Cómo conseguir patrocinadores para un evento (consejos a seguir)

Si quieres saber cómo conseguir patrocinadores para un evento, has venido al lugar correcto. Hay muchas personas que necesitan atraer patrocinadores potenciales para sus reuniones corporativas.

Cuando organice reuniones corporativas y eventos similares, le brindará a su empresa la atención que necesita. Además de impulsar su marca, ampliará su alcance.

Por lo tanto, no es una sorpresa que tantas marcas estén buscando patrocinios corporativos para ayudarlos a lanzar sus eventos. Aunque esta es una tarea desafiante, trae muchos beneficios. Pero, ¿cómo consigues patrocinadores para un evento? ¿Cómo se contacta con posibles patrocinadores? ¿Cómo les proporcionas una propuesta valiosa? ¿Cómo abordas los obstáculos que pueden surgir?

En este punto, se vuelve esencial que comprenda todos los detalles sobre el patrocinio de eventos. Si quieres que tus futuros eventos sean un éxito, echa un vistazo a esta guía. Esta información sin duda será útil para los organizadores de eventos.

Lo primero es lo primero: ¿necesita patrocinadores de eventos?

El patrocinio de eventos puede ser una excelente manera de conseguir nuevos socios comerciales. Las grandes empresas suelen tener un presupuesto destinado a este fin. Comenzar temprano es importante . Es una buena idea dar obsequios , como donaciones de alimentos, bolsas de obsequios y elementos similares.

La creatividad es una gran ventaja cuando se trata de conseguir patrocinios, pero recuerda que debes agregar valor a tu evento para que parezca más atractivo para los posibles patrocinadores.

El siguiente conjunto de preguntas podría ayudarlo a planificar una estrategia, especialmente para grandes proyectos o eventos públicos que pueden ser importantes para su corporación:

• ¿Está organizando un evento de alto perfil o grande? ¿Contará con invitados u oradores de renombre?
• ¿Qué planea lograr a través de este evento? ¿Son sus objetivos imposibles de alcanzar sin un flujo de caja adicional a su presupuesto?
• ¿Quieres expandir el conocimiento de tu marca o aumentar tu base de datos de clientes?
• ¿Necesitará ayuda con algún aspecto importante de su evento, como el transporte, el catering, el lugar o el alojamiento?
• ¿Está organizando un evento que es único en su tipo? ¿Está buscando construir credibilidad en su industria?

Los patrocinios de eventos no solo son útiles para recaudar fondos. Cualquier planificador de eventos sabe que los patrocinadores aportan muchas otras ventajas, como un poderoso marketing. Las siguientes son algunas de las oportunidades que los patrocinadores de su evento pueden brindar:

• Mejora de la imagen de tu marca
• Incrementar ventas
• Crear o mejorar el conocimiento de la marca

En otras palabras, un acuerdo de patrocinio es una estrategia inteligente para todas las empresas. Incluso si no logra todos los beneficios enumerados anteriormente, los resultados serán impresionantes.

Cómo obtener patrocinadores para un evento: considere diferentes tipos de propuestas de patrocinio

Puede elegir entre diferentes tipos de patrocinios de eventos:

• Patrocinio de medios. Cuando tienes patrocinadores de los medios de tu lado, obtienes una gran publicidad. Su trabajo es invertir en la cobertura de los medios, y esto incluye su evento. Haz que aparezca en periódicos, canales de redes sociales y comerciales de televisión.
• Patrocinio financiero. Si necesita apoyo financiero, esta es la estrategia correcta. El patrocinador de tu evento te dará dinero a cambio de un lugar en tu evento. Esto puede ser un stand de marca, una exhibición del logotipo del patrocinador, un mensaje del patrocinador o productos de alojamiento.
• Patrocinio en especie. El patrocinio en especie consiste en obtener productos o servicios. Así, los patrocinadores del evento aportan elementos como camisetas, agua, muestras gratuitas o incluso habitaciones de hotel.
• Patrocinio promocional. Con esta estrategia, aprovecha la popularidad de una persona en particular . Puede ser una persona pública o una celebridad.
• Patrocinio del premio. Proporcione insignias, premios y otros reconocimientos a los asistentes a su evento. Esta es una excelente manera de atraer a su público objetivo.

Búsqueda de patrocinadores: ¿a qué empresas debo contactar?

Una vez que haya decidido qué tipo de patrocinador necesita, es hora de comunicarse con ellos. ¿Por dónde deberías empezar? El patrocinio de eventos es un tema delicado y debe considerar su reputación. La reputación de un patrocinador puede beneficiar o perjudicar su evento, y es por eso que debe elegir con cuidado.

Un buen lugar para comenzar es encontrar patrocinadores que entiendan el valor del marketing en una propuesta de patrocinio. Una vez que encuentre al candidato adecuado, tendrá que convencerlo de que su inversión valdrá cada centavo.

También es una buena idea encontrar patrocinadores cuyo público objetivo coincida con el suyo. Si comparten la misma demografía e intereses, pueden ayudarse mutuamente. Aunque es imposible encontrar una coincidencia exacta, elija aquellos con quienes comparte áreas clave. Los organizadores de eventos deben pensar qué áreas de sus proyectos quieren resaltar. Esto les ayudará a tomar la decisión correcta.

También es posible que desee centrarse en el ROI del evento. Muchos patrocinadores quieren ver sus nombres en un evento prestigioso. Sin embargo, para aprovechar al máximo la asociación, deben comprender que la cooperación funciona en ambos sentidos.

Entonces, si todavía te preguntas cómo conseguir patrocinadores para un evento, considera estos consejos para encontrar los correctos.

Cómo obtener patrocinadores para un evento: encontrar patrocinadores

Encontrar patrocinadores para un evento puede parecer complicado. Sin embargo, no es tan complicado si sabes dónde buscar. Muchas empresas están felices de participar en eventos que las pondrán frente a su audiencia.

En este aspecto, haz uso de tu creatividad. Además, hay algunas herramientas digitales que puedes usar.

Cómo Conseguir Patrocinadores para un Evento con Herramientas Digitales

En muchos casos, los organizadores de eventos buscan patrocinadores y los patrocinadores buscan eventos en los que puedan participar. Afortunadamente, algunas herramientas virtuales ayudan a que estas partes se encuentren.

BuscandoPatrocinador

Esta es una solución ideal para todos los organizadores de eventos y creadores de contenido. LookingForSponsor ofrece una gran solución que facilita los procesos de búsqueda. Incluye una base de datos seleccionada de empresas que desean un patrocinador.

Esponsable

Sponseasy es una herramienta que te hará la vida más fácil. Su interfaz de arrastrar y soltar lo ayudará a diseñar el escritorio de patrocinio de su evento. También puedes utilizar cualquiera de sus plantillas.

PatrocinadorMiEvento

Un potente motor de búsqueda. Marcas populares como TEDx y Forbes usan SponsorMyEvent. Esta es una prueba de su fiabilidad.

PatrocinadorPitch

Gracias a sus filtros y funciones de búsqueda, SponsorPitch lo ayuda a encontrar la opción adecuada. Conéctese con patrocinadores altamente calificados y descarte a los que no son una buena combinación.

Escriba excelentes correos electrónicos e involucre a posibles patrocinadores para un evento

Preste especial atención a cómo se acerca a las empresas para una propuesta de patrocinio de eventos. No debes parecer necesitado o pedir demasiado, especialmente durante el primer contacto.

La mejor línea de asunto es aquella que brinda el contexto correcto de por qué se comunica con esta empresa . Por ejemplo, si se ha puesto en contacto con usted anteriormente y ha causado una impresión favorable, menciónelo. En otras palabras, utilice lo que ya ha logrado para atraer posibles patrocinadores de eventos.

Por lo tanto, la línea de asunto "Nos conocimos en el evento "X" y nos gustaría conectarnos" es un gran comienzo. Sin siquiera saberlo, proporcionará contexto a su mensaje y sentará las bases para una mayor comunicación.

Sea específico sobre los objetivos de su evento

Incluso si está buscando patrocinio financiero, debe elegir el socio adecuado. No sirve cualquier patrocinador. Si necesita reservar un lugar de hotel codiciado, entonces no busque patrocinadores de los medios.

Por otro lado, si tienes varios objetivos, una combinación de múltiples patrocinadores puede ser la solución. Ilustremos esto con un ejemplo. Hipotéticamente, tiene que organizar un evento para el que necesita relaciones públicas sólidas y donde participarán los mejores oradores de la industria. Una buena solución podría ser conseguir un patrocinador promocional y obtener suites de hotel VIP para sus oradores.

Encuentre empresas que patrocinaron eventos similares

Crea una lista de patrocinadores potenciales para tu evento. Incluya aquellos que participaron en eventos similares. Al investigar los patrocinadores que tienen un historial de colaboración con su tipo de proyectos, tiene una mejor oportunidad de encontrar el correcto.

Además, averigüe qué organizadores anteriores proporcionaron a esos patrocinadores e inclúyalos en su plan. Tenga en cuenta que estas empresas invirtieron antes en paquetes de patrocinio de eventos y es probable que lo vuelvan a hacer.

Todo esto puede constituir una gran estrategia para presentarte a tus patrocinadores más fácilmente.

Encuentre corporaciones que tengan los recursos adecuados

Recuerde presentar a las empresas que pueden pagar los patrocinios de eventos. Incluso si están interesados ​​en asociarse con usted, deben tener los recursos para hacerlo. Debe poder confiar en sus patrocinadores y sentirse cómodo con el acuerdo también.

A continuación, encontrará algunos consejos sobre cómo elegir los patrocinadores adecuados. Recuerde que deben estar interesados, relacionados y capaces.

• Encuentra empresas con presupuesto suficiente
• Ayuda si la empresa tiene un departamento de marketing/publicidad.
• Elija empresas a través de referencias

Evita perder el tiempo y busca las marcas que estarán interesadas en tu tipo de evento. Además, asegúrese de que sean lo suficientemente solventes.

Tenga en cuenta sus activos

Los patrocinadores buscan beneficios a cambio de su colaboración. Generalmente, esto va de la mano con sus estrategias de marketing. Después de todo, nadie gastaría miles de dólares sin esperar algo a cambio.

Entonces, pregúntate qué puedes ofrecerles. Su propuesta debe ayudar a su estrategia de marketing. En otras palabras, ofrézcales más que unos pocos clics adicionales en sus publicaciones en las redes sociales.

Si su audiencia es similar en lo que respecta a la demografía, puede ofrecerles informes psicográficos y analíticos. Por lo tanto, hará un excelente uso de sus datos. Otra forma de aportar valor es otorgándoles una membresía VIP. Esto podría funcionar bien como una estrategia de promoción cruzada.

En resumen, ofrézcales incentivos que no puedan encontrar en sus competidores.

Conozca sus fortalezas

La mejor manera de conseguir que otros inviertan en tu proyecto es conocerlo muy bien. Asegúrese de entender de qué se trata su evento y esboce un plan. Por lo tanto, su propuesta de patrocinio debe incluir:

• Visión y objetivos del evento
• Quiénes serán los asistentes al evento
• Qué hace que tu evento sea especial sobre otros similares

Debe comprender las características clave que hacen que su evento sea único, como oradores principales, invitados especiales y presentaciones que podrían atraer patrocinadores. La ubicación también es importante. Incluya factores que atraerán más tráfico a su evento.

En este punto, una simple viñeta no es suficiente. Investigue e incluya estadísticas. En definitiva, muéstrales lo que ganarán apoyándote.

Utilice su red de organizadores de eventos

Recuerda que no eres la primera persona que busca patrocinios para eventos. Otros lo han hecho antes que tú. Su red de eventos es una herramienta valiosa que no debe pasar por alto.

No tenga miedo de acercarse y consultar con expertos. Mientras no sean competidores directos, este es un gran enfoque. Además de obtener valiosos consejos, puede mejorar su base de datos de contactos.

La experiencia es una parte importante del proceso, así que no dudes en pedir ayuda. Desarrolle su conocimiento y aprenda de otros organizadores.

Ofrecer incentivos

Asegúrese de que sus patrocinadores sepan lo que obtendrán de su colaboración con usted. Toda relación se basa en dar y recibir, y el patrocinio no es una excepción.

Haz tu propuesta más interesante con las siguientes ideas:

• Ofrezca un stand gratuito en exposiciones y ferias comerciales.
• Coloque el logotipo del patrocinador en volantes y pancartas promocionales.
• Mencione la marca del patrocinador en boletines, publicaciones en redes sociales y entradas de blog.
• Ofrecer descuentos o pases gratuitos a los clientes que compren el producto del patrocinador.

La conclusión es que tienes que estar dispuesto a dar más de lo que tomas. Con este enfoque, demuestras profesionalismo y confiabilidad.

Apunta a un patrocinador local

A veces, no es necesario buscar muy lejos. En la mayoría de los casos, encontrará que los mejores patrocinadores provienen de su comunidad local. Es posible que los restaurantes locales y otras marcas ya lo conozcan por su reputación. Naturalmente, estarán interesados ​​en mantener activo el mercado local. En otras palabras, es probable que sean los mejores candidatos.

Si desea obtener un patrocinador local, siga estas pautas:

• Dirígete a empresas con gran presencia en tu zona.
• Organice su estrategia para incluir sus intereses compartidos.
• Ten claro los beneficios que ofreces.
• Manten una mente abierta. Si bien puede estar buscando apoyo financiero, la contraparte puede necesitar un patrocinio en especie. No te cierres porque su propuesta puede abrirte una nueva perspectiva.
• Una vez que asegure el trato, asegúrese de construir sobre esta relación.

Usar datos y cifras

Si promociona su evento como un vehículo para la publicidad y la búsqueda de prospectos, debe respaldarlo con datos. Seguro que tus patrocinadores estarán interesados ​​en tus cifras e informes.

Proporcionar informes de rendimiento sobre eventos anteriores y estimar el número de asistentes . Siéntase libre de compartir los datos de registro porque esto proporcionará una base sólida para su propuesta.

La información específica también será útil. Incluye tasas de clics y de espera y todos los detalles que puede extraer de su informe. Tal estrategia funciona tanto para eventos presenciales como virtuales.

La importancia del tiempo

Algunas empresas patrocinan eventos durante una temporada especial. Además, el presupuesto de su evento se basa en el desempeño logrado en el año anterior. El mejor momento para un acuerdo de patrocinio depende de varios factores: la economía, la industria y el ROI de la empresa.

Incluso si una empresa está dispuesta a patrocinar eventos durante todo el año, es posible que tenga presupuestos limitados durante algunos meses. El otoño y el verano, por ejemplo, son temporadas excelentes para organizar eventos.

Por otro lado, es posible que otros partidos no patrocinen durante estas temporadas porque están ahorrando para sus propios eventos. En estos casos, puede que estén dispuestos a apoyarte durante el invierno, cuando sus actividades se reducen.

Por lo tanto, cuando se dirija a una empresa, asegúrese de conocer el momento oportuno. Además, esto puede ser un buen indicador de cuándo programar tus eventos futuros.

Ofrece diferentes paquetes de patrocinio

Asegúrese de que su propuesta incluya muchas opciones. Debe haber diferentes niveles, proporcionando información detallada sobre ellos. Los posibles patrocinadores de eventos deben saber exactamente cuánto necesitan invertir y qué obtendrán a cambio.

Por ejemplo, si necesita 20 000 dólares para organizar el evento, puede aceptar una cantidad menor de su patrocinador. Sus paquetes de patrocinio de eventos deben incluir información detallada para cada opción. Utilice los siguientes ejemplos como modelo:

• 20.000 dólares Este paquete incluye el logotipo del patrocinador en todos sus elementos de marketing, un anuncio del patrocinador en su firma digital y una promoción del último producto del patrocinador durante el evento.
• 10,000 dólares Ofrezca solo dos de los beneficios mencionados anteriormente.
• 5.000 dólares Ofrece solo uno de los beneficios.

Naturalmente, si elige este enfoque, necesitará encontrar muchos patrocinadores para cubrir un evento.

Llegar a las personas adecuadas

Al final del día, solo habrá unos pocos patrocinadores que acepten su propuesta. Tenga esto en cuenta y asegúrese de llegar a los contactos correctos.

Su patrocinador objetivo puede tener diferentes títulos, pero hay algunos que encajan en casi todas las estrategias. Buscar patrocinio corporativo en LinkedIn es una gran idea . Busca los siguientes títulos:

• Ventas
• Marca
• Patrocinio
• Marketing
• Desarrollo de negocios
• Desarrollo de productos
• Comunicación

Siempre ayuda si agrega algunas líneas. Solicite que, en caso de que se comunique con la persona equivocada, le proporcionen el contacto correcto dentro de la empresa. Descubrirá que la mayoría de las personas están felices de responder.

Aprovechar las asociaciones de eventos anteriores y obtener nuevos patrocinadores

Si desea ponerse en contacto con patrocinadores en el futuro, asegúrese de mantenerse en contacto después del evento. Una buena opción es segmentar tu base de datos de correo electrónico. Así, podrás escribir mensajes personalizados a la empresa patrocinadora que promocionó tu último evento.

Hágales saber cuánto dinero recaudó y cómo esto ayuda a su comunidad. Use etiquetas en sus publicaciones en las redes sociales y dé crédito a sus patrocinadores. Esta es la mejor manera de hacer visible su relación creando así nuevas oportunidades de patrocinio.

Este compromiso debe continuar durante todo el año. Siga invitándolos a eventos y pídales que lo sigan en sus plataformas de redes sociales. Descubrirá que esta es una forma efectiva de crear un grupo de patrocinadores y obtener nuevos donantes.

Reflexiones finales sobre cómo conseguir patrocinadores para un evento

Conseguir patrocinadores es una tarea desafiante, pero trae grandes recompensas. Además, el proceso puede ser más interesante de lo que esperabas. Uno de los aspectos clave es crear una oferta de valor. Si te preguntas cómo conseguir patrocinadores para un evento, la regla de oro es “aportar valor”.

Comuníquese con las personas adecuadas y hágalo con mucho tiempo por delante. Considere estas pautas y obtenga el apoyo que necesita para organizar sus eventos.

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