Cómo dejar de usar papel en 7 pasos

¿Está buscando maneras de dejar de usar papel?

Si es propietario de una pequeña empresa, es probable que recopile información de los clientes al pedirles que completen varios tipos de papeleo.

Pero lidiar con el papeleo en papel puede ser complicado y desorganizado, la información recopilada puede ser inexacta y todo el proceso puede llevar mucho tiempo. Sin embargo, no tiene por qué ser así.

En esta publicación, compartiremos algunos consejos importantes sobre cómo dejar de usar papel y hacer que su negocio sea más eficiente.

Vaya sin papel con WPForms ahora

¿Por qué mi pequeña empresa debería dejar de usar papel?

Dejar de usar papel no solo es bueno para su negocio, sino que también es una práctica sostenible que tanto los colegas como los clientes pueden respaldar.

La transición del papeleo y la presentación a un proceso digital ahorra tiempo, estrés y dinero tanto para usted como para sus clientes. Y con formularios digitales como los creados con WPForms, puede estar seguro de que la información se recopila con precisión y se almacena de forma segura.

Además, WPForms ofrece cientos de plantillas listas para usar para reemplazar fácilmente sus formularios en papel, y todos sus formularios se guardan de forma segura en un solo lugar.

Con WPForms, dejar de usar papel con su pequeña empresa ahora es más simple que nunca.

Cómo dejar de usar papel en 7 pasos

1. Use formularios y encuestas en línea

El uso de formularios para su negocio es una excelente manera de recuperar información tanto externa como internamente. Y WPForms hace que sea increíblemente fácil crear y compartir sus formularios electrónicamente.

Además, ¿sabía que incluso puede realizar encuestas en línea? El proceso de recopilación de respuestas de encuestas en línea es especialmente conveniente y eficiente y le permite evitar trabajar con datos de encuestas manualmente.

Para dejar de usar papel, considere usar el generador de formularios fácil de usar de WPForms para crear los formularios que usa para su negocio. Tiene la opción de crear su propio papeleo digital desde cero con el uso de un formulario en blanco, o puede usar una de las más de 500 plantillas de formulario preparadas para facilitar aún más su trabajo.

WPForms ofrece formularios personalizables y selecciones de plantillas para prácticamente todas las necesidades de las pequeñas empresas que pueda tener.

Pero primero, deberá instalar y activar el complemento WPForms . Puede obtener el complemento aquí en WPForms, o puede agregarlo como un complemento desde su panel de WordPress.

2. Utilice plantillas para documentos y formularios comerciales

Al dejar de usar papel en su negocio, está agilizando muchas operaciones al llevarlas a cabo en línea. Una forma de hacer que las cosas sean aún más eficientes para su empresa es mediante el uso de plantillas prefabricadas para los formularios que utiliza.

WPForms tiene una rica biblioteca de plantillas de formularios para ayudarlo a crear nuevos formularios rápida y fácilmente, con todos los campos informativos que necesitaría ya incluidos.

Estas plantillas de formulario aceleran en gran medida el proceso de creación de formularios, lo que le permite ahorrar un tiempo valioso que gastaría innecesariamente con formularios manuales y papeleo.

3. Almacene entradas de formulario electrónicamente

Una de las mayores comodidades que ofrecen los formularios digitales es la capacidad de recopilar respuestas y guardar entradas de formularios electrónicamente.

Con WPForms Pro, puede almacenar entradas de formularios directamente en WordPress, para que no tenga que preocuparse por clasificar y archivar documentos.

Con los formularios físicos, puede llevar mucho tiempo ver y administrar las entradas. Pero dejar de usar papel con WPForms le brinda una flexibilidad superior, lo que le permite guardar formularios en su sitio o evento en una hoja de cálculo.

4. Envíe confirmaciones de pedidos y notificaciones de recepción en línea

Dado que está utilizando formularios electrónicos para recopilar datos de las personas que interactúan con su empresa, también deberá notificar electrónicamente a sus usuarios que se ha enviado su información.

WPForms ofrece una función de notificación útil que envía inmediatamente un mensaje a la dirección de correo electrónico de un usuario para confirmar que su formulario ha sido enviado.

Esta función es excelente para notificar a los usuarios sobre confirmaciones de pedidos, enviar recibos y mucho más.

El contenido real del correo electrónico también se puede personalizar por completo, por lo que puede estar seguro de que sus clientes reciben la notificación exacta que necesita que reciban.

5. Recopilar firmas digitalmente

Otro elemento específico que debe tener en cuenta al hacer que su pequeña empresa no utilice papel es cómo recopilará las firmas personales en los formularios digitales.

WPForms le permite hacer exactamente eso con el útil Signature Addon.

Al agregar la opción de una firma digital en sus formularios en línea, ha eliminado la necesidad de que tanto usted como sus clientes tengan que lidiar con papeleo adicional para incluir una firma. Signature Addon hace que la recopilación de contratos, acuerdos, pagos y más sea muy fácil para los propietarios de pequeñas empresas.

Para obtener un tutorial completo, consulte cómo agregar una firma electrónica a un formulario.

6. Utilice integraciones y características avanzadas de WPForms

Al hacer que su pequeña empresa no use papel, considere los muchos otros complementos útiles disponibles con WPForms.

Con los complementos de WPForms, puede personalizar aún más sus formularios digitales, con integraciones adicionales como Stripe, PayPal, Google Sheets y obtener funcionalidades avanzadas con los complementos Abandono de formularios, Guardar y reanudar, y Seguimiento del recorrido del usuario.

Los complementos de Stripe y PayPal son excelentes para que su pequeña empresa no utilice papel, ya que le permiten cobrar pagos, donaciones y pedidos en línea directamente en los formularios de su sitio.

Además, el complemento de abandono de formularios es una herramienta útil para ayudarlo a convertir clientes potenciales interesados ​​en clientes leales. Y para las pequeñas empresas que utilizan los productos de Google para muchas de sus necesidades sin papel, el complemento de hojas de Google es una adición útil para formularios personalizados.

7. Comparta todos los documentos y comunicaciones en línea

Con todos sus documentos importantes creados y almacenados electrónicamente, su pequeña empresa también debe compartir estos documentos y comunicaciones internas electrónicamente. Afortunadamente, en estos días es bastante fácil compartir y comunicarse en línea.

Los documentos se comparten convenientemente entre colegas en Google Drive, y muchas empresas también usan Google para otras comunicaciones. Para las reuniones de empleados, considere deshacerse de las notas en papel y las agendas de reuniones impresas, y en su lugar, comparta un documento de Google para toda la empresa. Google Slides y PowerPoint también son programas muy útiles para llevar sus reuniones en línea.

También puede alentar a los empleados a compartir notas en formatos digitales y utilizar aplicaciones de mensajería y reuniones en línea. Existe una variedad de programas de reuniones para elegir, como Google Meet, Zoom y Microsoft Teams. Además, cada vez más pequeñas empresas recurren a aplicaciones como Slack para la mensajería directa entre compañeros de trabajo.

A continuación, vea esta lista de verificación de pruebas de formularios

Con todos los productos digitales disponibles ahora, incluidos los que ofrece WPForms, es más sencillo que nunca dejar su negocio y sus formularios sin papel.

Y aunque nos enorgullecemos de la simplicidad de nuestros formularios personalizables y el creador de formularios fácil de usar en WPForms, hemos elaborado una lista de consejos profesionales para ayudarlo a evitar errores o pérdidas de datos con sus formularios en línea. Eche un vistazo a nuestra lista de verificación completa para probar sus formularios.

Vaya sin papel con WPForms ahora

¿Listo para construir tu formulario? Comience hoy con el complemento de creación de formularios de WordPress más fácil. WPForms Pro incluye muchas plantillas gratuitas y ofrece una garantía de devolución de dinero de 14 días.