Vida y trabajo durante la epidemia de coronavirus - Parte 2

En la Parte 2 de nuestra serie 'Vida y trabajo durante la epidemia de coronavirus', veremos cómo los equipos remotos pueden compartir archivos y colaborar mejor en proyectos. ¡Buscaremos las herramientas disponibles que pueden ayudar a que este proceso sea más fácil, más claro y menos estresante!

Servicios para compartir archivos

Durante bastante tiempo, muchas empresas confiaron en un servidor interno para compartir archivos entre los miembros del equipo. En los últimos años, las herramientas de colaboración y almacenamiento en la nube han dado un salto adelante, haciendo que los servidores internos sean cosa del pasado.

Hoy en día, servicios como Dropbox, Box y Google Drive permiten compartir activos de forma rápida y sencilla, desde documentos de Word hasta PDF, fotos y más. Estos servicios actúan de manera muy similar a un servidor de archivos interno, pero vienen con una multitud de beneficios adicionales, con la función número uno 'imprescindible' de permitir que los empleados accedan a los archivos desde prácticamente cualquier dispositivo en cualquier parte del mundo.

Esta es una gran mejora con respecto a los sistemas de almacenamiento y uso compartido de archivos más antiguos. No solo hace que el acceso a los archivos sea muy fácil, sino que estos sistemas basados ​​en la nube también ofrecen una capa adicional de seguridad para los archivos de su empresa en forma de una copia de seguridad externa.

La facilidad de uso es otra razón importante por la que tantas empresas ahora están adoptando servicios de intercambio de archivos de terceros como Dropbox. La curva de aprendizaje es baja, mientras que el control y el nivel de funciones disponibles son altos. Por ejemplo, basta con un par de clics para cambiar los permisos de acceso de carpetas completas para permitir (o denegar) el acceso a los empleados designados.

Las revisiones de archivos son otra gran característica que se preguntará cómo pudo vivir sin ella... cuando tiene un equipo colaborando en archivos compartidos, a veces puede terminar en la desafortunada situación en la que se realizan cambios que luego decide que no desea o quizás son incorrectos. Tradicionalmente hubiera sido difícil volver a una copia anterior de un documento. Con los gustos de Dropbox o Box, es posible ver la cantidad de versiones de archivos realizadas durante la vida útil del documento y volver a cualquiera de ellas con solo hacer clic en un botón. ¡Un salvavidas a veces!

Echemos un vistazo rápido a 3 de los principales actores de este sector:

buzón

Dropbox ha sufrido una especie de cambio de imagen en los últimos años. No fue hace tanto tiempo que se consideraba principalmente una aplicación de almacenamiento y uso compartido de archivos 'doméstica'. Cómo han cambiado los tiempos. Ahora es un jugador serio en el sector empresarial y cuenta con la confianza de nombres conocidos como Lonely Planet y Expedia.

Dropbox funciona mejor cuando descargas su aplicación de escritorio. Esto crea una carpeta de Dropbox dedicada en su computadora a la que puede arrastrar todos los archivos que desea almacenar en Dropbox. Y, según el plan, puede ser un número ilimitado sin restricciones de almacenamiento. Estos archivos pueden permanecer en su escritorio, lo que le brinda un fácil acceso si no tiene una conexión a Internet, pero también se copian sin problemas a la nube de Dropbox en segundo plano. Esto le permite otorgar acceso a estos archivos o carpetas a otros miembros del equipo. Las revisiones de los archivos se guardan y se pueden restaurar con solo hacer clic en un botón, mientras que el hecho de que Dropbox almacene estos archivos de forma segura le brinda tranquilidad si su computadora o computadora portátil falla o se la roban. En ese sentido, Dropbox incluso brinda la capacidad de borrar de forma remota su computadora en caso de robo.

Definitivamente vale la pena probar Dropbox. El proceso de sincronización y restauración de archivos es asombrosamente rápido y confiable, y el sistema en general está muy bien diseñado. Compruébalo en dropbox.com

Importante ventaja: sincronización de archivos sin esfuerzo entre su escritorio y la nube de Dropbox, casi independientemente de la cantidad de archivos que desee almacenar.

Una unidad de Microsoft

One Drive se presenta a sí mismo como un competidor de Dropbox y es el principal sistema de almacenamiento y uso compartido de archivos para los clientes de Microsoft 365. Si tiene una suscripción a Office 365 que incluye correo electrónico y acceso a cosas como Word y Excel, es casi seguro que tendrá acceso a alrededor de 1 TB de almacenamiento en One Drive.

La idea detrás del sistema es muy similar a Dropbox... permite que los archivos se almacenen en Microsoft Cloud, lo que le brinda la posibilidad de compartir y colaborar con su equipo, además del beneficio adicional de tener una copia de seguridad de sus archivos en una ubicación remota.

Debido a que forma una parte clave de la oferta de productos de Office 365, está muy bien integrado en casi todos los productos de Microsoft (como Word) y le permite guardar rápida y fácilmente en la nube desde estas aplicaciones.

Microsoft también tiene una aplicación de escritorio que, como Dropbox, convierte una carpeta en una conexión 'en vivo' con la nube de One Drive. Los archivos colocados en este se sincronizarán con One Drive y los archivos ya guardados se descargarán a su computadora, lo que permitirá un fácil acceso sin conexión.

Aunque ofrece una buena relación calidad-precio por cortesía de estar incluido en una suscripción de Office 365, ha habido informes de problemas al intentar sincronizar una gran cantidad de archivos. Dicho esto, para equipos más pequeños que no tienen decenas de miles de documentos, ofrece una forma viable de compartir y colaborar con colegas. Echa un vistazo a office.com

Importante ventaja : se incluye de forma gratuita con las suscripciones de Office 365, lo que significa que tiene una factura menos que pagar.

Caja

Box es un importante competidor de Dropbox (¡y no solo porque tienen nombres similares!). Box fue el servicio original para compartir archivos de Enterprise y continúa hasta el día de hoy enfocando sus esfuerzos en ofrecer una excelente herramienta para compartir archivos para empresas de todo el mundo.

Si la seguridad y el cumplimiento son importantes en su negocio, Box debería tenerlo cubierto. Ofrecen una gama bastante amplia de herramientas de seguridad y cuentan con bancos y otros proveedores de servicios financieros que requieren el cumplimiento de estándares de la industria como FINRA y GDPR entre sus clientes.

Al igual que Dropbox y One Drive, Box le permite acceder a archivos a través de su navegador web y también sincronizar archivos a través de una aplicación de Box en su escritorio. Quizás, como era de esperar, todos los servicios para compartir archivos mencionados en este artículo también vienen con buenas aplicaciones para iOS y Android, lo que significa que no tiene que permanecer pegado a su computadora portátil todo el día. Más información en box.com

Punto a favor principal : excelentes funciones de seguridad y cumplimiento normativo que garantizan la idoneidad para empresas en las que la seguridad es una prioridad máxima.

Colaboración de archivos

Entonces, hemos cubierto tres de los grandes nombres en el intercambio y almacenamiento de archivos. Cualquiera que elija, creo que se sorprenderá gratamente de lo agradable que es poder acceder fácilmente a los archivos de forma remota... ¡Ya pasaron los días en los que tiene que recordar enviarse por correo electrónico un documento en el que desea trabajar en casa! El aspecto de copia de seguridad y revisión de archivos también es una ventaja adicional muy buena para usar servicios como estos.

Entonces, ¿hay otros beneficios? Ciertamente las hay y la principal es la colaboración sin esfuerzo.

Ya hemos tocado el aspecto de revisión de archivos proporcionado por estos servicios. Los tres sistemas le permiten volver a las copias anteriores de un documento según sea necesario. Pero, ¿qué pasa cuando hay algunos de ustedes trabajando en el mismo documento?

Afortunadamente, Dropbox, One Drive y Box tienen una variedad de funciones que ayudan a que esto sea muy fácil. Desde notificaciones de que otra persona está editando un documento hasta la capacidad de 'bloquear' un archivo para evitar que alguien realice cambios, descubrirá que colaborar se vuelve divertido. Todos estos sistemas permiten comentar fácilmente los documentos en vivo y varias funciones de seguimiento significan que puede ver cómo evoluciona el trabajo con el tiempo. En ausencia de todos sentados alrededor de una mesa, estas características hacen que trabajar juntos sea muy fácil.

Herramientas para capturar y compartir

El conjunto final de herramientas que veremos hoy son las que le permiten capturar su pantalla, ya sea como captura de pantalla o video. ¿Sabías que es 6 veces más rápido comunicarse con palabras habladas en comparación con la escritura (de acuerdo con Loom, una de nuestras aplicaciones destacadas, de todos modos!).

Cuando trabaja de forma remota, puede ser frustrante tratar de explicar pequeños detalles por correo electrónico (¡o Slack si leyó nuestro último artículo!) cada dos minutos. Del mismo modo, a veces solo desea una forma de señalar rápidamente algo en la pantalla. Normalmente, esto puede implicar un tedioso correo electrónico o una llamada telefónica, pero ahora, gracias a estas tres aplicaciones, es más rápido que nunca expresar su punto de vista.

aplicación en la nube

CloudApp 'lleva la grabación de pantalla, las capturas de pantalla y la creación de GIF a la nube, en una aplicación de nivel empresarial fácil de usar'. Quizás uno de los servicios de grabación de pantalla/compartir archivos 'originales', CloudApp ofrece una experiencia de intercambio bastante ingeniosa que le permite comunicarse rápidamente ya sea a través de una captura de pantalla o un video grabado en pantalla.

Para comenzar, descargue su aplicación de escritorio e instálela. Una vez que esté en funcionamiento, simplemente presione CTRL / ALT y 6 en su teclado para que aparezca instantáneamente una ventana de grabación. Presione 'comenzar' y luego proceda a demostrar o mostrar lo que necesite. CloudApp grabará su pantalla y su voz en segundo plano. Tan pronto como haya terminado, salga de la grabadora y, unos momentos después, su video se cargará automáticamente en los servidores de CloudApp. Se generará una URL única que luego podrá pegar rápidamente en un correo electrónico, slack u otra herramienta para enviar a sus colegas.

¿No necesitas un video? CloudApp le permite tomar una captura de pantalla rápida y luego anotar esto con flechas, texto, cuadros y más. Al igual que con los videos, obtendrá una URL para compartir que luego se puede enviar a sus colegas.

Lleva un poco de tiempo acostumbrarse a usar un sistema como este, pero una vez que esté integrado en su flujo de trabajo, ¡se preguntará cómo se las arregló sin él! Detalles completos en getcloudapp.com

Gota y Telar

Y si le gusta la idea de usar una herramienta como esta, hay otras opciones que quizás desee consultar, como Droplr, un rival de CloudApp. Si bien su sistema funciona en Windows, originalmente funcionaba más como en casa en Mac... así que, si eres un usuario de Mac, este podría ser el sistema para ti.

Finalmente, Loom es el 'chico nuevo en el bloque'. Un generoso plan gratuito está disponible durante el brote de COVID. La funcionalidad con la grabación de video es similar a CloudApp y Droplr, pero si desea tomar capturas de pantalla, Loom no es la aplicación para usted, ya que se enfoca completamente en el video.

Mañana vamos a analizar su entorno de trabajo. Trabajar desde casa presenta algunos desafíos únicos y asegurarse de que está configurado de manera óptima puede marcar la diferencia en términos de productividad y también en su salud.

¡De parte de todos nosotros en Pressidium, manténganse bien!