Las 5 mejores aplicaciones de gestión de reuniones en 2022 para impulsar la comunicación del equipo

En el mundo empresarial actual, las reuniones son imprescindibles ya que permiten un flujo constante de comunicación. Aproximadamente 60 millones de reuniones se llevan a cabo en los Estados Unidos cada semana. Más de una cuarta parte del tiempo que pasa un empleado estadounidense típico que trabaja en una empresa se dedica a las reuniones. En la siguiente sección, discutiremos 5 de las mejores aplicaciones de gestión de reuniones que querrá usar en 2022, y que harán que sus días de trabajo sean un poco más simples.

¿En qué se diferencia el software de gestión de reuniones de los métodos tradicionales?

Las soluciones de gestión de reuniones ayudan a establecer las circunstancias para planificar y celebrar reuniones, organizar la comunicación dentro de los equipos, gestionar los datos relevantes y compartir información.

Las 5 mejores aplicaciones de gestión de reuniones

Con el software de gestión de reuniones, los empleados pueden expresar abiertamente sus pensamientos, tener un claro entendimiento mutuo y debatir temas de actualidad.

1. Nota de abeja

Beenote es una solución de gestión de reuniones para su Junta y Comités. Un modo SaaS indica que la plataforma Beenote gestiona sus reuniones. Pagas por los servicios que requieres con un SaaS. Beenote es una excelente alternativa para preparar una reunión de directorio o comité. Puede manejar rápida y eficientemente todas sus reuniones mientras ahorra tiempo y dinero.

¿Qué hace de Beenote el compañero de reuniones ideal? Combina las funcionalidades clave de diferentes aplicaciones en un único programa fácil de usar. Le permite registrar, documentar y distribuir actas de reuniones a cualquier persona de su organización. También puede compartir estos comentarios con otras personas, incluidos otros miembros del equipo o empresas. Las ventajas de Beenote son numerosas. Le permite organizar reuniones más eficaces, aumentar la productividad del equipo y promover el intercambio de conocimientos.

Beenote simplifica la gestión de reuniones. Sus funciones simples le permiten determinar qué desea cubrir y quién debe estar presente en la reunión. Puede elegir temas, participantes y objetivos, así como cuánto tiempo desea hablar sobre ellos. Interactúa con su calendario comercial, lo que le permite capturar momentos críticos de las reuniones. Esto le permitirá compartir la agenda y las actas con otros, lo que puede ayudarlo a cerrar más transacciones y complacer a más clientes.

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2. Reunión de Google

Google Meet es una excelente herramienta para organizar reuniones virtuales. Cuando llame a alguien, se unirá inmediatamente a su reunión cuando conteste el teléfono. Cuando llame a las personas, verán sus nombres y acudirán a la reunión. Puede cambiar varios parámetros para hacerlo más productivo. También puede mostrar el orador actual y la presentación y los asistentes, según el propósito de la reunión.

Google Meet también le permite ver la pantalla antes de iniciar una reunión, lo cual es útil si desea ajustar la cámara o el micrófono antes de la reunión. También puede verificar los participantes y cambiar el arreglo del programa. Incluso puede silenciar, eliminar o anclar personas para concentrarse en la reunión. Y también comparte el enlace de la grabación con otros participantes para que puedan verlo más tarde. No solo es excelente para reuniones, sino que también es conveniente para empleados distantes.

Google Meet es una herramienta fantástica para organizar reuniones si opera un negocio. Puede organizar reuniones de hasta 30 personas. El servicio es accesible a través de computadora y dispositivos móviles. Debe enviar un enlace a sus asistentes para unirse a una reunión. Si desea mantener el diálogo en privado, puede usar un fondo gris para ocultar el fondo. Puede borrar la conexión una vez que su reunión haya terminado.

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3. HubSpot

El software de gestión de reuniones HubSpot es una excelente opción si desea gestionar todas sus reuniones en un solo lugar. Es una herramienta fantástica para programar reuniones y enviar correos electrónicos de seguimiento. Es fácil de usar y tiene muchas funciones, y puede ayudarlo a rastrear clientes potenciales además de programar reuniones. Hay varias herramientas disponibles para ayudarlo a configurar su software de gestión de reuniones, incluida una conexión de calendario.

Para mover las páginas de programación de un usuario a otro, debe vincular los calendarios de cada persona. Si tiene muchos usuarios, cree uno para cada persona que asista a las reuniones. Verifique que la persona a cargo de los calendarios tenga un asiento pagado en el Centro de ventas o en el Centro de servicios. De manera similar, eliminar a un usuario resultará en la eliminación de sus páginas de programación. Como resultado, debe transferir la propiedad antes de eliminar a un usuario.

La herramienta de reuniones de HubSpot es fácil de usar. Debe tener una conexión de calendario para utilizar esta herramienta de reunión. Luego, decide si quieres que tus reuniones se planifiquen en el panel de programación de HubSpot o en Google Calendar. Luego, puede elegir si se debe permitir que cada usuario reserve reuniones con varios miembros. También se pueden crear páginas de programación de reuniones individuales. Puede garantizar que cada cliente potencial tenga acceso a su software de gestión de reuniones sincronizando sus calendarios.

4. Equipos de Microsoft

Usar el software de gestión de reuniones de Microsoft Teams para simplificar las reuniones de su empresa es una excelente manera de ahorrar tiempo. El programa tiene una interfaz fácil de usar y permite a los usuarios crear y modificar elementos de la reunión. También pueden incluir fechas de inicio y finalización, comentarios de discusión y enlaces a tareas cruciales. Los usuarios pueden asignar tareas a los miembros del equipo mientras programan reuniones. Al mismo tiempo, pueden delegar tareas a otros miembros del equipo y realizar un seguimiento de su progreso. Esto simplifica la gestión del flujo de trabajo para los equipos.

Los usuarios pueden tener reuniones y conferencias de video/audio usando Microsoft Teams, e incluso pueden usar el programa para organizar seminarios web. El programa también incluye capacidades para tomar notas, compartir pantalla y reenviar archivos adjuntos. El programa permite que todos los asistentes participen en la toma de decisiones, ya sea en una reunión o en línea. Es gratis con el plan básico, pero deberá actualizar a una suscripción de Microsoft 365 si desea capacidades más sofisticadas.

Con sus numerosas capacidades, el software de gestión de reuniones de Microsoft Teams puede ser increíblemente valioso para su organización. Además de ayudarlo a organizar reuniones, este programa también lo ayuda a comunicarse con su equipo. Puede enviar correos electrónicos, compartir pantalla y crear encuestas utilizando la interfaz fácil de usar. También se puede rastrear la participación individual en las encuestas y se pueden incluir características únicas. Una de las mejores características de esta herramienta es que es fácil de incorporar a Microsoft Outlook.

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5. Zoom- Aplicación de gestión de reuniones

El calendario de reuniones simplifica la programación de reuniones e invita a los asistentes. También tiene características como compartir pantalla y un área de comentarios separada. Sus funciones integrales permiten a los miembros del equipo colaborar y comunicarse, y se conecta con aplicaciones de terceros como Google Docs, Trello y Slack. Además, puede agregar propiedades específicas a sus reuniones, como el tema de la reunión o los asistentes. Esto ayudará a acelerar todo el procedimiento.

Si tiene un equipo que se reúne con frecuencia, puede usar el software de gestión de reuniones Zoom para cumplir con sus demandas. Se integra con su calendario de Google y le permite planificar reuniones desde cualquier parte del mundo. Captura reuniones y genera transcripciones de búsqueda para sus registros. También puede utilizar la herramienta para realizar anotaciones conjuntas y compartir pantallas en tiempo real. También puede crear grupos privados y públicos y comunicarse con su equipo para asegurarse de que solo se discuta la información pertinente.

Si bien existen varias soluciones de software de gestión de reuniones, Zoom ofrece la mejor integración. Por ejemplo: es fácil iniciar una reunión con Hive simplemente escribiendo "/zoom" en el cuadro de chat. También se puede integrar con otros programas, como Coda, para ayudarlo a acelerar las reuniones de negocios. Aparte de eso, la combinación de Zoom y Coda es conveniente y te permite ver la misma pantalla que otros jugadores.

Conclusión

La lista de software de gestión de reuniones ha llegado a su fin. Con toda esta información a mano, estamos seguros de que puede tomar una decisión informada sobre qué opción es mejor para usted. Las herramientas de gestión de reuniones enumeradas anteriormente son excelentes opciones. Estamos seguros de que podrá realizar y administrar su reunión de manera eficiente con la ayuda de cualquiera de estas herramientas.

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