Cómo utilizar el campo repetidor de WPForms + Google Sheets para gestionar eventos

La gestión de eventos puede resultar complicada, especialmente cuando es necesario recopilar y organizar detalles para varios participantes.

WPForms ofrece una solución con su integración de campo repetidor y Google Sheets, que le permite recopilar información dinámica y repetitiva y almacenar todas las entradas en un solo lugar.

En esta guía, le mostraré cómo configurar un formulario con el campo repetidor y conectarlo a Google Sheets para administrar sin esfuerzo los detalles de su evento.

Cómo administrar eventos con el campo repetidor de WPForms y Google Sheets

Puede administrar eventos fácilmente utilizando el campo repetidor de WPForms y el complemento Google Sheets. Siga los pasos a continuación para comenzar:

Paso 1: instale y active el complemento WPForms

Para comenzar a utilizar el campo repetidor de WPForms y Google Sheets, el primer paso es instalar y activar WPForms Pro en su sitio de WordPress. La versión Pro es necesaria porque viene con el complemento Google Sheets, que necesitas para este tutorial.

Después de obtener la licencia WPForms Pro, puede continuar agregando el complemento a su sitio de WordPress. Si eres nuevo en esto, no te preocupes; Consulte esta guía para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo instalar WPForms.

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Paso 2: conecte su cuenta de Google con WPForms

Una vez que haya instalado el complemento WPForms, estará listo para conectarlo a su cuenta de Google Sheets. Para hacer esto, vaya a WPForms »Complementos .

En la página de complementos de WPForms , busque el complemento de Google Sheets y haga clic en Instalar complemento . Una vez instalado, haga clic en la opción Configuración .

En la página de Configuración que se abre, desplácese hacia abajo para encontrar el complemento Google Sheets y luego haga clic en el botón Continuar con Google .

Esto lo redirigirá a una nueva página, donde Google le pedirá que elija una cuenta para continuar con el proceso de configuración.

A continuación, haga clic en el botón Continuar para permitir que WPForms acceda a su cuenta de Google y proporcione los derechos de acceso necesarios.

Para completar el proceso de integración, simplemente haga clic en el botón Permitir . Esto le dará a WPForms acceso para ver, editar y crear entradas en su cuenta de Google Sheets.

A continuación, serás redirigido a la página Integraciones . Tenga en cuenta que la integración de Google Sheets dirá Conectado ahora.

Ahora que su cuenta está integrada, puede conectar cualquier formulario que haya creado con Google Sheets para enviar datos del formulario automáticamente.

Paso 3: cree su formulario de registro de evento

Para crear su formulario de registro de evento con el campo repetidor, comience dirigiéndose a WPForms en su panel y haga clic en la opción Agregar nuevo .

A continuación, asigne un nombre a su formulario y luego elija crear un nuevo formulario desde cero con campos repetidores o ahorrar tiempo utilizando una plantilla prediseñadas. WPForms viene con más de 1900 plantillas de formulario de WordPress.

Por ejemplo, puede usar la barra de búsqueda para encontrar la plantilla del Formulario de registro de asistentes al evento y hacer clic en el botón Usar plantilla para personalizarla según sus necesidades.

Esta plantilla contiene todos los campos necesarios para recopilar información de los asistentes a su próximo evento, junto con otros detalles. Estos incluyen:

• Información del evento (completada previamente por el anfitrión/usted):
  • Nombre del evento: captura el nombre oficial del evento.
  • Fecha del evento: registra la fecha en la que ocurrirá el evento.
  • Ubicación del evento: Especifica el lugar donde se llevará a cabo el evento.
• Detalles del asistente (campo repetidor):
  • Nombre del asistente: Recoge el nombre completo de cada participante que asiste al evento.
  • Dirección de correo electrónico: recopila direcciones de correo electrónico para enviar actualizaciones o confirmaciones.
  • Número de teléfono: almacena un número de teléfono para contacto o recordatorios.
• Opciones adicionales:
  • Comentarios: Proporciona espacio para que los asistentes agreguen cualquier solicitud o información especial.
  • Suscripción al boletín: permite a los asistentes optar por recibir el boletín del organizador.

Paso 4: Personalice el campo repetidor para la recopilación de datos

Una vez que haya seleccionado el Formulario de registro de asistentes al evento, puede personalizarlo para que se ajuste a las necesidades específicas de su evento agregando, eliminando o reorganizando campos, asegurándose de recopilar todos los detalles necesarios para su evento.

Por ejemplo, supongamos que desea agregar un campo que sea repetible. Simplemente arrastre y suelte un campo relevante desde el lado izquierdo de la pantalla a la opción Agregar campos en la sección Repetidor a la derecha.

Quería que mi formulario incluyera un espacio para que los asistentes proporcionaran información sobre cualquier restricción dietética, así que utilicé el campo Texto de una sola línea y lo etiqueté como "Restricciones dietéticas".

Si es necesario, incluso puede personalizar el tipo de botón del campo Repetidor, cambiar sus etiquetas o establecer un límite mínimo y máximo para los asistentes registrados.

Después de realizar todos los cambios necesarios en la plantilla de formulario, asegúrese de hacer clic en el botón Guardar para asegurarse de que todo su progreso esté actualizado.

Paso 5: Configure los ajustes del complemento de Google Sheets

Después de personalizar su formulario, vaya a la pestaña Configuración en la barra lateral del creador de formularios y elija Google Sheets entre las opciones disponibles.

En la esquina superior derecha, haga clic en el botón azul Agregar nueva conexión para vincular su cuenta de Google al formulario desde el cual desea almacenar las entradas.

Deberá darle a esta conexión un nombre que sea fácil de reconocer. Una vez que haya ingresado un apodo, presione OK para confirmar.

WPForms ahora le pedirá que seleccione si desea conectar una hoja de cálculo existente o crear una nueva para enviar los envíos del formulario.

Para los propósitos de este tutorial, seleccionaré la opción Crear nuevo . Luego, simplemente ingrese el Nombre de la hoja de cálculo y el Nombre de la hoja para continuar.

Después de seleccionar o crear su hoja, desplácese hacia abajo para ver la configuración de Asignación de campos . Utilice esta configuración para definir qué columnas deben corresponder a qué valores de campo.

También puede asignar columnas a valores personalizados. Esto es útil si desea extraer datos o metadatos ocultos adicionales de cada entrada, como la fecha, la dirección IP y otra información.

Una vez que haya asignado todos los campos según sea necesario, podrá acceder fácilmente a la nueva hoja de cálculo haciendo clic en el ícono de enlace externo en la parte superior de la conexión.

Paso 6: publique su formulario de registro de eventos

Su formulario ahora está casi listo para aceptar entradas y enviarlas automáticamente a su hoja de cálculo en tiempo real. Para comenzar, haga clic en el botón Insertar en la esquina superior derecha del creador de formularios.

Si desea colocar el formulario en una página existente, simplemente elija la opción para seleccionar una página existente de su sitio.

Si prefiere crear una página nueva, haga clic en la opción para crear una nueva y asígnele un nombre relevante, como "Registro de evento".

Una vez que haya hecho su selección, el editor de WordPress se abrirá con el formulario ya agregado. Para publicarlo, simplemente haga clic en el botón Publicar en la parte superior.

Para asegurarse de que los datos se envíen correctamente, intente enviar una entrada de prueba (lo que también puede hacer desde la Vista previa antes de publicar su formulario).

Espere unos segundos después de presionar Enviar antes de que la entrada aparezca en su hoja de cálculo, como se muestra a continuación. ¡Y eso es todo! ¡Todas las entradas se agregarán a la hoja de cálculo especificada en Google Sheets en tiempo real!

A continuación, aprenda cómo conectar Elementor Forms a Google Sheets

Como complemento de creación de formularios dedicado, WPForms Pro incluye una integración nativa de Google Sheets. Esto le permite conectar cualquier formulario individual a su hoja de cálculo sin ningún código ni el uso de aplicaciones de terceros. Consulte esta guía para conocer los pasos sobre cómo conectar Elementor Forms a Google Sheets.

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