Intranet vs Extranet: ¿Cuál es la diferencia?

Estás aquí cuestionando Intranet vs. Extranet. ¿Cuál es exactamente la diferencia?

Tal vez acaba de escuchar los términos "intranet" y "extranet" y quiere saber más sobre ellos. O es un técnico de TI al que le preguntan sobre extranets e intranets todos los días y le gustaría un recurso de aprendizaje para señalar a las personas interesadas.

En cualquier caso, estamos aquí para ayudar a explicar la diferencia entre intranet y extranet, diferenciar para qué se usan e incluso ofrecer algunas estrategias para configurar y mantener de manera segura sus redes externas.

Antes de entrar en todo eso, comprendamos un poco más sobre Internet.

¿Qué es exactamente Internet?

Está en nuestras computadoras, teléfonos, refrigeradores e incluso en algunos de nuestros dispositivos médicos. ¡Estás leyendo este artículo en Internet ahora mismo! Internet es una red global de servidores interconectados, computadoras personales y dispositivos que es (relativamente) accesible para cualquier persona.

Sin embargo, muchas personas no se encuentran con intranets o extranets en su vida diaria. O, si lo hacen, es posible que no se den cuenta de que los están usando. Si comprende cómo funciona Internet, descubrir las funciones de extranet e intranet no debería ser difícil.

¿Qué es una intranet?

Una intranet es fundamentalmente similar a Internet: es una red conectada de computadoras. Puede compartir datos, mensajes y archivos entre múltiples plataformas en la intranet.

El objetivo principal de una intranet es que los empleados y compañeros de trabajo se comuniquen de forma rápida y segura. Sin embargo, la intranet es más segura, exclusiva y local. Solo un grupo selecto de personas dentro de una empresa u organización puede acceder a una red de intranet. El personal pertinente de la empresa puede acceder a los archivos de la intranet y modificarlos. Esto crea una plataforma sólida para la colaboración entre empleados mientras mantiene los documentos fuera de Internet.

Ahora, la mayoría de los servicios en la nube en estos días cumplen muchas de esas funciones de colaboración. Pero, la seguridad de sus datos almacenados en un servidor de terceros (como el servidor en la nube) siempre conllevará riesgos de seguridad.

Ejemplos de uso de intranet

Las intranets conectan principalmente a compañeros de trabajo en una red restringida para compartir recursos.

Intranet de RRHH

Las intranets de recursos humanos mantienen toda la documentación de los empleados en una red cerrada. La documentación relacionada con la contratación y el despido, los formularios de seguros, los formularios de PTO y otra información confidencial se pueden almacenar de forma segura y acceder fácilmente. Recursos humanos y los empleados pueden tener acceso a esta intranet. Por ejemplo, las empresas podrían empoderar a los empleados para que descarguen, llenen y entreguen sus formularios de PTO y de seguro sin recursos humanos.

Intranet de la escuela

Las intranets escolares pueden conectar a los estudiantes con los profesores o a los profesores entre sí. Los estudiantes pueden verificar las fechas e instrucciones de las asignaciones, los eventos escolares y las calificaciones. También pueden usar la red para entregar ensayos, trabajos y trabajos de clase. Además, permitir que los estudiantes accedan a la intranet de la escuela fomentará la colaboración en proyectos, lo cual es crucial para los estudiantes remotos que toman cursos en línea.

Por otro lado, los docentes pueden acceder a los calendarios escolares y distritales, compartir recursos didácticos, entregar informes u hojas de asistencia, crear cuadernos y carpetas por clase, y más.

Estas escuelas utilizan complementos de Intranet de WPg para WordPress.

Intranet Corporativa

Las intranets corporativas, por supuesto, permiten que los compañeros de trabajo compartan, accedan y almacenen archivos. Archivos de trabajo, imágenes, calendarios, videos, hojas de cálculo, detalles de clientes, formularios de pedidos y presupuestos son algunos archivos compartidos dentro de una organización corporativa. Almacenarlos en una red de intranet permite a la empresa restringir el acceso a los archivos según la autoridad y la función.

Las organizaciones también pueden almacenar recursos de conocimiento corporativo, como material de capacitación, mejores prácticas, códigos de vestimenta, tutoriales de procesos en una red de intranet. Estos pueden ser leídos por nuevos empleados y ampliados por empleados senior.

Empresas de manufactura

Las empresas manufactureras necesitan administrar muchas partes de su cadena de suministro. A veces, los proveedores o vendedores están involucrados en diferentes etapas del proceso de fabricación. A través de una intranet, se simplifica el proceso de compartir información y colaborar con los socios.

Empresas de Bienes Raíces, Contadores y Bufetes de Abogados

Tales configuraciones comerciales tienen una gran cantidad de transferencias de datos entre clientes y empresas. Dado que estos datos deben almacenarse de forma segura y documentarse para evaluarlos con regularidad, los bienes raíces, los contadores y los bufetes de abogados podrían beneficiarse de redes cerradas y seguras.

Cómo configurar una intranet

Primero, debe determinar factores clave como:

• Las funciones y finalidad de la intranet.
• Las personas que lo estarían usando.
• El tamaño de la intranet
• Bases de datos y tipos de documentos destacados
• Acceso para crear, publicar y gestionar contenidos en la red

Una vez que haya decidido lo básico, puede descubrir el resto mientras configura la intranet. Para ello, tienes las siguientes tres opciones:

1. Instale el software de intranet en su servidor

El diseño de una intranet requerirá que primero cree una red de área local. Esto implica conectar todos los dispositivos de su oficina u organización.

El siguiente paso requiere que instale un software de servidor de intranet. Las aplicaciones de servidor populares incluyen Microsoft IIS, Apache Tomcat y Oracle WebLogic. También puedes elegir un desarrollador web o subcontratar el trabajo de creación de tu intranet. Hay otra opción que requiere que codifiques el software del servidor web. Sin embargo, está desactualizado y requiere mucho tiempo.

En este método de configuración, el hardware y el software del servidor están protegidos por hardware y software de firewall, que separan la intranet del resto de Internet.

El principal inconveniente de esta configuración es la molestia de administrar el servidor de intranet. Desde la instalación y configuración hasta la seguridad y las actualizaciones, debe manejar todo usted mismo. Por supuesto, puede configurar un equipo de TI interno o subcontratar la tarea, pero eso aún le costará mucho dinero.

2. Utilice un servicio de alojamiento basado en la nube

Alternativamente, puede pagar por un servicio de alojamiento en línea para alojar su servidor de intranet. A diferencia del software de intranet de una empresa, un servicio de hospedaje no requiere que usted mantenga, configure o actualice la intranet. En cambio, todo lo que su empresa debe hacer es pagar una tarifa de suscripción y obtener acceso a todas las funciones proporcionadas por el servicio de alojamiento.

Es más barato y más rentable a largo plazo para las empresas con menos operaciones y mano de obra pequeña. También es una excelente alternativa para las empresas que buscan actualizar sus procesos en la oficina para respaldar el trabajo remoto.

Dropbox, Google Drive y OneDrive de Microsoft se han vuelto populares para compartir datos en una organización. Por el contrario, los servicios de mensajería como Skype for Business y Slack se han hecho cargo de gran parte de las tareas de comunicación dentro de la organización.

3. Cree una intranet desde cero

Construir una intranet desde cero no es una opción para todas las empresas. Requiere mucho tiempo, generalmente meses, recursos internos de TI y un gran presupuesto. Sin embargo, una configuración de este tipo podría ser una excelente solución cuando se ejecuta una gran organización. También es ideal cuando tiene necesidades específicas de su servidor de comunicaciones interno.

Beneficios de la Intranet

• Facilidad de colaboración
• Aumento en el compromiso de los empleados
• Facilita la realización de anuncios o la distribución de información de los superiores a todos los empleados.
• Acceso remoto a través del almacenamiento en la nube
• Mayor precisión y consistencia en el acceso y entrega de información.
• Integración de correo electrónico para distribuir información rápidamente
• Mejora de la calidad del trabajo.
• Procesos administrativos automatizados como licencias por enfermedad, tiempo de vacaciones, revisiones de desempeño y evaluaciones
• Mejora de la comunicación interna
• Reducción del tiempo de inactividad en la búsqueda de archivos y datos almacenados físicamente
• Gestión de contenidos rápida y eficaz
• Económico

Inconvenientes de la Intranet

• Configurar una red de intranet lleva mucho tiempo
• Pueden ser demasiado complejos y difíciles para que los empleados los naveguen por su cuenta.
• Sobrecarga de datos
• No hay manera de medir qué tan efectiva es la comunicación dentro de la organización

¿Qué es una extranet?

Piense en la extranet como un híbrido: combina la naturaleza cerrada de una intranet con las conexiones externas de Internet. Esencialmente, una extranet conecta a clientes, proveedores, socios y proveedores con una empresa en una red privada separada.

Utiliza los mismos protocolos y conectividad que Internet normal, pero solo es accesible para las partes que hacen negocios con la organización. Una extranet es una extensión segura de los procesos comerciales internos para personas ajenas seleccionadas. Según su tarea, rol, función y propósito, los usuarios externos solo pueden acceder a ciertas partes de la extranet. Por ejemplo, si una página web es un parque público, una extranet sería un club de campo privado.

Ejemplos de Redes Extranet

Portales de Salud

Los portales de atención médica permiten a los médicos, pacientes y proveedores de atención médica compartir información extremadamente privada de manera segura. Los pacientes pueden hacer citas, acceder a registros de salud y comunicarse con sus médicos a través de mensajes de texto o videoconferencias.

Escuelas, Colegios e Instituciones Educativas

Casi todas las escuelas, especialmente las universidades, tienen extranets en estos días. Los profesores pueden publicar sus planes de estudios y tareas, a los que los estudiantes pueden acceder a través de un portal privado. Los estudiantes pueden inscribirse en clases, obtener sus transcripciones y programar citas con consejeros desde sus computadoras o teléfonos móviles. También pueden pagar su matrícula y tarifas de estacionamiento en una red extranet.

Empresas Minoristas

Las empresas minoristas suelen utilizar extranets a las que pueden conectarse sus socios y proveedores. Estas extranets generalmente se utilizan para ordenar inventario, rastrear envíos, monitorear logística y realizar otros tipos de compras B2B. Tanto la empresa de alojamiento como los socios pueden solicitar recibos, manifiestos, precios y otros datos sin preguntar a la otra parte. Las franquicias a menudo usan extranets para propósitos similares, con el beneficio adicional de consolidar todos los procedimientos de franquicia estándar y de capacitación en un solo lugar para todas las ubicaciones de franquicia.

Por último, las extranets son excelentes para equipos remotos que intentan comunicarse y colaborar en proyectos.

Cómo configurar una extranet

Las extranets no son del todo diferentes de las intranets, por lo que configurarlas es muy similar.

Puede alojarlo en un servidor local, al igual que una intranet, pero el firewall deberá configurarse para permitir que los usuarios aprobados inicien sesión. Puede hacerlo a través de un rango de IP aprobado o mediante cuentas autorizadas. Un firewall de rango IP será útil para empresas con usuarios estáticos.

Otra característica a tener en cuenta al configurar un servidor de extranet es la seguridad. Deberá determinar el tipo de acceso, las medidas de confidencialidad y la colaboración requerida para su organización. Diseñar la red teniendo esto en cuenta lo ayudará a aumentar la cantidad de socios que usan su red.

Al igual que las intranets, existen soluciones de software de extranet, para servidores o la nube, que facilitan su configuración. Por ejemplo, Blink crea software de extranet para portales de empleados, una función común de extranet. Kahootz y Workzone también le permiten configurar y personalizar sus extranets.

Airtable, Quip, Dropbox y Google Drive (entre otros) también funcionan bien como plataformas de colaboración. Puede usarlos para compartir archivos y hojas de cálculo en la nube con personas externas y socios.

Incluso puedes crear una extranet a través de WordPress.

Beneficios de la Extranet

• Permite una colaboración fácil y rápida con múltiples socios o partes interesadas
• Acceso remoto 24/7 a la información comercial
• Seguro y eficiente
• Mejora de las relaciones comerciales
• Servicio al cliente oportuno y preciso.
• Comparta actualizaciones y noticias de la empresa con socios externos al instante
• Procesos más rápidos y sólidos de almacenamiento, pedidos, seguimiento y gestión de inventario
• La interfaz única elimina la molestia de usar múltiples vías para los procesos internos
• Reduzca la molestia de compartir información con controles de acceso múltiple

Inconvenientes de la Extranet

• Más fácil para los piratas informáticos interceptar datos compartidos externamente
• Falta de contacto personal que genera confianza y lealtad del cliente hacia el negocio.
• El riesgo de seguridad es mayor en caso de un ataque, ya que los datos confidenciales del cliente se comparten en esta red
• Extranet requiere mantenimiento y actualizaciones constantes para mantenerse relevante
• Dificultad para educar a los clientes sobre la funcionalidad de la red y hacer que participen

Intranet vs Extranet: ¿Cuál es mejor?

Las intranets son mejores para las empresas que quieren:

• Solo una red de comunicación interna segura y restringida
• Para simplificar el uso compartido de recursos, la colaboración en el lugar de trabajo y el acceso a la información

Las extranets son ideales para empresas que quieren:

• Extender una red de comunicación interna restringida para seleccionar extraños
• Para simplificar el acceso a los datos dentro de una organización
• Una sola red para administrar y compartir contenido internamente, pero también ponerlo a disposición de los socios autorizados

Pensamientos finales

Al final, las intranets y las extranets son los mismos conceptos: una red privada que solo unos pocos pueden usar. Por lo general, son para el trabajo o los negocios, hasta cierto punto, y permiten a los usuarios comunicarse, colaborar y compartir archivos e información.

El hecho de que necesite una intranet o una extranet depende de quién accederá a ella: un solo grupo de personas en su organización o varias organizaciones o partes.