Manual de instrucciones: descripción general, tipos y cómo escribir uno

Cuando se enfrentan a un problema, lo único que hacen la mayoría de los compradores antes de ponerse en contacto con su equipo de soporte es leer su manual de instrucciones.

Pero desafortunadamente, muchas empresas retrasan la redacción de estos documentos hasta que el producto está completamente desarrollado. Y eso es un gran error.

Idealmente, debería comenzar a preparar estos manuales en las fases iniciales del desarrollo del producto. De esta manera, podrá registrar todos los detalles y los pequeños problemas que podrían crear problemas en el futuro.

Entonces, esta guía analiza qué son los manuales de instrucciones, por qué son importantes, sus tipos y los pasos para elaborarlos. ¡Vamos a profundizar en!

¿Qué es un manual de instrucciones?

Un manual de instrucciones, también conocido como guía del usuario o manual del usuario, es una pieza crucial de documentación que transmite conocimientos tecnológicos, de ingeniería, científicos o técnicos para ayudar a los clientes a usar un producto, pieza de equipo o solución.

Cada vez que escucha la palabra "manual de instrucciones", aparece imágenes de varias series de instrucciones sobre cómo operar dispositivos, ensamblar muebles, reparar hardware y realizar el mantenimiento regular de la maquinaria.

Por ejemplo, eche un vistazo a la guía de usuario de Microsoft sobre la herramienta de recorte de Windows.

Casi todos los productos, sin importar si son físicos o digitales, vienen con un manual de usuario para que los clientes se familiaricen con él rápidamente. El manual contiene detalles completos sobre procesos, puntos de referencia, reglas, problemas comunes y características.

Además, los usuarios generalmente no revisan cada página de un manual de usuario. Por lo tanto, normalmente incluye una tabla de contenido o un índice para permitir que los compradores naveguen hasta la información exacta relacionada con su problema.

Otro punto a tener en cuenta es que las guías de usuario vienen en formato impreso y digital en estos días. Pero los manuales de instrucciones en línea son más populares. De hecho, una encuesta de Statista encontró que el 88% de los usuarios quieren que las empresas ofrezcan una experiencia de autoayuda en línea.

La razón principal es la comodidad. Los usuarios pueden leer estos documentos en la web con sus teléfonos o computadoras desde cualquier lugar. Esto también hace que sea difícil perder una guía.

¿Por qué es importante un manual de instrucciones?

Un manual de instrucciones bien escrito es un componente central del desarrollo de productos y tiene un impacto directo en la satisfacción del cliente. A veces, también puede ser necesario que una empresa cumpla con los requisitos legales.

Con frecuencia se subestima el valor de un manual de usuario. Aún así, cada vez que tenemos dificultades para ensamblar un mueble o intentar configurar un dispositivo específico, la importancia de una guía de usuario estructurada queda clara.

Para garantizar que no haya contratiempos en la experiencia del cliente, un manual de usuario debe ser un componente central del ciclo de vida de un producto. De hecho, un informe de 2019 del Journal of Product and Brand Management de Emerald Insight encontró que las buenas instrucciones tienen un impacto positivo en la satisfacción del cliente.

Estos documentos se encuentran entre las piezas de comunicación técnica más frecuentes y cruciales. Cada vez que compra un electrodoméstico o un producto, generalmente se incluye una guía de usuario.

En algunos casos, incluso son necesarios por ley para que una empresa comercialice sus productos a los consumidores.

¿Cuáles son los tipos de manuales de instrucciones?

Los tipos de manuales de instrucciones son manuales de productos, manuales de capacitación, manuales de servicio, manuales de operación, manuales de políticas de la organización y manuales de operación estándar.

Hay varios tipos de guías de usuario que debe tener en cuenta cuando piense en escribir documentación técnica.

Producto/manual de usuario

Un manual de usuario incluye pasos principales que muestran a los clientes cómo funciona un producto y cómo aprovecharlo al máximo.

Manual de entrenamiento

Un manual de capacitación es una serie de pautas que explican cómo llevar a cabo una tarea, procedimiento o asignación.

Manual de servicio

Un manual de servicio es una colección de instrucciones para los clientes sobre el mantenimiento de una determinada pieza de equipo en varias fases a lo largo de su vida útil.

Operación manual

Una guía de operaciones es un manual que contiene el conocimiento de su empresa sobre títulos de trabajo, deberes y operaciones.

manual de politicas organizacionales

Este tipo de manual de instrucciones registra los protocolos, procesos y prácticas estándar de una organización.

Manual de procedimientos operativos estándar (SOP)

Un procedimiento operativo estándar ofrece instrucciones directas a los empleados de una empresa con respecto a los pasos de los flujos de trabajo estándar.

¿Cómo crear un manual de instrucciones?

Para crear un manual de instrucciones, debe establecer un objetivo, planificar y recopilar contenido, involucrar a expertos en la materia, elegir un diseño atractivo, escribir su manual, garantizar la estructura escaneable, agregar imágenes, publicar su guía y mantenerla actualizada. .

Un manual de instrucciones eficaz ofrece a los clientes soluciones rápidas y profundas a las dudas que puedan tener sobre su producto. Estos son los pasos para elaborar guías de usuario que sus compradores seguramente encontrarán útiles.

Establezca el objetivo de su manual

Establezca un objetivo claro para determinar el contenido y el diseño adecuados para su manual de instrucciones. Calcule el resultado que los usuarios lograrían con el manual.

Para comenzar a escribir una guía práctica, necesita un objetivo concreto. Cada manual de usuario está destinado a proporcionar una solución a la inquietud de un cliente. Debe identificar este problema para elaborar una guía de usuario realmente beneficiosa y abordar el problema.

Generalmente, el objetivo es presentar un producto o guiar a las personas a través de un proceso que les permitirá terminar una tarea.

Además, se supone que cada manual de usuario tiene un resultado determinado. Si puede resolver esto, puede elegir su material y diseño de manera más inteligente.

Por ejemplo, la olla a presión y la freidora de aire de Sharkninja incluyen un manual de usuario extremadamente práctico cuyo objetivo va más allá de simplemente ayudar a los clientes con la instalación. También incluye instrucciones de cocción e información detallada sobre muchas recetas para ayudar a los usuarios a aprovechar al máximo el producto.

Planifica y reúne el contenido de tu manual

Reúna toda la información necesaria. Aclare lo que quiere cubrir en su manual de instrucciones para evitar abrumar a los lectores con información y cualquier confusión.

Para hacer un manual de instrucciones productivo, es importante tener una comprensión clara de qué tipo de información pretende incluir en él.

Debe tener en cuenta los temas que desea incluir en su guía del usuario para evitar abrumar al lector con demasiado conocimiento.

Reúna e incorpore todos los materiales, listas de verificación y procedimientos esenciales. Asegúrese de cubrir cada aspecto en detalle y tener todos los recursos que necesita para escribir el manual.

Considera a tu audiencia

Cree una persona de usuario para comenzar a pensar desde su perspectiva y determinar qué incluir en el manual. Además, realice una investigación para ver cómo interactúan con su producto.

Al escribir la guía del usuario, es esencial cambiar de su perspectiva a la de sus compradores que utilizan su producto sin ninguna experiencia previa.

Puede elaborar una guía de usuario exitosa solo si tiene un control sólido sobre quiénes son sus compradores y las formas principales en que usan su producto o servicio.

Identificar a sus lectores también ayuda a decidir el alcance y la presentación de la información que se cubrirá en el manual de instrucciones.

Tome este manual básico de Hydro Flask como ejemplo. En una sola página, cubre todos los detalles esenciales que requieren los usuarios de Hydro Flask.

Entonces, un paso clave es determinar con precisión su segmento de audiencia. Puede comenzar identificando sus características, deseos y puntos débiles.

También ayudará a comprender el conocimiento del lector sobre el tema, su apertura general para captar nuevos conocimientos y su forma de absorber la información.

Además de eso, investiga cómo tus clientes interactúan con tu producto. Averigüe con precisión cuál es el problema u objetivo que tiene el cliente al interactuar con su producto. Es posible que deba dividir a sus clientes en distintas categorías porque diferentes clientes tienen motivaciones únicas para utilizar el producto.

Involucrar a expertos en la materia

Trabaje en equipo y asigne roles a cada miembro del equipo en función de su experiencia para que no se pierda ni entregue información inexacta.

La creación de manuales de instrucciones es una tarea desafiante y no se puede tomar a la ligera. Los usuarios de su producto lo buscan para recibir asistencia, ya que dependen del conocimiento proporcionado en la guía del usuario.

Una estrategia eficaz para evitar pasar por alto o transmitir de forma incorrecta los detalles esenciales es buscar la ayuda de expertos, como ingenieros y gerentes de productos.

Puede reunir a sus colegas y comenzar a trabajar en equipo en el manual. Por ejemplo, una persona puede ser responsable de crear el manual del usuario. Luego, otros pueden evaluarlo, ayudar a estructurar los detalles y desarrollar ayudas visuales para el documento.

Determine la organización de su manual

Divida su manual en diferentes secciones según lo que sus usuarios puedan buscar. También puede usar plantillas estándar para que sus documentos sean más consistentes.

Aquí define la estructura de su guía en forma de varios segmentos o porciones. Considere dividirlo en subtemas de acuerdo con lo que sus clientes puedan buscar.

Asegúrese de que la guía del usuario siga una secuencia lógica e incluya cada uno de los procedimientos detallados de principio a fin.

Por ejemplo, aquí está el manual de FrameMaker de Adobe sobre la creación de documentos en diferentes escenarios.

Organice el contenido de una manera que no desconcierte a sus usuarios y esté en un formato fácil de entender.

Una excelente manera de mantener una estructura similar en todos sus manuales es crear una colección de plantillas. Sus plantillas deben ser sencillas, tener un flujo fluido y contener los elementos necesarios para cada tipo de manual. Por ejemplo, una plantilla puede incluir:

• Espacio para un párrafo inicial
• Títulos y subtítulos
• Una serie de acciones en el orden correcto.
• Precauciones y alertas
• Marcador de posición para pensamientos finales

escribir el manual de instrucciones

Escriba instrucciones claras y concisas para ayudar a sus clientes a familiarizarse con su producto o resolver sus problemas rápidamente. Use listas numeradas cuando proporcione pasos procesables y manténgalo al grano.

En esta etapa, debe sentarse y comenzar a redactar su manual. Recuerde que el objetivo principal de los manuales de instrucciones es permitir que sus usuarios terminen tareas y resuelvan problemas.

Por lo tanto, proporcione instrucciones rápidas, concisas y explícitas para que sus compradores se familiaricen con su producto y encuentren la solución a los problemas que lo rodean.

Emplear consistentemente pasos numéricos y hacer que el material sea breve son los aspectos clave para crear una guía de usuario de calidad.

Para facilitar este proceso, considere usar una herramienta de edición robusta. Tome Heroic KB, por ejemplo. Su potente y minimalista editor te permite redactar un manual de usuario sin que te distraigan iconos y ventanas innecesarias.

Usa un lenguaje sencillo

Utilice palabras claras y sencillas y evite el lenguaje complejo. Escribe oraciones cortas y si usas un término técnico, defínelo o incluye un enlace al glosario.

Evite utilizar un lenguaje sofisticado al crear su manual de instrucciones. Su contenido debe ser directo, sencillo y fácilmente comprensible.

Por ejemplo, echa un vistazo a este manual de usuario con instrucciones simples escritas en voz activa.

Emplee palabras simples y oraciones breves para garantizar la legibilidad de su material. Al hacer referencia a la jerga técnica, asegúrese de explicarla o incluir una URL en su definición.

Asegurar una estructura escaneable

Desarrolle un esquema claro del contenido del manual de instrucciones y guíe a los clientes utilizando un diseño fácil de seguir y un flujo lógico de información.

Las guías de usuario no son libros de cuentos. Sirven para un propósito concreto y no están destinados a la diversión o la lectura de ocio. Los usuarios los consultan para obtener pasos prácticos sobre cómo usar su producto o resolver un problema cuando surge.

Nadie estudia una guía de usuario de principio a fin, sino por partes. Los compradores desean escanear instantáneamente las secciones para obtener la información que necesitan.

Por lo tanto, su manual de instrucciones debe permitir a los clientes navegar fácilmente por él con una jerarquía organizada. Crea una estructura básica del contenido de tu guía del usuario, junto con las secciones principales y los subtítulos.

Mejorar con imágenes

Agregue elementos visuales (como imágenes y videos) a su contenido en lugar de llenarlo solo con texto. Esto captará la atención de los usuarios y aumentará la participación.

Según un estudio realizado por TechSmith, la mayoría de las personas (83 %) prefiere ver videos en lugar de leer guías prácticas o material de base de conocimientos.

Para ser honesto, las guías de usuario no siempre son interesantes. Pueden contener una gran cantidad de contenido escrito que no capta la atención del lector.

Por otro lado, usar clips de video y fotos es más efectivo para transmitir información que confiar únicamente en material escrito.

Por ejemplo, esta guía del usuario de IKEA muestra los pasos precisos para armar una silla sin instrucciones escritas. Los clientes pueden ejecutar los pasos usando solo indicaciones visuales.

Si no incluye gráficos, su manual de instrucciones se volverá abrumador con paredes de texto, sin ningún elemento que lo divida o atraiga a los clientes.

La incorporación de videos e imágenes en su guía de usuario digital puede ser un método excelente para aumentar la interacción del usuario y ayudarlos con éxito.

Pon a prueba tu manual de instrucciones

Pruebe su manual de usuario con nuevos usuarios o empleados y solicite comentarios sobre la guía del usuario para revisarla y lograr una experiencia de usuario óptima.

Después de crear su guía de usuario, es importante probar si es efectiva para los clientes que no tienen experiencia previa con su producto.

Para hacer esto, intente evaluar la guía del usuario con clientes primerizos y vea cómo usan la guía para el producto.

Escriba las áreas en su manual de instrucciones donde los lectores encuentran dificultades y realice cambios en función de sus comentarios. Su guía del usuario debe permitir a los lectores utilizarla sin asistencia adicional.

Publica tu manual de instrucciones

Utilice una herramienta de base de conocimiento como Heroic KB para crear, manejar y realizar un seguimiento del rendimiento de sus manuales de instrucciones. Le permite colaborar con varios usuarios e incorporar ayudas visuales convincentes para que sus manuales sean atractivos.

De nada sirve escribir un gran manual de instrucciones sin una plataforma para publicarlo y compartirlo. Ahí es donde entra en juego Heroic KB. Es el software de documentación definitivo para producir guías de usuario y otros materiales de oficina en línea.

Heroic KB le permite crear, manejar y monitorear información como guías de usuario, manuales de procedimientos y artículos técnicos.

No solo permite que muchas personas trabajen en equipo en las guías de usuario, sino que también les ayuda a agregar cualquier tipo de ayuda visual convincente, como clips de YouTube, o adjuntar hojas de cálculo o documentos.

Haz que se pueda buscar y sea fácil de navegar

Use encabezados informativos, agregue una barra de búsqueda e incluya una tabla de contenido para que su manual sea fácil de navegar. Puede usar Heroic KB para agregar una potente barra de búsqueda y una tabla de contenido automatizada.

Según la última investigación de Wyzowl, el 80% de los clientes desinstalan aplicaciones o programas si no saben cómo operarlos. Además, el 55 % de los compradores devolverá un producto o solicitará la devolución de su dinero por el mismo motivo.

Si sus usuarios no pueden encontrar la información que necesitan, se molestarán rápidamente con su producto. Estos son algunos de los pasos que puede seguir para que sus manuales de instrucciones se puedan buscar y sean fáciles de navegar:

Emplee títulos descriptivos en lugar de encabezados estándar: los encabezados detallados brindan a los usuarios el concepto principal de una sección, lo que les permite descubrir la información que necesitan.

Proporcione un cuadro de búsqueda: para asegurarse de que sea fácil buscar el material que necesitan sus usuarios, preferiblemente debe presentarlo con un cuadro de búsqueda de fácil acceso. También debería poder adivinar los artículos correctos en función de las palabras que ingresan sus visitantes y mirar a través de los encabezados y el texto de sus manuales.

Incluya una tabla de contenido: si su manual de usuario es extenso o tiene mucho contenido, la importancia de agregar una tabla de contenido aumenta drásticamente. Permite a los usuarios encontrar y llegar a una sección específica rápidamente.

Hay muchas soluciones disponibles para implementar todos estos pasos sin jugar con el código. Heroic KB, por ejemplo, crea una tabla de contenido automática utilizando los encabezados de su guía de usuario.

No solo eso. Su robusta funcionalidad de búsqueda le permite buscar soluciones a sus problemas sin esfuerzo. Y la barra de búsqueda muestra rápidamente artículos coincidentes mientras los usuarios ingresan una consulta.

Asegurar un diseño atractivo

Mejore la apariencia de sus manuales de instrucciones personalizando varios aspectos, como su estructura, tipografía, colores y elementos de marca.

Junto con la ubicación de las imágenes, debe pensar en la apariencia de su documento.

Por ejemplo, el tipo de estructura, la secuencia del material, el tamaño del texto, la familia de fuentes, los colores y los encabezados determinan la apariencia general de su manual. Estos componentes deberían hacerlo visualmente atractivo para los lectores.

Por ejemplo, eche un vistazo a esta guía de usuario de Elvie, que es atractiva porque contiene tipografías elegantes, colores relajantes y gráficos modernos.

Heroic KB, por ejemplo, te permite crear guías de instrucciones que son impresionantes para empezar. Su centro de información proporciona una apariencia avanzada que da una apariencia refinada a sus manuales.

Y si desea alinear sus manuales con la personalidad de la marca de su empresa, existen múltiples configuraciones en Heroic KB que le permiten hacerlo.

Monitorear el desempeño

Realice un seguimiento de las métricas de participación, como la cantidad de tiempo que los espectadores dedican a los manuales, la frecuencia con la que los visitaron y si los leyeron. Y utiliza esta información para mejorar tus guías.

Piense en esto: ¿Qué pasaría si pudiera monitorear cuánto tiempo los usuarios permanecieron en los manuales de instrucciones, la cantidad de veces que se leyeron y si se vieron siquiera una vez?

Esto le permitirá determinar si los clientes realmente han visto el contenido de soporte proporcionado.

Por ejemplo, la función de análisis de Heroic KB le permite monitorear el compromiso de sus guías y proporciona datos increíbles que puede usar para mejorar sus manuales.

Actualice sus manuales

Al considerar y actuar según las sugerencias de los lectores, puede asegurarse de que sus manuales realmente los ayuden a lograr sus objetivos y resolver problemas.

Además de obtener información de los datos de participación de su manual de instrucciones, también es vital obtener comentarios directos de los clientes.

Cuando crea y publica manuales con WordPress y Heroic KB, por ejemplo, tiene la capacidad de recopilar comentarios de los visitantes.

Los usuarios pueden votar a favor y en contra de un manual y mencionar sus razones para hacerlo. Y esto le permite mejorar efectivamente sus manuales de usuario.

Preguntas frecuentes sobre manuales de instrucciones

Aquí están las respuestas a algunas preguntas comunes relacionadas con un manual de usuario.

¿Para qué sirven los manuales de instrucciones?

Los manuales de instrucciones se utilizan para proporcionar una guía detallada sobre cómo usar, operar o ensamblar un producto o sistema. A menudo los proporcionan los fabricantes y son herramientas esenciales para que los usuarios entiendan cómo usar un producto de manera efectiva y segura. Para que los usuarios aprovechen al máximo su compra.

¿Qué información debe contener un manual de instrucciones?

Los manuales de instrucciones generalmente incluyen instrucciones paso a paso, diagramas e ilustraciones para explicar cómo ensamblar, operar o mantener el producto. También pueden incluir precauciones de seguridad, sugerencias para la solución de problemas e información sobre la garantía.

¿Qué formatos tiene un manual de instrucciones?

Los manuales de instrucciones pueden venir en varios formatos, según el tipo de producto y el público objetivo. Estos son algunos formatos comunes:

• Manuales impresos: Son documentos físicos que vienen con el producto, generalmente en forma de folleto.
• Manuales en PDF: Son versiones digitales de manuales impresos que se pueden descargar desde el sitio web del fabricante.
• Manuales en línea: Estos son manuales que están alojados en el sitio web del fabricante y se puede acceder a ellos a través de un navegador web.
• Aplicaciones móviles: algunos productos vienen con una aplicación complementaria que incluye manuales de instrucciones, tutoriales y otros recursos útiles.

Resumiendo: empezar con los manuales de instrucciones

Como puede ver, un manual de instrucciones es una parte indispensable de su atención al cliente. Desempeña un papel importante al permitir que los usuarios den sentido a su producto o servicio.

Si bien puede tomar algo de tiempo y esfuerzo crear un manual de instrucciones, el resultado vale la pena. Y debe mantener el manual actualizado periódicamente.

Ahí es donde una combinación de WordPress y Heroic KB realmente puede ayudarlo a acelerar las cosas. Con Heroic KB, no solo puede crear guías de usuario hermosas y profesionales listas para usar, sino también recopilar comentarios de los usuarios y datos de participación para mejorarlas.

En general, la entrega de manuales de instrucciones relevantes y útiles conducirá a clientes satisfechos que se quedarán con su marca a largo plazo.