cualquier problema que surja mientras viaja con servicio al cliente disponible las 24 horas.

Revisión de políticas y procedimientos de viaje

Revisar las políticas y los procedimientos de viaje es fundamental antes de seleccionar una empresa de gestión de viajes corporativos. Asegúrese de que sus métodos para la gestión de riesgos y seguridad sean suficientes y que sean coherentes con los suyos.

Asegurarse de que se siga la política de viajes de su empresa es igualmente vital. Para ayudarlo a rastrear y administrar los gastos de viaje y garantizar el cumplimiento de su política de viaje; encuentre una empresa de gestión de viajes corporativos que pueda ofrecer informes personalizados y análisis de datos.

Negociación de contratos y tarifas

La negociación de contratos y costos es necesaria una vez que haya evaluado varias empresas de gestión de viajes. Para obtener el mejor valor por su dinero, negocie las tarifas y las condiciones del contrato. Revise el contrato antes de firmarlo para asegurarse de que los costos y las tarifas estén informados. Asegúrese de que no haya tarifas o cargos ocultos y que conozca todos los términos y condiciones; incluyendo cualquier cargo por cancelación o cambio.

Considere su tecnología y herramientas.

Una empresa de gestión de viajes corporativos con tecnología y herramientas avanzadas puede hacer que su programa de viajes sea más eficiente y rentable. Las herramientas de reserva en línea pueden facilitar la reserva de vuelos, hoteles, autos de alquiler y aplicaciones móviles. Pueden ayudar a los viajeros a mantenerse organizados e informados sobre la marcha. El software de administración de gastos puede automatizar los informes de gastos y ayudarlo a encontrar formas de ahorrar dinero.

Evalúe su alcance global.

Si su empresa hace negocios en todo el mundo; necesitará una empresa de gestión de viajes corporativos que pueda gestionar sus necesidades de viaje en diferentes zonas horarias y lugares. Busque empresas que tengan una red global de socios y proveedores y que sepan cómo manejar necesidades complicadas de viajes al extranjero, como visas y normas aduaneras.

Una buena empresa global de gestión de viajes puede ayudarlo a asegurarse de que sus viajeros estén seguros y felices donde sea que estén.

Verifique sus afiliaciones y certificaciones de la industria.

Una empresa de gestión de viajes fiable debe formar parte de grupos industriales y contar con las certificaciones correspondientes. Como la certificación ISO 9001:2015 o la Global Business Travel Association (GBTA). Estos grupos y certificaciones muestran que la empresa se dedica a mantener la calidad y el servicio a un alto nivel. Pregunte a las posibles empresas de gestión de viajes acerca de sus afiliaciones y certificaciones, y piense en cómo sus valores y objetivos coinciden con los de su propia empresa.

Transforme su experiencia de viajes de negocios con una innovadora empresa de gestión de viajes

Elegir la empresa de gestión de viajes corporativos adecuada es importante si desea que las necesidades de viajes de su empresa se satisfagan de manera rápida y eficiente. Recuerde que la empresa de gestión de viajes adecuada puede marcar la diferencia a la hora de asegurarse de que sus trabajadores puedan viajar de forma segura y cómoda manteniendo los costes bajo control.

Por lo tanto, tómese el tiempo para elegir uno con cuidado y obtendrá el máximo provecho de un programa de viajes de negocios bien administrado.