Documentación interna: todo lo que necesita saber (consejos y tutorial)

¿Tu negocio necesita documentación interna? ¿Y qué es la documentación interna en primer lugar?

Si bien probablemente esté familiarizado con la idea de crear documentación para ayudar a sus clientes a obtener más valor de sus productos o servicios, la documentación de alta calidad también puede ayudar a que su empresa y sus empleados trabajen mejor.

Este tipo de documentación interna se denomina documentación interna y puede usarla para aumentar la productividad, conservar y compartir conocimientos, y más.

En esta guía, aprenderá todo lo que necesita saber sobre la documentación interna, incluido lo siguiente:

• ¿Qué es la documentación interna?
• Beneficios de la documentación interna
• Mejores prácticas de documentación interna
• Cómo crear su propio centro de documentación interna

¿Qué es la documentación interna?

La documentación interna es una colección estructurada de los procedimientos, conocimientos, mejores prácticas, etc. de su empresa.

Durante la vida de su empresa, su empresa acumulará una tonelada de conocimiento y experiencia. La documentación interna lo ayuda a preservar todo este conocimiento colectivo en un centro de fácil acceso.

Puede usarlo para mejorar la productividad, evitar la pérdida de conocimientos, incorporar nuevos empleados y más.

Analicemos algunos conceptos clave...

Documentación Interna vs Externa

La documentación interna y externa cumplen los mismos objetivos de documentar procesos, explicar cómo hacer las cosas, compartir conocimientos clave, etc.

La diferencia clave está en quién es el público objetivo para esa documentación:

• Documentación interna : el público objetivo son los empleados de su empresa.
• Documentación externa : el público objetivo son sus usuarios, clientes, clientes, etc.

Básicamente, los clientes, o personas externas en general, nunca deberían ver su documentación interna, pero es probable que sus empleados confíen en la documentación interna para realizar su trabajo.

Diferentes tipos de documentación interna

Hemos mencionado esto un poco más arriba, pero hay diferentes tipos de documentación interna, cada uno de los cuales querrá adaptar a su objetivo específico:

• Documentación del proceso : querrá documentar cómo realizar correctamente ciertas tareas. Esto podría incluir listas de verificación, tutoriales, etc. Por ejemplo, podría tener un artículo sobre "Cómo crear una nueva pieza de documentación interna".
• Documentación del proyecto : querrá documentar los detalles y el progreso de cada proyecto. Esto podría incluir propuestas, casos comerciales, resúmenes de reuniones, cronogramas, etc.
• Documentación de políticas/RRHH : deseará documentar políticas importantes, como la incorporación de empleados, las políticas de vacaciones, los días de enfermedad, la baja de empleados, etc.
• Documentación del equipo : cada equipo puede crear su propia documentación interna para el conocimiento y las políticas específicas del equipo. Por ejemplo, su equipo de contenido podría documentar la guía de estilo del blog y las políticas para trabajar con carteles invitados.
• Documentación técnica : si tiene un equipo de desarrollo, querrán crear su propia documentación interna que explique lo que sucede en el código, guías de estilo, políticas de prueba de control de calidad, etc.

Beneficios de la documentación interna: ¿Por qué vale la pena el esfuerzo?

Sin duda, la creación de documentación interna requiere algo de tiempo adicional en lugar de "simplemente improvisar".

Entonces, ¿cuáles son los beneficios de la documentación interna? Es decir, ¿por qué vale la pena invertir tiempo y esfuerzo en crear documentación interna?

Estos son algunos de los mayores beneficios de la documentación interna:

• Promueva el intercambio de conocimientos : puede alentar a los empleados a compartir conocimientos. Además, los empleados pueden acceder fácilmente al conocimiento que otros empleados han compartido sin necesidad de interactuar directamente con el usuario original cada vez.
• Aumente la productividad : al documentar procesos y detalles importantes, puede asegurarse de que los empleados no se queden atascados innecesariamente, lo que aumenta su productividad general.
• Incorpore nuevos empleados de manera más eficiente : cuando un nuevo empleado se una a su empresa, podrá confiar en su conocimiento interno conjunto para ponerse al día rápidamente.
• Preservar el conocimiento : en algún momento, los empleados clave se irán, ya sea de forma permanente o por vacaciones/enfermedad. Tener documentación interna garantiza que el conocimiento de esos empleados aún se conserve y sea accesible incluso cuando ya no estén.

Mejores prácticas para crear documentación interna de calidad

Ahora que sabe qué es la documentación interna y por qué es importante, comencemos a cambiar de marcha para ver cómo puede crear su propio centro de documentación interna.

Comenzaremos con algunas mejores prácticas generales de documentación interna y luego cubriremos el proceso técnico de crear su propio centro.

• Involucre a las partes interesadas clave : la documentación interna no debe usar solo un enfoque de arriba hacia abajo: es importante involucrar a los empleados clave en cada nivel. Después de todo, estos empleados son a menudo los que tienen el conocimiento "en las trincheras" que desea preservar. También es posible que desee designar a empleados específicos como curadores de contenido para que haya un tomador de decisiones claro.
• Reutilice cualquier documentación existente : no necesita crear toda su documentación interna desde cero, ya que probablemente ya tenga el contenido existente en varios lugares. Intente reutilizar ese contenido en un centro central para que sea más fácil de acceder.
• Facilite el acceso : hablando de la facilidad de acceso, desea asegurarse de que su centro sea fácil de navegar y buscar. Use categorías y características como sugerencias de búsqueda instantánea para ayudar a guiar a los empleados al contenido relevante.
• Cree una guía de estilo para mantener la coherencia : si toda su documentación utiliza un formato diferente, será difícil que las personas obtengan valor de ella. Para evitar esto, cree una guía de estilo por adelantado y sígala para cada pieza de contenido.
• Incluya imágenes, videos y GIF , no confíe solo en el texto, incluir imágenes, videos y otros medios como GIF pueden hacer que su contenido sea más útil. Por ejemplo, al documentar un determinado proceso, podría incluir imágenes o un video que documente el proceso.
• Evite la documentación excesiva : si bien la documentación interna tiene muchos beneficios, la documentación excesiva también puede causar frustración y molestias a sus empleados. Es importante lograr un equilibrio entre documentar los detalles importantes y sobrecargar a los empleados con trabajo pesado.
• Mantenga todo actualizado : sus procesos y conocimiento institucional cambiarán con el tiempo, por lo que es importante actualizar su documentación interna para mantenerse al día con esos cambios. Nuevamente, puede ser útil designar a los empleados como partes interesadas responsables de actualizar su documentación interna a lo largo del tiempo.
• Solicite comentarios de los empleados : recuerde que su documentación interna está ahí para facilitar la vida de los empleados. No tenga miedo de pedir comentarios a los empleados, ya que pueden tener algunas ideas geniales sobre cómo mejorar su conocimiento interno.

Cómo crear su centro de documentación interna

Ahora, para la pregunta final: ¿cómo crea realmente el centro donde todos sus empleados pueden acceder a sus recursos de documentación interna?

Bueno, tiene tres opciones principales cuando se trata de software de base de conocimiento:

• Utilice software de código abierto como WordPress y HeroThemes.
• Utilice una herramienta SaaS.
• Codifique su propia solución.

Si bien podemos estar un poco sesgados, creemos que el enfoque de código abierto con WordPress tiene mucho sentido por varias razones:

• Usted tiene total propiedad y control sobre su documentación . Su documentación puede contener información confidencial que no desea que esté en el servidor de otra persona (como con una herramienta SaaS). Con WordPress, puede mantener todos sus datos e información en su propio servidor.
• Todavía es muy simple . Si usa un complemento de WordPress como Heroic Knowledge Base, puede estar listo y funcionando en muy poco tiempo, lo que probablemente no sea el caso si desarrolla su propia solución.
• Es rentable . El enfoque de WordPress es generalmente mucho más barato que una herramienta SaaS. Amortizado en un año, generalmente pagará menos de $15 por mes por artículos ilimitados y usuarios ilimitados.

A continuación se explica cómo crear un centro de documentación interno con WordPress y el complemento Heroic Knowledge Base.

1. Configure una instalación de WordPress

Para comenzar, querrá crear una nueva instalación de WordPress para que actúe como su centro de conocimiento interno.

Tienes dos opciones para la instalación de WordPress:

1. Puede crear un sitio de intranet al que solo se pueda acceder desde la red local de su empresa. Tenemos una guía sobre cómo configurar un sitio de intranet de WordPress.
2. Puede crear un sitio público de WordPress al que se pueda acceder desde cualquier lugar, pero restrinja el acceso mediante una contraseña y/o cuentas de usuario para los empleados. Hay muchos complementos que le permiten crear cuentas de usuario o simplemente restringir todo el sitio con una única contraseña que puede compartir con los empleados.

Debido a la popularidad del trabajo remoto en estos días, es probable que desee optar por el segundo enfoque para que los empleados puedan acceder a la documentación interna incluso cuando no están en la oficina.

2. Instalar la base de conocimientos heroica

Una vez que tenga su instalación de WordPress, puede agregar el complemento Heroic Knowledge Base para convertirlo en un centro de documentación interna.

Heroic Knowledge Base es un complemento de WordPress que agrega una funcionalidad completa de base de conocimiento a WordPress. Incluye una serie de características para que su centro de documentación interno sea un éxito:

• Sugerencias de búsqueda instantánea para guiar a los empleados al contenido relevante.
• Categorías ilimitadas para organizar el contenido por tema, departamento, etc.
• Herramienta de comentarios integrada para que los empleados puedan proporcionar comentarios sobre los artículos.
• Fácil control de versiones y gestión de revisiones a través del sistema de control de versiones integrado de WordPress. Esto es excelente para ver cómo han cambiado los artículos con el tiempo (y revertir los cambios si es necesario).
• Análisis incorporado para ver qué contenido les interesa más a los empleados. Puede usar esta información para refinar y optimizar su documentación.
• El widget del asistente de ayuda proporciona otra manera fácil para que los empleados encuentren documentación relevante.

Una vez que compre Heroic Knowledge Base, puede instalarlo como cualquier otro complemento de WordPress. Luego obtendrá un área de configuración fácil de usar donde puede configurar todo sobre su base de conocimientos de documentación interna:

Alternativamente, también puede usar el tema KnowAll, que maneja el diseño de su centro de documentación al mismo tiempo que incorpora todas las funciones del complemento Heroic Knowledge Base.

3. Agregue sus artículos de documentación

Después de instalar el complemento Heroic Knowledge Base, está listo para comenzar a agregar su contenido interno.

Con Heroic Knowledge Base, puede hacer esto usando el editor de bloques flexible de WordPress.

Heroic Knowledge Base también agrega algunos bloques dedicados para ayudarlo a mejorar su documentación. Por ejemplo, puede agregar fácilmente llamadas o advertencias para resaltar información clave o problemas que debe evitar:

También puede agregar categorías ilimitadas para organizar su contenido.

Para cambiar el orden de sus artículos y/o categorías, obtendrá interfaces especiales de arrastrar y soltar. Puede acceder a estos yendo a Heroic KB → Ordenación de artículos o Heroic KB → Ordenación de categorías :

Cree su base de conocimiento interna hoy

Si bien la creación de documentación interna requiere un compromiso de invertir tiempo en la creación de contenido, esa inversión se verá recompensada cuando pueda conservar y compartir conocimientos, mejorar la productividad e incorporar nuevos empleados de manera más eficiente.

Para la forma más fácil de configurar su centro de documentación interno, puede usar el software WordPress de código abierto y el complemento Heroic Knowledge Base.

Al usar WordPress y Heroic Knowledge Base, obtendrá los siguientes beneficios:

• Propiedad y control total sobre los datos de su empresa porque todo permanece en sus servidores.
• Reduzca los costos porque paga un costo fijo bajo por uso ilimitado.
• Simplicidad porque Heroic Knowledge Base ofrece todas las funciones que necesita, lo que elimina la necesidad de codificar una solución personalizada desde cero.

Configure su centro de contenido interno hoy y se beneficiará en poco tiempo.