Cómo crear un manual de políticas y procedimientos: una guía completa

¿No está seguro de cómo crear un manual de políticas y procedimientos, o si su empresa necesita uno en primer lugar?

Un manual de políticas y procedimientos es un centro centralizado donde los empleados pueden acceder a información clave sobre su negocio.

A medida que su negocio se expande, documentar estas políticas y procedimientos es esencial para optimizar sus procesos, cuidar a sus empleados, proteger su negocio, garantizar el cumplimiento de las regulaciones gubernamentales y más.

En esta guía, aprenderá todo lo que necesita saber sobre cómo crear un manual de políticas y procedimientos, incluido lo siguiente:

• ¿Qué es un manual de políticas y procedimientos?
• Ejemplos de manuales de políticas y procedimientos
• Por qué es importante tener un manual de políticas y procedimientos
• Cómo crear un manual de políticas y procedimientos

Vamos a profundizar en…

¿Qué es un manual de políticas y procedimientos?

Un manual de políticas y procedimientos es un centro de conocimiento centralizado donde los empleados pueden acceder a información sobre las políticas y procedimientos de su empresa, como por ejemplo, cómo realizar ciertas tareas ("procedimientos") y reglas y regulaciones ("políticas").

Algunos ejemplos podrían ser detalles sobre el proceso de contratación de gerentes que necesitan contratar nuevos empleados, política de licencia por enfermedad, beneficios para empleados, etc. Compartiremos más ejemplos de manuales de políticas y procedimientos en un segundo.

Este centro de conocimiento centralizado ayuda a sus empleados a acceder a información clave cuando la necesitan, lo que ayuda a que su negocio funcione de manera más efectiva.

También garantiza que todos sus empleados operen en la misma página y comprendan completamente los procedimientos y políticas de su negocio.

Ejemplos de manuales de políticas y procedimientos

Para ayudarlo a comprender qué es un manual de políticas y procedimientos y qué tipo de contenido debe incluir en el suyo, repasemos un resumen rápido de algunos ejemplos de manuales de políticas y procedimientos que debe considerar, incluidos:

• código de conducta en el lugar de trabajo
• Información de beneficios para empleados
• Procedimientos de salud y seguridad
• Procedimientos de emergencia
• dejar la política
• Política de vacaciones
• Política de trabajo remoto
• Organigrama
• Políticas de viajes de negocios (por ejemplo, viáticos, etc.)
• Políticas de Recursos Humanos
• Procedimientos de pago
• Procedimientos de los empleados para tareas clave (por ejemplo, enviar una solicitud de licencia por vacaciones)
• Descripciones de trabajo
• Información de promoción (si está estandarizada, como diferentes niveles)
• Reglas de cumplimiento legal (por ejemplo, reglas para empleados que invierten en acciones)
• Información sobre opciones de compra de acciones y períodos de adjudicación
• Políticas de uso de tecnología
• Políticas de seguridad de la información
• Políticas de educación continua

Para un ejemplo de la vida real, puede considerar la Política de seguridad de la información de Notre Dame, que ayuda a "proteger los recursos de información de Notre Dame del acceso no autorizado accidental o intencional..."

Su empresa puede tener políticas y procedimientos únicos, por lo que esta no es una lista completa de todo el contenido que debe incluir en un manual de políticas y procedimientos. Sin embargo, debería darle una buena idea de por dónde empezar.

Por qué es importante contar con un manual de políticas y procedimientos

Ahora que sabe qué es un manual de políticas y procedimientos, repasemos algunos de los mayores beneficios de crear uno para su empresa.

Reduzca el tiempo de capacitación de los empleados

Cada vez que contrata a un nuevo empleado, siempre hay un lapso de tiempo entre el momento en que comienzan a trabajar y el momento en que realmente comienzan a contribuir a su negocio.

Debe ayudarlos a comprender las políticas clave, cómo trabajarán, en qué trabajarán, etc.

Con un manual de políticas y procedimientos, puede reducir el tiempo de capacitación de los empleados cuando se trata de todas las tareas generales de procedimiento en su empresa.

De esa manera, los nuevos empleados pueden concentrarse en la capacitación para sus tareas laborales reales, lo que les ayudará a comenzar a agregar valor más rápido.

Ayude a los empleados a comprender sus beneficios (y aumente la retención)

La mayoría de las empresas ofrecen beneficios a los empleados para ayudar a aumentar la retención y mejorar la moral de los empleados.

Sin embargo, si los empleados no saben cómo acceder a esos beneficios (o si esos beneficios existen), su empresa no obtendrá el beneficio de ofrecer esos beneficios.

Con un manual de políticas y procedimientos, puede documentar claramente todos los beneficios de los empleados de su empresa para que:

1. Los empleados saben qué beneficios existen.
2. Los empleados saben cómo pueden acceder a esos beneficios.

Mejore el cumplimiento de las normas y reglamentos

Además de sus propias políticas comerciales, es probable que su negocio también deba cumplir con las reglas y regulaciones gubernamentales, como las reglas sobre el uso de información privilegiada.

Para algunas empresas, las consecuencias de no seguir estas reglas podrían ser sustanciales en forma de multas u otras sanciones.

Con su manual de políticas y procedimientos, puede especificar qué deben hacer los empleados para mantener el cumplimiento de estas reglas. Al presentar claramente esta información (y facilitar el acceso de los empleados), puede evitar percances no intencionales y mejorar su cumplimiento de las normas gubernamentales.

Para ver un ejemplo de esto, puede ver la política de cumplimiento de uso de información privilegiada de Shake Shack:

Establezca expectativas adecuadas para la conducta de los empleados

Si desea evitar problemas con la conducta de los empleados, es mucho más fácil establecer expectativas desde el principio que tratar de ajustar el comportamiento más adelante.

Con un manual de políticas y procedimientos, puede establecer expectativas adecuadas para la conducta y la cultura de los empleados desde el principio para evitar problemas en el futuro.

Estandarice los procesos de su negocio y protéjase contra problemas

Otro gran beneficio de un manual de políticas y procedimientos es que lo ayuda a estandarizar las políticas de su empresa, ¡como sugiere su nombre!

Al estandarizar las políticas tanto como sea posible, puede mejorar su eficiencia y agilizar el trabajo administrativo de su empresa.

También puede ayudar a protegerse contra problemas, como usar su política de seguridad de la información para proteger su negocio de un actor malicioso que accede a sus datos.

Reduzca la carga de recursos humanos al permitir que los empleados se ayuden a sí mismos

Es casi seguro que su empresa tendrá muchas políticas muy específicas sobre tareas relacionadas con recursos humanos, como pagos, licencia por enfermedad, licencia por vacaciones, beneficios, opciones de jubilación, etc.

Si los empleados sienten la necesidad de comunicarse con su personal de recursos humanos cada vez que tienen una pregunta, su personal de recursos humanos se verá abrumado por la necesidad de responder estas preguntas en lugar de trabajar en algo más valioso.

Al documentar todas estas políticas y procedimientos importantes en su manual, puede brindarles a los empleados las herramientas que necesitan para encontrar las respuestas por sí mismos. Eso significa que los empleados pueden obtener respuestas cuando las necesitan y su personal de recursos humanos puede concentrarse en otras cosas.

Esto funciona con el mismo principio de cómo la creación de una base de conocimiento orientada al cliente puede ayudarlo a reducir las solicitudes de soporte humano al brindarles a los clientes las herramientas para ayudarse a sí mismos. Si está interesado en ese tema, consulte nuestra publicación con siete grandes beneficios de la base de conocimientos .

Cómo crear un manual de políticas y procedimientos

Ahora, veamos los pasos reales sobre cómo crear un manual de políticas y procedimientos, de principio a fin.

1. Planifica tu Manual de Políticas y Procedimientos

Antes de comenzar a escribir y documentar, es importante tener un plan y una estructura de alto nivel para su manual.

Esto le permitirá saber qué contenido necesita escribir y cómo estructurar mejor ese contenido en un manual cohesivo.

Si no está seguro de por dónde empezar, los ejemplos anteriores del manual de políticas y procedimientos constituyen una buena base.

Su empresa también puede tener sus propias políticas y procedimientos que deben documentarse en su manual.

Más allá de enumerar las políticas y los procedimientos individuales, también querrá pensar en cómo puede agruparlos en categorías lógicas. Por ejemplo, las políticas de beneficios para empleados individuales podrían agruparse en una categoría general de "Beneficios para empleados".

Este tipo de agrupación hará que sea más fácil para los empleados buscar y navegar por su manual.

Con el software de manual de políticas y procedimientos adecuado, no debería tener problemas para configurar este tipo de categorización.

2. Crea un equipo para escribir tu contenido

Una vez que haya trazado su manual de políticas y procedimientos, debe reunir un equipo de expertos que puedan crear este contenido.

Debido a que sus políticas y procedimientos probablemente abarcarán diferentes departamentos, su equipo también deberá hacerlo.

Su objetivo principal es obtener expertos en la materia para todas las políticas y procedimientos importantes que necesita documentar.

Este paso también puede ser un buen lugar para regresar y verificar si se perdió algo en su plan. Su equipo de expertos puede tener sus propios comentarios sobre nuevas políticas que deben agregarse o cambios en la estructura de su manual.

3. Escriba el contenido de su política y procedimiento

Ahora, estás listo para comenzar a escribir. Su equipo debe saber qué se debe hacer y pueden comenzar a crear ese contenido según su plan.

Aquí hay algunas mejores prácticas del manual de políticas y procedimientos para tener en cuenta al escribir su documentación:

• Incluya imágenes y videos donde tenga sentido : las imágenes y los videos pueden ser útiles para explicar las cosas con más detalle, especialmente cuando se trata de procedimientos que los empleados deben seguir.
• Utilice el formato para llamar la atención sobre las áreas clave ; utilice llamadas para resaltar información importante, enfatizar advertencias, etc. La mayoría de los programas de manuales de políticas y procedimientos deberían permitirle hacer esto.
• Evite la jerga : muchos artículos deberán ser accesibles para los empleados de diferentes especialidades/niveles de conocimiento, lo que significa que debe evitar la jerga específica del tema siempre que sea posible.
• Incluya una tabla de contenido : agregar una tabla de contenido facilita que los empleados naveguen por el contenido. Algunos software de manuales de políticas y procedimientos pueden ayudarlo a hacer esto automáticamente.
• Use párrafos cortos y viñetas : esto facilita que los empleados absorban y comprendan su contenido.

4. Revisar y aprobar el contenido de su política y procedimiento

Una vez que haya escrito los primeros borradores del contenido de su política y procedimiento, querrá que otro experto en la materia lo revise.

Este proceso de revisión puede ayudarlo a detectar errores e inconsistencias antes de publicar su contenido.

Además, generalmente nunca es una mala idea tener un segundo par de ojos en el contenido cuando se trata de la estructura y la calidad de la escritura.

Idealmente, querrá tener un sistema implementado para que los revisores puedan aprobar cada parte del contenido antes de que se publique en su manual.

Hablando de…

5. Publica tu Manual de Políticas y Procedimientos

Para que su manual sea de fácil acceso, debe usar un software de manual de políticas y procedimientos que les permita a sus empleados acceder fácilmente a sus políticas en cualquier momento.

Para la mayoría de las empresas, puede usar software de base de conocimientos o software de documentación regular, siempre que incluya funciones que lo ayuden a restringir el acceso a su manual.

Si no está seguro de por dónde empezar, Heroic Knowledge Base ofrece una forma flexible y rentable de crear un manual de políticas y procedimientos.

Heroic Knowledge Base se basa en el software WordPress de código abierto, lo que significa que también puede beneficiarse de toda la flexibilidad que ofrece WordPress.

Esta combinación ofrece varias formas diferentes de restringir el acceso a su manual de políticas y procedimientos:

• Solicite a los usuarios que se registren para obtener cuentas e inicien sesión con un nombre de usuario y una contraseña ; esto les permite a los empleados acceder al manual desde cualquier lugar, manteniendo las cosas muy seguras.
• Cree una única contraseña que pueda compartir con los empleados ; esto no es tan seguro porque cualquiera que tenga la contraseña puede acceder al contenido, pero es muy fácil de configurar porque los empleados no necesitan sus propias cuentas.
• Permitir el acceso según la dirección IP : esta puede ser una buena opción si los empleados trabajan de forma remota pero aún usan una VPN proporcionada por la empresa.
• Cree un sitio de intranet para que los empleados solo puedan acceder al contenido de su red local : un sitio de intranet puede ser una buena opción si los empleados solo necesitan acceder al contenido mientras están en el trabajo.

Heroic Knowledge Base también está repleto de funciones para ayudarlo a crear un manual de políticas más efectivo:

• Categorías : organice fácilmente sus políticas y procedimientos en categorías y permita que los empleados exploren esas categorías.
• Sugerencias de búsqueda en vivo : los empleados pueden ver los resultados de la búsqueda tan pronto como comienzan a escribir, lo que les ayuda a encontrar más rápidamente el documento correcto.
• Estilos de rótulos integrados : puede usar rótulos predefinidos para agregar fácilmente advertencias y resaltar su contenido.
• Comentarios sobre los artículos : los empleados pueden proporcionar comentarios sobre los artículos para ayudarlo a detectar problemas y mejorar su manual.
• Análisis de búsqueda : puede ver qué buscan los empleados para encontrar áreas débiles o faltantes en la documentación de su política.
• Cargas de archivos : esto le permite adjuntar versiones en PDF de políticas u otros tipos de archivos.

Si desea ayuda para comenzar, tenemos una guía sobre cómo configurar Heroic Knowledge Base.

6. Comparta su manual de políticas y procedimientos con los empleados (y recopile comentarios)

Una vez que haya publicado su manual de políticas y procedimientos, estará listo para compartirlo con sus empleados.

Si todo va bien, tu trabajo ha terminado... por ahora.

Sin embargo, también es importante escuchar los comentarios de los empleados después de lanzar su manual.

Los empleados pueden tener comentarios o problemas en los que no pensó. Si desea crear el mejor manual posible, querrá tener en cuenta estos comentarios en sus revisiones.

Hablando de revisiones…

7. Asignar partes interesadas clave para actualizar y revisar

El contenido de su manual de políticas y procedimientos no es información estática que pueda configurar y olvidar.

Con el tiempo, sus políticas y procedimientos pueden cambiar, y esos cambios deberán reflejarse en su manual.

O, incluso si nada cambia, puede darse cuenta de que cierto artículo no es tan claro como le gustaría que fuera. En tales casos, debe mejorar el artículo para que sea más útil para sus empleados.

Para ayudar a que esto suceda, asigne artículos a las partes interesadas clave para que alguien tenga una responsabilidad clara. En muchos casos, puede asignar el artículo a la misma persona que lo escribió.

Si usa una herramienta como Heroic Knowledge Base para crear su manual, también puede ayudarlo a alertarlo sobre posibles problemas al permitir que sus empleados marquen artículos y brinden comentarios.

Cree su manual de políticas y procedimientos hoy

Eso concluye nuestra guía de todo lo que necesita saber sobre la creación de un manual de políticas y procedimientos.

Si está buscando la mejor manera de publicar y administrar su manual de políticas y procedimientos, puede usar el complemento de WordPress de código abierto Heroic Knowledge Base.

Heroic Knowledge Base es lo suficientemente flexible como para adaptarse a cualquier negocio, al tiempo que le brinda acceso a funciones útiles, como comentarios sobre artículos, sugerencias de búsqueda en tiempo real, análisis de búsqueda, carga de archivos y mucho más.

Además, gracias a la flexibilidad de la base de WordPress de Heroic Knowledge Base, obtiene toneladas de opciones para controlar el acceso a su manual de políticas y procedimientos, incluido el uso de una intranet, la solicitud de cuentas de usuario y más.

Para comenzar, compre Heroic Knowledge Base hoy.