Componentes importantes de una factura en PDF de WooCommerce y creación de una en WooCommerce

Digamos que usted es un cliente. En todas las tiendas fuera de línea, recibe una factura cuando realiza un pedido. Similar a esto, recibirá una factura personalizada después de realizar un pedido en una tienda en línea.

Toda la información del pedido, incluido el nombre de la empresa, el logotipo, la dirección, el nombre del cliente, la dirección, la fecha del pedido, los detalles del producto, etc., estará en la factura.

Tómate un momento e imagínate como el dueño de la tienda. Cada vez que un cliente realiza un pedido, debe enviarle una factura, ¿no es así?

Es posible que tenga una pregunta en mente. ¿Cómo? Es una buena pregunta porque puedes tener varios pedidos y sería difícil crear manualmente la factura para cada pedido individualmente. No te preocupes ahora.

En este artículo, repasaremos los componentes importantes de una factura y cómo usar el complemento "Facturas en PDF de WooCommerce, albaranes, notas de entrega y etiquetas de envío" de Webtoffee para crear y personalizar automáticamente las facturas de WooCommerce para sus clientes.

Comencemos ahora, ¿de acuerdo?

Las facturas son documentos que envías a los clientes que están a punto de comprar tus bienes y servicios para cobrar los pagos o a los clientes que ya han pagado.

La factura actúa como comprobante de las compras para los clientes que ya han realizado las compras. Adicionalmente, actúa como un registro legal en caso de errores o daños a los bienes que requieran un reembolso.

Además, un cliente también puede usar la factura como evidencia si hace afirmaciones falsas.

Entonces, ¿cuáles son los componentes principales de una factura?

1. Logo de la compañía
2. Detalles de la compañía
3. Detalles del cliente
4. número de factura
5. Fecha de orden
6. Método de pago
7. Productos comprados
8. Precio y cantidad
9. Detalles de impuestos
10. Código de barras/código QR
11. Politica de reembolso
12. Notas de los clientes

En la última parte del artículo, discutiremos estos componentes de una factura. Primero examinemos algunas de las ventajas de las facturas.

Incluso si su negocio de WooCommerce es pequeño, enviar una factura a un cliente le demuestra que es un profesional. Una factura creada profesionalmente con todos los componentes necesarios lo ayudará a diferenciarse de la competencia y ganar la confianza de su cliente.

Muchas empresas, incluidos sus rivales de WooCommerce, pasan por alto la oportunidad que presenta una factura. El viaje de compra del cliente comienza con la recepción de una factura y continúa todo el tiempo que sea necesario.

Las compras en línea hoy en día ofrecen una amplia variedad de opciones. Para tener un impacto en la mente del cliente, es crucial crear una identidad de marca única. Mediante el uso de componentes visuales en las facturas automatizadas, las facturas de WooCommerce abordan con éxito este problema. Por lo tanto, fortalece la identificación de marca de su negocio en línea.

No hay duda de que este es el beneficio más significativo de una factura. Un registro legal de sus ventas lo ayudará a realizar un seguimiento de qué productos se vendieron ya quién.

Además, las facturas facilitan el acceso a la información de pagos anteriores, aumentan el potencial comercial, simplifican la preparación de impuestos y sirven como protección legal.

Como mencionamos anteriormente, esta sección analiza los componentes importantes de una factura.

Vamos a empezar.

1. Logo de la compañía

Los logotipos son la base de la identidad de una marca. Dar una buena primera impresión se trata de captar la atención de su cliente.

Las facturas de WooCommerce deben incluir su logotipo porque las hace parecer más profesionales. Como resultado, es más probable que sus clientes confíen en usted.

2. Datos de la empresa

Claramente, uno de los componentes más importantes de una factura es la identidad de la empresa. Debe agregar los detalles de su empresa o negocio en la parte superior de su factura.

Incluya su nombre comercial legal, dirección, número de teléfono y dirección de correo electrónico. Si su empresa opera en un país o jurisdicción específicos, es posible que deba proporcionar información adicional, como su número de identificación fiscal o número de IVA.

3. Detalles del cliente

En su factura, debe incluir información sobre su cliente o cliente, como su nombre, dirección de correo electrónico, número de teléfono, dirección postal, GSTIN, IVA, número de SSN, etc.

La entrada del formulario de la página de pago se puede usar para obtener toda la información de su cliente al crear una factura de WooCommerce. En su factura, es una buena práctica incluir las direcciones de envío y facturación.

4. Número de factura

Hacer un seguimiento y mantenerse organizado es más fácil con un número de factura. Al asignar un identificador único a sus facturas, puede buscar y encontrar rápidamente su historial de compras.

Su complemento de factura en PDF generará automáticamente el número de factura cuando cree una factura de WooCommerce.

Puede elegir el formato para sus facturas, dependiendo de si desea un prefijo o sufijo, o un formato de número personalizado.

5. Fecha de pedido

Cada factura debe incluir este componente clave. Sus facturas confirman cuándo se realizaron las transacciones mostrando la fecha del pedido.

Podrá realizar un seguimiento de cuándo se venden o proporcionan sus productos o servicios de esta manera. En caso de un problema de envío, la fecha de transacción de la factura ayudará a aclarar cualquier confusión.

6. Método de pago

Los métodos de pago que acepta deben especificarse en la factura si la realiza para cobrar pagos. Pay Pal, transferencias bancarias, tarjetas de crédito, etc. son algunos ejemplos.

Es fundamental que maneje las reclamaciones de reembolso y lo ayudará a realizar un seguimiento de los métodos de pago que utilizan sus clientes.

7. Productos comprados

En su factura, debe enumerar las cosas que compró su cliente. Puede agregar varios atributos, como el SKU, la imagen del producto, una breve descripción, etc. al generar una factura de WooCommerce.

Las unidades de mantenimiento de existencias, o SKU, son identificadores distintivos que solo los propietarios de negocios de WooCommerce pueden entender. Para identificar su inventario, emplean SKU.

Como resultado, es fundamental incluir el SKU o el ID del producto para gestionar las devoluciones y los reembolsos sin problemas.

8. Precio y cantidad

Debe incluir el número, el precio por artículo y el costo subtotal de los productos además de la lista de productos.

En el caso de pedidos múltiples del mismo producto, es inconveniente enumerar cada uno por separado. Su factura también estará repleta de esta información.

Por lo tanto, en la misma línea, indique el precio del producto, la cantidad y luego el costo total del pedido.

9. Detalles de impuestos

Las facturas deben incluir cualquier impuesto al valor agregado relevante o impuestos a las ventas de comercio electrónico que se apliquen a la ubicación de su empresa, su cliente o ambos.

Calcule el precio total, incluido el impuesto, y agréguelo al resumen de precios del subtotal.

10. Código de barras/código QR

Para acceder y manipular fácilmente su producto durante el envío, es importante incluir un código de barras o un código QR.

Un código de barras es una etiqueta legible por máquina que alberga la información disponible en la factura. Además, un código QR es una especie de código de barras en el que podrá recuperar el número de pedido o el número de factura escaneando el código QR en una factura.

11. Política de reembolso

Para evitar cualquier tipo de malentendido con sus clientes, debe ofrecer procedimientos de devolución.

Incluya los términos y condiciones esenciales, información fiscal, cláusulas relacionadas con el pago, políticas de reembolso, etc. El cliente no puede rechazar estos términos y condiciones más tarde si los especifica en la factura.

Puede incluir políticas de reembolso en la sección inferior de sus facturas de WooCommerce si las está produciendo.

12. Notas del cliente

Una excelente manera de involucrar a su cliente y ganar su confianza es a través de notas de clientes.

Los clientes pueden especificar las solicitudes que desean que la empresa cumpla, como agregar notas al envoltorio de regalo o instrucciones para la entrega.

También puede hacer maravillas por la reputación de su marca con una simple nota de agradecimiento en el pie de página. El toque personal que agregue a su factura hará que sus clientes se sientan apreciados.

Habiendo aprendido cómo se ven las facturas de WooCommerce, puede comenzar a crearlas para sus tiendas WooCommerce.

La pregunta es, ¿cómo?

Los clientes demandan respuestas rápidas y servicios efectivos en el ajetreado mundo del comercio electrónico. Por lo tanto, preparar facturas manualmente para los pedidos en su sitio de WooCommerce llevaría mucho tiempo y sería ineficiente.

WooCommerce admite una función de facturación estándar, pero existen muchos complementos que pueden ayudarlo a enviar facturas de aspecto profesional a sus clientes con solo unos pocos clics.

Para esas facturas de aspecto profesional, utilizaremos las facturas en PDF WooCommerce de Webtoffee, los albaranes, las notas de entrega y el complemento de etiquetas de envío.

WooCommerce Factura en PDF/albaranes es un complemento freemium ideal que permite crear facturas WooCommerce personalizadas de calidad profesional para cada cliente, sin importar el tipo de negocio que tenga.

Un complemento freemium, por cierto, tiene una versión paga además de la versión gratuita. Las versiones pagas tienen más funcionalidad, mientras que las versiones gratuitas solo pueden ofrecer las funciones más básicas.

Cuando un cliente completa un pedido, este complemento genera facturas automáticamente y las adjunta al correo electrónico de confirmación del pedido. Los clientes también pueden descargar la factura desde la página de confirmación del pedido o desde su página "Mi cuenta".

Para agregar el complemento, vaya a su panel de administración de WordPress y seleccione Complementos > Agregar nuevo . Busque e instale y active el complemento WooCommerce PDF Invoices and Packing Slip.

Una vez instalado, vaya a Factura/embalaje > Facturas y configure los ajustes generales para las facturas en pdf.

Las instrucciones de este artículo lo ayudarán a configurar los ajustes de la factura en PDF para Woocommerce de manera detallada.

Después de configurar los ajustes generales, vaya a la pestaña Personalizar. Aquí puede habilitar o deshabilitar las opciones en las facturas alternando el botón en el lado derecho de la página y la vista previa en vivo en el lado izquierdo.

Al personalizar las facturas en PDF de WooCommerce en una vista previa en vivo, puede ver exactamente cómo se verá su factura.

Las facturas/albaranes en PDF de WooCommerce también le permiten personalizar los diseños de las facturas de acuerdo con su negocio. Además, podrá agregar un código QR a su factura, que es una característica avanzada de la versión premium de este complemento.

Y finalmente, para comprar, instalar y activar la versión pro del complemento, consulte este artículo.

En su tienda WooCommerce, el viaje de sus clientes debe ser fluido y satisfactorio de principio a fin.

Las facturas profesionales diseñadas a medida pueden ayudar a sus clientes en su recorrido por su tienda, ganarse su confianza e incluso convertirlos en clientes leales que regresan. Además, protegerá tu negocio WooCommerce contra errores y fraudes.

Esperamos que este artículo lo ayude a comprender el componente importante de una factura y que le permita crear su propia factura profesional en PDF de WooCommerce.