Las 10 mejores plataformas de software de gestión del conocimiento en 2023 (con pros y contras)

Si uno de sus empleados clave se fuera en una semana, ¿cuándo cree que puede conseguir que alguien se haga cargo de sus responsabilidades?

A medida que su empresa crece, es más probable que tenga roles de trabajo complejos, una amplia gama de productos y servicios y una gran cantidad de consultas de los clientes.

Para que todo funcione sin problemas, es esencial que todos puedan compartir y organizar el conocimiento. Es por eso que el concepto de gestión del conocimiento se ha convertido en una parte vital de la gestión de una empresa.

Con eso en mente, esta guía analizará el mejor software de gestión del conocimiento y los factores a considerar al elegir uno para sus necesidades. Vamos a empezar.

¿Qué es el software de gestión del conocimiento?

El software de gestión del conocimiento se refiere a herramientas y plataformas digitales que se pueden utilizar para guardar y almacenar información útil. Con estas herramientas de gestión del conocimiento, los administradores pueden publicar y estructurar la información de tal manera que sea fácil para los usuarios navegar y buscar.

De esta manera, los usuarios pueden encontrar respuestas a sus preguntas y obtener la orientación que necesitan para resolver problemas rápidamente.

La capacidad de gestionar y compartir información hace que el software de gestión del conocimiento sea adecuado para dos propósitos principales. Puedes usarlo para:

• Cree un centro interno privado al que solo puedan acceder sus empleados
• Cree un recurso externo público para sus clientes y socios

Un sistema de gestión del conocimiento suele estar alojado en la web. Por lo tanto, su mayor beneficio es la conveniencia y facilidad de publicar y consumir información desde cualquier lugar y en cualquier momento.

El mejor software de gestión del conocimiento

Aquí está la lista del mejor software de gestión del conocimiento que debe considerar para su negocio, junto con las mejores características, ventajas y desventajas que los hacen destacar.

WordPress + KB heroico

WordPress es un sistema de administración de contenido gratuito que ha estado impulsando millones de sitios web. Es fácil de usar y viene con características que son muy similares a las que esperaría de cualquier software de gestión del conocimiento. Eso significa que puede crear, editar y categorizar contenido como desee.

Si elige usar WordPress, deberá obtener su propio alojamiento y nombre de dominio, lo que le costaría alrededor de $ 40 / año y $ 10 / año, respectivamente.

Pero incluso con este gasto, el uso de WordPress para la gestión del conocimiento es significativamente más económico que las soluciones alternativas. Y aunque otras soluciones de gestión del conocimiento no requieren que compre alojamiento por separado, los cargos de alojamiento están incluidos en sus tarifas.

Otro beneficio de usar WordPress es que tendrá control total para personalizar la apariencia de su portal de gestión del conocimiento. Y hay miles de plantillas listas para usar para que elijas.

Si bien WordPress está diseñado principalmente para lanzar sitios web, es posible ampliar su funcionalidad. Con el complemento Heroic KB, puede obtener funciones que lo convertirán en una plataforma de gestión del conocimiento completa. Estos incluyen búsqueda instantánea, comentarios de los usuarios, análisis de artículos y más.

Además de eso, Heroic KB viene con una interfaz intuitiva, fácil administración de categorías y un personalizador simple para hacer coincidir su base de conocimientos con la identidad de su marca. Y puede utilizar sus capacidades de análisis para averiguar en qué medida su solución de gestión del conocimiento está satisfaciendo las necesidades de los usuarios.

Configurar una plataforma de gestión del conocimiento con WordPress y Heroic KB es muy simple. La mayoría de los servidores web ofrecen la instalación de WordPress con un solo clic, ya que es el CMS más popular.

Entonces, una vez que obtenga alojamiento e instale WordPress, todo lo que necesita es instalar Heroic KB y dejar que el asistente de configuración lo guíe a través de los pasos restantes.

ventajas

• Excelente experiencia de front-end lista para usar
• Diseños modernos de bases de conocimiento
• Considerablemente más barato que las soluciones SaaS
• 30 días de garantía de devolución de dinero

Contras

• Sin versión gratuita o de prueba
• Gestionas el hosting y las actualizaciones de software

Precios

El costo del paquete Essential de Heroic KB es de $149 por año para un sitio web. Puede agregar dos sitios más, con funciones avanzadas como análisis de búsqueda y comentarios de artículos, si obtiene el paquete Plus por $ 199 por año. El plan Pro desbloquea integraciones de terceros que incluyen Slack y Helpscout por $399 al año.

Profesionales

ProProfs es un conjunto de herramientas completo para crear un centro de ayuda, que incluye documentación de la base de conocimientos para fines internos y externos.

ProProfs se centra en gran medida en la colaboración en equipo y la integración con servicios como Freshdesk y Zendesk. También viene con una colección de plantillas prefabricadas para comenzar rápidamente.

Puede personalizar fácilmente el estilo, incluidos los colores, la fuente y los aspectos para que coincidan con su marca. Otras características incluyen soporte para localización en 90 idiomas e informes de rendimiento.

ventajas

• Fácil de configurar y utilizar
• Muchos temas para determinar cómo se ve el centro de conocimiento
• Una serie de integraciones valiosas

Contras

• Puede ser costoso para bases de conocimiento más grandes
• A menudo propenso a errores/choques
• Período de prueba de solo 15 días

Precios

El precio de ProProfs depende de si desea usarlo para empleados o clientes.

El costo de un centro de ayuda público para clientes comienza desde $30/usuario/mes. En este plan, puede tener hasta 3 usuarios, crear 500 páginas y mostrar vistas ilimitadas. El próximo plan premium disponible cuesta $40/usuario/mes, con una asignación para hasta 10 usuarios, 1000 páginas y vistas ilimitadas.

Si está creando una base de conocimiento privada solo para empleados, puede comenzar con $2/usuario/mes, con hasta 75 usuarios y 500 páginas. Si desea agregar más usuarios y páginas, el plan premium cuesta $3/usuario/mes.

Documento360

Document 360 es uno de los mejores software de gestión del conocimiento que permite a las empresas crear portales de autoservicio privados y públicos. Con él, puede escribir, publicar y organizar el conocimiento.

Los miembros del equipo pueden realizar ediciones en colaboración y comparar los cambios realizados entre sí para estar en la misma página. También obtiene acceso a informes analíticos para comprender qué artículos tienen la mayor cantidad de visitas y participación.

Document360 tiene varias extensiones que puede usar para integrarse con sus herramientas existentes de soporte técnico, chat, comentarios y traducción. Estos incluyen FreshDesk, Slack, Zapier y más.

Y también le permite diseñar su base de conocimientos para alinearla con su marca. Puede usar un dominio personalizado y personalizar la navegación con enlaces, íconos sociales y CTA.

ventajas

• Soporte para rebajas al editar contenido
• Interfaz de usuario intuitiva
• Fácil de configurar

Contras

• Propenso a estrellarse a menudo
• Puede haber problemas de formato
• Más costoso que las alternativas
• Periodo de prueba corto

Precios

Document360 ofrece una prueba gratuita de 14 días para ver si es adecuado para su empresa. Y hay un plan gratuito que te permite tener 5 cuentas de equipo, 50 artículos y 1 GB de almacenamiento. El plan premium comienza en $ 99 por proyecto por mes y sube a $ 499 por proyecto por mes para grandes empresas.

AyudaCrunch

HelpCrunch le brinda una interfaz limpia para la gestión del conocimiento. Y es ideal para los recién llegados tanto a las pequeñas como a las grandes empresas. Además, incluye la funcionalidad de búsqueda y chat en vivo para los usuarios.

Para cada pieza de conocimiento que cree, HelpCrunch le muestra un panel para agregar metadatos de SEO. Esto lo ayuda a optimizar los artículos para la búsqueda y hacerlos fáciles de encontrar.

Además de eso, también obtiene análisis de búsqueda con métricas útiles para mejorar su plataforma de gestión del conocimiento. Por ejemplo, puede ver qué búsquedas no arrojaron ningún resultado para los usuarios y luego crear artículos para llenar el vacío.

También puede mostrar un widget en su centro de ayuda para que los clientes busquen en el centro de conocimiento antes de contactar a sus agentes de servicio al cliente.

ventajas

• Darle más control para personalizar la apariencia
• Se puede integrar con el chat en vivo para una mejor experiencia del cliente

Contras

• Puede no ser ideal para la gestión del conocimiento interno
• No es compatible con el control de acceso basado en roles

Precios

HelpCrunch tiene tres tipos de planes de precios, todos los cuales incluyen contactos ilimitados y transferencia gratuita desde otras plataformas. También hay una prueba gratuita de 14 días.

El plan básico cuesta $ 12 por miembro del equipo por mes, con características limitadas, como un centro de conocimiento monolingüe. Además, habrá una marca de agua de HelpCrunch en su base de conocimientos y widgets.

Puede eliminar esta marca de agua con un plan Pro a $ 20 por miembro del equipo por mes y obtener funciones avanzadas como una base de conocimiento multilingüe y automatización de chatbot.

Feliz

Happeo es un espacio de trabajo social y uno de los mejores software de gestión del conocimiento que integra el trabajo en equipo, las interacciones y el centro de conocimiento en una sola plataforma.

Se combina sin esfuerzo con Google Workspace, Microsoft 365 y otro software que su empresa pueda tener actualmente.

Los archivos guardados en OneDrive o Google Drive se pueden vincular convenientemente a los mensajes del canal, que luego se pueden publicar directamente en Slack o Teams para informar a todos.

Otra característica clave es la búsqueda universal, que le permite explorar todo el sistema. Los datos que puede buscar también incluyen los archivos conectados con integraciones como Microsoft 365 y Google Drive. Además, puede controlar los indicadores de rendimiento importantes con sus capacidades de análisis.

ventajas

• Simple de operar e intuitivo
• Permite entablar conversaciones en equipo
• La compatibilidad con Google Workspace es útil, particularmente la función de búsqueda.

Contras

• No tiene una versión gratuita.
• Falta de disponibilidad de atención al cliente por teléfono.

Precios

Happeo ofrece tres tipos de paquetes de precios: Esencial, Recomendado y Personalizado. El costo se basa en cuántas personas usan el sistema junto con las funciones adicionales que seleccione.

hacer clic

ClickUp es un sistema de colaboración robusto para empresas de varios tamaños que operan en diferentes campos. Le permite organizar pensamientos, trabajar mejor y consolidar sus documentos en una sola ubicación.

Siendo uno de los mejores software de gestión del conocimiento, ClickUp Docs viene con un editor de contenido flexible diseñado para cumplir con cada uno de sus requisitos.

La función de edición en tiempo real de ClickUp Docs le permite colaborar simultáneamente con otros. Los usuarios también pueden dejar comentarios para dar su opinión sobre los artículos que se están creando y mantener a todos los miembros del equipo en la misma página.

Para organizar y enriquecer el conocimiento que comparte con ClickUp, admite páginas anidadas y la capacidad de personalizar encabezados, listas, tablas y otros aspectos para resaltar detalles cruciales.

No solo eso, ClickUp es compatible con más de 1000 software de productividad diferentes. Además, esto le permite agregar fácilmente información a sus documentos desde prácticamente cualquier lugar.

ventajas

• Simple de operar
• Agrega constantemente nuevas funcionalidades
• Costo razonable
• Viene con una aplicación para teléfono inteligente

Contras

• La velocidad podría mejorar.
• Requiere un poco de esfuerzo para entender sus características.

Precios

ClickUp tiene un plan gratuito para siempre que es ideal para uso individual. Incluye 100 MB de espacio de archivo y no hay límites para tareas y usuarios.

Para grupos pequeños, ClickUp tiene un plan ilimitado que cuesta $5 por cada usuario mensualmente. Tiene todo lo que se ofrece en el plan gratuito y no hay límites de espacio de almacenamiento, integraciones y paneles.

Flujo

Flowlu es un software de CRM, administrador de tareas y comunicación, así como un sistema de gestión del conocimiento.

La interfaz de usuario está diseñada con tarjetas, similar a un tablero Kanban, contrario al estilo enciclopédico de muchas bases de conocimiento.

Puede utilizar su sencillo editor para colaborar con los miembros del equipo y dar un estilo extra a sus publicaciones con tablas, fotos y videos. Luego etiquete y conecte sus páginas para mejorar la arquitectura de la información.

También puede alinear la base de conocimientos con la marca de su empresa. Esto se hace personalizando el logotipo, los colores, el nombre de dominio, etc.

ventajas

• Interfaz de usuario limpia y práctica
• Fácil de navegar
• Asequible y viene con una versión gratuita

Contras

• Las funciones no ofrecen nada nuevo.
• Puede haber retrasos en la atención al cliente

Precios

Flowlu ofrece una versión de $0 con solo dos usuarios y 1 GB de espacio. Incluye una base de conocimiento para su equipo. La actualización al plan Team le permite agregar 8 usuarios con 10 GB de almacenamiento a $29 por mes.

Escritorio Zoho

Otra plataforma que no se puede ignorar cuando se habla del mejor software de gestión del conocimiento es Zoho, una plataforma de CRM completa.

Su sistema de mesa de ayuda, Zoho Desk, es un híbrido de software de tickets de soporte y una plataforma de gestión del conocimiento. Es capaz de ofrecer respuestas rápidas a los consumidores, con un alto nivel de automatización.

Una de sus funciones, el mapeo de dominios, le permite utilizar su propio nombre de dominio mientras se sincroniza fácilmente con el sistema de Zoho. Y puede modificar su apariencia con HTML y CSS personalizados.

También puede agregar el logotipo de su marca y personalizar otros aspectos del diseño de su centro de conocimientos. Estos incluyen diseños de página, campos de formulario, pestañas y más.

Otra característica clave es modificar quién tiene permiso para ver el contenido. Por ejemplo, puede elegir si desea mostrar una publicación a todos o solo a un grupo seleccionado, como consumidores registrados o miembros del personal.

ventajas

• Fuerte conectividad con otras herramientas de Zoho
• Extremadamente personalizable
• Costo razonable

Contras

• Ciertas capacidades esenciales solo en planes caros
• IU ligeramente desactualizada
• Un poco complicado de operar y modificar.

Precios

Zoho Desk ofrece 4 paquetes a partir de $0 a $40 por agente por mes. También está disponible una prueba gratuita de Zoho Desk que da acceso a 3 agentes.

Si desea admitir agentes ilimitados, los planes pagos comienzan desde $ 14 por mes por agente. Además, obtiene funciones avanzadas como vista de mesa, seguimiento de boletos y más.

Nuclino

Nuclino es una plataforma colaborativa de gestión del conocimiento para fomentar la distribución del conocimiento y el trabajo en equipo dentro de una empresa.

Todo el contenido de Nuclino se puede editar de forma colaborativa en tiempo real, guardando automáticamente cada cambio en el historial de versiones y evitando conflictos de versiones.

Las integraciones con más de 25 aplicaciones diferentes permiten incrustaciones de medios interactivos, incluidos videos, mapas, diapositivas, hojas de cálculo y más.

Además, puede combinarlo con una serie de herramientas exclusivas de terceros para enriquecer su contenido con archivos adjuntos multimedia como presentaciones, tablas, mapas, grabaciones de video, etc.

Otra gran característica es estructurar sus artículos con un símbolo @. Puede usarlo para incrustar enlaces en una pieza de contenido a otras piezas relacionadas. Esto permite a los usuarios encontrar respuestas rápidamente.

ventajas

• Fácil de usar
• Lleva menos tiempo incorporar a los miembros del equipo

Contras

• No es compatible con varios programas de gestión de proyectos.
• Control limitado sobre el estilo para que coincida con su marca

Precios

Nuclino dispone de un plan básico gratuito apto para nuevos grupos en etapas iniciales. El plan gratuito incluye un máximo de 50 documentos y 2 GB de espacio total.

El plan premium comienza en $ 5 / mes para un solo usuario que incluye una cantidad infinita de documentos, controles de administración, inicio de sesión único (SSO), historial de versiones, espacio asignado de 10 GB por usuario y mucho más. También puede reclamar una prueba gratuita de 14 días para ver si es la adecuada para su negocio.

tetra

Tettra es una solución de gestión del conocimiento interno dedicada más que no se ofrece como un componente del software CRM.

Por lo tanto, está preconfigurado para obtener datos de GitHub, Dropbox y Google Docs, y admite el intercambio de datos directo.

Además, hay una variedad de diseños prefabricados, como los de los registros de los empleados o los procedimientos comunes que deben seguir sus empleados.

Contiene un motor de búsqueda inteligente que puede detectar errores de tipeo frecuentes. También permite que el personal simplemente dé recomendaciones dentro del centro de conocimiento en lugar de visitar otro canal para recomendar contenido nuevo.

Por último, se vincula con Slack, lo que le permite responder a las consultas del personal con un vínculo instantáneo al centro de conocimiento en lugar de escribir las mismas respuestas repetidamente.

ventajas

• Simple de operar y fácil de usar
• Atención al cliente inmediata

Contras

• La estructuración del contenido podría mejorarse.
• Conjunto de características limitadas

Precios

Tettra ofrece un plan gratuito para equipos compactos en las etapas iniciales de intercambio de conocimientos. Obtiene acceso limitado a 10 usuarios, 1 GB de espacio, solo conectividad de Google y sin análisis.

Para negocios en expansión que buscan aumentar el conocimiento de la fuerza laboral, la suscripción premium comienza en $8.33/usuario/mes para un máximo de 250 usuarios. El plan de pago incluye compatibilidad con Slack, Zapier, MS Teams y espacio de almacenamiento infinito. También puede aprovechar una prueba gratuita del plan pago durante 30 días.

Intercomunicador

Intercom es una aplicación de atención al cliente y CRM que incluye una solución de gestión del conocimiento.

Intercom es conocido por ser multilingüe y, como resultado, tiene un marco integrado para traducir su material a diferentes idiomas.

Puede utilizar su editor de contenido para cargar sin problemas grabaciones de video, fotos, llamados a la acción y tutoriales interactivos. También puede limitar el acceso a un grupo específico de usuarios.

Puede personalizarlo como desee para asegurarse de que su centro de conocimiento sea consistente con su negocio personalizando el logotipo, las sombras, el dominio, el encabezado, etc.

ventajas

• Configurar Intercom es fácil
• Sincroniza con tu sitio web

Contras

• Retrasos en el servicio al cliente.
• El precio está en el lado superior.

Precios

Intercom ofrece a sus usuarios una prueba gratuita de 14 días. Para pequeñas empresas emergentes, la suscripción premium comienza en $74 cada mes, a pagarse anualmente. También puede modificar su paquete con paquetes de extensión adicionales con características como encuestas, conectividad de WhatsApp y demostraciones de productos.

¿Qué debe buscar en el mejor software de gestión del conocimiento?

Ahora que está listo para probar algunas de las opciones que cubrimos anteriormente, veamos los aspectos clave que debe considerar al evaluar el software de gestión del conocimiento.

Fácil de configurar y usar

Cuanto más difícil sea utilizar su portal de gestión del conocimiento, más reacios estarán sus empleados y clientes a utilizarlo para publicar y encontrar información. El mejor software de gestión del conocimiento hace que sea muy fácil crear un centro de conocimiento y agregar/editar contenido. Tanto los administradores como los usuarios deberían poder usarlo con una capacitación mínima.

Gestión de documentos

Nada molesta más a los miembros del equipo que los problemas para cargar los tipos de archivos deseados o tener que convertirlos a otro formato. Su software de gestión del conocimiento debe tener la capacidad de manejar todos los formatos de archivo y medios de uso común, como PDF, videos, archivos de audio, hojas de cálculo, etc.

Navegación y búsqueda efectivas

¿De qué sirve crear todo este gran conocimiento si los usuarios no pueden encontrarlo? Una de las capacidades clave del mejor software de gestión del conocimiento es permitirle organizar y optimizar la información para que sea más fácil de buscar. Y también para proporcionar una función de búsqueda que permita a los usuarios resolver problemas rápidamente.

Colaboración en equipo

Cuando muchas personas agregan y editan artículos en una base de conocimiento, se vuelve difícil rastrear y revisar todos los cambios. Por lo tanto, una buena solución de gestión del conocimiento permite un proceso colaborativo de edición, revisión y aprobación.

Analítica de contenidos y usuarios

La gestión del conocimiento es un proceso continuo. Y necesitará datos interesantes para realizar mejoras en su centro de conocimiento de forma regular. Esto incluye detalles como:

• Los artículos más populares
• Búsquedas de usuarios
• Artículos votos o calificaciones

Así que asegúrese de verificar si su software de gestión del conocimiento tiene capacidades de informes de rendimiento y qué tipo de datos puede obtener.

integraciones de terceros

Si ya está utilizando otro centro de ayuda, chat en vivo o herramientas de comunicación, no debería necesitar reemplazarlos o usarlos de forma aislada. Al integrar su sistema de gestión del conocimiento con sus herramientas, puede llevar la eficiencia de su equipo a un nivel completamente nuevo.

Preguntas frecuentes

¿Qué es la gestión del conocimiento?

La gestión del conocimiento es la práctica de crear, guardar, distribuir y gestionar el conocimiento en una organización. Su objetivo es ayudar a los empleados y clientes a encontrar respuestas a sus preguntas y resolver problemas de manera eficiente.

¿Por qué es importante la gestión del conocimiento?

La gestión eficaz del conocimiento lo ayuda a empoderar a su fuerza laboral, mejorar la productividad, impulsar el compromiso de los empleados y retener clientes. Por el contrario, una gestión inadecuada del conocimiento puede ser perjudicial para la felicidad de los empleados, la satisfacción del cliente y los ingresos generales.

¿Cuáles son los beneficios del software de gestión del conocimiento?

El mejor software de gestión del conocimiento ayuda a reducir el costo de brindar servicio al cliente, facilita el acceso a la información requerida, permite que los miembros del equipo eviten tareas redundantes, acelera la atención al cliente y promueve el crecimiento organizacional.

Resumiendo: el mejor software de gestión del conocimiento

Con esta descripción holística del mejor software de gestión del conocimiento, esperamos que ahora esté completamente equipado para tomar la decisión correcta para su negocio. Comience por describir las necesidades de gestión del conocimiento de su empresa. Luego, pruebe las diversas plataformas de gestión del conocimiento cubiertas anteriormente para ver cuál satisface mejor esas necesidades.

Si forma parte de una pequeña o mediana empresa, le recomendamos encarecidamente que elija una combinación de WordPress y Heroic KB para la gestión del conocimiento. Este enfoque le dará control total sobre la personalización y le costará solo una fracción de lo que tendrá que pagar por una solución SaaS.

De esta manera, su conocimiento puede crecer junto con su negocio y evolucionar a medida que cambian sus necesidades. ¡Buena suerte!