Vida y trabajo durante la epidemia de coronavirus - Parte 1

En la Parte 1 de nuestra serie 'Vida y trabajo durante la epidemia de coronavirus', veremos cómo los equipos remotos pueden comunicarse y trabajar entre sí. Específicamente, veremos algunas de las herramientas que se pueden usar para mantenerse en contacto con su equipo o incluso con sus clientes.

No hace mucho tiempo que la mayor parte de la comunicación entre los miembros del equipo se realizaba por correo electrónico. ¡Pero el correo electrónico se salió de control rápidamente! ¿Cuántos de ustedes han leído un artículo de 'Bandeja de entrada a cero' y desearon que su bandeja de entrada de correo electrónico no se desbordara por completo? ¡Definitivamente no estás solo!

El correo electrónico es manejable cuando solo se está comunicando con otra persona, pero en el momento en que necesita enviarle un CC a alguien y ese hilo de correo electrónico comienza a volverse complejo, se vuelve casi imposible mantener una conversación coherente. ¡Agregue algunos archivos adjuntos y todos pierden la voluntad para hacer frente muy rápidamente!

Por lo tanto, con muchos de nosotros trabajando desde casa en el futuro previsible, es una gran oportunidad para modernizar la forma en que se comunica con sus colegas y cómo realiza un seguimiento de las tareas por realizar. Esto significa dar el salto lejos del correo electrónico y las hojas de cálculo de tareas que se comparten en un servidor interno y adoptar una nueva generación de tecnología de comunicación. Echemos un vistazo a algunas opciones.

Comunicación del equipo

Tenemos tres productos que podrían revolucionar por completo la forma en que trabaja. Conoce Slack, Twist y Zoom.

Flojo

Slack ha sido apodado un 'asesino del correo electrónico'. Es un servicio en línea que permite a los miembros del equipo comunicarse a través de una combinación de mensajes directos y chats grupales. Piense en ello casi como Whatsapp para empresas. En lugar de hilos de correo electrónico desordenados que se pierden en unos pocos días, Slack proporciona un hogar para todas sus conversaciones comerciales.

Para comenzar, registre una cuenta para su negocio e inscriba a todos en su equipo. Verá una lista de miembros del equipo desde su cuenta y tendrá dos opciones. Comuníquese directamente a través de un 'Mensaje directo' o configure un 'Canal Slack'. Los canales están diseñados para que los miembros del equipo puedan colaborar en tiempo real y de una manera que permita a todos mantenerse informados.

Puede configurar varios canales y simplemente unirse a los que necesita. Por lo tanto, es posible que tenga un equipo de marketing. Configure un canal de marketing y simplemente asigne miembros del equipo a este canal. Ahora, en lugar de una gran cantidad de correos electrónicos que fluyen entre el equipo de marketing, todos pueden ver los mensajes de los demás de un vistazo. Aún mejor, puede cargar archivos en Slack Y todas las conversaciones dentro de ambos canales y los mensajes directos se conservan. Esto significa que simplemente puede desplazarse hacia atrás para ver lo que se dijo en una fecha y hora anteriores. Es una característica fantástica (¿quién no ha pasado horas buscando un correo electrónico esquivo que contiene información crítica?). Con Slack esos días se han ido.

¿Necesita una conversación privada con un miembro del equipo? Entonces un Mensaje Directo te da esa opción.

Finalmente Slack permite realizar tanto llamadas de voz como videollamadas desde dentro de la plataforma. Estos pueden ser chats grupales con hasta 15 participantes. Entonces, cuando escribir un mensaje simplemente no funciona, simplemente abra una llamada (audio o video) y listo. No se necesitan suscripciones ni aplicaciones adicionales.

El precio de las acciones de Slack se ha disparado desde el brote de coronavirus debido a su popularidad. Si te apetece probarlo para tu equipo, visita slack.com para intentarlo.

Giro

Twist está diseñado para lograr un resultado muy similar al de Slack; es decir, permitir que los equipos se comuniquen sin correo electrónico. Y lo hace muy bien.

Sin embargo, Twist en realidad se vende como una alternativa para aquellos que encuentran que Slack les distrae demasiado.

Una de las quejas comunes con Slack es que está "siempre activo". Debido a que los mensajes son instantáneos y, en algunas empresas, puedes terminar perteneciendo a muchos canales diferentes, Slack a veces puede parecer abrumador.

Twist pretende acabar con esto poniendo menos énfasis en la inmediatez de la comunicación dentro de Slack. Permite a los usuarios 'tomarse su tiempo' para revisar los mensajes y la práctica función de Bandeja de entrada significa que puede estar seguro de que no se ha perdido nada.

Es un gran producto. Diseñado por las mismas personas que también desarrollan Todoist (una aplicación de lista de tareas), puede estar seguro de que tendrá un buen mantenimiento y ofrecerá la sólida funcionalidad que su empresa necesita. También se integra muy bien con Todoist como una ventaja adicional, lo que lo convierte en la opción perfecta si lo está utilizando actualmente.

Sin embargo, Twist no ofrece llamadas o videoconferencias dentro de la aplicación, lo que significa que deberá usar una aplicación de terceros como Zoom.

A pesar de sus aparentes limitaciones, Twist tiene un diseño simple. Hace un trabajo, manteniendo claras las líneas de comunicación entre los miembros del equipo y lo hace muy bien. Echa un vistazo a twist.com

Zoom

Finalmente, en nuestra lista de herramientas de comunicación hay otra aplicación 'caliente' llamada Zoom. Zoom, al igual que Slack, ha experimentado un aumento masivo de interés gracias a la necesidad de que las personas se comuniquen de forma remota. Es una herramienta de videoconferencia que permite que desde dos hasta cientos de participantes participen en una videollamada remota a través de una de sus muchas aplicaciones (por ejemplo, escritorio, aplicación para iPhone, etc.).

Hay muchos productos que ofrecen videoconferencias (como se mencionó, puede configurar una videoconferencia para hasta 15 participantes desde Slack), pero Zoom es difícil de superar. El hecho de que pueda manejar cientos de participantes también lo convierte en una opción ideal para aquellos que desean realizar seminarios o talleres.

Entonces, si necesita realizar una videollamada con un grupo de colegas, Zoom ofrece una manera fácil y económica de hacerlo. Compruébalo en zoom.us

Tareas de equipo

¡Comunicarse con su equipo es una cosa, hacer un seguimiento de quién está haciendo qué es otra muy distinta! De alguna manera, cuando puede pasar a la oficina de un colega para conversar o pasar el tiempo del día durante el almuerzo, puede ser más fácil mantenerse al tanto de lo que está sucediendo, lo que debe hacer y lo que se ha delegado en otro lugar. Desde el espléndido aislamiento de una oficina en casa, es mucho más fácil que los trabajos se escapen.

Para evitar esto, debe utilizar un administrador de tareas del equipo. De hecho, escribimos un artículo detallado sobre tres de los mejores, Asana, Trello y Todoist hace un tiempo. Entonces, en lugar de entrar en demasiados detalles aquí, diríjase a este artículo para echar un vistazo.

Aunque usar un administrador de tareas puede parecer un poco desalentador al principio, créanos, hace toda la diferencia. Además es; es súper satisfactorio ver cómo se completan las tareas y también te da una cantidad sorprendente de claridad mental cuando sabes que no te has olvidado (o no te olvidarás) de hacer una tarea vital. Cuando adquiere el hábito de agregar tareas a un administrador de tareas, rápidamente se convierte en una parte habitual de su administración diaria y hará que usted y su equipo sean mucho más eficientes.

Mañana vamos a buscar formas de compartir información de forma remota, incluida la forma de comunicar ideas en la pantalla cuando no puede hacerlo cara a cara.

Mientras tanto, de parte de todos nosotros en Team Pressidium, ¡manténganse bien!