Grandes ideas para eventos híbridos que puede usar para el próximo

Publicado: 2022-09-22

Los eventos híbridos tienen muchas ventajas sobre los eventos presenciales o virtuales. En muchos sentidos, eliminan gran parte de la logística compleja que conlleva organizar eventos. Pero puede ser difícil pensar en ideas de eventos híbridos por su cuenta. ¿Cómo se pueden planificar eventos híbridos que sorprendan a la gente?

Este artículo contiene algunas ideas sobresalientes de eventos híbridos para el próximo evento en su calendario. Pueden ayudarlo a comenzar con el proceso de planificación o brindarle algunas ideas nuevas para hacer que su evento sea más dinámico .

Grupos de chat previos al evento

Incluso antes de que comience el evento, puede alentar a los asistentes a establecer conexiones con otros asistentes.

Los grupos de chat previos al evento pueden ser un excelente lugar para que los oradores invitados presenten sus temas e inicien debates.

Estos grupos no tienen por qué ser complicados. Puede configurar una sesión de transmisión en vivo en la plataforma que usará para el evento. Incluso puede configurar un grupo en LinkedIn o Clubhouse.

Use moderadores para dinamizar su evento

Si bien es importante contratar oradores calificados, no todos se sienten cómodos hablando frente a una audiencia.

Si un orador se siente incómodo al presentar en público, la audiencia se dará cuenta. A la gente le gusta sentirse atraída por un orador. Por eso es una buena idea invitar a oradores dinámicos a presentar en su evento.

Contratar moderadores puede ayudar con esto. A medida que responden a la audiencia, el compromiso con el orador mejora y atrae a la gente al programa.

Utilice la tecnología para conectar las dos audiencias

A medida que los eventos en persona vuelven a ser más comunes, no significa que los eventos virtuales vayan a desaparecer. También podría ofrecer a los asistentes en persona acceso a su plataforma de eventos híbrida.

Por lo general, cuando finaliza un evento virtual, la conexión finaliza y las personas pierden la asociación que normalmente podrían tener en un evento en persona. Al crear una plataforma de eventos virtuales, los asistentes en el sitio y la audiencia virtual aún pueden interactuar una vez que finaliza el programa.

El uso de las redes sociales también puede ayudar a mantener a las personas conectadas. El uso de hashtags o el alojamiento de un muro en las redes sociales puede exponer a los invitados a otros asistentes y alentarlos a conectarse.

Invitar a oradores internacionales

Fuente de la imagen: TechCrunch

Una ventaja significativa de organizar un evento híbrido es que elimina las dificultades de viaje. Los invitados pueden asistir sin importar dónde se encuentren, y el riesgo de perderse el evento casi se elimina.

Además, puedes invitar a disertantes de cualquier parte del mundo sin tener que pagar costosos costos de viaje. Gracias a los eventos híbridos, las personas pueden viajar internacionalmente sin tener que salir de casa.

Pistas multicanal

Puede dividir el contenido en pistas según las necesidades e intereses de la audiencia.

Luego, puede realizar un seguimiento con los datos de asistencia para ver qué eventos les interesaron más a las personas. Esto lo ayudará a desarrollar mejores ideas de eventos híbridos en el futuro que se adapten a esas tendencias.

Incorporar entretenimiento virtual

Hay un conjunto único de desafíos para organizar eventos híbridos. Por ejemplo, hay cosas que la gente disfruta de asistir a un evento físico que los invitados virtuales se pierden, como cócteles, bailes y pausas para el café. Entonces, ¿cómo se te ocurren ideas de eventos híbridos que cumplan con ese desafío?

Los organizadores de eventos pueden optar por organizar entretenimiento dirigido a audiencias virtuales. Por ejemplo, podrían organizar un cóctel virtual con un DJ en una transmisión en vivo. Los invitados pueden tener la opción de comunicarse a través del cuadro de chat mientras disfrutan del evento.

Los organizadores del evento pueden alentar a todos los asistentes a publicar sobre el evento en las redes sociales. Esto hace que tanto los asistentes en persona como los asistentes virtuales se sientan parte de la misma comunidad.

Varíe el contenido para obtener la máxima participación

Para organizar eventos híbridos exitosos, proporcionar contenido de alta calidad debe ser una prioridad. Intentar mezclar audiencias en línea y en persona puede distraer a los organizadores de la calidad de su contenido. Sin embargo, el contenido que proporcione es lo que hará que el evento sea memorable.

Una audiencia virtual tiene un período de atención más corto que los asistentes físicos. Hay más distracciones para los asistentes virtuales, así que incluya descansos y oportunidades para interactuar con el programa .

La clave para organizar eventos híbridos sobresalientes es hacer que la experiencia sea agradable para todos los asistentes. Cuando le muestra a las audiencias remotas que también se preocupa por su experiencia, puede marcar la diferencia.

Salas de descanso físicas y virtuales con pantallas y cámaras web

Es fácil crear oportunidades de networking para reuniones separadas en persona y en línea. Pero mezclarlos bien es un desafío. Sin embargo, si se hace bien, puede ser un ecualizador maravilloso.

¿Por qué no intenta dividir a sus asistentes en el sitio en pequeños grupos? Puede hacer lo mismo con los asistentes virtuales dividiéndolos en salas de trabajo. Para cada grupo en la reunión en persona, incluya una forma para que se conecten con un grupo de la audiencia en línea.

Considere un chat grupal para todos los asistentes

Durante los eventos virtuales, la mayoría de las audiencias están acostumbradas a usar chats grupales para comunicarse con otros asistentes.

A medida que se le ocurran ideas de eventos híbridos, ¿por qué no considerar la creación de un chat grupal para aquellos que asistirán ?

La combinación de asistentes en línea e invitados en persona a través de un chat grupal es una excelente manera de asegurarse de que todos disfruten del evento. Si los invitados pueden acceder al chat en su teléfono inteligente, nadie estará atado a su computadora portátil y todos pueden unirse a la discusión.

Crear una plataforma de eventos híbrida es otra excelente opción para combinar asistentes en persona y en línea. Cada usuario puede crear un perfil que le facilitará conectarse con otros que están en el mismo campo o que tienen intereses en común con ellos.

Llamada a la acción

Otra excelente manera de fomentar la participación de los asistentes es invitar a cada persona a participar.

Al hacer preguntas o recibir aportes de la audiencia, se convierten en parte del programa y no solo en oyentes pasivos. Incluso los asistentes virtuales pueden participar usando la función "levantar la mano" en ciertas plataformas.

Apóyate en la gamificación

Brindar un poco de competencia amistosa es una excelente manera de unir a un grupo. A medida que los grupos alcanzan metas y enfrentan desafíos juntos, ayuda a romper el hielo y unir a las personas. Una vez que concluye el evento, las personas se sienten más cómodas para establecer contactos.

Un juego o actividad que se relacione con el tema del evento es una excelente manera de ayudar al público a sentirse comprometido. Es fácil generar ideas separadas para los asistentes en el sitio y las audiencias virtuales. Es importante crear actividades para ambos públicos para que ninguno se sienta excluido. Con un poco de creatividad, es posible que pueda generar algunas ideas para juegos o actividades que mezclen a las dos audiencias. O bien, puede enfrentar a las dos reuniones separadas entre sí.

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Taller de desarrollo de habilidades

Un taller es una excelente manera de ayudar a los asistentes a desarrollar nuevas habilidades. Asumir una nueva habilidad o proyecto en grupo es una excelente manera de fomentar un sentido de comunidad.

También hace que probar cosas nuevas sea más divertido. Dependiendo de su audiencia y sus intereses, puede optar por hacer un taller sobre una habilidad práctica, como habilidades informáticas.

O puede tomar otra ruta y elegir una habilidad diferente para desarrollar, como la fotografía.

Cree un horario estructurado y bien equilibrado

Una parte complicada del proceso de planificación para un evento híbrido exitoso es lograr que ambas audiencias se mezclen. Puede ser una buena idea hacer tiempo en el programa para que los asistentes en persona se conecten con los asistentes virtuales. Al incorporar reuniones virtuales en el programa, los asistentes pueden participar en actividades entre ellos y establecer contactos libremente.

Hablando de redes, ¿por qué no agregar un tiempo en el horario específicamente dedicado a las redes virtuales? Si reserva una o dos horas para este propósito, verá un aumento en las llamadas y reuniones entre invitados y expositores.

Cuando los asistentes virtuales se conecten durante este tiempo, intente incluir un botón de redireccionamiento para alentarlos a ir y conectarse en red. Configure recordatorios para las próximas competencias de participación. También puede incluir consejos sobre cómo conocer e interactuar con personas virtualmente.

Envíe obsequios a sus participantes remotos

Cuando se le ocurren ideas para eventos híbridos, es importante encontrar maneras de hacer que los invitados virtuales se sientan tan valorados como los que asisten al evento real .

Si incluye bolsas de obsequios para la reunión en persona, asegúrese de obtener las direcciones de su audiencia en línea y envíeles algo también. Asegúrese de hacer esto con mucha anticipación, para que las audiencias virtuales no se sientan como una ocurrencia tardía.

Aproveche el contenido grabado

Una vez que concluye el evento, el evento no tiene que terminar allí. Si tiene versiones grabadas de los talleres y el discurso de apertura, ¿por qué no aprovechar inmediatamente esas grabaciones?

Esta es una excelente manera de maximizar los resultados de su exitoso evento híbrido y le resultará muy útil cuando planifique eventos futuros.

Paquetes de expositor personalizables con niveles de acceso

Cada expositor tendrá necesidades diferentes. Puede abordar sus necesidades específicas vendiendo diferentes niveles de paquetes que ofrecen diferentes niveles de acceso. Los diferentes paquetes pueden incluir suscripciones durante todo el año o comunicaciones por correo electrónico. Incluso puedes darles la opción de actualizar a la mitad de un evento o durante el año al que están suscritos.

Por ejemplo, un paquete premium puede incluir cosas como sesiones de preguntas y respuestas, espacios para reuniones, detalles de contacto, demostraciones de transmisión en vivo, etc.

Los eventos híbridos han reducido las huellas de carbono: utilícelo para crear lealtad a la marca

Los viajes aéreos contribuyen mucho al cambio climático y la contaminación. Al crear eventos híbridos, puede reducir los aspectos de un evento que dañan el planeta. Los alimentos y bebidas, los desechos de papel y plástico, e incluso las estructuras de los stands, contribuyen a contaminar el planeta. Cuando organiza eventos híbridos, ayuda a salvar el medio ambiente en el proceso.

Lanzar una encuesta después de cada sesión

Después de cada evento, ¿por qué no lanzar una encuesta para ver qué tan bien atrajo la atención de su audiencia? Esto le dará una idea de qué actividades o discursos fueron más efectivos. Los asistentes en el sitio también pueden votar sobre esto a través de la aplicación del evento. Esto lo ayudará a generar ideas de eventos híbridos más efectivas para la próxima vez.

Conclusión sobre las ideas de eventos híbridos

La industria de los eventos no va a ninguna parte. Más bien, es probable que los eventos sean cada vez más valiosos en el futuro. Los eventos ayudan a las personas a formar conexiones y les dan un sentido de pertenencia.

Los eventos virtuales e híbridos han empujado a los organizadores de eventos a explorar nuevos mundos. La lluvia de ideas sobre eventos virtuales e híbridos les ha llevado a descubrir nuevas formas de conectarse con el público.

Con suerte, las ideas de eventos híbridos en este artículo lo ayudarán a planificar su próximo evento.

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