Cómo diseñar una política de privacidad ganadora para un sitio web de WordPress

¿Existe o ya importa la privacidad en línea? En una era en la que sus datos e información se recopilan más que nunca, a menudo puede parecer que la respuesta a esa pregunta es "no". De hecho, la respuesta es un rotundo sí. Para la mayoría de las personas, garantizar que se ofrezca algún tipo de protección a su privacidad es más importante que nunca.

La gente tiende a pensar que la privacidad en línea es lo más importante cuando se trata de cómo navegan e interactúan con los sitios web. Con más de 1.500 millones de sitios web disponibles, sorprende pensar que unos 455 millones de ellos funcionan con WordPress.

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Dado que alrededor de un tercio de todos los sitios web son de WordPress, significa que tener una buena política de privacidad para un sitio web de WordPress debería ser una parte importante de los planes de cualquier propietario de un sitio web.

¿Qué es exactamente una política de privacidad? ¿Cómo se empieza a crear una política de privacidad para su sitio web de WordPress y qué debe contener? Si planea iniciar un nuevo sitio web y elige usar WordPress, tener una política de privacidad sólida actúa como una base sobre la cual puede generar confianza y relaciones.

¿Qué es una política de privacidad?

Cuando crea una lista de verificación de un sitio web de WordPress, puede pensar en su política de privacidad como una declaración de intenciones que brinda a los clientes potenciales y usuarios del sitio web información diversa relacionada con los datos.

Principalmente, está informando a las personas sobre los siguientes factores:

• Cómo pretende recopilar datos de sus interacciones con su sitio web y su organización.
• Qué datos recopilará.
• Cómo almacenará y protegerá su información.
• Cualquier ley y normativa pertinente que deba cumplir.
• Cualquier circunstancia bajo la cual usted pueda revelar o compartir esa información.

Los tipos de datos que una empresa puede recopilar pueden variar entre organizaciones, pero algunos de los tipos más comunes de información personal incluyen:

• Nombre
• Fecha de nacimiento
• Detalles de contacto, incluida la dirección física, la dirección de correo electrónico, los números de teléfono y otras formas identificadas de contactarlos.
• Historial anterior, incluidas las transacciones, con su empresa.

Se podrán conservar otros datos dependiendo de las opciones ofrecidas al cliente y del tipo de negocio. Esto puede incluir lo siguiente:

• Información bancaria que puede incluir datos de tarjetas de crédito o débito.
• Historial médico.
• Detalles financieros y estado crediticio.

El gran problema con las políticas de privacidad es que muchas personas simplemente no las leen y simplemente marcan la casilla para aceptarlas. Si lo piensas bien, ¿cuántas veces has marcado una casilla de términos y condiciones en una solicitud o similar?

Cuando esté planificando su sitio web de WordPress, debe incluir una política de privacidad y desea que la gente lea todos los detalles que ha incluido.

Otra cosa a tener en cuenta es que las políticas de privacidad a menudo reflejarán las leyes y regulaciones particulares que pueden aplicarse no solo al lugar donde se encuentra su empresa, sino también al lugar donde opera. Entonces, por ejemplo, si opera una empresa que comercia dentro de la UE, debe asegurarse de cumplir con el RGPD.

¿Por qué necesita una política de privacidad para su sitio web de WordPress?

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Ya sea que sea un sitio web comercial o no comercial, si su sitio web recopila algún tipo de información personal de los visitantes de su sitio, entonces necesita una política de privacidad. Puede pensar que no está recopilando datos, pero cada sitio web recopila datos de una forma u otra. Ergo, definitivamente necesitas algún tipo de política de privacidad.

Ahora que la gente es consciente de lo intrusiva que puede ser la recopilación de datos (aunque no siempre es así), algunas personas simplemente no quieren que esos datos se recopilen, almacenen o utilicen. Al proporcionar una política de privacidad clara y comprensible, permite a los visitantes de su sitio tomar una decisión informada en lo que respecta a la recopilación de datos.

Aunque existen cláusulas estándar que querrás incluir en cualquier política de privacidad, también puede haber aspectos que se rijan por factores particulares.

Estos pueden incluir cosas como el sector en el que opera, la ubicación principal de su negocio y las jurisdicciones donde opera. Entonces, por ejemplo, si su sitio web ofrece un sistema telefónico en la nube a los clientes, es posible que deba considerar las regulaciones de telecomunicaciones, así como otros factores habituales.

La otra cosa a considerar, si está operando un sitio web de comercio electrónico, es qué requisitos pueden exigirle las aplicaciones de terceros.

Si desea utilizar una aplicación de terceros extremadamente útil como Google Analytics para realizar un seguimiento de las métricas, entonces requieren que cualquier usuario tenga una política de privacidad claramente definida. Por lo tanto, debe considerar todos los requisitos desde todos los ángulos que puedan afectar su política de privacidad final.

¿Cómo podrías recopilar datos?

Una cosa importante que se debe comunicar a los clientes tiene que ver con las diversas formas en que su organización puede recopilar sus datos e información personal.

Hacerles conscientes de estas diferentes formas les permite tomar decisiones más informadas sobre cómo interactúan con usted y qué información quieren revelar. Esos métodos pueden incluir:

• Registrarse en una lista de correo electrónico o boletín informativo y proporcionar su nombre y dirección de correo electrónico.
• Dejar su nombre y dirección de correo electrónico en los comentarios (por ejemplo, en sus blogs).
• Registrarse como cliente (la información de esta sección puede variar de una empresa a otra).
• Información que puede recopilar a través de plataformas de redes sociales vinculadas. Esto puede incluir incluso darle me gusta a una de tus publicaciones de Facebook.
• Cualquier seguimiento y análisis que puedan utilizar varios complementos de WordPress.
• Seguimiento por GA (Google Analytics).
• Formularios de contacto cuando el cliente tiene una consulta.
• Su uso de programas publicitarios como Google Ads que rastrearán cierta información sobre el cliente.

Como puede ver, hay varias formas en las que puede recopilar información de los clientes, por lo que asegurarse de que conozcan estos métodos puede ser crucial para ofrecer una buena privacidad y protección a todos sus clientes.

Cosas en las que pensar al planificar la política de privacidad de su sitio web de WordPress

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Cuando estés en la etapa de planificación de tu sitio web de WordPress, tendrás muchas cosas diferentes en las que pensar. Una de las ventajas que tienes es que WordPress es relativamente fácil de usar. Además del contenido real, hay otras dos cosas en las que deberías pensar; longitud y legibilidad.

Si bien es posible que no exista una duración prescrita, cualquier política de privacidad debe ser lo más concisa posible. Si es demasiado largo, las personas pueden caer en la categoría de "no leer".

De manera similar, piense en la legibilidad de su política. Explique los términos técnicos que la gente tal vez no conozca. Por ejemplo, si está hablando de controles SOX, brinde algún tipo de explicación sobre lo que hacen y cómo podrían afectar a sus clientes.

¿Qué debería incluir en la política de privacidad de su sitio web de WordPress?

Como ocurre con todo lo relacionado con su negocio, una buena política de privacidad debe estar bien pensada y planificada. Debe hacer una lista completa de lo que debe incluirse en su póliza. Una cosa que debes recordar; Esta política de privacidad es a la vez un requisito legal y jurídicamente vinculante. Si su póliza no cumple con las leyes y regulaciones pertinentes, entonces podría enfrentar acciones punitivas.

Por supuesto, una política de privacidad puede ser muy diferente para una empresa que para otra. Por ejemplo, si elige operar un sitio web con un nombre de dominio del Reino Unido, deberá cumplir con la Ley de Protección de Datos de 2018 del Reino Unido, así como con cualquier otra legislación pertinente.

Puede parecer sencillo, pero cubrir todas sus necesidades es una parte esencial de su planificación y de su política de privacidad final.

1. ¿Quién eres?

Debe informar a la gente exactamente a quién representa la política de privacidad. Esto puede significar incluir el nombre de su empresa (más cualquier información "comercializada"), el nombre y la URL del sitio web relevante, y también la dirección física de su empresa (esta podría ser la dirección de una oficina central si opera en varias ubicaciones).

No importa si eres una empresa que ofrece PBX virtual o un sitio web para juegos, se requiere una buena política de privacidad.

2. Detalles de los datos

Nuevamente, esta información puede variar de una organización a otra, pero es esencial que las personas sepan qué datos planea recopilar.

Esto puede ser tan simple como el nombre y la dirección (o una dirección de correo electrónico para marketing), pero también puede incluir datos más complicados, como la dirección IP, información bancaria y más.

3. Recopilación de datos

Como se mencionó anteriormente, existen numerosas formas de recopilar información de los clientes. Es importante que sus clientes sepan no sólo qué datos recopila de ellos, sino también de dónde los recopila.

Informarles de cada punto de contacto que también actúa como recolector de datos es crucial para cualquier política de privacidad para los sitios web de WordPress.

4. Almacenamiento y protección

Este es quizás el aspecto más importante de su política de privacidad. En la mayoría de los casos, los clientes aceptan que usted recopile y almacene datos. Sin embargo, quieren saber que todos los datos se almacenan de forma segura y que existen medidas de seguridad sólidas.

Esto puede incluir detalles como almacenamiento en la nube o fuera del sitio. También querrán saber si existe alguna circunstancia en la que usted compartirá o divulgará datos y quiénes podrían ser los terceros.

5. Leyes y reglamentos pertinentes

Los clientes pueden estar tranquilos al saber que no solo usted protege sus datos, sino también que cualquier protección está cubierta por las leyes y regulaciones apropiadas.

Estos pueden incluir el GDPR y la Ley de Protección de Datos antes mencionados, así como leyes centradas en los EE. UU., como la Ley de Privacidad del Consumidor de California de 2018. También existen leyes y regulaciones especializadas, como la Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro Médico de 1996 (HIPAA) y la Ley de Modernización Financiera de 1999.

6. Los porqués

La gente también quiere saber por qué estás recopilando sus datos. Los motivos por los que usted recopila información pueden variar nuevamente.

En algunos casos, puede ser que usted pueda mejorar el rendimiento de su sitio para mejorar el recorrido del cliente. En otros casos, puede ser únicamente con fines de marketing. Cualquiera sea el motivo, brindar claridad a sus clientes puede permitirles tomar decisiones informadas cuando se trata de compartir información con usted.

7. Optar por no participar

No todo el mundo dará su consentimiento para compartir información, o al menos compartir información que puedan considerar confidencial. Eso significa que su política de privacidad debe ofrecer un camino claro para optar por no participar en algunos o todos sus métodos de recopilación o almacenamiento de datos.

Ofrecer una opción de exclusión voluntaria en cualquier punto relevante del recorrido del cliente hace que toda su organización sea más transparente y confiable.

¿Qué pasa con las políticas de privacidad para menores de 18 años?

Una cosa que debes considerar es si tu sitio web atraerá a un número significativo de menores de 18 años o incluso de menores de 13 años. Si cree que así será, por cualquier motivo, deberá elaborar una política de privacidad que incluya esos dos grupos. Esta puede ser un área bastante complicada de abordar adecuadamente.

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Ahora quizás estés pensando que los niños no utilizarán tu servicio. Sin embargo, si proporciona servicios de transmisión de música o aplicaciones de juegos, es muy probable que los menores de 18 años utilicen esos servicios. E, incluso cuando no hay remuneración directa por ningún servicio, hay muchas posibilidades de que financie esos servicios a través de algún tipo de publicidad.

Por lo tanto, si menores de 18 años utilizan su sitio de alguna manera, entonces recopilará datos de ese grupo de usuarios y deberá considerar una política independiente para esos niños. También es necesario analizar lo que dicen las leyes y regulaciones pertinentes sobre la recopilación de datos y el consentimiento para poder elaborar una política bien redactada.

Por ejemplo, el RGPD establece que sólo los niños mayores de 13 años pueden confirmar su consentimiento a la hora de recopilar y utilizar sus datos. Si son menores de 13 años, entonces ese consentimiento debe ser otorgado por un adulto que tenga la responsabilidad parental sobre ese niño. También es necesario hacer un esfuerzo para confirmar que la persona que da ese consentimiento tiene realmente la responsabilidad parental.

Una vez que haya comprobado cuáles son sus responsabilidades particulares en relación con estos grupos de edad, podrá comenzar a elaborar una política de privacidad para su sitio web de WordPress que los aborde suficientemente.

Como probablemente puedas adivinar, la necesidad de claridad y lenguaje comprensible es aún más importante aquí. Hay varias cosas que debe considerar al redactar esta política de privacidad específica para cada edad:

• Escriba en un lenguaje sencillo y apropiado para su edad . Ahora bien, esto puede resultar un poco ambiguo ya que no existe una guía de edad claramente definida. Sin embargo, si su objetivo es tener entre 13 y 18 años, debe asegurarse de que su política de privacidad sea legible para un niño promedio de 14 años.
• Presentar la información de una manera “amigable para los niños” . No tiene mucho sentido presentar a los menores de 18 años una política de privacidad extensa basada en texto. Utilice dibujos animados, diagramas, íconos y símbolos apropiados para su edad para impartir la información de manera más eficiente.
• Utilice vídeos . Los videos pueden ser una excelente manera de explicarles a los niños por qué estás recopilando datos y qué planeas hacer con ellos. Es más probable que los niños escuchen una explicación en video en lugar de leer una política completa, independientemente de cuán apropiado sea el lenguaje para su edad.
• Dos planes políticos . Cuando solicite el consentimiento de los padres para que el niño utilice su sitio web, debe tener dos políticas de privacidad independientes; uno dirigido al titular de la responsabilidad parental y otro dirigido al propio niño.
• Explica todo . Aunque ofrece una política de privacidad más simplificada, aún debe explicar todo lo involucrado en el proceso de datos, desde cómo recopilará datos hasta cómo los utilizará y, quizás lo más importante, cómo almacenará y protegerá esos datos.
• Derechos . Una cosa que debes incluir en tu política de privacidad es una explicación clara de cuáles son los derechos del usuario. Esto puede incluir qué leyes o regulaciones relevantes se aplican al uso de su sitio.
• Optar por no participar . Al igual que con una política de privacidad dirigida a adultos, una para niños debe incluir instrucciones muy claras sobre cómo pueden optar por no participar en sus procesos de datos ahora o en el futuro.

¿Cuánto te costará crear una política de privacidad?

Por supuesto, cuando se trata de agregar algo a su sitio web, desde una aplicación de terceros hasta una herramienta de seguimiento, querrá saber cuánto le costará. La buena noticia es que puede ser gratuito si tiene un equipo legal interno o si utiliza plantillas en línea gratuitas para crear una política de privacidad sólida.

Sin embargo, si tiene que subcontratar la redacción de su política de privacidad a un abogado especialista en contratos, los costos pueden variar según su ubicación, así como la duración del contrato y su complejidad. Si contrata a un abogado especializado en contratos, asegúrese de que tenga conocimientos y experiencia en esta área, ya que los errores en su política de privacidad podrían resultar costosos.

Asegúrese de que estén actualizados en lo que respecta a las leyes y regulaciones que rigen los procesos digitales. Las leyes de privacidad digital pueden ser a nivel estatal o nacional, regional (como en el caso del GDPR de la UE) o global.

Pregúntele a cualquier posible abogado contratado qué conocimientos tiene en esta área. Recuerde siempre que si comercia a nivel internacional o global, será importante conocer las leyes de cualquier área en la que opere.

Cuando tiene una política de privacidad correctamente escrita, tiene todas las bases cubiertas cuando se trata de cualquier disputa de un cliente.

Si contiene errores, podría enfrentarse a una costosa demanda que también podría dañar la reputación de su marca. Si bien no existe una cifra definitiva en lo que respecta al costo de utilizar un abogado externo para su política de privacidad, el costo promedio es de alrededor de $980.

¿Necesita información legal para su política de privacidad de WordPress?

Esta no es una simple pregunta de sí o no. Dependerá de una variedad de factores si desea consultar abogados.

Es posible que las organizaciones más grandes quieran políticas de privacidad más complejas que las protejan completamente de posibles disputas. Sin embargo, también es más probable que las empresas más grandes cuenten con asesoría legal interna o contraten los servicios de una firma de abogados externa.

También puede pensar que hay tres partes distintas del proceso de la política de privacidad que pueden requerir alguna aportación legal:

1. Redacción de la política de privacidad de su sitio web de WordPress

Lo que debe tener en cuenta aquí es que su política de privacidad es un documento esencial que, cuando está redactado correctamente, le brinda protección a usted y a sus clientes. También puede ayudar a su organización a evitar demandas potencialmente costosas en el futuro.

Dicho esto, es posible que las empresas más pequeñas quieran evitar el costo y utilizar las diversas guías (como esta) y plantillas gratuitas disponibles en línea.

2. Revisar tu política de privacidad

Si bien el uso de guías y plantillas gratuitas puede proporcionarle una política de privacidad básica, debe asegurarse de que cumpla todos los requisitos necesarios.

Puede ser recomendable que un abogado especialista revise su póliza para asegurarse de que cumple con todos los requisitos legales necesarios.

Si está buscando las mejores herramientas para administrar múltiples sitios de WordPress de manera eficiente y al mismo tiempo garantizar el cumplimiento de las políticas de privacidad, existen complementos y servicios de terceros que ofrecen funciones integrales como actualizaciones automáticas, panel centralizado, monitoreo de seguridad y más.

Utilice estas herramientas para optimizar la administración, mantener una implementación consistente de la política de privacidad y alinear las prácticas de datos con las pautas. También proporcionan funciones de gestión de datos, seguimiento del consentimiento y gestión de cookies, lo que ayuda al cumplimiento de las normas de privacidad y mejora la transparencia de los datos. Administre eficazmente los sitios de WordPress mientras prioriza la privacidad y demuestra compromiso con la protección de los datos del usuario.

3. Disputas sobre la política de privacidad

Es de esperar que este sea un escenario que nunca encontrará, pero si su póliza, por cualquier motivo, no cumple con todos los requisitos legales, entonces existe la posibilidad de que surja una disputa en algún momento.

Como estos pueden ser costosos, tanto en términos de daños punitivos al usuario como de multas de los organismos reguladores pertinentes, entonces debería buscar asesoramiento legal experto para defender su posición.

Cubra todas sus bases al crear una política de privacidad para sitios web de WordPress

Si bien su enfoque inicial al lanzar un sitio web de WordPress puede ser el contenido y el aspecto del sitio, debe comprender que una política de privacidad sólida es fundamental para la forma en que se ve su sitio (y su negocio).

Una buena política de privacidad no sólo genera confianza por parte de los usuarios, sino que es un requisito legal y no incluirla podría ser un error costoso.

Se recopilan y utilizan más datos de más formas que nunca. Eso significa que usted tiene la responsabilidad tanto legal como moral de garantizar que sus usuarios estén completamente informados sobre cómo recopila, usa, almacena y protege sus datos.

Obtener el consentimiento es fundamental ya que le permite recopilar y utilizar datos adecuados de diversas maneras.