6 ideas interesantes de gestión de proyectos a seguir en 2023
Publicado: 2021-11-19La tecnología digital en constante cambio tiene un fuerte impacto en la gestión de proyectos. Transformó todo con una nueva estructura. Las personas ahora manejan proyectos grandes y complejos, lo que garantiza una mejor colaboración entre los miembros del equipo extendido. Pero, ¿cómo gestionan todo tan bien?
A lo largo de los años, surgieron muchas metodologías avanzadas que los líderes utilizan para entregar proyectos comparativamente más grandes. Estas técnicas y herramientas de planificación les ayudan a alcanzar todos los objetivos del proyecto de forma óptima.
A pesar de la disponibilidad de manos expertas y herramientas útiles, las empresas aún enfrentan muchos desafíos y problemas de gestión de proyectos en el día a día. Según un informe, el 80% de las empresas pierden al menos la mitad de su tiempo reelaborando proyectos. Ocurre principalmente por brechas de conocimiento o menor involucramiento con las últimas tendencias.
Yendo al grano, hoy hablaremos sobre algunas de las últimas ideas de gestión de proyectos y las próximas tendencias para que pueda liderar en el futuro. Mientras tanto, puede consultar nuestra selección editorial experta de los mejores libros de gestión de proyectos para inspirarse.
Comencemos con las 6 formas más populares de organizar las actividades de su proyecto con gran experiencia:
Las 6 mejores ideas de gestión de proyectos para alcanzar sus objetivos
Hay muchas técnicas, herramientas y otros recursos de gestión de proyectos que flotan en Internet. Pero no todos se ajustan a la estructura de su proyecto; encontrar el correcto es un desafío. A veces, una técnica que funciona mejor para otros puede no darte ni el más mínimo beneficio. Además, los proyectos modernos incluyen múltiples partes móviles, niveles de prioridad, muchos departamentos, parámetros de trabajo y otros.
Es trabajo de los gerentes de proyecto alinear todas estas cosas y proporcionar los resultados finales dentro de un plazo y presupuesto limitados.
A continuación se encuentran los puntos que le brindan detalles sobre las últimas ideas y técnicas de gestión de proyectos que puede aplicar para el crecimiento de su negocio.
01. Aplicar WBS para dividir su proyecto en una tarea manejable más pequeña
Work Breakdown Structure (WBS) es una deconstrucción jerárquica y orientada a la entrega de un proyecto. Ayuda a los gerentes de proyecto a dividir una tarea compleja en pequeñas subtareas hasta que llegue al punto en el que ya no pueda subdividir las tareas.
Este formato de gestión de proyectos es popular hoy en día para simplificar un proceso de trabajo complejo y definir una persona asociada para realizar el trabajo. En lugar de ir de aquí para allá, todos tienen el plan en la mano y saben qué hacer, cuándo y cómo. Además, establecer el nivel de prioridad facilita la optimización de todas las tareas y el mantenimiento del flujo de trabajo. Hay dos tipos de EDT:
A. Estructura de desglose del trabajo basada en los entregables: muestra claramente la relación entre los entregables del proyecto, como productos, servicios o resultados, y las opciones disponibles, como el trabajo a ejecutar.
B. Estructura de desglose del trabajo basada en fases: en esta estructura, debe definir claramente las actividades del proyecto para minimizar los errores en cada fase. Como los errores en la fase uno pueden perturbar el progreso de la siguiente.
Existe otro tipo de estructura de la EDT denominada Estructura basada en responsabilidades que se ocupa de la distribución de las actividades del proyecto entre los departamentos según sus responsabilidades. Sin embargo, el enfoque más popular y preferido es el enfoque basado en entregables.
¿Por qué debería utilizar la estructura de descomposición del trabajo en la gestión de proyectos?
La WBS es un desglose centrado en láser de todos los entregables clave necesarios para que el proyecto sea exitoso. A cambio, el director del proyecto obtiene una vista gráfica de todos los elementos que un proyecto necesita lograr, organizados en varios niveles.
Obtenga una idea completa sobre cómo utilizar una estructura de descomposición del trabajo (WBS) en la gestión de proyectos
02. Use el diagrama de Gantt para visualizar el flujo de trabajo y el progreso de su proyecto
Dentro de un gran proyecto, los gerentes deben controlar una gran cantidad de actividades y asegurarse de que todas las tareas sigan el cronograma. Es realmente difícil vigilarlos a todos y lograr todos los objetivos. Si se crea alguna brecha, podría afectar todo su proyecto. Puede superar fácilmente esta dificultad al tener una representación visual del flujo de trabajo que le indica cuándo debe completarse cada actividad. Los diagramas de Gantt ayudan a los gerentes a planificar y programar proyectos.
Un gráfico de Gantt es un tipo de gráfico de barras que ilustra las tareas del proyecto programadas a lo largo del tiempo. Muestra el estado general del proyecto, incluida la duración del tiempo asignado y el progreso de un cronograma del proyecto en un simple gráfico de barras apiladas. Esto significa que usted y los miembros de su equipo pueden identificar fácilmente la dependencia de las tareas, establecer el marco de tiempo y asignar a las personas adecuadas para cada tarea. Lo más importante es que puede acceder a la vista detallada de su proyecto y al informe de progreso cuando lo desee. Y reenviarlo a su autoridad superior o inversores.
Para un diagrama de Gantt, el eje vertical muestra las tareas que deben completarse y el eje horizontal indica la línea de tiempo del proyecto. Puede incluir aquí las tareas, sus fechas de inicio y finalización, el miembro del equipo asociado y la ruta crítica de su proyecto. Si está utilizando cualquier herramienta de administración de proyectos incorporada con el diagrama de Gantt, todo lo que necesita es agregar tareas que actualizarán automáticamente el diagrama de Gantt.
¿Por qué debería utilizar el diagrama de Gantt en la gestión de proyectos?
El diagrama de Gantt muestra todas las tareas de un proyecto y su orden, en comparación con una escala de tiempo. Por lo tanto, obtiene un vistazo rápido de todo el proyecto, sus tareas asociadas y sus plazos en cualquier momento. Ajustar las diferencias en el momento adecuado puede garantizar la entrega adecuada de un proyecto a tiempo.
Para una mejor comprensión revisa este post exclusivo sobre los Beneficios del Diagrama de Gantt en la Gestión de Proyectos.
03. Evaluar la metodología PERT para una estimación de tiempo más realista
La Técnica de Revisión de Evaluación de Programas es una herramienta de planificación de gestión de proyectos. Puede usarlo para identificar el tiempo que lleva terminar una tarea o actividad en particular. Proporciona una representación gráfica de la línea de tiempo de su proyecto. Con este marco, puede estimar el tiempo que llevará completar cada tarea en un proyecto.
Un proyecto complejo por lo general tiene varias partes y una serie de objetivos individuales para lograr, llegar al destino final. La herramienta de planificación PERT ayuda a los administradores de proyectos a calcular la duración del tiempo y el costo aproximado mientras planifican un tipo específico de proyecto. Un gráfico PERT tiene círculos y rectángulos llamados nodos. Estos nodos representan eventos o hitos del proyecto. Están vinculados por vectores, o líneas, que representan varios eventos dentro de un proyecto.
La Oficina de Proyectos Especiales de la Marina de los EE. UU. introdujo por primera vez los gráficos PERT en 1957 para delinear el proyecto del submarino nuclear Polaris. Ahora, los gerentes de proyecto utilizan ampliamente esta técnica para desarrollar un presupuesto de proyecto y asignar los recursos necesarios para completar el proyecto con éxito. Le permite considerar todos los hechos de acuerdo con los criterios de aceptación del proyecto dentro de parámetros predefinidos.
El análisis PERT combina datos e información de diferentes departamentos. Mejora la colaboración en equipo mediante la distribución de responsabilidades relacionadas en toda la organización. Finalmente, ayuda a los gerentes de proyectos a considerar el flujo de tareas y los hitos para seleccionar la ruta de proyecto más eficiente y útil.
¿Por qué debería utilizar PERT en la gestión de proyectos?
El diagrama PERT ayuda a los gerentes de proyectos a evaluar el tiempo y los recursos necesarios para administrar un proyecto. Les permite analizar todos los caminos y estrategias posibles. Para que puedan elegir el correcto para completar un proyecto de manera rentable con errores mínimos.
04. Determinar la dependencia de tareas mediante el método de la ruta crítica (CPM)
El método de la ruta crítica es una metodología de modelado de proyectos para programar un conjunto de actividades del proyecto. Los gerentes de proyecto lo usan para identificar las tareas que son necesarias para completar el proyecto. Esta herramienta de gestión de proyectos incluye la secuencia más larga de actividades que debe completar a tiempo para entregar todo el proyecto en el plazo acordado. El retraso en cualquier tarea crítica retrasará el resto del proyecto.
Para desarrollar un modelo CMP para su proyecto, debe crear una lista de todas las tareas, identificar las dependencias de las tareas y estimar la duración del tiempo para completar cada tarea. Una vez que tenga la idea, puede determinar la ruta crítica con el tramo más largo de actividades dependientes considerando los recursos relacionados.
Este algoritmo es eficaz en diferentes etapas de la gestión de proyectos, desde la planificación inicial o el análisis de programas alternativos, hasta la programación y seguimiento de las tareas que componen un proyecto.
El modelo CMP generalmente se usa para proyectos complejos pero prácticamente predecibles. Se introdujo por primera vez a fines de 1950 para resolver el problema de los costos adicionales causados por una programación ineficiente. Desde entonces, los directores de proyectos lo utilizan para planificar proyectos y priorizar tareas. Con esta técnica, puede dividir un proyecto complejo en tareas individuales y medir la flexibilidad del proyecto para una mejor toma de decisiones.
¿Por qué debería utilizar CMP en su gestión de proyectos?
El método de la ruta crítica se refiere a la ruta crítica de un cronograma. CMP proporciona datos viables sobre cómo planificar proyectos, asignar recursos y programar tareas. Permite a los gerentes de proyecto elegir el cronograma óptimo considerando los costos del proyecto para varias fechas de finalización.
05. Garantice el desarrollo iterativo con la gestión ágil de proyectos (APM)
La gestión ágil de proyectos es una forma flexible de construir una estructura de proyecto dividiéndola en varias etapas o sprints. Una gran cantidad de empresas adoptan Agile y el 98% de ellas logran el éxito en la finalización del proyecto a tiempo. Esta es la razón por la que el 71% de las empresas han comenzado a utilizar diferentes enfoques Agile dentro de sus proyectos.
Para llevar a cabo un proyecto, especialmente uno complejo, es necesario dividirlo en tareas más manejables. La metodología ágil consta de varios pequeños círculos o sprints. A lo largo del viaje, implica la mejora continua en el desarrollo de un producto o servicio. Le ayuda a crear ciclos de desarrollo más cortos y garantizar lanzamientos de productos más frecuentes. Esto es mucho más avanzado que la gestión tradicional de proyectos en cascada. Además, los miembros del equipo obtienen tiempo para realizar los cambios necesarios en función de los comentarios de los clientes de manera más efectiva.
Los dos marcos ágiles populares y más utilizados son: Scrum y Kanban. Pero cada metodología Agile tiene los mismos pasos de ejecución que incluyen: planificación de sprint, desarrollo de productos, pruebas, entrega de iteraciones, incorporación de comentarios, etc.
Las personas aprovechan principalmente este enfoque iterativo para gestionar proyectos de desarrollo de software. Estos tipos de proyectos necesitan lanzamientos continuos y necesitan incorporar comentarios de los clientes con cada iteración. Al aplicar APM, muchos equipos de software notan un aumento notable en su velocidad de desarrollo y colaboración mutua. Además, aumenta su capacidad para responder rápidamente a las tendencias del mercado.
Otros equipos que trabajan en estrecha colaboración con los clientes y otras partes externas a lo largo de un proyecto pueden aprovechar diferentes marcos Agile para desarrollar nuevos productos en entornos inciertos. Tales como comercializadores, universidades, militares, la industria automotriz, etc.
¿Por qué debería utilizar APM en su gestión de proyectos?
La metodología ágil tiene como objetivo traer cambios rápidos y flexibilidad dentro de las empresas. Los equipos de TI utilizan el enfoque Agile para la gestión de proyectos para entregar productos sin errores. Las personas de otras industrias también pueden beneficiarse de la gestión ágil de proyectos para obtener ganancias a través de la iteración continua.
06. Maneje tareas complejas de gestión de proyectos con herramientas efectivas de gestión de proyectos
La tecnología ya ha tomado muchas responsabilidades de los seres humanos. También simplifica las tareas de gestión de proyectos. Hay una serie de software útil que se centra en diferentes técnicas de gestión de proyectos.
Las herramientas de administración de proyectos le permiten administrar y monitorear las actividades del proyecto desde un centro centralizado usando tareas, subtareas, informes de progreso, cronogramas, flujos de trabajo, etc. Además, garantiza una mejor colaboración en equipo al incorporar funciones útiles como asignar tareas, agregar comentarios, notificaciones por correo electrónico y otros.
Aparte de estos, obtendrá una visión instantánea de lo que realmente está sucediendo dentro de un proyecto. Si tiene todas las actualizaciones frente a sus ojos, puede tomar medidas rápidas cuando sea necesario.
Incluso en el cambio drástico del formato de trabajo, de una oficina física al trabajo remoto, las herramientas de gestión de proyectos brindan un gran apoyo a los miembros del equipo. Es una forma efectiva de conectar a todos sus empleados remotos en una plataforma común. Y lo más importante, déjelos comunicarse en tiempo real.
Sin embargo, del mismo modo que no todas las técnicas son perfectas para su negocio, todas las herramientas no pueden cumplir su propósito. Debe tener la capacidad de comprender las necesidades de su proyecto y seleccionar la herramienta adecuada.
¿Por qué debería utilizar herramientas avanzadas en su gestión de proyectos?
Las herramientas de gestión de proyectos ayudan a los miembros del equipo a almacenar y compartir todos los datos relacionados con el proyecto en un solo lugar. Por lo tanto, obtienen fácil acceso a la información requerida, realizan un seguimiento de su progreso y colaboran si es necesario. Por otro lado, los gerentes de proyecto tienen un fuerte control sobre todas las actividades para liderar un proyecto exitoso.
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Tendencias de gestión de proyectos que liderarán en el futuro cercano
Estas son las tendencias de gestión de proyectos más importantes de 2021 y más allá:
Es probable que el modelo de trabajo híbrido sea una nueva norma
La pandemia global ha cambiado el procedimiento de trabajo a nivel mundial. Antes de la pandemia, los estadounidenses pasaban el 5 % de su tiempo de trabajo en casa, pero ahora esta cifra es de aproximadamente el 60 %. Las empresas también encuentran un impulso significativo en la productividad al adoptar un modelo de trabajo híbrido. Este escenario aumenta las responsabilidades de los directores de proyecto. Ahora tienen que administrar y distribuir los trabajos entre los miembros del equipo interno y los compañeros de trabajo remotos. Mantener la colaboración en todo el equipo se vuelve más desafiante para los líderes.
Para simplificar su trabajo, utilice una plataforma común para conectar a todos los miembros de su equipo que adopten técnicas modernas de gestión de proyectos.
Lea también: Cómo administrar su equipo remoto de manera inteligente con WP Project Manager Pro y Zoom para garantizar el mejor resultado
Las organizaciones están cambiando a un enfoque ágil
Un informe de 2018 muestra que los proyectos que utilizan metodologías Agile tienen un 28 % más de éxito y casi el 71 % de las empresas utilizan Agile con distintas frecuencias. Esta tendencia aún continúa. Además de la industria del software, otros sectores también se están volcando hacia prácticas ágiles. Las herramientas ágiles también están introduciendo interfaces más fáciles de usar para eliminar la complejidad de las funcionalidades principales. Como paneles de Kanban, tareas pendientes y rastreadores de problemas.
Scaled Agile Framework (SAFe) y Scrum son los marcos Agile más populares. Evidentemente, estos están trabajando para la productividad del equipo en diferentes niveles de la organización. Además, la integración de Inteligencia Artificial (AI) y Machine Learning (ML) en la metodología Agile le permite tomar decisiones asertivas y oportunas.
Una ceremonia importante en Agile Scrum es la "Reunión de planificación de Sprint". Consulte esta guía para aprender: - Cómo realizar una reunión de planificación de Sprint para garantizar el éxito de su negocio
Creciente demanda de herramientas y profesionales de gestión de proyectos
Según un nuevo informe de PMI, se necesitan 2,3 millones de gerentes de proyecto para desempeñar roles específicos dentro de una organización. Las personas con habilidades orientadas a la gestión de proyectos ahora tienen una gran demanda.
El papel de un gerente de proyecto está lleno de desafíos. Él/ella necesita controlar todas las tareas del proyecto, colaborar con los miembros del equipo, monitorear todo el tiempo y llenar los vacíos para garantizar que el proyecto llegue a su destino dentro del tiempo y el presupuesto acordados. Además, los gerentes de proyecto deben tener fuertes habilidades de liderazgo. Esta característica los lleva a construir un espacio de trabajo flexible donde un equipo puede compartir ideas de manera efectiva, idear nuevos planes y completar el proyecto con éxito. Por otro lado, el uso de herramientas de gestión de proyectos también está en auge con el avance tecnológico.
Si tiene una pequeña empresa, puede consultar esta lista del mejor software gratuito de gestión de proyectos.
Mayor énfasis en habilidades blandas
Las habilidades blandas siempre han sido importantes para el dominio de la gestión de proyectos. Pero ahora es imprescindible que nada nunca. Generalmente, el valor de un gerente de proyecto depende de sus logros académicos y habilidades para aplicar diferentes técnicas de gestión de proyectos. Pero la última tecnología y los programas impulsados por IA normalizan muchas tareas complicadas relacionadas con la gestión de proyectos y miembros del equipo. Ahora los gerentes de proyecto tienen tiempo para concentrarse en sus otras responsabilidades y aquí es donde las habilidades blandas se vuelven necesarias.
Según PMI, estas son las siete habilidades blandas más importantes para los gerentes de proyectos:
- Comunicación
- Manejo de conflictos
- Toma de decisiones
- Liderazgo
- Motivación
- Organización
- Construcción de confianza
Los gerentes de proyecto deben enfatizar el desarrollo de sus habilidades blandas. Para que puedan agregar más valor a sus organizaciones.
El impacto de la inteligencia artificial y la automatización
En esta era moderna, gradualmente todo está controlado por la tecnología AI. Porque permite a los líderes comprender mejor a sus usuarios y tomar decisiones más realistas. Los gerentes de proyectos ya han comenzado a usar IA para administrar sus proyectos y organizar las tareas diarias. Minimiza los esfuerzos humanos a través de la automatización y proporciona mejores conocimientos al analizar los datos. Además, los gerentes de proyectos están tomando la ayuda de la automatización de IA para realizar tareas complejas como la asignación de tareas y la visualización de datos.
El uso de IA en la gestión de proyectos aumenta la probabilidad de éxito del proyecto. Los gerentes adoptan esta tecnología para hacer predicciones realistas, optimizar la programación de recursos, permitir la visualización de datos y realizar un análisis de riesgos. También es beneficioso para la estimación correcta de la duración, los costos y el progreso de un proyecto.
Creciente demanda de tecnología basada en la nube
Las soluciones basadas en la nube están ahora en el pico de la demanda. Un número cada vez mayor de organizaciones utilizan software de gestión basado en la nube para almacenar y gestionar sus datos. Según un informe, más del 60 % de las empresas utilizan tecnología en la nube en todo el mundo. Un software de gestión de proyectos basado en la nube permite a los directores y equipos de proyectos almacenar todos los datos, documentos y programas del proyecto en un centro centralizado. Este concentrador es seguro y siempre está sincronizado entre dispositivos.
Usted y el miembro de su equipo obtendrán un fácil acceso a los datos del proyecto y una vista en tiempo real del estado del trabajo. No importa si los miembros del equipo se quedan en diferentes partes del mundo.
¿La estructura de trabajo híbrida regirá el futuro del mundo empresarial?
El trabajo híbrido existe desde hace bastante tiempo. Pero, a medida que comenzó la crisis de Covid-19, las empresas de todo el mundo comenzaron a adaptarse a este nuevo enfoque. Los empleadores posteriores se dieron cuenta de que los empleados podían ser más productivos y concentrados cuando no estaban en la oficina. Además, disminuye la dependencia de la ubicación y ahorra dinero tanto para los empleados como para los empleadores. Teniendo en cuenta estos hechos, los expertos han pronosticado que el modelo híbrido es el futuro del mundo post-Covid.
El modelo de trabajo híbrido representa una estructura organizativa que combina el trabajo remoto con el trabajo de oficina. Esto significa que las empresas permiten que algunos empleados trabajen de forma remota mientras que otros trabajan en las instalaciones.
Una encuesta reciente mostró que el 55% de los trabajadores estadounidenses prefieren una combinación de trabajo en el hogar y la oficina. En el Reino Unido, los empleadores esperan que la proporción de trabajadores domésticos regulares se duplique, del 18 % antes de la pandemia al 37 % después de la pandemia. La experta en empleo de China, Alicia Tung, ha dicho que dentro de 10 años, habrá una división 60/40 de trabajo en el sitio/remoto.
En una estructura de trabajo híbrida, las personas tienen la flexibilidad de elegir si prefieren un entorno de oficina interno o trabajar de forma remota desde cualquier lugar. Existe otro tipo de modelo híbrido en el que los empleados remotos deben trabajar desde las instalaciones de la oficina ciertos días de cada semana. Ocurre principalmente en empresas que manejan proyectos extremadamente complejos y necesitan más colaboración en equipo. En ese caso, todos sus empleados deben estar ubicados localmente.
Sin embargo, un lugar de trabajo híbrido eficiente no debe esperar que todos trabajen las mismas horas, al mismo ritmo. Más bien, puede usar herramientas de gestión y programación de proyectos para ayudar a sus empleados geográficamente distantes a mantenerse al día. Como gerente de proyecto, debe comprender todo el sistema para poder establecer un entorno de trabajo optimizado para completar con éxito el proyecto.
Nuevas formas de mantenerse a la vanguardia con las mejores ideas de gestión de proyectos
En los últimos años, la evolución tecnológica, social y del mercado ha cambiado drásticamente el panorama de la gestión de proyectos. Quizás desarrollar una hoja de ruta del proyecto lo ayude a visualizar lo que debe hacerse para alcanzar su objetivo final.
Las cosas a considerar al aplicar una nueva idea de gestión de proyectos incluyen:
- Invertir en la idea correcta de gestión de proyectos
- Sopesando los costos
- Recopilación de comentarios de los miembros del equipo
- Fomentar la comunicación abierta
- Introducción de recursos y políticas útiles
Al adelantarse a la posición actual, debe trabajar con nueva tecnología para sacar lo mejor de sus empleados existentes. Las ideas de gestión de proyectos anteriores lo ayudan a desarrollar un entorno de trabajo en el que todos los miembros se sientan conectados e inviertan en los modelos de trabajo adecuados.
Sin embargo, puede usar una combinación de procesos y plantillas de múltiples metodologías. O implemente una herramienta sólida de gestión de proyectos como WP Project Manager que se incorpore al proceso general de proyectos de su equipo. Y en caso de que tenga que administrar su departamento comercial clave existente, como RR.
¿Tiene más consultas o sugerencias sobre nuevas técnicas o herramientas de gestión de proyectos? Comparta sus puntos de vista en los comentarios a continuación.