Cómo ahorrar tiempo y manejar correctamente la contabilidad y el inventario de WooCommerce

Según un estudio de US Bank de 2018, la mala gestión del flujo de caja y una mala comprensión de la contabilidad y las finanzas son los principales obstáculos para el éxito empresarial.

¿Sientes que puedes ser parte de esta estadística? Este artículo tiene como objetivo ampliar su conocimiento brindando soluciones prácticas para comprender, rastrear y administrar la contabilidad de su empresa, sin quitarle más tiempo al día.

WooCommerce brinda a los dueños de negocios una plataforma fantástica para vender sus productos, y su personalización le permite respaldar y automatizar sus procesos comerciales como ningún otro. Uno de los más importantes de estos procesos es la contabilidad.

No importa dónde se encuentre o qué venda, la gestión de la contabilidad es una parte importante de cualquier sitio de comercio electrónico en crecimiento o de inicio. Una plataforma de contabilidad no es solo para efectos del impuesto sobre la renta anual; ayuda a realizar un seguimiento de las ventas, los registros de clientes, los gastos y los proveedores. También supervisa los márgenes de los productos que vende, a quién le vende y a quién le compra.

Una plataforma de contabilidad supervisa el ingreso y egreso de dinero y puede ayudarlo a tomar decisiones más informadas, como qué productos son más rentables y no solo cuántos vendió.

En estos días, hacer un seguimiento de las recaudaciones y declaraciones de impuestos sobre las ventas de su tienda es igual de importante. A medida que el nexo del impuesto sobre las ventas se vuelve más generalizado, es vital saber cuánto impuesto sobre las ventas ha recaudado y declarar y pagar estos montos correctamente cada mes.

Además, una plataforma de contabilidad puede ayudarlo a controlar el inventario, para que sepa qué hay en stock y cuándo es el momento de volver a ordenar. Todo esto lo ayuda a administrar un negocio más eficiente y rentable al conocer sus números .

¿Cansado de manejar hojas de Excel y datos fragmentados? ¿Listo para tomar el control de la contabilidad de su empresa? Si es así, sigue leyendo.

Usando una plataforma de contabilidad para su tienda WooCommerce

¿Uno de los mayores beneficios de las plataformas de contabilidad? Aprovechar los datos empresariales para proporcionar capacidades de gestión y generación de informes que le brindan:

• Una imagen más precisa de la salud de su negocio
  
• La capacidad de tomar decisiones más informadas.
  
• Herramientas para escalar tu negocio sin esfuerzo adicional
  

Cada uno es igualmente valioso: verá a continuación cómo todos ellos tienen en cuenta las áreas de su empresa que dependen de la contabilidad.

Costo de los bienes vendidos

Una métrica importante para una tienda de comercio electrónico es el costo de los bienes vendidos (COGS) . Si su negocio se basa en productos, es probable que el inventario sea su mayor gasto.

Sin embargo, sin un COGS preciso , sabiendo que vendió 10 widgets por $ 500, por ejemplo , no puede tomar decisiones procesables. Si supiera que su COGS fue de $ 20 por cada uno de esos 10 widgets, podría planificar cuántos reordenar, cuál sería su ganancia neta y cómo contribuiría eso a su margen general.

Conocer sus gastos es esencial para una planificación comercial efectiva: le permite comprender los costos y pronosticar, planificar y presupuestar en consecuencia. Sus márgenes determinan su rentabilidad, y no hay forma de conocer estos márgenes a menos que conozca sus costos.

Una plataforma de contabilidad hace esto sin trabajo manual continuo. A medida que registra cuántos productos se compraron y por qué precio, la plataforma de contabilidad mostrará con precisión cuántos hay en stock. Cuando venda estos productos, verá esto reflejado en el inventario disponible y podrá determinar la verdadera ganancia obtenida después de los costos relacionados con el producto.

Aparte de los beneficios de planificación comercial y análisis de ganancias de conocer su COGS, también hay beneficios fiscales. Los impuestos se calculan sobre la base de la ganancia bruta, que es el ingreso menos los costos. ¡El seguimiento de todos los costos garantiza un ingreso imponible final preciso!

Informes precisos de pérdidas y ganancias

Las pérdidas y ganancias son dos indicadores esenciales de la salud empresarial. Hay muchas maneras de mantener un registro general de sus ingresos y gastos generales. Cuando se rastrea en una plataforma de contabilidad, estos datos se pueden usar para tomar decisiones y ver patrones e historial inaccesibles en hojas de cálculo manuales.

Por ejemplo, ¿cómo se corresponden los últimos seis meses de su comercialización con las ventas de sus productos de mayor y menor margen? ¿Está dedicando recursos y mano de obra a un producto que genera altos ingresos pero bajos márgenes? ¿Están aumentando los COGS con el tiempo y podrían reducirse comprando diferentes cantidades en diferentes períodos?

El seguimiento de ingresos y gastos a través de su plataforma de contabilidad le permite elaborar informes precisos. El registro preciso de ventas y gastos requiere una entrada de datos precisa y completa: muchas plataformas de contabilidad obtienen automáticamente estos datos e incluso pueden conectarse a su tarjeta de crédito o cuenta bancaria para importar esta información.

Siga leyendo para saber cómo puede automatizar este tipo de registro de datos.

Seguimiento de inventario y margen

WooCommerce le brinda la capacidad de realizar un seguimiento nativo del inventario con fines de ventas, lo que le permite ofrecer una cantidad específica de producto a un cliente sin vender en exceso o vender a la baja.

Las plataformas de contabilidad brindan diferentes ventajas de seguimiento de inventario. En particular, es más fácil , y más eficiente , ingresar, ajustar y actualizar las cantidades de existencias. Al hacer esto, también se actualizan las áreas contables relacionadas, como las cuentas de Activos de inventario y COGS.

Por ejemplo: puede abrir una plataforma de contabilidad (como QuickBooks), ingresar una factura por 50 widgets de su proveedor y presionar guardar. Luego tendrá un registro de pago a su proveedor y se registrarán los gastos de los productos. QuickBooks aumentaría correctamente su inventario en 50, junto con las cuentas de COGS y activos de inventario relacionadas , todo ingresando una factura.

Conciliación y Estados de Cuenta Bancarios

Una de las mejores razones para usar una plataforma de contabilidad es el hecho de que combina todos sus ingresos y gastos, lo que lo ayuda en un paso final importante para garantizar que los datos que ingresó coincidan con las transacciones del mundo real y los extractos bancarios y de tarjetas de crédito. Esto se llama “reconciliación”.

Además de detectar ingresos o gastos no registrados, la conciliación ayuda a descubrir transacciones inesperadas, especialmente en las áreas de robo y gastos o facturas no autorizados.

La conciliación generalmente se realiza mensual o trimestralmente.

Uso de QuickBooks como plataforma de contabilidad para su tienda WooCommerce

QuickBooks, disponible en línea (basado en la nube) o en el escritorio, es una opción popular entre los usuarios de WooCommerce.

Con QuickBooks, puede realizar un seguimiento de las ventas, los gastos, los clientes y proveedores, las ganancias y pérdidas, el costo de los bienes vendidos, el inventario y más de WooCommerce , sin ser un contador.

Al integrarlo en su flujo de trabajo diario o semanal y no ingresar todos los datos al final del año, monitorea y administra continuamente la salud financiera de su negocio.

El uso regular de una plataforma de contabilidad como QuickBooks no requiere una enorme inversión de tiempo. Las integraciones como QuickBooks Sync para WooCommerce de MyWorks pueden sincronizar todos los datos de su tienda, por lo que es muy fácil de configurar; además, no necesitará ingresar manualmente nuevos datos.

Una vez que tenga una cuenta activa de QuickBooks, hay algunos pasos iniciales, como ingresar la fecha de inicio de una empresa y conectar sus cuentas bancarias. Una vez que esté completo, ¡estará listo para realizar un seguimiento de sus datos contables! Esto se puede hacer de forma manual o automática.

Configuración manual

Primero deberá crear sus productos en QuickBooks, ingresar el COGS y la información de inventario para cada producto y luego asignar cuentas de ingresos y gastos.

A continuación, ingrese los pedidos de su tienda WooCommerce. Estos podrían incluir todas las ventas anteriores o comenzar en una fecha de su elección; idealmente, debe elegir un punto de partida y tener todas las ventas del año fiscal juntas. Los pedidos se pueden ingresar como facturas, que es mejor si los clientes no pagan al instante, o recibos de ventas, que son perfectos si procesa los pagos en el momento de la compra.

Después de ingresar sus pedidos de WooCommerce, podrá obtener informes contables para evaluar la salud financiera de su tienda y continuar usando QuickBooks para realizar un seguimiento de los proveedores y los gastos continuos.

¿Tiene demasiados productos y pedidos en WooCommerce para ingresar estos datos manualmente? ¿O no tienes tiempo?

Buenas noticias: puede integrar WooCommerce y QuickBooks para sincronizar automáticamente todos sus datos anteriores y actuales en tiempo real.

Configuración automatizada

Dependiendo de las necesidades comerciales, el presupuesto y las prioridades personales, puede optar por una integración para ayudar a automatizar este proceso y ahorrar tiempo.

Si bien la gestión manual de datos puede parecer una solución de bajo costo, la inversión de tiempo requerida puede generar un mayor costo de oportunidad. Al igual que con cualquier nuevo sistema comercial, deberá evaluar las soluciones disponibles y decidir cuál se adapta mejor a sus necesidades particulares.

Ya hay docenas de procesos cotidianos en su plato como propietario de una tienda WooCommerce. Agregar tareas contables manuales, como ingresar clientes y ventas a mano, agregar y administrar listas de productos, registrar y presentar correctamente los impuestos sobre las ventas, agregar depósitos bancarios, conciliar sus cuentas y mantener actualizados los niveles de inventario lleva mucho tiempo.

Afortunadamente, la contabilidad ya no necesita ser una tarea que consuma más. Las integraciones pueden mantener automáticamente actualizados sus datos de contabilidad e inventario. QuickBooks Sync para WooCommerce de MyWorks es una de esas integraciones , e incluso puede comenzar de forma gratuita.